Integraal Kostenmodel voor het voeren van digitale dossiers in de JGZ

Transcriptie

1 Integraal Kostenmodel voor het voeren van digitale dossiers in de JGZ Voorwoord Deze handreiking behoort tot de reeks handreikingen die worden samengesteld ten behoeve van de verwerving en implementatie van een applicatie voor digitale dossiervoering in de JGZ. Deze reeks bestaat momenteel uit: 1. aanbestedingsprocedures en contracting voorbeeld inkoopvoorwaarden voorbeeld servicelevel agreement 2. integraal kostenmodel (incl. spreadsheet) 3. raamwerk applicatie en leverancier selectie 4. implementatie toolkit raamwerk plan van aanpak risico analyse checklist technische randvoorwaarden checklist beveiliging en autorisatie implementatiedraaiboek en go-live 5. communicatieplan en besluitvormingsmodel Deze handreikingen worden via de website www. beschikbaar gesteld en actueel gehouden. Raadpleeg indien noodzakelijk deze website voor updates en aanvullingen. Namens het projectteam DDJGZ, Evert Obdeijn Integraal kostenmodel versie 1.0 / pagina 1 van 8

2 Integraal Kostenmodel voor het voeren van digitale dossiers in de JGZ 1. Inleiding Om digitale dossiers te kunnen voeren zal de JGZ organisatie een aantal kosten moeten maken. Kosten zullen bestaan uit kosten van de invoering van een applicatie en de kosten voor de exploitatie van de applicatie. De kosten van de invoering van de applicatie zijn eenmalige kosten zijn. De kosten voor het gebruik of de exploitatie van de applicatie zijn jaarlijkse terugkerende kosten. De kosten voor de invoering van de applicatie komen voort uit de activiteiten en stappen die moeten worden uitgevoerd: 1. het vaststellen van de criteria waaraan de mogelijke applicatie en de leverancier daarvan moeten voldoen 2. het uitvoeren van een noodzakelijke aanbesteding en het afsluiten van een leveringscontract 3. het herinrichten van de werkplekken en de aanschaf van de noodzakelijke middelen daarvoor zoals hardware en software 4. de aanschaf en invoering van de applicatie zelf De kosten voor de exploitatie van de applicatie komen voort uit de activiteiten die moeten worden uitgevoerd om de applicatie te kunnen gebruiken en in stand te houden: 1. het onderhouden en beheren van de applicatie 2. de jaarlijkse kosten van de licenties Niet voor alle JGZ instellingen zullen de kosten hetzelfde bedragen, het kan zijn dat de JGZ instelling onder de aanbestedingsgrens blijft of reeds de werkplekken zo heeft ingericht dat er geen of minder extra voorzieningen nodig zijn. Hierdoor zouden aanpassingen van de werkplekken niet nodig zijn om met de applicatie te kunnen werken en hoeven deze kosten niet gemaakt te worden. De kosten kunnen dus per instelling variëren afhankelijk van de situatie. In het rapport Zicht op de verandering van de structurele kosten JGZ als gevolg van de invoering van het elektronisch kinddossier van juni 2007 wordt er van uit gegaan dat de JGZ organisatie per team beschikt over een standaard werkplek met kantoor automatisering en internet. Tevens wordt hierin gesteld dat: een JGZ team bestaande uit secretariaat, verpleegkundige en JGZ arts de beschikking moet hebben over een drietal werkplekken (dus twee aanvullende werkplekken) Integraal kostenmodel versie 1.0 / pagina 2 van 8

