Definitief - reiking. Converteren van dossiers. 1 Inleiding

Transcriptie

1 Definitief - Handre reiking Converteren van dossiers 1 Inleiding De Eerste Kamer heeft op 30 juni 2009 ingestemd met het van kracht worden van de digitaliseringsplicht per 1 juli Dat betekent dat ieder kind dat bij een JGZ-organisatie in zorg is, vanaf 1 juli 2010 bij het eerstvolgende consult een digitaal dossier krijgt. Alle kinderen moeten ook een digitaal dossier hebben om dossiers via het Landelijk Schakel Punt (LSP) te kunnen uitwisselen en om alle kinderen in beeld te hebben en te houden, al is het maar een digitaal dossier met een beperkte set (identificerende) gegevens en een vermelding van het feit dat er een papieren dossier in gebruik is. Deze handreiking gaat over het converteren van dossiers in de situatie dat een JGZorganisatie de overgang maakt van papieren dossiers naar digitale dossiers. Kinderen die vóór de invoering van de digitale dossiers in contact zijn geweest met een JGZorganisatie hebben een papieren dossier. Zodra voor deze kinderen een DD JGZ wordt aangemaakt bestaan er twee dossiers - een papieren en een digitaal dossier - met verschillende inhoud. Het is belangrijk om aansluiting tussen beide dossiers te hebben en nog beter is het om beiden te integreren tot een DD JGZ in het kader van de digitaliseringsplicht die geldt vanaf 1 juli De keuze voor wel of geen conversie hangt nauw samen met de beschikbare financiële middelen en/of met inhoudelijke overwegingen om bijvoorbeeld gestructureerde gegevens beschikbaar te houden of om alle kinderen digitaal in beeld te willen hebben. Ook moet vooraf aan de conversie helder zijn of en zo ja hoe de geconverteerde gegevens in de toekomst ook overgedragen worden met behulp van het overdrachtbericht, via het Landelijk Schakel Punt (LSP) en zo ja, aan welke voorwaarden er moet worden voldaan. Voor conversie van bestaande gegevens, vastgelegd in een papieren dossier, zijn er de volgende opties: Volledige conversie door te scannen of door over te typen; Gedeeltelijke conversie (samenvatting van bestaande gegevens omzetten) ; Gedeeltelijke conversie van specifieke groepen, zoals risicokinderen; Geen conversie (geen bestaande gegevens omzetten). De in deze handreiking uitgewerkte varianten voor conversie zijn: Volledige conversie door te scannen (overtypen is niet meegenomen omdat het zeer arbeidsintensief is); Samenvatting van bestaande gegevens omzetten; Geen conversie. In het laatste hoofdstuk wordt ingegaan op de overdracht van gescande - of samengevatte gegevens met behulp van het overdrachtbericht via het LSP.

