Onderwerp : Voorstel tot het verstrekken van een krediet ten behoeve van de uitvoering van een plan van aanpak ten behoeve van de organisatie

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Onderwerp : Voorstel tot het verstrekken van een krediet ten behoeve van de uitvoering van een plan van aanpak ten behoeve van de organisatie"

Martina de Jonge
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Raadsvergadering : 27 oktober 2008 Agendapunt : 6 Onderwerp : Voorstel tot het verstrekken van een krediet ten behoeve van de uitvoering van een plan van aanpak ten behoeve van de organisatie Samenvatting voorstel In aansluiting op het uitgevoerde onderzoek in onze organisatie is een plan van aanpak opgesteld. Voorgesteld wordt het plan van aanpak voor kennisgeving aan te nemen, inclusief de nadere uitwerking en het uitvoeren van een quick scan, waarbij de kosten hiervan, in totaal geraamd op ,- exclusief btw, voor een bedrag van ,- ten laste te brengen van de reserve BBI en het restant, zijnde ,- ten laste van de post onvoorziene uitgaven. Gelet op de tijdsinvestering van betrokken medewerkers, niet alleen OR-leden, is inhuur van tijdelijk extra personeel noodzakelijk ter vervanging van medewerkers die een substantiële bijdrage zullen leveren aan de uitvoering van dit plan. Deze kosten zullen ten laste van het reguliere personeels budget worden gebracht. Over de voortgang hiervan zal informatie verstrekt worden via de buraps. Toelichting op het voorstel: Zowel schriftelijk als mondeling bent u in het voorjaar geïnformeerd over de ontstane situatie in onze organisatie. Vlak voor de zomer hebben wij u bericht dat wij, na een selectieprocedure te hebben doorlopen, in samenspraak met de Ondernemingsraad, gekozen hebben om opdracht te verlenen aan het bureau BentoSpino om de vraagstukken in kaart te brengen. Het onderzoeksrapport, gedateerd 4 september, hebben wij u vervolgens ter beschikking gesteld waarbij tevens gemeld is dat aan dit bureau verzocht is om een plan van aanpak op te stellen. Tijdens de vergadering van de commissie Controle en Onderzoek op 18 september is afgesproken dat deze materie aan de orde gesteld zal worden zodra het plan van aanpak in uw bezit is. Tevens werd afgesproken dat dit middels een voorstel aan uw raad zou gaan indien hiervoor middelen noodzakelijk zijn. Het plan van aanpak is op 24 september aan u ter beschikking gesteld en ligt op de gebruikelijke wijze voor u ter inzage. Hierin wordt een stappenplan geschetst (pagina 7 en verder) waarin doel en projectstructuur worden geschetst en wie bij welke onderdelen betrokken wordt. Tevens wordt hierbij een tijdspad aangegeven. In een gezamenlijk overleg op 23 september jongstleden van College en Ondernemingsraad is het plan van aanpak besproken en akkoord bevonden. Om een en ander goed te laten verlopen is de inschakeling van externe ondersteuning bij de start onontbeerlijk, niet in de laatste plaats om een duidelijke, onafhankelijke projectleider het geheel te kunnen laten begeleiden. Het spreekt voor zich dat in alle stappen zowel ons college als de Ondernemingsraad nauw betrokken zijn. Gelet op de inzichten die het bureau BentoSpino inmiddels heeft met de voorliggende problematiek zijn wij voornemens om dit bureau aan te wijzen als onze externe begeleider. Formeel dient voor het verstrekken van een dergelijke opdracht een aanbestedingsprocedure gevolgd te worden. Het in- 1

