ALGEMENE VERGADERING. 26 februari 2013 SMO/Financiën. 28 januari 2013 Regiegroep Shared Services Rijn-Oost / mw. G.C.J. Smink.

Transcriptie

1 VERGADERDATUM SECTOR/AFDELING 26 februari 2013 SMO/Financiën STUKDATUM NAAM STELLER 28 januari 2013 Regiegroep Shared Services Rijn-Oost / mw. G.C.J. Smink ALGEMENE VERGADERING AGENDAPUNT ONDERWERP Rijn-Oost 8 PROGRAMMA PORTEFEUILLEHOUDER Tiesinga, H.L. PARAAF HOOFD AFDELING CCBO drs. E. Borsboom Voorstel 1. Kennisnemen van de resultaten van het verkennend onderzoek naar kansrijke gebieden voor samenwerking middels shared services, vastgelegd in de rapportages van de vier individuele business cases en het overkoepelend eindrapport shared services Rijn-Oost. 2. Instemmen met het voornemen om de resultaten van de business cases uit te werken in businessplannen en in een daarop aansluitend transitieplan. 3. Instemmen met het voorbereiden van een zo licht mogelijke gemeenschappelijke regeling teneinde de samenwerking in shared services en het daarbij passende organisatieconcept verder uit te werken en juridisch mogelijk te maken Instemmen met het voornemen om separaat aan het traject van shared services in de loop van 2013 te starten met het ontwikkelen van een gezamenlijke visie op operationele processturing en beheer op het terrein van zuiveren Een separaat voorstel voor de nadere uitwerking van dit traject (inclusief een financiële paragraaf) afwachten. 5. Instemmen met een bijdrage van voor de verdere implementatie van shared services in Rijn-Oost. 6. Kennisnemen van de nadere opmerkingen vanuit Waterschap Zuiderzeeland naar aanleiding van de thematische AV vergadering 24 januari Samenvatting Begin 2012 hebben zes waterschappen (Velt en Vecht, Reest en Wieden, Groot Salland, Regge en Dinkel, Zuiderzeeland en Rijn en IJssel) besloten het verkennend onderzoek te starten naar kansrijke gebieden voor samenwerking door middel van shared services. Met kansrijk wordt bedoeld gebieden waarop we positieve effecten verwachten ten aanzien van de kosten, de kwaliteit en de kwetsbaarheid (de drie K s). Hiertoe hebben de dagelijks besturen van de betrokken waterschappen in januari opdracht gegeven en in juni het Plan van Aanpak vastgesteld, na een positief advies door de ondernemingsraden te hebben ontvangen. In de periode juni oktober hebben vier werkgroepen uit de eigen organisaties met grote inzet gewerkt aan het uitwerken van business cases op de deelterreinen ICT, Inkoop, Personele Zaken en Zuiveren. De Regiegroep, bestaande uit de secretaris-directeuren, heeft in de tussenliggende periode de voortgang van de business cases bewaakt en de communicatie met bestuur, de ondernemingsraden en de medewerkers uit de organisaties verzorgd. Ook is intensief gesproken over een passend organisatie- en besturingsconcept voor de beoogde samenwerking. De resultaten van de vier business cases zijn samengevat in een Overkoepelend Eindrapport (zie bijlage). In dit rapport zijn feitelijke samenvattingen per business case opgenomen alsook de analyse van de resultaten en randvoorwaarden voor succes. 1 / 7

2 Gaandeweg het traject is het vertrouwen en het enthousiasme voor de samenwerking in Rijn-Oost sterk gegroeid. Alle betrokkenen, niet in de laatste plaats de medewerkers die actief hebben meegedacht in de vier business cases, zijn gemotiveerd om het ingezette traject van samenwerking ook daadwerkelijk te gaan uitvoeren. Lelystad, 28 januari 2013 het college van Dijkgraaf en Heemraden, de secretaris-directeur, de dijkgraaf, ir. J.B. van der Veen. mr. ir. H.L. Tiesinga. 2 / 7

