Bouwarchieven, echt openbaar?

Transcriptie

1 Bouwarchieven, echt openbaar? Bouwarchieven, echt openbaar? Archiefinnovatie Decentrale Overheden AIDO 7 april 2016 Nieuwegein

2 Even voorstellen

3 Grondslag ontstaan bouwarchieven Woningwet 1901 Gemeenten krijgen rechten op het gebied van onbewoonbaarverklaring, onteigening en krotopruiming. Kredietverlening bij en subsidiering van de nieuwbouw van arbeiderswoningen. Gemeenten gaan eisen stellen aan voor woningen. Zonder bouwvergunning van de gemeente iets nieuws te bouwen of een bestaand gebouw te verbouwen of uit te breiden was niet toegestaan.

4 Bouwarchieven Ouder dan twintig jaar over het algemeen kosteloos te raadplegen bij archiefdiensten. Vaak op papier, niet digitaal. Jonger dan twintig jaar te raadplegen bij gemeenten zelf (aan de balie). Gemeenten stellen overbrenging naar archiefdiensten vaak uit vanwege het bedrijfsvoering belang.

5 WABO oktober 2010 WABO oftewel Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht trad in oktober 2010 in werking. Een loket gedachte voor burger en/of bedrijf, maar ook een omgevingsvergunning in plaats van een bouwvergunning. Introductie Omgevingsloket (OLO). Alleen voor bedrijven is het gebruik van het OLO verplicht, al leggen sommige gemeenten ook particulieren de verplichting op het OLO te gebruiken.

6 Omgevingsvergunningen OLO heeft geen archiveringsfunctie. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor archivering. Vaak hybride wat vorm betreft, en digitaal en op papier. Vaak is alleen de digitale serie compleet. Opslag in vak applicaties zoals Squiten GISVG, soms ook in het centrale DMS, netwerkschijven. Geen duurzame oplossingen zoals e-depots.

7 Bouwvergunningen dubbel openbaar Woningwet artikel 57: Burgemeester en wethouders stellen een openbaar register in, waarin aantekening wordt gehouden van: A. aanvragen om bouwvergunning; B. verleende bouwvergunningen; C. bouwvergunningen die van rechtswege zijn verleend. Archiefwet 1995: Overheidsarchieven ouder dan 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats en daarmee openbaar. Kosteloze raadpleging.

8 Digitale Overheid Alle dienstverleningsprocessen moeten in 2017 digitaal verlopen, visie Plasterk. Vanaf 2001 worden steeds meer bouwvergunningen gedigitaliseerd. Vervangingsbesluiten zonder een duurzame digitale omgeving om te bewaren. Bij vervanging worden originelen vernietigd, soms met uitzondering van monumenten. Grote (prijs) verschillen in kwaliteit digitalisering.

9 Digitaal beschikbaarstelling Bezwaren tegen het publiceren van openbare bouwvergunningen. Publicatie is actief openbaren. Auteursrechten van met name het intellectuele eigendom van architecten.olo vraagt niet om toestemming vooraf (gemiste kans). Privacywetgeving, in het bijzonder BSN nummers op aanvraagformulieren, recht van verzet. Vernietiging, sommige gemeenten hebben bouwarchieven in het verleden vernietigd op grond van de toen geldende selectielijst of vervangen door microfiches.

10 Vaak onderbelichte aspecten Openbare veiligheid. Het opstellen van een uitsluitingenlijst en die actueel houden. Voorbeeld bankkluis in gebouwen. Ook voetbalstadions of poppodia? Zoeken en vinden. Huisnummering, verdwenen straten, metadata, ordening vooraf. Gebruikers zijn minder digitaal dan vaak aangenomen. Tref een voorziening voor fysieke raadpleging met hulp. Goede procedures openbaarheid, afstemming archiefdienst en gemeente.

11 Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Bij AVG geldt dat steeds moet worden gekeken of er niet meer persoonsgegevens worden gearchiveerd dan nodig is. Ook bij de AVG mogen in de AVG bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, etc.) worden bewaard voor archivering (art. 9 lid 2 sub i AVG). Nadere eisen over archivering in art. 83 van de AVG stelt in artikel 83 zoals de plicht om technische en organisatorische maatregelen te treffen om de privacy te waarborgen, zoals pseudonimisering.

12 AVGen archivering (2) Uitzondering op het recht om vergeten te worden bij archivering in het algemeen belang (art. 17 lid 3 sub d AVG). Dit recht om vergeten te worden is (min of meer) nieuw met invoering van de AVG. Uitzondering gemaakt op de plicht om de betrokkene in te lichten over de verwerking (de archivering). De betrokkene hoeft dus niet te worden geïnformeerd als zijn persoonsgegevens worden opgenomen in het archief (art. 14a AVG). -> Deze regel geldt ook al in de Wbpin art. 44 lid 2, er verandert dus niets nieuws ten opzichte van de Wbp. Lidstaten kunnen bepalen dat er nadere specificaties of afwijkingen gelden voor de informatievoorschriften, de rectificatie, de wissing, het recht om te worden vergeten, de beperking van de verwerking en het recht van gegevensoverdraagbaarheid en het recht van bezwaar tegen verwerking van persoonsgegevens bij de archivering (art. 83 lid 3 AVG). Of Nederland dit ook gaat doen is nog niet bekend.

13 Gemeenten Nijmegen en Tilburg Tilburg in 2001 gestart met toegankelijk maken bouwarchief, meer dan 1 kilometerarchief. Gebruik eigen ontwikkelde selectielijst op documentniveau. Daarna digitalisering, aanvankelijk voor eigen gebruik, geen vervanging AW 7, ook niet in kleur. Nijmegen als eerste gemeente online in 2005, Tilburg volgde eind Wat verschillen: - Gebruik DigiD. - Extra zoekmogelijkheid postcode. - Tilburg vooraf toestemming gevraagd aan het college bescherming persoonsgegevens en vereniging van architecten. - Recht van verzet, niet meer actueel, nauwelijks gebruik van gemaakt.

14 Vragen?