Toetsing business case BUCH-gemeenten

Transcriptie

1 Toetsing business case BUCH-gemeenten In relatie tot kadernota s Samenwerking van Castricum en Heiloo Inleiding De gemeenten Castricum en Heiloo hebben in 2011 besproken dat de kaders voor samenwerking, tezamen met de kaders voor fusie, worden geïntegreerd in een kadernota Samenwerking. De Kadernota s van Castricum en Heiloo zijn (nagenoeg) gelijk na intensief overleg tussen de raadsleden van beide gemeenten. Zo worden in beide nota s dezelfde uitgangspunten en criteria gehanteerd voor samenwerking. In onderstaand samenvattend tabel wordt aangegeven hoe variant C van de business case BUCH-gemeenten scoort. De variant C scoorde dusdanig beter dan A en B dat deze niet zijn opgenomen in de tabel. In de toelichtende tekst onder het tabel, wordt waar nodig wel ingegaan op variant A en B in relatie tot C.. Afwegingstabel BUCH VARIANT C Toetsing aan criteria en uitgangspunten van de nota Samenwerking, gemeente Heiloo (juni 2013) en Kadernota Samenwerking en Fusie gemeente Castricum (juni 2012) Afwegingscriteria Voldoet Voldoet deels Voldoet niet NVT Opmerking / aanvulling resultaat toetsing Voldaan aan uitgangspunten en randvoorwaarden? Uitgangspunten Algemene uitgangspunten Volledige ambtelijke krachtenbundeling heeft de meeste impact op de 3 K s en 2 G s. Aantoonbare voordelen? Beleidstaken niet uitsluiten Meerwaarde moet meetbaar zijn Samenwerkingspartners per taak bepalen, geen uitsluiting op voorhand Gebieden voor samenwerking zijn in eerste instantie uitvoeringstaken Gekozen is voor samenwerking met Bergen, Uitgeest en Castricum. Alle taken worden onder de nieuwe organisatie gebracht. Juridische vorm is maatwerk Alleen een Openbaar Lichaam met een algemeen bestuur bestaande uit de vier colleges en een dagelijks bestuur door de ph samenwerking voldoet. 1

2 Afwegingscriteria Voldoet Voldoet deels Voldoet niet NVT Opmerking / aanvulling resultaat toetsing Controle en grip van gemeenteraden Randvoorwaarden Algemene randvoorwaarden Draagvlak, men moet elkaar wat gunnen, proactieve houding bestuur/organisatie bereidheid te investeren Procesmatige randvoorwaarden a. Bij zwaardere vorm van samenwerking organisatie en aansturing daarop op afstemmen De politiek-bestuurlijke eigen gemeentelijke kleur blijft in takt omdat de beleidsverantwoordelijkheid bij de gemeenten blijft. Op basis van een dienstverleningsovereen komst zal de ambtelijke organisatie gaan werken. Dit houdt in dat er een professioneel opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap zal moeten zijn. Openbaar Lichaam met een algemeen bestuur bestaande uit de vier colleges en een dagelijks bestuur door de ph samenwerking. Maakt onderdeel uit van het implementatie traject. b. Draagvlak door open communicatie met inwoners 2. Overige afwegingscriteria Verhoging deskundigheid? Op alle gemeentelijke taken zal de vaardigheid van het personeel toenemen door professionalisering, kennisdeling en specialisatie. Verbetering kwaliteit Professionalisering, juiste gereedschap, door bundeling kennis en middelen innovatie in de dienstverlening. Verhoging efficiëntie? Ervaringen elders laten zien dat een structurele besparing van 7,5% tot 12,5% realistisch lijkt. Besparing zal grotendeels komen uit formatiereductie. Personele omvang verminderen van 695fte naar 610fte in Waarborg continuïteit? Verbetering effectiviteit? Verlagen kwetsbaarheid? Kennisdeling, geen éénpitters meer, vaardigheid personeel verhogen, professionele ontwikkeling Noodzaak tot samenwerking? 2

