DATUM BEHANDELING IN D&H 21 ĩtieì commissie 0 MBH (12 juni 2013) SAMENWERKING ICT-AANBOD ORGANISATIES VAN WSRL EN WSHD, INITIËLE BUSINESSCASE

Transcriptie

1 DATUM VERGADERING 27 juni 2013 BIJLAGE(N) 2 AGENDAPUNTNUMMER. - DATUM BEHANDELING IN D&H 21 ĩtieì 2013 commissie 0 MBH (12 juni 2013) est;-. AAN DE VERENIGDE VERGADERING B SAMENWERKING ICT-AANBOD ORGANISATIES VAN WSRL EN WSHD, INITIËLE BUSINESSCASE 1 Aanleiding Zoals eerder met u besproken hebben wij opdracht gegeven voor het maken van een businesscase voor samenwerking op het gebied van ICT tussen Waterschap Rivierenland en ons. Om deze businesscase te kunnen realiseren is een gezamenlijk project gestart. In de periode van 5 maanden (tussen oktober 2012 en maart 2013) hebben verschillende medewerkers van beide pen, ondersteund door een externe organisatie (Inter Access) zich ingespannen voor doelgerichte ontwikkeling van de beoogde businesscase. De businesscase is tot stand gekomen onder aansturing van een stuurgroep waarin de bestuurlijke trekkers Arnold van Eekhout (WSHD) en Arend Fernhout (WSRL) hebben geparticipeerd. Aan dit document is het resultaat van het project bijgevoegd (bijlage 1). Dit betreft een initiële businesscase waarin de visie op de inrichting van een gezamenlijke IT-organisatie en gezamenlijke IT-infrastructuur medio 2016 is uitgewerkt en inzicht is gegeven in het besparingspotentieel van 3 mogelijke veranderscenario's voor de beoogde samenwerking. 2 Voorstel Het college van D&H stelt de VV voor te besluiten: 1. Scenario 1 als vertrekpunt te nemen voor de verdere samenwerking op het gebied van ICT met Rivierenland. 2. Samen met Rivierenland tot de implementatie van scenario 1 over te gaan. 3. Voor wat betreft het standaardiseren van bedrijfsprocessen en applicaties (die in de scenario's 2 en 3 aan de orde zijn) wordt voorgesteld de geplande aanschaf of vervangingsmomenten te benutten om per applicatie, op met name het terrein van de bedrijfsvoering, te beoordelen of standaardisering met Rivierenland (en zo mogelijk meerdere partners) rendement oplevert. 4. De wens uit te spreken dat in de nabije toekomst scenario's 2/3 samen met het Rivierenland gerealiseerd kunnen worden, om op die wijze additioneel C 2 min. structureel aan belastinggeld te besparen. 3 Motivering Er is een positieve business case voor de gezamenlijke ICT-aanbod organisatie en geïntegreerde ICT-infrastructuur. De samenwerking draagt bij aan de doelstellingen én er zijn structurele besparingen mogelijk binnen de ICT-aanbod organisatie van 8 0 7o ^ C 1,3