3 de communicatie infrastructuur op de verschillende locaties zal moeten worden uitgebreid de beheersfuncties (ICT beheer, functioneel beheer en database beheer) meer inzet gaan vragen. Ter ondersteuning van de berekening van de kosten is een spreadsheet ontwikkeld, dat door de JGZ organisatie gebruikt kan worden voor het vaststellen van de voor de organisatie van toepassing zijnde verschillende kosten soorten door de JGZ organisatie kan worden gebruikt om voor hun organisatie van toepassing zijnde aantallen (werkplekken e.d.) en tarieven (bijv. intern verrekentarief) te verwerken door de JGZ organisatie kan worden gebruikt om de kosten inzichtelijk te maken in de regio gebruikt kan worden om verschillende kosten op elkaar af te stemmen door de JGZ organisatie gebruikt kan worden gebruikt om de jaarlijkse kosten te bepalen. Het is van eminent belang dat de verschillende JGZ organisaties in de regio op 1 lijn komen inzake kostensoorten en tarieven. Een vergelijking is mogelijk op de volgende indicatoren: - interne verreken tarief en tarief externe inhuur - kosten per functionele eenheid - kosten per werkplek (vast/mobiel) - kosten per inwoner en per kind 2. Vaststellen van de verschillende kostenposten (eenmalige kosten) Voor de eenmalige kosten onderscheiden we de volgende hoofdgroepen: 1. Project uitvoering inclusief een eventuele aanbesteding 2. Inrichting van de werkplekken Deze hoofd groepen van kosten vallen uiteen in verschillende subgroepen die weer uiteen kunnen vallen in de daaronder vallende kosten 1. de hoofdgroep kosten voor de uitvoering van het project valt uiteen in de subgroepen: P0 Projectinitiatie kosten P1 Aanbesteding / Pakket van Eisen P2 Aanbesteding (Voorbereiden) P3 Aanbesteden / Pakket Selectie P4 Contracting P5 Inrichten applicatie Integraal kostenmodel versie 1.0 / pagina 3 van 8

4 P6 P7 Organisatorische Implementatie Diverse kosten 2. de hoofdgroep kosten voor de werkplek inrichting valt uiteen in: 1. hardware 2. software 3. back-up en beheer 4. infrastructuur Voor de inrichting van de werkplek is onderscheid gemaakt tussen de inrichting van een mobiele werkplek en de inrichting van een vaste werkplek. Dit onderscheid is gemaakt omdat een mobiele werkplek veelal zal worden voorzien van beduidend andere hardware zoals een laptop in plaats van een desktop en de infrastructuur ook beduidend anders zal zijn omdat men geen gebruik zal kunnen maken van een eigen netwerk maar men een draadloze dataverbinding moet realiseren via een in Nederland opererende netwerk provider. De JGZ instelling kan zelf nagaan welke subgroepen voor de organisatie van toepassing zijn. Hieronder beschouwen we de verschillende subgroepen nader. Voor het tarief van de interne medewerkers kan het interne verreken tarief worden opgenomen als uurtarief. Voor externe medewerkers kunnen de uur tarieven die gedeclareerd worden opgenomen worden. Project uitvoering inclusief een eventuele aanbesteding Voor de uitvoering van het project onder kennen we de volgende subgroepen: P0 Projectinitiatie kosten Elke JGZ organisatie zal project initiatiekosten maken. Projectinitiatie kosten bestaan voornamelijk uit de uren die besteed worden aan de verschillende overleggen (binnen de JGZ organisatie en in de regio tussen JGZ organisaties en de gemeenten), het opzetten, inrichten van de projectorganisatie en het opstellen van een Plan van Aanpak voor het project. Daarnaast zullen ook uren besteed worden om te bepalen of de opdracht Europees dient te worden aanbesteed. P1 Aanbesteding / Pakket van Eisen Elke JGZ organisatie zal kosten maken om het Pakket van Eisen op te stellen waaraan de applicatie moet voldoen voor de organisatie. Niet elke instelling zal echter het pakket van eisen zo moeten definiëren als noodzakelijk is voor de aanbesteding. Onderscheid tussen het wel of niet moeten aanbesteden komt hier dus voornamelijk terug in het aantal te bestede uren. Integraal kostenmodel versie 1.0 / pagina 4 van 8