3 Onderbouwing 1.1. Het resultaat van de business cases en de bijbehorende koepelnotitie bieden inzicht in de opbrengsten ten aanzien van het werken in shared services in Rijn-Oost. Op basis van de vier business cases Samenwerking in Rijn-Oost (t.a.v. ICT, Inkoop, Personele Zaken en Zuiveren) kan worden geconstateerd dat op elk van de vier deelterreinen positieve resultaten zijn te verwachten ten aanzien van kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten. Ook zijn er maatschappelijke baten te verwachten. Er zijn serieuze financiële voordelen te verwachten. De omvang daarvan is door de werkgroepen vanuit hun taakgebied op 11 tot 13 miljoen per jaar geschat voor de zes waterschappen gezamenlijk. In de volgende fase zal met het maken van business plannen, door het in breder verband beoordelen en analyseren, vastgesteld moeten worden in welke mate die voordelen ook praktisch te realiseren zijn. Om de voordelen te realiseren is wel de randvoorwaarde dat geïnvesteerd wordt in het onderling stroomlijnen van werkprocessen. Dit betekent dat er op onderdelen minder ruimte zal zijn voor de eigen manieren per waterschap. Daarnaast zullen er investeringen moeten worden gedaan om het beoogde resultaat te bereiken, bijvoorbeeld voor het aanbrengen van een gezamenlijke ICT omgeving. Er is ook voldoende vertrouwen, dat de benodigde organisatie, zonder al te veel bureaucratie, te realiseren is door de samenwerkende waterschappen. Er wordt geanticipeerd op een toekomst waarin optimaal gebruik van elkaars deskundigheden de norm is bij het efficiënt realiseren van kwaliteit. Overigens is in de business cases vooral gekeken naar onderlinge samenwerking tussen de waterschappen. Er wordt tussen waterschappen en andere partijen al veel samengewerkt, bijvoorbeeld met gemeenten op het gebied van afvalwaterketen De business cases ICT, Inkoop, Personele zaken en Zuiveren leveren voldoende op ten aanzien van de criteria kwaliteit, kosten, kwetsbaarheid en maatschappelijke relevantie. Daarom zal voor deze vier business cases de uitvoering worden voorbereid in de vorm van businessplannen. In het businessplan wordt beschreven hoe de samenwerking er precies gaat uitzien en wat daar voor nodig is aan investeringen, organisatie en coördinatie. Daarnaast zal een overkoepelend transitieplan worden opgesteld. Het transitieplan geeft aan hoe naar de gewenste samenwerkingssituatie wordt toegewerkt, welke veranderingen de nieuwe manier van werken behelst en wat het betekent voor de direct betrokkenen en de cultuur van de organisaties. 2.2 Een start maken met samenwerking in Het voorstel is om per deelterrein met een beperkt aantal activiteiten in 2013 een start te maken, ook wel genoemd het laaghangend fruit. De activiteiten die parallel aan het ontwikkelen van de businessplannen en binnen de bestaande bedrijfsvoeringskaders kunnen worden opgepakt zijn: Zuiveren: o start met ontwikkel- en specialistenteams op kansrijke onderdelen. ICT: o gezamenlijk informatiebeleidsplan ontwikkelen en afscheid nemen van individuele informatiebeleidsplannen; o voorbereiden van realisatie van een technische 6+ omgeving; o voorbereiden van een gezamenlijk softwarepakket, bijvoorbeeld voor inkoop op 6+ omgeving. 1 De feitelijke samenwerking met gemeenten is in de business case Zuiveren buiten beschouwing gelaten. Wel is het voornemen om de manier van samenwerken op strategisch niveau met elkaar af te stemmen en uit te wisselen. 3 / 7