2 DATUM VERGADERING 27 julli 2013 ONDERWERP Sa men we rki ng ICT-aanbod organisaties PAGINA 2 miljoen; zie scenario 1 in de onderstaande grafiek 1 ). De eenmalige transitiekosten voor de gezamenlijke ICT-aanbod organisatie en geïntegreerde ICT-infrastructuur bedragen C 1,5 miljoen. C Ē e C C e e i.ooo.ooo Ē C Verder zijn er besparingsmogelijkheden als gevolg van standaardisatie van bedrijfsprocessen en gelijktijdige standaardisatie van applicaties: scenario 2 (oplopend tot 18 0 Zo = C 2,7 miljoen in 2023) scenario 3 (oplopend tot o = C 3,3 miljoen in 2023) In scenario's 2 en 3 worden naast de inrichting van de nieuwe gezamenlijke ICT-aanbod organisatie en ICT-infrastructuur ook de bedrijfsprocessen en applicaties gestandaardiseerd en/of geconsolideerd. De transitiekosten verband houdende met de standaardisatie van bedrijfsprocessen en gelijktijdige standaardisatie van applicaties zijn in deze fase van onderzoek niet in te schatten en derhalve nog niet geraamd. Onderstaand wordt onder 'transitiekosten' nader toegelicht hoe het geschetste besparingspotentieel van scenario 2 en 3 bezien moet worden. In alle 3 scenario's wordt een integratie van de ICT-organisaties van WSRL en WSHD tot één ICT-aanbod organisatie (met aanvang in januari 2014) voorgesteld. En een integratie van de ICT-infrastructuren van WSRL en WSHD tot één gezamenlijke ICT-infrastructuur (in de periode 2014 en helft 2015). Tegelijkertijd worden in de periode 2014 tot 2016 geleidelijke verbeteringen in procesmatig werken binnen de nieuwe ICT-aanbod organisatie doorgevoerd. Transitiekosten: Voor de inrichting van de nieuwe gezamenlijke ICT-aanbod organisatie en ICT-infrastructuur moet rekening gehouden worden met transitiekosten van orde grootte C 1,5 miljoen (scenario's 1, 2 en 3). De transitiekosten met betrekking tot standaardisering van bedrijfsprocessen en applicaties (scenario's 2 en 3) zijn bij de berekening van de businesscase (scenario's 2 en 3) buiten beschouwing gelaten. Deze transitiekosten zijn onderdeel van de investeringsbeslissingen die, in de komende jaren, per bedrijfsproces en applicatie zullen worden genomen. Anders gezegd, de transitiekosten met betrekking tot afzonderlijke bedrijfsprocessen en applicaties worden meegenomen in de reguliere besluitvorming ten aanzien van investeringen. Bij aanschaf of vervanging van een applicatie zal worden bekeken of gezamenlijke aanschaf en beheer voor het werk zelf rendement oplevert. Die afweging is primair leidend voor de keuze om wel of niet gezamenlijk een 1 De grafiek geeft het besparingspotentieel aan voor elk van de beschreven scenario's. Het referentieniveau is het besparingspotentieel bij volledige integratie van bedrijfsprocessen en applicaties.

3 DATUM VERGADERING 27 juľli 2013 ONDERWERP Samenwerking ICT-aanbod organisaties applicatie te gaan runnen. Het hierboven geschetst besparingspotentieel voor de scenario's 2 en 3 is een besparingspotentieel dat in de ondersteuning, dat wil zeggen het beheer van de ICT-applicaties, potentieel kan worden bereikt indien we er in zouden slagen 75 0 Zo van de applicaties (scenario 2) of o van de applicaties (scenario 3) gezamenlijk in te richten en te beheren. Bestuurlijke keuze Het aan u voorgestelde besluit is gebaseerd op de voorgenomen besluiten van beide colleges. Deze besluiten liggen in eikaars verlengde. Beide colleges stemmen in met de volgende richting:» te koersen op de verdere uitwerking van scenario 1 Het verschil ligt in de aanpak van de standaardisatie van de bedrijfsprocessen en applicaties.» Het college van WSRL kiest er voor om de geplande aanschaf of vervangingsmomenten te benutten om per applicatie, met name op het terrein van de ondersteunende processen te beoordelen of de standaardisering met (en zo mogelijk meerdere partners) rendement oplevert. «Het college van WSHD kiest voor de gezamenlijke doorvoering van alle nieuwe veranderingen in de bedrijfsprocessen en applicaties (scenario 2) met een evaluatiemoment in 2015 om de mogelijke doorstart naar scenario 3 te bezien. Beide colleges stellen een stapsgewijze vervolgaanpak voor, waarbij wij gezamenlijk willen koersen op een verdere uitwerking van scenario İ. In deze verdere uitwerking zal ook de samenwerkingsvorm (Virtuele organisatie, Gastheermodel en Shared Service Center) nader uitgewerkt worden. Op basis van deze verdere uitwerking kan dan vervolgens definitieve besluitvorming door de colleges plaatsvinden, voor zover deze besluitvorming past binnen de kaders van de businesscase. Voor wat betreft het standaardiseren van bedrijfsprocessen en applicaties (die in de scenario's 2 en 3 aan de orde zijn) wordt voorgesteld de geplande aanschaf of vervangingsmomenten te benutten om per applicatie, op met name het terrein van de bedrijfsvoering, te beoordelen of standaardisering met Rivierenland (en zo mogelijk meerdere partners) rendement oplevert. Met dit laatste bouwen we voort op eerder genomen initiatieven. Zo wordt momenteel gewerkt aan processtandaardisatie en een applicatie voor vergunningverlening en handhaving door een viertal pen (waaronder WSRL en WSHD) en RWS en een contentmanagementsysteem voor websites (voor een aantal pen waaronder WSRL en WSHD). Op het terrein van E-HRM loopt momenteel een landelijk initiatief. Samen met WSRL wordt momenteel bijvoorbeeld gewerkt aan standaardisering van het subsidieproces en inkoopproces. Mogelijk leidt dit op termijn tot de aanschaf/vervanging van applicaties. 4 Risico's Wij willen er op wijzen dat samenwerking op basis van de voorgestelde scenario's niet vrijblijvend is. In de beschreven scenario's vervlechten de pen steeds verder met elkaar op het vlak van bedrijfsprocessen en applicaties (scenario 2 en 3) en ICT-infrastructuur (scenario 1, 2 en 3). Een keuze voor een van de scenario's zal daarmee een duurzame keuze moeten zijn. 5 Gevolgen