5 P2 Aanbesteding (Voorbereiden) Niet elke JGZ organisatie zal kosten maken om de aanbesteding voor te bereiden. Immers eerder kan zijn gebleken bij de Projectinitiatie dat het bedrag onder de aanbestedingsgrens 1 blijft. Deze subgroep kan eenvoudig worden overgeslagen indien men niet behoeft aan te besteden. P3 Aanbesteden / Pakket Selectie Elke JGZ organisatie zal kosten maken voor de Pakket Selectie om de juiste applicatie en leverancier te selecteren. Bij de Europese aanbesteding zal de formele afwikkeling een grotere tijdbesteding vragen, het onderscheid tussen wel of niet aanbesteden zal ook hier terug komen in het aantal te besteden uren. P4 Contracting Elke JGZ organisatie zal kosten maken voor Contracting. Dit zullen voornamelijk de kosten zijn voor het definiëren van het contract en het bepalen van de daadwerkelijke leverancier afhankelijke diensten. P5 Inrichten applicatie Elke JGZ organisatie zal kosten maken voor inrichting van de applicatie met voor de organisatie specifieke onderdelen in het standaard Pakket. Kosten zullen hier voornamelijk bestaan uit het projectmanagement en begeleiding van de leverancier bij de inrichting. Hiervoor dient proceskennis vanuit de JGZ organisatie te worden ingebracht. Bij de inrichting zullen ook de koppelingen worden verzorgd met eventueel binnen de JGZ-organisatie gebruikte andere applicaties. externe applicaties; te denken valt bijvoorbeeld aan de koppeling met het GBA, de ENT-administratie etc. Organisatie breed zullen medewerkers betrokken worden om waar nodig werkprocessen aan te passen aan de nieuwe applicatie. Deze (project)uren die medewerkers besteden zullen hier als kosten kunnen worden opgenomen. P6 Organisatorische implementatie Elke JGZ organisatie zal hier kosten maken. Kosten zijn hier voornamelijk afhankelijk van de grote, omvang en complexiteit van de organisatie. Deze factoren zullen resulteren in meer of minder te besteden uren. Om medewerkers binnen de organisatie bekend te maken met de nieuwe werkprocessen en de applicatie kunnen 1 Deze grens ligt nu op euro voor alle producten en diensten die als totaal bij een leverancier worden ingekocht; zie ook handreiking Aanbesteding en Contracting. Integraal kostenmodel versie 1.0 / pagina 5 van 8

6 opleidingen noodzakelijk zijn. Aantoonbaar productieverlies door het wennen van de medewerkers aan de nieuwe applicatie kan hieronder tevens opgenomen worden. P7 Diverse kosten Onder diverse kunnen de kosten opgenomen worden van de uren besteed door projectondersteuning van het projectbureau. Als kosten voor huisvestiging kunnen eventuele kosten voor de huur van vergaderruimte of projectruimte worden opgenomen. Inrichting van de werkplekken Voor de inrichting van de werkplek is onderscheid gemaakt tussen de inrichting van een mobiele werkplek en de inrichting van een vaste werkplek. In het kosten model wordt een onderscheid gemaakt in een mobiele en een vaste werkplek omdat ook in de kosten een differentiatie zal bestaan in een mobiele werkplek en een vaste werkplek. 2 Veelal zal immers de werkplek voorzien worden van beduidend andere hardware en zal ook een andere infrastructuur nodig zijn. Hierdoor zijn ook de kosten beduidend anders dit wordt nu tot uitdrukking gebracht door het hanteren van verschillende soorten werkplekken. Bij de kosten voor de inrichting van de werkplek dienen uitsluitend de kosten opgenomen te worden die betrekking hebben op noodzakelijke werkplek inrichting ten behoeve van het werken met het digitaal dossier JGZ. Voor alle duidelijkheid de vervanging van hardware en/of software en uitbreiding van werkplekken die niet een rechtstreekse relatie heeft met de invoering van het digitaal dossier JGZ dient dus niet hier toegerekend te worden. 3 Voor de inrichting van de werkplekken onder kennen we de volgende subgroepen: 1. hardware De JGZ organisatie kan in het kosten model aangeven welke hardware wordt aangeschaft direct verband houdend met het werken met het digitaal dossier JGZ. 2. software De JGZ organisatie kan in het kosten model aangeven welke software wordt aangeschaft direct verband houdend met de het werken met het digitaal dossier JGZ. Het betreft hier alleen de kosten die slechts eenmalig in rekening worden gebracht. Hieronder dienen dus niet de jaarlijkse licentierechten opgenomen te worden. 3. backup en beheer 2 Als normtarief kan men hanteren een nader te bepalen (realistisch) bedrag in euro per vaste werkplek en een nader te bepalen (realistisch) bedrag in euro per mobiele werkplek 3 Tevens dienen hier niet de resterende afschrijvingen op reeds aangeschafte hardware en/of software opgenomen te worden. Integraal kostenmodel versie 1.0 / pagina 6 van 8