3 Afwegingscriteria Voldoet Voldoet deels Voldoet niet NVT Opmerking / aanvulling resultaat toetsing Meerwaarde inwoners? Door innovaties in dienstverlening zal de service aan de klant verbeteren Toelichting bij tabel In deze toelichting wordt kort stil gestaan bij de definities van samenwerking, de gezamenlijke uitgangspunten en criteria van de kadernota s en de toetsing van de scores: Definities samenwerking a. Strategische samenwerking is gedefinieerd als samenwerking gericht op het realiseren van lange termijndoelstellingen, waarbij de belangen veelal het gemeentelijk niveau overstijgen en bedoeld zijn om besluitvorming van anderen, zoals provincie en het rijk, te beïnvloeden. Het risico van de samenwerking is nihil en de financiële bijdrage is laag. b. Samenwerking op uitvoeringsniveau is gedefinieerd als samenwerking gericht op het uitvoeren van praktische taken met buurgemeenten als middel om tot kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te komen bij gelijkblijvende of lagere kosten. De samenwerking kan naast kostentechnische voordelen ook leiden tot het verhogen van deskundigheid en doelmatigheid en het verbeteren van de effectiviteit en continuïteit. Vanuit dit perspectief kan de samenwerking in BUCH-verband getypeerd worden als samenwerking op uitvoeringsniveau. Het ambtelijk bundelen van de krachten in BUCHverband heeft echter ook een strategisch belang. De gemeenten hebben een stevigere positie in de regio en zijn een robuuste samenwerkings- en gesprekspartner voor omliggende gemeenten en andere partners. Uitgangspunten Castricum en Heiloo Castricum en Heiloo hebben in de kadernota s een aantal uitgangspunten gedefinieerd. We bezien de collegevoorstellen voor het samenvoegen van de ambtelijke organisaties van de betrokken gemeenten in het licht van deze uitgangspunten. Deze uitgangspunten hebben betrekking op: 1. de algemene kenmerken van de samenwerking, met als criteria: significant voordelen, aangetoond door onderzoek, op basis van of afspraken, een convenant of samenwerkingsverband, op beleids(uitvoering) gericht, met meetbare meerwaarde en gericht op behouden of realiseren doelen; 2. de samenwerkingspartners, met als criteria: bepaling per (grote) taakgebieden, zonder uitsluiting op voorhand van bepaalde gemeenten, samenwerking op strategisch niveau op regionaal als bovenregionaal niveau blijft mogelijk om strategische doelen te realiseren 3. de gebieden van samenwerking, met als criteria: op beleids(uitvoering) gericht die eenvoudig in de samenwerking onder te brengen zijn (of uit te besteden zijn), zoals sociale zaken, ingenieursbureau, beheer en 3

4 onderhoud openbare ruimte, vergunningverlening, bedrijfsvoering, beleidstaken als cultuurhistorie et cetera, op zowel harde als zachte taken indien de samenwerking meerwaarde oplevert; 4. de juridische vorm, met als criteria: bij onderbrengen van taken keuze maken uit wel of niet een Wgr en welke vorm van de Wgr of een publieke of private partij of een andere vorm van samenwerken, per partner en taakgebieden 5. controle en grip, met als criteria: SMART maken doelen en resultaten, hanteren output-begroting t.b.v. uitvoeringsprogramma, de mogelijkheid naderhand beleids- en/of uitvoeringsdoelen aan te passen aan de wensen van de individuele gemeenten, de gemeenteraad betrekken in een vroeg stadium te laten participeren in het proces bij het oprichten, aanpassen van taken en/of beleidsdoelen van een samenwerkingsverband, het op de hoogte houden van hun eigen college door leden van het AB twee keer per jaar van het functioneren van het samenwerkingsverband, naast de twee wettelijke jaarlijkse verantwoordingsmomenten en het organiseren van een goede rolverdeling tussen eigenaarschap en toezichthouderschap t.a.v. het AB en DB. Toetsing businesscase aan uitgangspunten Ad.1: Dit uitgangspunt wordt geborgd door: Significant voordelen, aangetoond door onderzoek Het voorstel laat per uitgewerkte variant van samenwerking zien wat de impact op kwaliteit, kwetsbaarheid, kosten, grip en gemeentelijke kleur is. De voorgestelde variant van volledige ambtelijke krachtenbundeling leidt op alle genoemde aspecten tot de meeste voordelen. Op basis van of afspraken, een convenant of samenwerkingsverband Gezien de aard en impact van de samenwerking geldt zowel voor een shared service organisatie als voor een volledige ambtelijke krachtenbundeling dat het oprichten van een samenwerkingsverband met een juridische basis essentieel is voor de duurzaamheid van de samenwerking en het realiseren van de voordelen. Een samenwerkingsverband met rechtspersoonlijkheid is bovendien nodig om personeel te kunnen aannemen en financiële verplichtingen aan te kunnen gaan. Op beleids(uitvoering) gericht, met meetbare meerwaarde In de bestuursopdracht van maart 2014 is opdracht gegeven tot het uitwerken van diverse varianten van samenwerking, waarbij een volledige ambtelijke krachtenbundeling (inclusief beleidstaken) één van de varianten is. Deze variant leidt, zoals uit het onderzoek blijkt, tot de meeste voordelen op de drie K s. Dit betekent dat ook formatie op beleidstaken ondergebracht wordt in de samenwerking. De programmagelden blijven echter bij de gemeente achter en elke gemeente behoudt haar eigen beleidsvrijheid. Naarmate meer beleidsafstemming wordt gezocht, zullen de voordelen van de samenwerking wel navenant toenemen. Er is een drietal varianten van samenwerking uitgewerkt en afgezet tegen de 3K s en de 2G s. Deze vijf aspecten zijn gedefinieerd aan de hand van een aantal aspecten. Daarnaast zijn o.m. de formatieve omvang en de bedrijfsvoeringslasten in de huidige situatie inzichtelijk gemaakt. Dit maakt het mogelijk de situatie van over een paar jaar af te zetten tegen de situatie in Ad. 2: Dit uitgangspunt wordt geborgd door: 4

