Hengelsport Federatie Midden Nederland Frank Bosman

Transcriptie

1 Hengelsport Federatie Midden Nederland Frank Bosman

2 Wat betekend dit voor verenigingen Op 25 mei 2018 is de AVG in werking getreden. AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is een Nederlandse uitwerking van de Europese GDPR (General Data Protection Regulation). Doel bescherming privacy van personen Geeft mensen meer rechten en invloed op het gebruik van persoonsgegevens Bedrijven, verenigingen etc. moeten een aantal basis zaken geregeld hebben Informatie: 2 2

3 Sancties en verantwoordelijkheden Onder de AVG heeft een organisatie meer verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens. De verantwoordelijkheid ligt bij een organisatie om aan te tonen dat zij zich aan de wet houdt. Een HSV moet met documenten kunnen aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om aan de AVG te voldoen. Bestuurders lopen het risico van persoonlijke aansprakelijkheid bij het niet melden van datalekken. Een bestuurder kan persoonlijk worden aangesproken door betrokkenen van wie er gegevens gelekt zijn. De AP (Autoriteit Persoonsgegevens) kan met de ingang van de AVG een boete opleggen van maximaal 20 miljoen of 4% van de wereldwijde jaaromzet. 3

4 Voordelen Het is best veel wat er op bestuurders afkomt, maar zie ook de voordelen. Beter overzicht van persoonsgegevens Minder persoonsgegevens waardoor deze secuurder wordt Minder fouten doordat er meer vanuit één database gewerkt wordt Meer automatisering is tijdbesparing Betere beveiliging in zijn totaliteit Betrouwbaarder als partner 4

5 Wat zijn persoonsgegevens? De AVG geeft aan dat een persoonsgegeven alle informatie is over een natuurlijke persoon. Informatie die ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Gegevens van overleden personen of van organisaties zijn geen persoonsgegevens volgens de AVG. Persoonsgegevens zijn iemands naam, adres en woonplaats. Maar ook telefoonnummers en postcodes met huisnummers zijn persoonsgegevens. 5 5

6 Bijzondere persoonsgegevens Bijzondere persoonsgegevens worden extra beschermd hieronder vallen gegevens over: ras of etnische afkomst; politieke opvattingen; godsdienst of levensovertuiging; lidmaatschap van een vakbond; genetische of biometrische gegevens met oog op unieke identificatie; gezondheid; seksuele leven; strafrechtelijk verleden. Een organisatie mag geen bijzondere persoonsgegevens gebruiken, tenzij daarvoor in de wet een uitzondering is. Een BSN nummer valt niet onder bijzondere persoonsgegevens. 6 6

7 10 Stappenplan AVG door Sportvisserij Nederland Het 10 stappenplan voor zaken die geregeld moeten worden. Stap 1: Bewustwording / Persoonsgegevens inventariseren Stap 2: Waar worden deze gegevens bewaard Stap 3: Doel van de informatie Stap 4: Privacy policy Stap 5: Verwerkersovereenkomst Stap 6: (ICT) beveiligingsmaatregelen Stap 7: Wie hebben toegang/ geheimhouding Stap 8: Bewaartermijn Stap 9: Direct marketing Stap 10: Controle en evaluatie 7

8 Stap 1 Bewustwording/ Persoonsgegevens inventariseren Zorg dat bestuurders op de hoogte zijn van de AVG. Leg evt. vast welke informatie is opgehaald middels bijeenkomsten e.d. Relevante mensen moeten kennis hebben van AVG en de afspraken die intern zijn gemaakt Inventariseer welke persoonsgegevens de vereniging bewaard, leg dit vast Het is handig om dit in groepen te doen; leden, functionarissen, deelnemers activiteiten etc. Laat AVG jaarlijks terugkomen in bijv. een ALV om jezelf scherp te houden 8

9 Stap 2 Waar worden gegevens bewaard Mensen waarvan de vereniging gegevens verwerkt krijgen meer rechten. Zij moeten invloed kunnen uitoefenen op de data die op hen van toepassing is. Leg vast welke gegevens op welke plek worden bewaard Leg vast wat precies wordt opgeslagen Betrokkenen moeten hun gegevens kunnen inzien Betrokkenen moeten hun gegevens kunnen corrigeren Betrokkenen hebben het recht om verwijderd te worden uit een database Meeste is al geregeld via 9

10 Stap 3 Doel van de informatie Alleen gegevens die een doel hebben mogen worden bewaard. Alle niet voor het doel van de vereniging relevante data moet worden verwijderd. Leg vast waarom bepaalde persoonsgegevens worden bewaard Verwijder persoonsgegevens die geen doel (meer) hebben 10

11 Stap 4 Privacy policy Mensen van wie je gegevens hebt opgeslagen moet je informeren over hun rechten. Het opstellen van een privacy policy is verplicht en dit moet je bekend maken. Maak een privacy policy (een model is te downloaden: ) Zorg dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van het privacy policy Plaats de privacy policy op een vindbare plek op de website zodat hiernaar verwezen kan worden Leg eventuele wijzigingen in het privacy policy vast in notulen 11