4 Inkoop: o uitwisselen kennis en informatie beleid, visie en strategie; o harmonisatie tactisch inkoopproces; o standaardisering processen en werkwijze rond contract- en leveranciersmanagement; o voorbereiden van de ontwikkeling van 5-10 inkooppakket strategieën. Personele zaken: o voorbereiden van harmonisatie arbeidsvoorwaarden en gezamenlijke interpretatie binnen SAW; o samenwerking specialismen: creëren gebieden en voorstel voor implementatie daarvan; o quick wins in meer samenwerken op educatie. 3.1 Een zo licht mogelijke gemeenschappelijke regeling is de meest passende juridische vorm. De beoogde samenwerking door middel van meerschalige en virtuele shared services is onderzocht ten aanzien van het organisatieconcept en ten aanzien van een passende juridische vorm. Een gemeenschappelijke regeling (GR) heeft als voordeel dat voor wat betreft btw plicht en aanbestedingsplicht de minste belemmeringen zijn te verwachten. In deze vorm is geen sprake van een eigenstandig shared servicecenter. De samenwerking verloopt vanuit de eigen waterschappen, zonder het oprichten van een nieuwe organisatie-eenheid. De GR functioneert als juridisch vehikel van het samenwerkingsconcept. Het traject om te komen tot een GR vergt een aantal maanden. Wanneer begin 2013 gestart wordt met de voorbereiding van dit traject kan rond de zomer van 2013 de gemeenschappelijke regeling ter besluitvorming worden voorgelegd. De daadwerkelijke oprichting van een GR moet ter goedkeuring worden voorgelegd aan de respectievelijke algemeen besturen van de waterschappen alsmede aan de colleges van gedeputeerde staten van de provincies. 3.2 Een zo licht mogelijke gemeenschappelijke regeling is in lijn met het beoogde organisatieconcept. Het beoogde organisatieconcept bestaat uit meerschalig en virtueel samenwerken. Meerschalig betekent dat afzonderlijke waterschappen kunnen bepalen op welk deelterrein ze als opdrachtgever dan wel als opdrachtnemer kunnen optreden. Hiertoe worden op de deelterreinen dienstverleningsovereenkomsten gesloten tussen de betrokken waterschappen. Virtueel betekent dat geen afzonderlijke organisatie-eenheid zal worden opgericht, er wordt samengewerkt vanuit de bestaande organisaties, waarbij zoveel mogelijk gebruik zal worden gemaakt van de moderne hulpmiddelen. De zes waterschappen zijn gezamenlijk eigenaar van het organisatieconcept en sturen op dat concept. Binnen dat concept, sturen ze met behulp van de dienstverleningsovereenkomsten jaarlijks op te verkrijgen resultaten en benodigde middelen. Binnen dienstverleningsovereenkomsten zal duidelijk zijn hoe de dagelijkse sturing verloopt. Het opdrachtgevende waterschap moet er van op aan kunnen dat ze volgens gewenste specificatie geleverd krijgt waar ze opdracht toe gegeven heeft. De komende maanden zal dit organisatieconcept nader worden uitgewerkt en zal de voorbereiding van de DVO s ter hand worden genomen. Bij de uitwerking van de businessplannen, gaan wij er in principe van uit dat alle betrokken waterschappen participeren in de samenwerking op de vier deelterreinen. Om een beeld te krijgen van de consequenties van het eventueel niet mee doen van enkele waterschappen (op onderdelen) zal bij de aanvang van de businessplannen worden geïnventariseerd wie overweegt bij welk onderdeel niet mee te doen. Zodoende kan ook zicht ontstaan op de behoefte aan en het effect van een cafetaria aanpak. Het samenwerken middels shared services heeft overigens impact op de bestaande organisaties. Door een deel van de taken in shared service te gaan organiseren, zullen binnen de eigen organisaties effecten ontstaan op werkprocessen, informatiemanagement, werkplanningen, takenpakketten, capaciteitsplanning et cetera. Deze effecten zullen per waterschap in kaart gebracht worden in de fase van de businessplannen. 4 / 7

5 4.1 De rapportage van de werkgroep zuiveren biedt voldoende perspectief voor een uitwerking van een gezamenlijke visie op operationele processturing en beheer. In de opdracht aan de werkgroep van de business case Zuiveren is gevraagd om aan te geven wat nodig is om te komen tot een gezamenlijke visie op de operationele processturing en beheer. De werkgroep heeft hier een eerste aanzet voor gegeven in termen een procesvoorstel. 4.2 De operationele processturing en het beheer van zuiveren kent een andere dynamiek en bestuurlijke gevoeligheid. Zuiveren is een primair proces binnen de waterschappen en kent daardoor een grotere bestuurlijke gevoeligheid dan de processen op het niveau van bedrijfsvoering. Het verkennen van de mogelijkheid om tot een gezamenlijke visie te komen vergt daarom niet alleen ambtelijke expertise en afstemming, maar ook bestuurlijke betrokkenheid. Hiermee rekening houdende zal een plan van aanpak worden opgesteld voor dit visieproces, inclusief een financiële onderbouwing. 5.1 De implementatie van het samenwerken middels shared services bestaat uit het ontwikkelen van businessplannen alsmede uit het voorbereiden van de gemeenschappelijke regeling. Hier zijn kosten mee gemoeid. Voor de begeleiding van het opstellen van businessplannen zal zowel interne als externe begeleiding nodig zijn. Ook het voorbereiden van de gemeenschappelijke regeling en het verder vormgeven van het organisatieconcept zal externe begeleiding vergen. Vanwege het penvoerderschap van Waterschap Rijn en IJssel vragen wij het bruto krediet aan. De totale kosten van het project zijn geraamd op De kosten voor het project worden evenredig verdeeld over de zes deelnemende waterschappen. De door de waterschappen bestede interne uren zijn daarin niet inbegrepen. 6.1 De ondernemingsraden zijn in het traject actief betrokken. De ondernemingsraden van de zes waterschappen zijn via een informeel OR Platform betrokken geweest. Dit platform is drie maal bijeen gekomen en is door de voorzitter van de regiegroep geïnformeerd over de stand van zaken. De formele advisering verloopt via de eigen ondernemingsraden per waterschap. Personele consequenties geen Financiële consequenties Voor 2013 wordt een bijdrage van gevraagd. Dit bedrag past binnen het budget van het bestuur zoals opgenomen in de Meerjarenbegroting Juridische consequenties De gemeenschappelijke regeling kan start gaan nadat de respectieve algemene besturen van deelnemende waterschappen toestemming (art. 50, lid 2 WgR) hebben verleend tot deelname in de GR en ook gedeputeerde staten van de provincies waar de Waterschappen zijn gesitueerd, de GR hebben goedgekeurd (art. 50h Wgr). De goedkeuring door gedeputeerde staten betreft slechts een marginale toetsing (strijd met het recht of met het algemeen belang). Consequenties voor Communicatie Net als in de afgelopen periode zal ook tijdens de volgende fase in nauw overleg met de ondernemingsraden door middel van het OR platform, worden opgetrokken. Interne communicatie zal verlopen via de eigen intranet kanalen, het werkoverleg, de MT verslagen. Ook zullen de besturen als collectief worden betrokken, zoals ook in de afgelopen periode het geval is geweest. 5 / 7

