Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?

Transcriptie

1 Hybride archivering Omslagproces van analoog naar digitaal Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?) En wat doen we in de tussentijd? Statusbepaling leidende drager Omgang met ordening en borging: - gebruiksdrager (digitaal?) - leidende drager (papier?) 1

2 Statusbepaling leidende drager Ontstaan / ontvangen / geboren in: - Gewaarborgde omgeving - Niet gewaarborgde omgeving Enkel het begrip digitaal geboren op zichzelf feitelijk zinloze duiding 2

3 Statusbepaling leidende drager Klad / concept creatieomgeving (geen status) Gewaarborgde omgeving naloog naloge opname in werkproces moment van geboorte Papier leidend beheeromgeving (status) Situatie van laatste ar!!! 3

4 Statusbepaling leidende drager Klad / concept creatieomgeving (geen status) Gewaarborgde omgeving Digitaal Digitaal beheeromgeving (status) opname in werkproces moment van geboorte opname in RMS E- depot 4

5 document Papier is (blijft) leidend Tilburg Papier Status bepaling Digitaal Printen en papier status geven?? Huidige situatie *Digitaal geboren Voldoet aan waarborgen** in overleg met en toetsing door gemeentearchivaris? Digitaal document rechtsgeldig en leidend * lle documenten die op de PC zijn opgemaakt zijn in principe digitaal geboren. Dit is feitelijk al vanaf begin ren 90 een gegeven, maar hebben nooit status gekregen omdat waarborgen ontbraken. ** rtikel 7 rchiefwet 1995, rchiefregeling, NEN ISO 15489, NEN 2082, NEN 2083 (metadata) 5

6 document Papier is (blijft) leidend Tilburg Papier Status bepaling Huidige situatie * lle documenten die op de PC zijn opgemaakt zijn in principe digitaal geboren. Dit is feitelijk al vanaf begin ren 90 een gegeven, maar hebben nooit status gekregen omdat waarborgen ontbraken. ** rtikel 7 rchiefwet 1995, rchiefregeling, NEN ISO 15489, NEN 2082, NEN 2083 (metadata) Digitaal *Digitaal geboren vervanging Permanent te bewaren Nee (V op termijn) Opmaken Handboek digitalisering met toetsing gemeentearchivaris op waarborgen** Printen en papier status geven? Voldoet aan waarborgen** in overleg met en toetsing door gemeentearchivaris? gescand werk- c.q. kopie-exemplaar van origil papier ex?? Digitaal document rechtsgeldig en leidend Opmaken Handboek digitalisering met toetsing gemeentearchivaris op waarborgen**, mét machtiging van GS de Provinciale rchiefinspecteur gehoord lleen de groene vakken geven digitale documenten een voldoende rechtsgeldige status 6

7 document Papier is (blijft) leidend Tilburg Papier Status bepaling Digitaal Printen en papier status geven?? * lle documenten die op de PC zijn opgemaakt zijn in principe digitaal geboren. Dit is feitelijk al vanaf begin ren 90 een gegeven, maar hebben nooit status gekregen omdat waarborgen ontbraken. ** rtikel 7 rchiefwet 1995, rchiefregeling, NEN ISO 15489, NEN 2082, NEN 2083 (metadata) *Digitaal geboren vervanging Permanent te bewaren Nee (V op termijn) Opmaken Handboek digitalisering met toetsing gemeentearchivaris op waarborgen** Voldoet aan waarborgen** in overleg met en toetsing door gemeentearchivaris? gescand werk- c.q. kopie-exemplaar van origil papier ex? Digitaal document rechtsgeldig en leidend Opmaken Handboek digitalisering met toetsing gemeentearchivaris op waarborgen** (Vervallen specifiek toezicht) lleen de groene vakken geven digitale documenten een voldoende rechtsgeldige status Toekomst? 7

8 Statusbepaling leidende drager Mogelijk uitgangspunt, booleaans principe van geboortebeginsel? drager duurzaamheid authenticiteit Formeel moment van geboorte? 8

