Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief

Transcriptie

1 Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen Paul Drossens - Rijksarchief

2 Inhoud Wettelijk kader en rol Rijksarchief Voorbeeld: substitutie van personeelsdossiers bij de stad Antwerpen Vragen en discussie

3 Substitutie= vernietiging Toestemming van de AlgemeenRijksarchivarisof zijn gemachtigde is vereist Archiefwet van 24 juni1955, gewijzigdbijwetvan 6 mei2009

4

5 Standpuntinzake substitutie (-2013) Substitutie afhankelijk van definitieve bestemming archieven archieven die mogen worden vernietigd permanent te bewaren archieven > papiereninformatiedragerszijnbetergekenden stabieler dan digitale dragers& bestandsformaten

6 Recenteontwikkelingen Steedsmeeradministratiesmakenomslagvan analoog naar digitaal werken

7 Recenteontwikkelingen Evolutie in de wettelijke context: wetgever ondersteunt informatisering overheid en administratieve vereenvoudiging Ordonnantie BHG van 13/02/2014 bestuurlijk gegevensverkeer via elektronische weg tussen overheden van BHG (BS, 5/03/2014) Wetsontwerp tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren, goedgekeurd in Kamer 20/03/2014 Wetsvoorstel van 15/04/2013 tot wijziging wetgeving elektronische economie, dat wil «aan de hele openbare sector, aan ondernemingen en aan particulieren de mogelijkheid bieden om papieren documenten in te scannen en verder te gebruiken voor juridische doeleinden»

8 Huidig standpunt inzake substitutie dynamische en semi-dynamische archieven - ongeacht hun definitieve bestemming -mits voorzorgsmaatregelen die de authenticiteit (herkomst, identiteit), de integriteit (inhoud) en de leesbaarheid van de documenten op lange termijn verzekeren statische archieven - tenzij onherstelbaar beschadigd -geselecteerd, in goede, geordende en toegankelijke staat > nut van substitutie?

9 Substitutie bij de stad Antwerpen Retroactief: bestaande, veel gebruikte reeksen (personeelsdossiers, ) Proactief: stukken die op papier binnenkomen (facturen, brieven, ) Aan de hand van een checklist Substitutie, magda?, in Wie klasseert, die vindt Stadsarchivaris verleent goedkeuring vernietiging Casus: substitutie van personeelsdossiers

10 Fase 1: Voorbereiding digitalisering Selectie documenten waarvan bewaartermijn is verstreken

11

12 Fase 1: Voorbereiding digitalisering Selectie documenten waarvan bewaartermijn is verstreken Documenten in dossier worden gesorteerd volgens 11 categorieën in HReM+ (persoonsgegevens, competenties, loopbaan, beloning, aan-en afwezigheden, arbeidsongevallen, tucht, enz.) Scanklaar maken: verwijderen nietjes bijzondere formaten apart houden invoegen tussenbladen met barcodes

13 Fase 2: Controle van de digitale dossiers Controle op volledigheid Gescande dossier = papieren dossier Dossiers worden tweemaal gescand Aantal pagina s: 1 ste scansessie = 2 de scansessie Controles verlopen steekproefsgewijs Elk dossier wordt tweemaal gescand en gecontroleerd 10 opeenvolgende dossiers foutloos: 1 op 2 25 opeenvolgende steekproeven foutloos : 1 op opeenvolgende steekproeven foutloos : 1 op 10 Fouten in steekproef: elk dossier tot laatste foutloze steekproef wordt tweemaal gescand en gecontroleerd, tot er opnieuw 10 opeenvolgende dossiers foutloos zijn

14 Fase 2: Controle van de digitale dossiers Controle op leesbaarheid Vragen die gesteld worden: Zijn alle categorieën uit het dossier terug te vinden in HReM+? Is de tekst voldoende leesbaar? Kan je voldoende detail herkennen? Zijn kleurschakeringen voldoende zichtbaar? Controles verlopen steekproefsgewijs Elk dossier wordt gecontroleerd 10 opeenvolgende dossiers foutloos: 1 op 2 25 opeenvolgende steekproeven foutloos : 1 op opeenvolgende steekproeven foutloos : 1 op 10 Fouten in steekproef: elk dossier tot laatste foutloze steekproef wordt gecontroleerd, tot er opnieuw 10 opeenvolgende dossiers foutloos zijn

15 Fase 2: Controle van de digitale dossiers en vernietiging papieren dossiers nadat alle controles zijn uitgevoerd

16 Fase 3: Beheren van de digitale dossiers

17 Fase 4: Archiveren van de digitale dossiers in het digitale depot

18