Standaard verwerkersovereenkomst

Transcriptie

1 Standaard verwerkersovereenkomst Verwerking van persoonsgegevens: Partijen: Opdrachtgever en opdrachtnemer (Van Arkel Gerechtsdeurwaarders B.V.) tezamen te noemen Partijen. Overwegingen: A. Opdrachtgever is met Opdrachtnemer een overeenkomst aangegaan vanwege het verrichten van incassodiensten door opdrachtnemer: B. Vanwege het uitvoeren van deze Overeenkomst én met betrekking tot de Persoonsgegevens die opdrachtnemer hierbij zal verwerken zijn zowel de opdrachtgever als ook de opdrachtnemer aan te merken als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG). In deze Overeenkomst leggen Partijen de wederzijdse rechten en verplichtingen vast. Partijen komen het volgende overeen: 1. Definities In deze overeenkomst wordt een aantal begrippen gebruikt. De betekenis van die begrippen is hieronder verduidelijkt. De genoemde begrippen worden in deze overeenkomst met een hoofdletter geschreven. Veelal wordt in de opsomming hieronder verwezen naar de wettelijke omschrijving van het begrip, maar waar mogelijk worden de begrippen verduidelijkt met niet-limitatieve voorbeelden. Betrokkene: Datalek: Degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft. Een inbreuk op de beveiliging zoals bedoeld in artikel AVG die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen, dan wel die ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van Persoonsgegevens.

2 Derden: Anderen dan opdrachtgever en opdrachtnemer en haar medewerkers. Meldplicht Datalekken: Medewerkers De verplichting tot het melden van Datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (in sommige gevallen) aan Betrokkene(n), op basis van artikel AVG. Personen die werkzaam zijn bij of voor de Verwerker, ofwel in dienstbetrekking dan wel tijdelijk ingehuurd. Onderliggende De opdracht zoals hierboven bedoeld in de overwegingen onder A. Opdracht: Overeenkomst: Deze verwerkersovereenkomst. Persoonsgegevens: Verwerken / Verwerking: AVG: Persoonsgegevens in de zin van artikel 4 onder 1 AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon. Verwerken in de zin van artikel 4 onder 2 AVG. Verwerken omvat elke handeling (of een serie handelingen) met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. De Algemene Verordening Gegevensbescherming. De naar Nederlands vertaalde versie van de General Data Protection Regulation (GDPR). 2. Toepasselijkheid en looptijd 2.1 Deze Overeenkomst is van toepassing op iedere verwerking die door opdrachtnemer wordt gedaan op basis van de onderliggende overeenkomst, gegeven door opdrachtgever. 2.2 Deze Overeenkomst treedt in werking op de datum waarop de onderliggende overeenkomst van kracht wordt en eindigt op hetzelfde moment als de onderliggende overeenkomst. Het is niet mogelijk om deze overeenkomst los van de onderliggende overeenkomst tussentijds op te zeggen. 2.3 Artikel 4 van deze overeenkomst blijft gelden, ook nadat de overeenkomst is beëindigd. Pagina 2 van 6

3 3. Beveiligingsmaatregelen 3.1 Opdrachtnemer heeft de beveiligingsmaatregelen genomen die zijn genoemd in Bijlage 1 die bij deze Overeenkomst hoort, maar kan niet garanderen dat deze maatregelen onder alle omstandigheden doeltreffend zijn. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen. 3.2 Opdrachtgever heeft zich goed geïnformeerd over de beveiligingsmaatregelen die opdrachtnemer heeft genomen en is van mening dat deze maatregelen een beveiligingsniveau hebben dat past bij de aard van de Persoonsgegevens en de risico s van de Verwerking. 4. Geheimhoudingsplicht 4.1 Opdrachtnemer houdt de van opdrachtgever verkregen Persoonsgegevens geheim en verplicht haar medewerkers en eventuele sub-verwerkers ook tot geheimhouding. 5. Aansprakelijkheid 5.1 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door opdrachtgever niet naleven van de AVG, of andere wet- of regelgeving. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer ook voor aanspraken van Derden op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die Derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die opdrachtnemer moet maken in de juridische procedure, zoals bijvoorbeeld griffierechten en kosten voor een advocaat, en eventuele boetes die aan opdrachtnemer worden opgelegd. 6. Overdraagbaarheid Overeenkomst 6.1 Het is voor opdrachtgever en opdrachtnemer, behalve als gezamenlijk schriftelijk anders wordt afgesproken, niet toegestaan om deze overeenkomst en de rechten en de plichten die samenhangen met deze overeenkomst over te dragen aan een ander. 7. Beëindiging en teruggave / vernietiging Persoonsgegevens 7.1 Als de Onderliggende overeenkomst wordt beëindigd dan zal opdrachtnemer de door opdrachtgever aan opdrachtnemer verstrekte Persoonsgegevens aan opdrachtnemer terug overdragen of als opdrachtgever opdrachtnemer daarom verzoekt vernietigen. Opdrachtnemer zal een kopie van de Persoonsgegevens bewaren als opdrachtnemer hiertoe op grond van wet- of (beroeps)regelgeving verplicht is. 7.2 De kosten van het verzamelen en overdragen van Persoonsgegevens bij het eindigen van de onderliggende overeenkomst zijn voor rekening van Pagina 3 van 6