2 2 Volledige conversie door te scannen s Het scannen van dossiers kan gedaan worden voor alle dossiers of voor een selectie van dossiers voor kinderen die specifieke zorg of extra aandacht nodig hebben (eventueel dossiers van risicokinderen). In deze handreiking wordt uitgegaan van het één op één scannen van pagina s. 2.1 Wat is scannen? Het scannen van een dossier is het overnemen van een fysiek document (papier) naar een digitaal document. Hierdoor wordt het één op één beschikbaar in het digitaal dossier jeugdgezondheidszorg. Dit laatste wordt ook wel substitutie genoemd. In dit document wordt ervan uitgegaan dat bij het scannen de scansoftware en het DDJGZ aan elkaar gekoppeld zijn, zodat de gescande documenten benaderbaar zijn, vanuit het DDJGZ. 2.2 Juridische kaders Bij het scannen van complete dossiers komt de vraag naar voren of de huidige papieren dossiers vernietigd mogen worden nadat deze gescand zijn. Archiefwet artikel 7 JGZ dossiers zijn medische dossiers, die vallen onder de Wgbo en worden niet aangemerkt als niet vernietigbaar. Niet vernietigbaar betekent dat de bestanden voor onbepaalde tijd moeten worden bewaard. Die machtiging geldt uitsluitend voor archiefbescheiden die blijvend moeten worden bewaard. Voor de jeugdgezondheidszorg dossiers geldt echter een beperkte bewaartermijn. Met andere woorden: er is geen machtiging vereist van Gedeputeerde Staten om JGZ dossiers binnen de bewaartermijn van 15 jaar te vernietigen, na het scannen. Voor sommige archieven van overheidsinstanties kan wel een machtiging nodig zijn. De scan moet wel aan een aantal voorwaarden voldoen om als vervanging van het papier te kunnen dienen: Het moet 1 op 1 gelijk zijn aan origineel (substitutie); Het scanproces moet beschreven zijn; De methode van bewaren van de elektronische scans, moet beschreven zijn; Er mogen geen delen op de scan wegvallen; Het gescande materiaal mag niet te wijzigen zijn. Wordt aan bovengenoemde voorwaarden voldaan, dan mogen de gescande papieren dossiers vernietigd worden. Het is verstandig pas tot vernietiging over te gaan als duidelijk is dat dossiers goed gescand zijn en er een beveiligde bewaar back-up aanwezig is. Geheimhouding Als voorbereidende en scanwerkzaamheden door een (administratief) medewerker of (medisch) student wordt gedaan, dan is het van belang dat er een geheimhoudingsverklaring door betrokkenen wordt ondertekend (of het is onderdeel van het arbeidscontract), vanwege privacybescherming

3 2.3 Voor en nadelen scannen Voordelen scannen: - Alle voorgaande gegevens worden behouden en zijn beschikbaar in het DDJGZ; - Gegevens zijn overal en direct beschikbaar (geen logistiek van papieren dossiers meer), in het geval er gekozen is voor een geïntegreerde archiefomgeving (geen gescheiden archief dat bijvoorbeeld niet vanaf iedere (externe) werkplek toegankelijk is gemaakt); - Het is goedkoper dan gegevens overtypen; - Het voorbereidend werk en het scannen kunnen grotendeels door een externe partij gedaan worden, waardoor de uitvoering zo min mogelijk wordt belast; - Structurele kostenbesparing door het vrijkomen van archiefruimte. Dit varieert, afhankelijk van de aantallen en manier van opslaan en kan oplopen tot wel ,- aan jaarlijks terugkerende kosten; - De kosten voor digitale opslag zijn gering: pagina s kost tussen de 0,75 en 1.5 GB aan harde schijfruimte (afhankelijk van type schijf en eventueel server, configuratie, capaciteit, toegankelijkheid, niveau beveiliging, beginnend bij een eenmalige investering van 150,- voor de aanschaf van een schijf) - Dossiers kunnen in de regel niet zoekraken; - Risico s op brand- en waterschade zijn minimaal; - Extra zekerheid door back-up faciliteiten; - Relatief korte doorlooptijd: het scannen kan snel uitgevoerd worden. Nadelen scannen: - Het zoeken naar een specifieke bijlage in een digitaal dossier is lastiger voor de professional in vergelijking met een papieren dossier, waar bijvoorbeeld een eenvoudig geel briefje naar een belangrijk document kan verwijzen; - Verschillende manieren waarop gegevens geraadpleegd kunnen worden: de gescande gegevens in een bijlage en daarnaast de gegevens die handmatig en gestructureerd tijdens een contactmoment zijn ingevoerd nadat conversie heeft plaatsgevonden; - Als gegevens op een gescheiden digitale archiefomgeving zijn opgeslagen dan kan het voorkomen dat gescande dossiers niet online beschikbaar zijn op externe locaties (bijv scholen); - Gegevens zijn niet digitaal analyseerbaar bij één op één scannen (denk aan epidemiologisch onderzoek en managementrapportages). ; - Vraagt meer opslagcapaciteit dan samenvatten. 2.4 Technische che details Scanapparaten Er zijn veel verschillende scanapparaten op de markt. Let bij de aanschaf van een scanapparaat op: 1 De doorvoersnelheid van het apparaat (het aantal pagina s per minuut. Snelheden voor grote hoeveelheden kunnen op 150 tot 180 pagina s per minuut liggen); 2 Capaciteit invoerbak (is belangrijk in combinatie met eerste en het derde punt);