4 DATUM VERGADERING 27jUľlİ 2013 ONDERWERP Sa men werki ng ICT-aanbod organisaties PAGINA 4 a. Financieel: Wordt na positieve besluitvorming in de vervolgfase nader uitgewerkt. b. Personeel: Wordt na een positief besluit in de vervolgfase nader uitgewerkt. c. Juridisch: Wordt na een positief besluit in de vervolgfase nader uitgewerkt. Dit betreft met name de juridische organisatievorm van de nieuwe ICT-aanbod organisatie en het omgaan met softwarelicenties en onderhoudscontracten van hardware en software. d. Duurzaamheid: N.v.t. e. Communicatief: N.v.t. g. Wijze van publiceren: 0 Niet van toepassing D Intranet D Internet D Terinzagelegging D Pers 6 Verdere aanpak/procedure Na een positief besluit van beide Algemene besturen van pen Rivierenland en zal vervolgens het transitie plan worden uitgewerkt. In dat proces worden de doelstellingen van de beschreven visie (zie bijlage 1 van het rapport: SOLL situatie in 2016) uitgewerkt en t.z.t. ter additionele besluitvorming voorgelegd. 7 Evaluatie N.v.t. Dijkgraaf en heemraden, secretaris-directeur, Ą dijkgraaf, ^7 drs. A.A. van Vliet. ing. J.M. Geluk.

5 DATUM VERGADERING 27 juľli 2013 AGENDAPUNTNUMMER KENMERK BESLUIT VV: SAMENWERKING ICT-AANBOD ORGANISATIES DE VERENIGDE VERGADERING VAN WATERSCHAP HOLLANDSE DELTA; op voordracht van dijkgraaf en heemraden van d.d. 21 mei 2013; gezien het advies van de commissie Middelen, Bestuurlijke Zaken en Handhaving van 12 juni 2013; overwegende dat: De Algemene besturen van WSRL en WSHD de visie op de samenwerking "Rivieren en stromen samen" in september 2011 hebben vastgesteld Er een positieve business case is voor de gezamenlijke ICT-aanbod organisatie en geïntegreerde ICT-infrastructuur. gelet op: artikel 77 Waterschapswet; BESLUIT: L Scenario 1 als vertrekpunt te nemen voor de verdere samenwerking op het gebied van ICT met Rivierenland. 2. Samen met Rivierenland tot de implementatie van scenario 1 over te gaan. 3. Voor wat betreft het standaardiseren van bedrijfsprocessen en applicaties (die in de scenario's 2 en 3 aan de orde zijn) wordt voorgesteld de geplande aanschaf of vervangingsmomenten te benutten om per applicatie, op met name het terrein van de bedrijfsvoering, te beoordelen of standaardisering met Rivierenland (en zo mogelijk meerdere partners) rendement oplevert. 4. De wens uit te spreken dat in de nabije toekomst scenario's 2/3 samen met het Rivierenland gerealiseerd kunnen worden, om op die wijze additioneel C 2 min. structureel aan belastinggeld te besparen. Ridderkerk, 27 juni De Verenigde Vergadering voornoemd, secretaris-directeur, dijkgraaf, drs. A.A. van Vliet. ing. J.M. Geluk.

6 DATUM VERGADERING 27 j U D İ 2013 ONDERWERP Sa me n we rki ng ICT-aanbod organisaties Bijlagen^» Conceptbesluit VV Initiële business case