4 opdrachtnemer. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de Persoonsgegevens. 8. Aanvullingen en wijziging Overeenkomst 8.1 Aanvullingen en wijzigingen op deze Overeenkomst zijn alleen geldig als ze op schrift zijn gesteld en daarop schriftelijk akkoord is gegeven. Onder schriftelijk worden ook wijzigingen begrepen die per zijn gecommuniceerd, gevolgd door een akkoord per van de daartoe bevoegde perso(o)n(en) van de andere partij. Ondertekening Bij het indienen van vorderingen aan Van Arkel gerechtsdeurwaarders & incasso gaat u akkoord met deze verwerkersovereenkomst Persoonsgegevens/ Verwerking/ Beveiligingsmaatregelen / Derden Persoonsgegevens De volgende Persoonsgegevens zullen in het kader van de Onderliggende overeenkomst worden verwerkt: [x] Naam klant [x] Adresgegevens klant [x] Telefoonnummer(s) klant [x] Mailadres(sen) (klant) [x] Geboortedatum klant [x] Factuurnummer (onze referentie) [x] Klantnummer (relatie) [x] Factuurdatum [x] Openstaand saldo (factuurbedrag) Let op bij bijzondere of gevoelige Persoonsgegevens. Voor het verwerken van bijzondere Persoonsgegevens is een wettelijke grondslag nodig en bij de verwerking van gevoelige Persoonsgegevens worden hogere eisen gesteld aan de beveiliging. Voor meer informatie over Bijzondere en Gevoelige gegevens: Zie artikel 9 en 32 AVG. Verwerking Opdrachtnemer verwerkt Persoonsgegevens. Conform artikel 30 lid 1 AVG houdt de opdrachtnemer een register bij van verwerkingen. Pagina 4 van 6

5 Bijlage 1 Beveiligingsmaatregelen (Technische en organisatorische maatregelen) De volgende beveiligingsmaatregelen zijn onder andere genomen: Informatiebeveiligingsbeleid Risicoanalyse en behandelplan Benoeming SO / FG Organisatie van informatiebeveiliging Human Resources Security Configuratiemanagement Toegangscontrole Cryptografie Fysieke beveiliging Operationele beveiliging Communicatie Beveiliging Systeemverwerving, ontwikkeling en onderhoud Relaties met leveranciers en verwerkers Beveiligingsincident en Datalek Management Business Continuity Management Compliance & Accountability Anonimisering Derden Opdrachtnemer schakelt deze derden (sub-verwerkers) in bij het uitvoeren van de opdracht: Informatiebureaus Openbare informatiebronnen Gerechtsdeurwaarderskantoren (niet standaard) Mail2Pay Pagina 5 van 6

6 Bijlage 2: Communicatie verwerking Persoonsgegevens De melding vanuit opdrachtnemer zal worden gedaan door de Functionaris gegevensbescherming en bij afwezigheid de Security Officer. Voor opdrachtgever gelden de volgende contactpersonen : De contactgegevens die u heeft ingevuld bij het indienen van de vordering. Voor opdrachtnemer gelden de volgende contactpersonen: Naam: G. de Groot, Functionaris Gegevensbescherming [email protected] Telefoon: Bij afwezigheid wordt contact opgenomen met: Naam: Steven van der Heul (SO) [email protected] Telefoon: Pagina 6 van 6