4 3 Dat de snelheid niet alleen bepaald wordt door het scanapparaat, maar ook door degene die het apparaat bediend (het aantal handmatige acties is de beperkende factor); 4 Dat het formaat niet wijzigbaar is. Dat kunnen Tagged Image File Format (Tiff) of Portabel document format (PDF) zijn. Opslagcapaciteit Als documenten worden gescand als image op 200 tot 300 dots per image (dpi), waarmee een goed leesbare kwaliteit wordt behaald, dan vereist een pagina tussen de 25 en 50 kb aan opslagruimte. Indexeren Aan de gescande pagina s van een papieren dossier moeten indexgegevens worden toegevoegd zodat de gescande pagina s bij het juiste digitaal dossier worden opgeslagen. Indexeren betekent dat relevante kenmerken en zoeksleutels van de geconverteerde documenten worden vastgelegd in de database van waaruit later de documenten geraadpleegd kunnen worden. Afhankelijk van de gekozen scansoftware en de mogelijkheden van het gekozen DDJGZ kan handmatig of geautomatiseerd geïndexeerd worden. 2.5 Prijsindicatie: Per dossier liggen de kosten tussen de 2,00-3,00. Daarin zitten het voorbereiden, indexeren, identificeren, scannen en vernietigen van het dossier. Deze kosten zijn afhankelijk van de eisen en wensen van de JGZ-organisatie. Ze zijn gebaseerd op een aantal uitgangspunten. Een aantal kostencomponenten bepalen in welke mate er extra kosten aan het scannen van dossiers zijn verbonden: -Extra transporten; -handmatig of geautomatiseerd indexeren; -Kosten van teruglevering en vernietigen. 2.6 Werkwijze scannen Het scannen gebeurt in huis of extern, daarna worden de gescande documenten geïndexeerd en opgeslagen in het DD JGZ. Hieronder de stappen: voorbereiden voor scannen; transport naar het scanbedrijf of afdeling die het scannen verzorgt; scannen van de documenten; indexeren van de documenten; inlezen van de gegevens in de programmatuur van het DD JGZ; het vernietigen van het papier of het terugbrengen naar de oorspronkelijke locatie waar het later vernietigd wordt. De eerste stap bij het scannen is de voorbereiding van de papieren dossiers. Post-it plakkers, losse briefjes, eventueel in enveloppen, maken deel uit van het dossier en behoren

5 bewaard te blijven. De documenten worden scanklaar gemaakt, d.w.z. nietjes en plakband worden verwijderd en tussen de documenten in het dossier komen afscheidingsbladen, waardoor de scansoftware de verschillende documenten kan onderscheiden. Als het complete dossier is gescand, de indexgegevens zijn ingelezen, de gegevens ingelezen zijn in het DDJGZ en er een beveiligde bewaar backup is gemaakt, mag het dossier onder voorwaarden vernietigd worden (zie de juridische kaders in paragraaf 2.2.) door een gecertificeerd bedrijf, dat garandeert dat de gegevens op een volledig betrouwbare en veilige wijze worden vernietigd. 3 Samenvatting van bestaande gegevens omzetten Het samenvatten van een dossier is een andere manier van gegevens omzetten. Een samenvatting van een dossier kan noodzakelijk zijn om tot een goede evaluatie en kwaliteitsborging te komen. Een samenvatting kan voor alle dossiers worden gemaakt, maar men kan er ook voor kiezen om een selectie te maken van dossiers van kinderen die speciale aandacht of zorg nodig hebben (eventueel dossiers van risicokinderen). Bij het maken van een samenvatting wordt ervan uitgegaan dat gegevens gestructureerd worden opgenomen in het DD JGZ. 3.1 Wat is samenvatten? Samenvatten is het digitaal weergeven van de inhoud van een papieren dossier in verkorte vorm en op zodanige wijze dat een ander, die de oorspronkelijke tekst en inhoud niet kent, zich een goed beeld van het betreffende kind kan vormen. 3.2 Juridisch kader Door samen te vatten worden specifieke gegevens uit het papieren dossier in verkorte vorm overgenomen en in het DD JGZ geregistreerd, waardoor alle relevante gegevens van het kind beschikbaar zijn in het DD JGZ. Omdat hierbij geen sprake is van substitutie moeten de originele papieren dossiers conform de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar gearchiveerd en bewaard blijven. 3.3 De voor v oor- en nadelen van samenvatten Voordelen samenvatten: - Kerngegevens zijn geïntegreerd (en gestructureerd) en digitaal beschikbaar; - Dossiers ook op externe locaties beschikbaar; - De professionals kunnen enigszins ontlast worden als bijvoorbeeld uitzendkrachten de samenvatting in het digitaal dossier registreren; - Als gegevens gestructureerd zijn ingevoerd dan zijn deze digitaal analyseerbaar (denk aan epidemiologisch onderzoek en managementrapportages); - Geen specifieke aanpassingen aan technische infrastructuur nodig. Nadelen samenvatten: - Afhankelijk van de planning kan de doorlooptijd voor samenvatten langer zijn dan bijvoorbeeld van scannen, waardoor voor langere periode 2 werkwijzen (papier en digitaal) naast elkaar bestaan; dit is minder doelmatig; - Besparing op logistiek en op fysieke archivering pas op langere termijn;