2 schakelen van BentoSpino heeft echter enkele belangrijke voordelen waardoor wij niet willen overgaan tot een aanbestedingsprocedure. Van belang is het vertrouwen dat dit bureau inmiddels geniet bij zowel de Ondernemingsraad als ons college. Daarnaast kent dit bureau de achtergronden en hoeft zich derhalve niet te verdiepen in de materie hetgeen kostenbesparend is. Op onderdelen zullen overigens derden ingeschakeld worden. Genoemd bureau heeft een kostenraming opgesteld van de te verwachten kosten voor uitvoering van het voorliggende stappenplan. De totale kosten worden geraamd op ,- exclusief btw. Wij verwijzen u hiervoor naar pagina 12 van het plan van aanpak. Tijdens de commissievergadering op 18 september is uitvoerig stil gestaan bij de omvang van de formatie van onze organisatie en de ervaren werkdruk. Deze materie wordt ook genoemd in het plan van aanpak. Op pagina 13 wordt aangegeven dat de mogelijke financiële effecten van het werkdrukonderzoek op dit moment nog niet te ramen zijn. Op 7 oktober heeft u gesproken over het door ons aan u voorgelegde raadsvoorstel. Gelet op de gevoerde discussie op dat moment hebben wij gemeend er goed aan te doen het raadsvoorstel terug te nemen en in te gaan op de door u gestelde vragen, opmerkingen en suggesties. Hiervoor treft u aan de brief, d.d.15 oktober 2008, die wij aan u gezonden hebben, een notitie Deelplan van Aanpak, evaluatie reorganisatie 2005 en onderzoek werkdruk, inclusief nulmeting organisatie, een aangepast Stappenplan interventieproject Sint Anthonis en een Communicatieplan Interventieproces Gemeente Sint Anthonis. Uit het plan van aanpak blijkt dat de uitvoering van het plan van aanpak een aanzienlijke tijdsinvestering van eigen medewerkers vergt. Gelet op de reeds aanwezige werkdruk zijn wij van mening dat tijdelijke inhuur van derden onontbeerlijk is voor die teams die een substantiële bijdrage moeten leveren om uitvoering van dit plan tot een succes te maken. Deze druk zal extra groot zijn voor de medewerkers die lid zijn van de Ondernemingsraad. Enerzijds zullen zij namelijk nauw betrokken worden bij de uitvoering van het plan van aanpak. Anderzijds zullen zij ook veel tijd en energie moeten steken in alle lopende zaken op het gebied van Samenwerken Land van Cuijk. Met de start van het uitvoeren van het plan van aanpak zullen namelijk ook alle taken op dit gebied door de Ondernemingsraad, en in lijn hiermee ook het Georganiseerd Overleg, opgepakt worden. Gelet op de wettelijk verankerde rol, (deels dient de OR advies te geven ten aanzien van voorgenomen besluiten en deels dient de OR in te stemmen met bepaalde voorgenomen besluiten) is het wenselijk en noodzakelijk dat de OR voldoende tijd beschikbaar heeft om alle, op korte termijn aan te leveren zaken, naar behoren te behandelen. Al met al betekent dit dat, naast de directe kosten voor uitvoering van het plan van aanpak, ook kosten gemaakt zullen worden voor de tijdelijke inhuur van personeel ter ondersteuning van die teams waarvan een grote inzet gevergd wordt voor de uitvoering van dit plan. Dit is noodzakelijk om de going concern werkzaamheden zoveel mogelijk normaal te blijven uitvoeren. Op dit moment is nog niet duidelijk hoe de bezetting van diverse werkgroepen eruit zal gaan zien zodat nog geen goed beeld te schetsen is van de benodigde menskracht. Via de Buraps zullen wij u hierover informeren. Financiële consequenties De directe kosten die voortvloeien uit het plan van aanpak bedragen ,- exclusief btw. In aansluiting op de op 7 oktober gevoerde discussie hebben wij een verdere uitwerking gemaakt van het plan van aanpak dat in ons schrijven van 15 oktober en de daarbij behorende bijlagen nader wordt toegelicht. Hierin wordt aangegeven dat de noodzakelijk geachte quick scan werkdruk exclusief btw kost. De totale kosten bedragen derhalve ,- excl btw. 2

3 In onze begroting is een reserve BBI ( = Beheers- en Beleidsinstrumentarium) opgenomen welke bedoeld is voor de invoering en verbetering van zaken ten behoeve van de organisatie, zoals planning en control. De stand van deze reserve bedraagt op circa ,--. Wij stellen voor de kosten van het plan van aanpak ten laste van deze reserve te brengen. De kosten voor het uitvoeren van de quick scan kunnen voor een klein deel (zijnde 820,-) nog ten laste van deze reserve gebracht worden. Het dan nog ontbrekende deel ( ,-) kan ten laste van de post onvoorziene uitgaven worden gebracht. De reserve is daarmee leeg en kan vervolgens worden opgeheven. De kosten voor inhuur van tijdelijk personeel, ter vervanging van die medewerkers die een aanzienlijke inzet leveren aan de uitvoering van het plan van aanpak, zullen ten laste van het personeelsbudget worden gebracht. Voorstel besluit Overeenkomstig bijgevoegd concept-besluit wordt voorgesteld: 1. het ter inzage liggende plan van aanpak voor kennisgeving aan te nemen, inclusief de nadere toelichtingen zoals verwoord in de brief van 15 oktober 2008 en de daarbij behorende bijlagen 2. in te stemmen met de in dit plan geraamde kosten, zijnde ,- en deze ten laste te brengen van de reserve BBI 3. in te stemmen met de kosten ter grootte van ,- voor het verrichten van een quick scan en deze kosten voor een bedrag van ,- ten laste van de post onvoorziene uitgaven te brengen en voor een bedrag van 820,- ten laste van de reserve BBI 4. in te stemmen met het opheffen van de reserve BBI nadat genoemde bedragen uit deze reserve zijn gehaald. 5. in te stemmen met de inhuur van tijdelijk personeel voor die medewerkers die een substantiële bijdrage zullen leveren aan de uitvoering van het plan van aanpak waarbij de kosten via de burap verantwoord zullen worden. Sint Anthonis, 14 oktober Burgemeester en wethouders van Sint Anthonis, de secretaris, de burgemeester, drs. R.H.M.A. Rongen J.M.J. Verbeeten Ter inzage legging Bij dit onderwerp liggen de volgende stukken ter inzage: 1. Rapport Onderzoek OR en medewerkers versus WOR-bestuurder en college van B&W gemeente Sint Anthonis 2. Plan van aanpak: interventieproces naar aanleiding van het onderzoek OR en medewerkers versus WOR-bestuurder en college van B&W gemeente Sint Anthonis 3. Brief d.d. 15 oktober 2008 Toelichting en uitwerking plan van aanpak interventieproces 4. Notitie Deelplan van Aanpak, evaluatie reorganisatie 2005 en onderzoek werkdruk (inclusief nulmeting organisatie) 5. Notitie Stappenplan interventieproject Sint Anthonis Communicatieplan Interventieproces Gemeente Sint Anthonis 3

4 Memorie gemeentegesprek n.v.t. 4

5 Afdeling Portefeuillehouder : Stafbureau : Burgemeester J. Verbeeten 5

Vergelijkbare documenten

Onderwerp : Opheffing gemeenschappelijke regeling Hypotheekfonds Noord-Brabantse Gemeenten

Raadsvergadering : 17 maart 2008 Agendapunt : 6 Onderwerp : Opheffing gemeenschappelijke regeling Hypotheekfonds Noord-Brabantse Gemeenten Samenvatting voorstel Het doel van de gemeenschappelijke regeling