9 Vormen van hybride archivering. Gescheiden hybride archivering B. Vermengde hybride archivering C. Schaduw hybride archivering 9

10 . Gescheiden hybride archivering Tilburg Volledig digitaal óf Volledig analoog D D D Volledig dossier digitaal Volledig dossier analoog Werkproces /dossier /zaak is óf geheel digitaal, of geheel analoog 10

11 B1.Vermengde hybride archivering Tilburg digitaal: uitgaande / intern analoog: inkomend D D D samen volledig dossier Volledig dossier Digitale en analoge documenten vormen samen volledig werkproces / dossier 11

12 B2.Vermengde hybride archivering Tilburg Digitaal én naloog D D D Huidige WBO situatie! Tenzij.. Volledig dossier Digitale en analoge documenten vormen samen volledig werkproces / dossier 12

13 C. Schaduw hybride archivering Tilburg Volledig digitaal en Volledig analoog 1 anvraag 2 Beoordeling / toets 3 besluit 1 aanvraag Volledig dossier digitaal 2 Beoordeling / toets Besluit (Volledig dossier analoog) Werkproces /dossier /zaak zowel digitaal als analoog volledig 13

14 Ordening digitaal schaduwarchief Digitaal werken alleen mogelijk met behoud van samenhang binnen dossierstructuur en deze dossiers vervolgens weer opgenomen in ordeningsstructuur (art. 18 R) Digitale procesdocumenten moeten zich 1:1 verhouden met papieren documenten, al dan niet numeriek geordend Behouden van unieke relatie met vindplaats van leidende papieren drager Digitale versie heeft status van kopie/representant van papieren rechtsgeldige versie Voorzie ook de digitale documenten/dossiers bij registratie van vernietigingsfunctionaliteit, achteraf ondoenlijk 14

15 Ordening leidende drager/archief Maak onderscheid tussen vernietigbare en te bewaren documenten Voorkom doorlopende numerieke plaatsing zonder periodieke afbakening Numerieke ordening binnen meerrige blokken maakt vernietiging uitvoerbaar 15

16 Ordening leidende drager/archief Numerieke ordening: Individuele documenten numeriek V-5 ar V-10 ar V-15 ar V-na vervallen belang? Dossiers numeriek 16

17 Extra complexiteit bij te bewaren documenten Handboek vervanging moet vooraf worden toegepast Ook dan machtiging substitutie achteraf niet mogelijk (vooralsnog?) In deze context is het behouden van fysieke dossierstructuur onvermijdbaar, overdracht numerieke documentordening niet wenselijk 17

18 Positie DIV (meerwaarde) Krachtige signaleringsfunctie (samen met IT-afd.) om bestuur en management (proceseigenaar) te wijzen op risico s bij onduidelijke statusbepaling. Maar maak het niet tot een DIV probleem DIV alleen verantwoordelijk voor uitvoering en regie, mits bestuur en management heldere status heeft vastgesteld en DIV heeft voorzien van voldoende mensen, middelen, en last but not least regiepositie!! 18

19 Regiehouding DIV tov andere kennisvelden Vraag en formuleer vanuit archivistische kaders en randvoorwaarden in relatie tot belang bedrijfsvoering en risico s. Laat andere kennisvelden vanuit hun expertise oplossingsgerichte aandeel leveren Essentiële archivistische concepten blijven krachtige grondkaders. 19

20 Positie inspectie Welke insteek wordt leidend? Helder standpunt innemen en formeel op risico s wijzen. Zo blijft zichtbaar wanr bestuur afwijkt van advies (taakverwaarlozing?) Besluiteloosheid zorgdrager gedogen en maar zien waar het schip strandt? Inspectie dan mede verantwoordelijk? Generaal pardon bij overdracht? Mits op dat moment documenten/dossiers in geborgde digitale omgeving worden opgenomen? En zoniet, wat dan? Zijn eisen en normen wel onderhandelbaar? 20