6 - Indien ervoor gekozen wordt om het door de eigen professionals te laten doen dan vraagt het grote tijdsinzet, is het daardoor kostbaar en kan het ten koste van het reguliere werk gaan; - Samenvatten is subjectief, tenzij er landelijke criteria worden afgesproken. 3.4 Prijsindicatie De prijsindicatie voor de kosten per dossier is ca. 21,-. Daarin is het voorbereiden voor het samenvatten opgenomen, sjabloon invullen: samenvatten, invoeren gegevens en het terugbrengen van het sjabloon. Deze kosten kunnen worden beïnvloed door de eisen en wensen van de JGZ-organisatie. Een aantal kostencomponenten bepalen in welke mate er extra kosten aan het scannen van dossiers zijn verbonden. Denk hierbij aan: -Alleen dossiers van risicokinderen samenvatten; -JGZ medewerker kost meer dan een uitzendkracht (datatypiste); -Arts kost meer dan verpleegkundige of assistente; -Als regulier JGZ medewerkers worden ingezet kan dit productieverlies betekenen. Een dossier in zijn geheel doornemen om op basis daarvan een samenvatting te kunnen maken kost gemiddeld 20 minuten. Het gestructureerd invoeren van de samenvatting in het DD JGZ kost per dossier gemiddeld 10 minuten. Ervan uitgaande dat het samenvatten door een JGZ medewerker wordt uitgevoerd en het invoeren door een uitzendkracht, kost het per dossier ca. 21,-. Dat is gebaseerd op een uurtarief van 50.- voor de JGZ medewerker en van 25,- voor de uitzendkracht. 3.5 Werkwijze samenvatten Welke gegevens samenvatten Er moet eerst vastgesteld worden welke gegevens relevant zijn en in aanmerking komen om opgenomen te worden in een samenvatting. Eventueel kan er voor gekozen worden alleen de gegevens van risicokinderen samen te vatten en over te nemen in het DD JGZ. Hieronder een voorstel voor een samenvatting van professionals uit een aantal JGZ-organisaties, op basis van de rubrieken uit de Basisdataset (BDS): -Verantwoordelijke JGZ organisatie; -Persoonsgegevens; -Etniciteit kind / geboorteland ouders; -Geboortedatum ouders; -Opleidingen ouders; -Gezinssamenstelling; -Huisarts (naam, adres, woonplaats); -Samenvatting zuigelingen-, peuter- en kleutertijd; -School (adres, plaats); -Laatste drie groeiwaarden overnemen; -Bij overgewicht of andere groeiafwijkingen: alle metingen; -Vaccinatiestatus; -Extra zorg;