6 Bijlagen - Nadere opmerkingen vanuit Waterschap Zuiderzeeland - Overkoepelend eindrapport Shared Service Rijn-Oost - Deelrapport ICT (6 bijlagen) - Deelrapport Personele Zaken (1 bijlage) - Deelrapport Inkoop (6 bijlagen) - Deelrapport Zuiveren (4 bijlagen) Deze stukken zijn te raadplegen op de website ons_waterschap/ bestuur/ agenda_stukken_av 6 / 7

7 Bijlage Nadere opmerkingen vanuit Waterschap Zuiderzeeland Algemeen In de regiegroep Rijn Oost is afgesproken dat een uniform voorstel aan alle zes de waterschapsbesturen wordt voorgelegd. Het voorliggende voorstel is opgesteld door de Regiegroep (en in onze lay-out gezet). Samenwerkingsvorm Om de beoogde samenwerking vorm te geven, wordt in het voorstel van de regiegroep voor wat betreft de juridische figuur uitgegaan van een zo licht mogelijke gemeenschappelijke regeling. Hierbij dient te worden opgemerkt dat een gemeenschappelijke regeling als zodanig de gesignaleerde aanbestedings- en fiscaalrechtelijke risico s niet wegneemt. Daarnaast worden ook vanuit civielrechtelijk oogpunt (t.a.v. de dienstverleningsovereenkomsten) aanvullende eisen aan de GR gesteld. Het college van DenH heeft besloten de regiegroep op te roepen hier aandacht voor te hebben bij de nadere uitwerking van de zo licht mogelijke GR en dit te borgen bij de besluitvorming over de uiteindelijke besluitvorming over de samenwerkingsvorm. Mogelijke nadelen In het gevolgde proces rondom de uitwerking van de business cases zijn keuzes gemaakt waarbij gezocht is naar zo veel mogelijk voordelen voor de samenwerking. In de vervolgfase wordt een business plan en een transitieplan opgesteld. In deze fase zal ook aandacht worden besteed aan de consequenties van de implementatie voor ons waterschap. Hierbij kan worden gedacht aan (negatieve) consequenties voor onze specialisatie, verdeling van verantwoordelijkheden en risico s, standaardisatie, schaalgrootte, aansturing, beleidsvrijheid van ons waterschap en transitiekosten. Business case inkoop - besparingspotentieel Onderdeel van de business cases is het in beeld brengen van mogelijke financiële voordelen. Voor de business case inkoop zijn van 16 inkooptakenvier inkooptaken geselecteerd die het meest essentieel en kansrijk worden geacht om samenwerking vorm en inhoud te geven; dit betreft enerzijds procesondersteunende activiteiten en anderzijds (primaire) inkoopactiviteiten. In het geschatte besparingspotentieel van de business case inkoop heeft elk van deze inkooptaken een eigen bandbreedte. Daarnaast zijn in deze business case twee scenario s onderscheiden; een voorspelling van het besparingspotentieel in een voorzichtig en in een optimistisch scenario. Het optimistische scenario leidt tot het hoogste bedrag in de bandbreedte; het voorzichtige scenario tot de laagste. Na saldering van de opbrengsten en kosten wordt in het optimistische scenario een resultaat geschat van 21,9 miljoen en in het voorzichtige scenario een resultaat van 11,3 miljoen. In de business case wordt aangenomen dat het voorzichtige scenario dichter bij de realiteit ligt dan het optimistische. In het overkoepelend eindrapport is daarom met het laagste bedrag gerekend. 7 / 7