5 Bepaling per (grote) taakgebieden Van de drie varianten van samenwerking omvat de eerste variant incidentele informele samenwerking, de andere twee varianten omvatten het samenvoegen van een vastgesteld takenpakket (de bedrijfsvoeringstaken inclusief het sociaal domein, dan wel de volledige ambtelijke organisatie). Daarmee wordt invulling gegeven aan de bestuursopdracht van maart 2014 waarin opdracht gegeven wordt tot het onderzoeken van diverse varianten van samenwerking tussen de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Zonder uitsluiting op voorhand van bepaalde gemeenten De businesscase en het collegevoorstel hebben betrekking op de in de bestuursopdracht genoemde gemeenten. De BUCH-samenwerking sluit (strategische) samenwerking met andere partners niet uit. Samenwerking op strategisch niveau op regionaal als bovenregionaal niveau blijft mogelijk om strategische doelen te realiseren De BUCH-samenwerking sluit (strategische) samenwerking met andere partners niet uit. De gemeenten zullen een meer robuuste partner worden in relatie tot krachtige gemeenten en regio s in Noord-Holland. Ad. 3: Dit uitgangspunt wordt geborgd door: Op beleids(uitvoering) gericht die eenvoudig in de samenwerking zijn onder te brengen(of uit te besteden) zoals sociale zaken, ingenieursbureau, beheer en onderhoud openbare ruimte, vergunningverlening, bedrijfsvoering, beleidstaken als cultuurhistorie et cetera; op zowel harde als zachte taken indien de samenwerking meerwaarde oplevert In de variant shared service organisatie worden de taken op het sociaal domein en de PIJOFACH-taken, waaronder een groot aantal uitvoerende taken gebundeld. In de variant volledige ambtelijke krachtenbundeling worden de volledige ambtelijke organisaties gebundeld, waaronder uitvoerende taken, maar bijvoorbeeld ook de formatie op beleidstaken en taken op het sociaal-maatschappelijk, economisch en cultureel vlak, alsmede sport- en onderwijstaken. De gesprekken in het kader van de nulmeting laten zien dat op een groot aantal taakvelden een knip tussen beleids- en uitvoeringscapaciteit onwenselijk is, omdat deze nauw verbonden zijn. Bovendien worden de voordelen van samenwerking in de uitvoering versterkt wanneer ook op beleidsmatig vlak alle capaciteit wordt gebundeld. Ad. 4: Dit uitgangspunt wordt geborgd door: Bij onderbrengen van taken keuze maken uit wel of niet een Wgr en welke vorm van de Wgr of een publieke of private partij of een andere vorm van samenwerken, per partner en taakgebieden Voor elke variant is aangegeven welke implicaties deze samenwerkingsvorm heeft en in hoeverre een juridisch fundament wenselijk is. Een duurzaam juridisch construct met rechtspersoonlijkheid op basis van de Wgr (omwille van de democratische controle) is nodig in de varianten shared service organisatie en volledige ambtelijke krachtenbundeling. Ad. 5: Dit uitgangspunt wordt geborgd door: SMART maken doelen en resultaten De gemeenten beogen met de samenwerking een kwaliteitsimpuls te geven aan de interne en eterne dienstverlening, huidige kwetsbaarheid op (cruciale) functies in de ambtelijke organisaties op te lossen en kosten te beheersen, met behoud van gemeentelijke kleur en grip. In de varianten shared service organisatie en volledige ambtelijke krachtenbundeling zijn reeds twee financiële ambities doorgerekend. Nadat een keuze is gemaakt voor een van de varianten zal deze nader uitgewerkt worden en kunnen ook de doelstellingen SMART gemaakt worden. 5