7 De JGZ organisatie kan in het kosten model aangeven de uren die benodigd zijn voor het eenmalig inrichten van alle werkplekken. 4. infrastructuur De JGZ organisatie kan in het kosten model voor de vaste werkplekken de eventuele kosten aangeven van het netwerk inclusief installatie werkzaamheden. Voor de mobiele werkplekken kunnen hier de eenmalige kosten van de aanschaf van de hardware (datacard) en startkosten van een data-abonnement opgenomen te worden. Hieronder dienen dus niet de jaarlijkse abonnementskosten en/of gebruikskosten opgenomen te worden die behoren bij het gebruik van de dataverbinding. 3. Afschrijvingen Het is niet reëel en fiscaal niet toegestaan om de aanschaf van hardware, software en dergelijke in een keer af te schrijven. In het kosten model wordt rekening gehouden met een afschrijvingstermijn van 5 jaar voor deze vaste activa. Deze afschrijvingen worden doorgerekend naar de jaarlijkse kosten. De projectkosten kunnen wel direct in een keer worden opgevoerd in het jaar waarin ze gemaakt worden. Boekhoudkundig kan het noodzakelijk zijn om de eenmalige projectkosten te verdelen over meerder jaren. Het kosten model voorziet hier bewust niet in omdat het kosten model niet moet worden gezien als een boekhoudkundige verantwoording van het gebruik van het digitaal dossier JGZ. 4. Jaarlijkse kosten Jaarlijkse kosten worden bepaald door de kosten die er per jaar moeten worden gemaakt om te kunnen werken met het digitaal dossier JGZ. Onder de jaarlijkse kosten vallen dus: de kosten voor het interne beheer de kosten die betaald moeten worden aan derden zoals bijvoorbeeld de jaarlijkse licenties voor de applicatie en de eventuele kosten voor hosting indien dit uitbesteed wordt de kosten als gevolg van productieverlies 4 In het integraal kosten model is rekening gehouden met de kosten die een JGZ-instelling op instellingsniveau maakt om de medewerkers op de werkplek te kunnen voorzien in het gebruik van het digitaal dossier JGZ. Door de vaste kosten die niet direct afhankelijk zijn van de medewerker op organisatie niveau vast te leggen als kosten per functionele eenheid (organisatie) behoeven deze kosten niet middels ingewikkelde verdeelsleutels over de medewerkers verrekend te worden. 4 In het rapport Zicht op de verandering van de structurele kosten JGZ als gevolg van de invoering van het elektronisch kinddossier wordt rekening gehouden met een productieverlies van 2-3 minuten per contactmoment Integraal kostenmodel versie 1.0 / pagina 7 van 8

8 De medewerker gebonden kosten worden verrekend via de jaarlijkse kosten voor de werkplekken hierin hoeven de kosten die op instellingsniveau reeds zijn opgenomen niet versleuteld te worden. Kosten voor het digitaliseren van bestaande dossiers; deze kosten worden relevant afhankelijk van het gekozen invoeringsscenario: Wordt gestart met de 0 en 5 jarigen dan behoeven geen bestaande dossiers te worden gedigitaliseerd; Worden ook de andere jaren vanaf de start meegenomen dan zal deze kostenpost substantieel zijn Worden de eenmalige projectkosten direct opgevoerd dan geldt voor het eerste jaar als totale kosten: eenmalige kosten plus jaarlijkse kosten. 5. Bevolkingsaantallen Het integraal kosten model voorziet in een overzicht waarin eenvoudig de gegevens die verkrijgbaar zijn via Centraal Bureau voor de Statistiek kunnen worden overgenomen. Deze gegevens zijn eenvoudig te genereren en te verkrijgen via een download van internet; met als zoek criteria Bevolking per regio naar leeftijd, geslacht en burgerlijke staat. Hier men de juiste gegevens laten genereren en vervolgens downloaden. Op basis van de verkregen aantallen inwoners en aantallen kinderen in de verschillende leeftijd categorieën kan eenvoudig een kostprijs per kind en inwoner worden berekend. Integraal kostenmodel versie 1.0 / pagina 8 van 8