12 Stap 5 Verwerkersovereenkomst Voor externe contacten met andere partijen dient de vereniging zelf initiatief te nemen tot het vastleggen van een verwerkersovereenkomst met die partij Inventariseer welke partij(en) verwerker zijn Sluit een verwerkersovereenkomst af met al deze partijen Een model verwerkersovereenkomst is te downloaden op de website van Sportvisserij Nederland Registreer met welke partijen een verwerkersovereenkomst is afgesloten en registreer waar de overeenkomsten worden bewaard Tussen HSV Federatie Sportvisserij Nederland is geen verwerkersovereenkomst nodig. 12

13 Wat wordt verstaan onder verwerken? Verwerken is: alle handelingen die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Verwerken volgens AVG is: het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen van gegevens. Degene die eigenaar is van de persoonsgegevens, bepaald wat wordt geregistreerd, bepaald wat ermee gebeurd en hoe dit wordt geregistreerd is verwerkingsverantwoordelijke HSV voor eigen leden De partij die namens verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt is de verwerker een drukker van clubblad, verkooppunt VBL s etc. De Verwerkersverantwoordelijke en Verwerker sluiten onderling een Verwerkersovereenkomst. 13

14 Stap 6 (ICT) beveiligingsmaatregelen De vereniging is verantwoordelijk voor de ICT-beveiliging van persoonsgegevens. Zorg ervoor dat gegevens op een goed beveiligde pc staan Werk met HSV-leden Gebruik een beveiligde website ( Registreer hoe de vereniging persoonsgegevens heeft beveiligd 14

15 Stap 7 Wie hebben toegang/ geheimhouding Intern moet duidelijk zijn hoe er omgegaan wordt met persoonsgegevens. Maak afspraken over toegang tot persoonsgegevens Registreer wie toegang heeft tot persoonsgegevens (HSVleden, website e.d.) Persoonsgegevens mogen nooit zonder toestemming van de betrokken persoon aan derden worden verstrekt. Wijs (nieuwe) vrijwilligers en leden er op dat zij een geheimhoudingsplicht hebben wat betreft persoonsgegevens van derden. 15

16 Stap 8 Bewaartermijn Je mag persoonsgegevens niet oneindig lang bewaren. Beschrijf hoe lang de verschillende gegevens worden bewaard. Het kan gaan om papieren lijsten met telefoonnummers maar ook bijv. om s en digitale ledenbestanden. Voor financiële gegevens is de wettelijke bewaartermijn 7 jaar na het afsluiten van het boekjaar. Voor persoonsgegevens in HSV-leden zorgt Sportvisserij Nederland er voor dat deze gegevens t.z.t. worden verwijderd. 16

17 Stap 9 Direct marketing Bij direct marketing heb je vooraf toestemming nodig om iemand te mogen benaderen. De volgende zaken moeten aangetoond kunnen worden: Waarom wordt er contact met iemand opgenomen Met welke organisaties de vereniging deze gegevens zal delen Wat de rechten van de persoon zijn om bezwaar te maken tegen deze direct marketing 17

18 Stap 10 Controle en evaluatie Zorg dat er jaarlijks een moment is waar de AVG wordt doorgenomen en gedocumenteerd. Voer alle 10 stappen door en leg vast wat is gedaan Registreer ook alle wijzigingen die hebben plaatsgevonden; update beveiliging, informatievoorziening aan nieuwe vrijwilligers, wanneer nieuwe gegevens worden opgeslagen Bekijk jaarlijks of alles wat betreft het beveiligen van de persoonsgegevens nog up-to-date is en of er verdere maatregelen nodig zijn Documenteer dit, ook als er geen nieuwe maatregelen nodig zijn. 18

19 Plaatsen van foto s Foto s mogen geplaatst worden op media, maar er moet rekening gehouden worden met eventuele privacy belangen van de persoon. In principe is het maken van foto s in de openbare ruimte en het publiceren van die foto s in de krant, het verenigingsblad of op de website van de vereniging toegestaan. De fotograaf moet rekening houden met de belangen die de gefotografeerde mensen zouden kunnen hebben. Denk bijvoorbeeld aan het fotograferen van kinderen. Bij twijfel is het beter vooraf een toestemming te regelen, bijv. via een aanmeldingsformulier. Voor het publiceren van foto s van kinderen onder de 16 jaar is toestemming van de ouders vereist

20 Bewaartermijn Het uitgangspunt blijft dat u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel van uw verwerking. Hoe lang u gegevens mag bewaren, verschilt per geval. Als verantwoordelijke moet u onder de AVG wel het volgende regelen: Bepaal van tevoren hoe lang de persoonsgegevens worden bewaart. Als dat niet mogelijk is, bepaal de criteria voor het vaststellen van de bewaartermijn. Leg de bewaartermijn of de criteria vast in een bewaarbeleid. Neem de bewaartermijnen ook op in een register van verwerkingen. Informeer de betrokkenen over de bewaartermijnen. Bijv. via een privacyverklaring op uw website. Worden gegevens voor bepaalde doeleinden langer dan normaal bewaard (jubilea, ereleden, bestuurshistorie e.d.) zorg dan voor extra beveiliging en dataminimalisatie

21 Handige links voor verenigingen Hieronder staan enkele websites waar veel informatie gevonden kan worden over de AVG

22 Vragen? 22

23 Bedankt voor uw aandacht.