Best practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op

Transcriptie

1 Best practise e-depot Streekarchieven zoeken de samenwerking op

2 Opwarmen met stellingen Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de markt Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst en DIV Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst, DIV en ICT Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de gehele informatieketen

3 Agenda Pilot 3 X 3 Josine van de Voort Anje van der Lek Pilot e-depot Westfries Archief Annemieke Adema Stellingen

4 PILOT 3x3 Duurzaam Digitaal Archiveren Josine van de Voort en Anje van der Lek

5 Pilot 3 x 3: 3 AD en 3 gemeenten Waterlands Archief

6 Groei Ontstaan project Regionaal Archief Alkmaar ziet de noodzaak met gemeenten de discussie aan te gaan over duurzaam digitaal bewaren Bij de al bestaande e-depot initiatieven was geen ruimte om aan te haken Diverse leveranciers wilden ook ervaring opdoen om zo hun producten te verbetren of te vernieuwen Met het ontstaan van Archief20202 kwam er financiele ruimte voor

7 Overwegingen Wettelijk kader laat ruimte voor andere edepots, bijvoorbeeld van en met leveranciers Wachten tot de bestaande initiatieven wel ruimte hebben voor anderen om aan te haken betekent enkele jaren vertraging Leveranciers zijn een onlosmakelijk onderdeel van alle gemeentelijke processen; het is niet nieuw iets met een leverancier te ontwikkelen Het opdoen van praktische ervaring kan een boost geven in het denken over duurzaam digitaal archiveren

8 Resultaten Wat zijn de generieke stappen die een gemeente moet zetten om digitaal te kunnen archiveren? Wat zijn de generieke stappen die een archiefdienst moet zetten om digitale dossiers te kunnen beheren? Hoe krijgen we de op deze manier opgeslagen en beheerde informatie weer ter beschikking van de gemeente en het archief?

9 Kennisvragen Systemen Hoe vindt de koppeling met het archiefbeheersysteem plaats? Welke aanpassingen zijn er nodig aan de archiefbeheerapplicatie? Wat zijn de verschillen en overeenkomsten in metadatering

10 Systemen vervolg Hoe worden in (tijdelijk) beheer gegeven archiefbestanden onderscheiden van de eigen archieven (overgebrachte) archieven. Wat zijn de technische implicaties (koppelingen, beveiliging, performance) Wat zijn de voor ( of na-) delen van het gebruik van een DMS?

11 Kennisvragen Processen Wordt er een kwaliteitscontrole op het dossier uitgevoerd voor opslag in het depot? Welke services biedt de archiefdienst? Welke handelingen blijven bij de administratie? Welke metadata zijn daarvoor noodzakelijk?

12 Processen vervolg Welke expertise heeft de archiefdienst nodig en welke de gemeente? Welke kosten zien wij en welke baten? Welke functies zijn er nodig bij de archiefdienst voor digitaal beheer?

13 Maar ook heel belangrijk.. Ervaring opdoen!

14 Opzet Pilot Fase 1 Vanuit Gemeentelijk DMS dossiers overbrengen naar het e-depot wat fusiek bij KPN zit Dit drie maal: diverse omgevingen, diverse dossiers, Fase 2 Vanuit de Archiefdienst van de betrokken gemeente de dossiers benaderen Drie verschillende archiefbeheersystemen Bevindingen pilots via Archief2020 beschikbaar In het najaar een sessie voor geinteresseerden

15 Pilot 1 WA en Waterland

16 Stappen Fase 1 Fase 1 Drie gemeenten vanuit het DMS ( Corsa) dossiers/documenten in e-depot van Data matters Stappen: Nieuwste release Corsa (2014) Consultant BCT activeert e-depot functionaliteit Dossiers/Documenten worden overgezet

17 Na Pilot 1: Wat kwamen we tegen? ICT afdelingen gemeenten staan onder druk: lastig toegang te krijgen Functionaliteit van het e-depot is nog laag: geen berichtenverkeer etc; idem voor het DMS Metadata gaat nog niet mee Functioneel ontwerp en technisch ontwerp nog in ontwikkeling

18 Pilot 2: RAA en Heerhugowaard

19 Pilot 2 Loopt Doel is nu ook metadata mee te nemen Gezien de tijdsdruk is het mogelijk dat we de koppeling simuleren

20 Pilot 3 SAMH en Zuidplas Zuidplas gebruikt de cloudoplossing van Corsa Probleem: contracten met de hosting partners van de leverancier laten geen ruimte voor de pilot Andere gemeente en ander DMS?