6 Hanteren output-begroting t.b.v. uitvoeringsprogramma T.b.v. de businesscase is de vrijval (bedrijfsvoeringslasten) per gemeente geïnventariseerd. Het besparingspotentieel wordt voor 50% geherinvesteerd in de samenwerking t.b.v. een kwaliteitsimpuls. De effectieve besparing vloeit naar rato van het ingebrachte budget terug naar de gemeenten. In de volgende fase zal een detailbegroting worden uitgewerkt. De mogelijkheid naderhand beleids- en/of uitvoeringsdoelen aan te passen aan de wensen van de individuele gemeenten Elke gemeente behoudt de vrijheid eigen keuzes te maken in beleid. Om als gemeenten effectief en efficiënt te kunnen samenwerken is het gebruik van gezamenlijke systemen (al dan niet gefaseerd ingevoerd omwille van bijvoorbeeld de looptijd van huidige contracten) en het uniformeren van werkwijzen en processen essentieel. Gemeenten behouden beleidsvrijheid over ca. 70% van de gemeentelijke budgetten, maar voor de ca. 30% bedrijfsvoeringslasten geldt dat het zelfstandig als gemeente ingrijpen niet meer zonder meer mogelijk is: keuzes op dit vlak moeten in afstemming met de andere betrokken gemeenten worden gemaakt. Aan de voorkant worden heldere afspraken gemaakt over stemverhouding en financiële inbreng en verdeling. Met de raden worden periodiek heldere afspraken gemaakt over beleidskaders, ambities en uitvoering. In een dienstverleningsovereenkomst tussen het samenwerkingsverband en de individuele gemeenten worden afspraken gemaakt over de verdelingen inzet van het personeel in het samenwerkingsverband. Als gemeenten specifieke wensen hebben voor de inzet van bepaalde epertise kan dit in een DVO worden vastgelegd. De gemeenteraden betrekken in een vroeg stadium te laten participeren in het proces bij het oprichten, aanpassen van taken en/of beleidsdoelen van een samenwerkingsverband In het huidige onderzoek naar de beste variant van samenwerking tussen de BUCHgemeenten zijn de gemeenteraden middels een klankbordgroep reeds in de onderzoeksfase betrokken. Het is aan de gemeenten de raden ook in het vervolgproces steeds vroegtijdig te betrekken. Het op de hoogte houden van hun eigen college door leden van het AB twee keer per jaar van het functioneren van het samenwerkingsverband, naast de twee wettelijke jaarlijkse verantwoordingsmomenten In het voorstel zijn in de varianten shared service organisatie en volledige ambtelijke krachtenbundeling de voltallige colleges vertegenwoordigd in het algemeen bestuur en derhalve op de hoogte van het functioneren van het samenwerkingsverband. Het organiseren van een goede rolverdeling tussen eigenaarschap en toezichthouderschap t.a.v. het AB en DB In het voorstel is voor de varianten shared service organisatie en volledige ambtelijke krachtenbundeling voorgesteld een openbaar lichaam op grond van de Wgr te vormen. Dit openbaar lichaam kent een algemeen en dagelijks bestuur, waarin in het voorstel het AB gevormd wordt door de voltallige colleges en het DB door de portefeuillehouders samenwerking. De rolverdeling tussen eigenaar, opdrachtgever en opdrachtnemer wordt in de volgende fase voor de gekozen variant nader uitgewerkt. 6