7 -De data van eerdere contactmomenten; -Conclusies en vervolgstappen; -Externe documenten: conclusies en eventuele vervolgstappen. De wijze van structureren en vastleggen Het samenvatten van dossiers verloopt in een aantal stappen: voorbereiden voor samenvatten; sjabloon invullen: samenvatten; invoeren gegevens; terugbrengen van het sjabloon. Eerst moeten de dossiers worden doorgenomen en geselecteerd en eventueel kan het dossier opgeschoond worden. Vervolgens worden de sjablonen ingevuld. Na het maken van de samenvattingen worden de sjablonen verzameld en ingevoerd in het DDJGZ. Na het invoeren van de gegevens gaat het sjabloon terug naar de locatie en kan daarna de invoer op basis hiervan, steekproefsgewijs gecontroleerd worden. 4 Geen conversie In het scenario waarbij er niet gescand, niet geconverteerd en niet samengevat wordt, start men met het digitaliseren bij de nieuwgeboren kinderen en de eerstvolgende contactmomenten van de andere kinderen. Dit betekent dat alle bestaande papieren dossiers in gebruik blijven totdat de kinderen uit zorg zijn, na het laatste contactmoment. 4.1 Voor- en nadelen van geen conversie Voordelen geen conversie: - Besparing op de invoerkosten (geen extra capaciteitsinzet); - JGZ-medewerkers kunnen zich richten op het wennen en werken met het DDJGZ; - Geen specifieke aanpassingen aan technische infrastructuur nodig. Nadelen geen conversie: - Voor een lange periode twee verschillende werkwijzen in het proces en in de logistiek, is minder doelmatig; - Een deel van de gegevens is voor langere tijd niet digitaal beschikbaar; - Managementinformatie en gegevens t.b.v. epidemiologisch onderzoek moeten op twee manieren samengesteld worden; - De besparing op logistiek en fysieke archivering komt pas op lange termijn tot stand. 4.2 Prijsindicatie Het is lastig om voor dit scenario een prijsindicatie te geven, omdat de gevolgen moeilijk te meten zijn. Het gaat dan meer om de kosten voor logistiek (dossier halen en spreekuur voorbereiden en uitvoeren met papieren dossier én digitaal dossier) en opslag, de extra inspanning die het kost om managementrapportages aan te maken en het leveren van gegevens t.b.v. epidemiologisch onderzoek. Voor een JGZ-organisatie voor 0-4 jarigen is na maximaal 4 jaar het papieren dossier uitgefaseerd

8 Voor de JGZ-organisatie voor 4-19 jarigen is de doorlooptijd aan de achterkant lang, omdat pas vanaf het eerste contactmoment gedigitaliseerd wordt. 5 Uitwisselen van gegevens via LSP Gegevens die zijn gescand of samengevat worden in de toekomst overgedragen met behulp van het overdrachtbericht via het LSP. Omdat aansluiting op het LSP op dit moment nog niet mogelijk is, kunnen we hieronder alleen aangeven hoe dat zou moeten verlopen. De basis van een DD JGZ is de BDS. Met behulp van rubrieken, groepen en elementen uit de BDS worden gegevens geregistreerd. Het is mogelijk om eigen elementen aan het eigen DD JGZ toe te voegen, bijvoorbeeld gescande bijlagen. Dit mogen alleen elementen zijn die nog niet in de BDS voorkomen. Bij de overdracht aan een andere JGZ-organisatie gaan deze aanvullende elementen mee als vrije tekst (als vraag en antwoord). De koppeling met een bepaalde rubriek en activiteit waarin het element geregistreerd is blijft behouden bij de overdracht (zie hiervoor de BDS bij de rubriek externe documenten ). Voor samenvatten geldt dat alle gegevens die binnen de BDS rubrieken -groepen en/of - elementen zijn geregistreerd, via het overdrachtbericht worden overgedragen. Dit geldt ook voor gegevens die binnen zogenaamde niet gespecificeerde groepen van de BDS zijn geregistreerd. Daarnaast is in de BDS een element opgenomen waarin aanvullend aangegeven kan worden of er nog een papieren dossier is en zo ja, op welke de locatie (zie hiervoor de BDS bij de rubriek externe documenten )