21 Stappen Fase 2 De leveranciers van de Archiefbeheersystemen benaderen de dossiers in het e-depot Hiervoor zijn technische afspraken nodig Dit gebeurt drie maal met drie verschillende systemen Doel is kijken wat er geregeld moet worden om de dossiers te beheren

22 Wat hebben we tot nu toe geleerd? Werken met een leverancier is een andere dynamiek: de belangen zijn verschillend Communicatie over en weer heeft veel aandacht nodig ( maar dat geldt eigenlijk altijd!) Leveranciers hebben belang bij de pilots voor het ontwikkelen van business rules en standaarden Van onderaf beginnen levert ook inzichten op Goed nadenken over Dossier nivo en Document nivo; wat doe je waar Cloudoplossing bleek ongeschikt voor deze pilot

23 Hoe nu verder? Pilot 2 Heerhugowaar tussen nu en juni Pilot 3 wordt ook voor zomer 2015 gepland Fase 2 eerste sessie met de eerste leverancier half maart Tussen rapportage verschijnt rond begin mei Eindrapportage verwacht in najaar 2015

24 Anje van der Lek Regionaal Archief Alkmaar Josine van de Voort

25 Pilot e-depot Westfries Archief

26 Inhoud Korte introductie in de pilot De samenwerking in de pilot En nu door!!! Wat gaan we waar halen en brengen met de implementatie van het e-depot

27 Introductie in de Westfriese pilot

28 Wat was het plan? Doel Ervaring opdoen met het werken met een e-depot, van de opname tot en met het beschikbaar stellen. Hoe Gebruik maken van gedigitaliseerde bouwvergunningen uit de regio. Bonus: Een werkend e-depot!

29 Samenwerking in de Pilot Drie Westfriese gemeenten Data DiVault Kennis Techniek Westfries Archief Kennis Westfries netwerk

30 Rol Westfriese gemeenten Aanleveren Data Bouwvergunningen voor invoering WABO Hoorn werkt met Easyware Stede Broec leverde aan mbv Excel Medemblik werkt met Decos

31 Aangeboden Data (1) Totaal: bouwvergunningen archiefstukken vergunningen archiefstukken Hoorn Medemblik Stede Broec Hoorn Medemblik Stede Broec

32 Aangeboden Data (2) Bestandsformaat pdf tif jpg PDF versie's PDF 1.3 (fmt/17) PDF 1.4 (fmt/18) PDF 1.5 (fmt/19) PDF 1.6 (fmt/20) PDF/A 1a (fmt/95) PDF/A 1b (fmt/354)

33 Rol van DiVault Hans Mannaert - DiVault Leveren van kennis/ondersteuning Projectmanagement Technische (ICT en informatie) vraagstukken Gebruik E-depot en SW tools

34 Rol Westfries Archief Kennis leveren op gebied van e-depot De juiste gesprekspartners aan tafel Westfriese bestuurders en ambtenaren betrekken bij het project Bestuur WFA Kring van secretarissen Platform Informatiemanagement (PIM)

35 Kennisagenda 1. ED3 2. Continuïteit 3. Integratie MAIS-Flexis en e-depot 4. Metadata bouwvergunningen 5. Businesscase 6. Beleid Zie ook

36 Lessen geleerd Aanleveren data: Wie zit er aan tafel Mappen van de metadata Continuïteit in projectorganisatie Communicatie, intern en extern Oh en een millenniumbug werkt ook in 2014!

37 En nu door!!! Beleidsplan Westfries Archief Vaststelling april 2015 Opdracht geven voor ontwikkeling e-depot

38 Ambitie Werkend E-depot Waar gemeenten op aan kunnen sluiten Dit houdt in dat het: Westfries Archief er klaar voor moet zijn De regio er klaar voor moet zijn

39 Starten met: Businesscase en roadmap naar een regionaal e-depot Metadata, metadata, metadata De zachte kant van het e-depot

40 Wat brengt het WFA? Werkend e-depot Om daar te komen: Faciliteren wij het project Leveren wij kennis Verbinden we mensen, functies en informatie Maar

41 Wat halen we waar (1) Bestuur Opdracht Bewustzijn duurzame archivering Gemeentesecretarissen Gedelegeerd opdrachtgeverschap Sponsorschap van het project Bewustzijn duurzame archivering PIM Kennis Ambassadeurs Capaciteit

42 Wat halen we waar (2) ICT Technische ondersteuning DIV Specifieke archivistische kennis (van archiveringssysteem organisatie) Proceseigenaren Kennis van het werkproces Markt? Hardware Software

43 Vragen? Annemieke Adema

44 Stellingen Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de gehele informatieketen. Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst.

45 Stellingen Een e-depot kan je kant en klaar kopen. De hard- en software voor een e-depot kan je kopen. De overige zaken, zoals organisatie, beleid, processen en procedures, etc moet je zelf inrichten.

46 Stellingen Het e-depot is de verantwoordelijkheid van de overheid en die moet ook door de overheid gerealiseerd worden. Een e-depot uit de markt kan minstens even goed zijn als het E-depot van het Nationaal Archief

47 Stellingen Digitale archivering begint direct bij de dossiervorming Digitale archivering (inclusief > e-depot) begint direct bij de dossiervorming

48 Stellingen Het RMA is een overbodige applicatie als je bent aangesloten op een e-depot. Het DMS is een overbodige applicatie als je bent aangesloten op een e-depot.

49 Stellingen Morgen start ik met het opdoen van ervaring met een e-depot.

50 Best practise e-depot Streekarchieven zoeken de samenwerking op