OPINIERONDE 7 maart Casenr: Onderwerp: Aanbevelingen n.a.v. Raadsonderzoek Kafi en Rekenkamerrapport "Lage Zwaluwe West"

Transcriptie

1 Aan de Raad Made, 29 januari 2013 OPINIERONDE 7 maart 2013 Agendapuntnummer: 6 Raadsvergadering 21 maart 2013 Registratienummer: 13int00406 Casenr: Onderwerp: Aanbevelingen n.a.v. Raadsonderzoek Kafi en Rekenkamerrapport "Lage Zwaluwe West" Portefeuillehouder: Bijlagen: Ter inzage: drs. G.L.C.M. de Kok Ambtelijke coördinatie: BMO Steller: C. Smits 1. Raadsbesluit 1. SAMENVATTING In twee recente onderzoeken (raadsonderzoek BMD en rekenkameronderzoek Lage Zwaluwe West) zijn diverse aanbevelingen gedaan. Ook heeft uw raad n.a.v. de raadsbehandeling een motie aangenomen. In voorliggend voorstel leggen wij aan u voor op welke wijze we willen omgaan met de aanbevelingen en de motie. U wordt gevraagd of u kunt instemmen met de voorgestelde aanpak. VOORGESCHIEDENIS Eind 2012 zijn in uw raad twee onderzoeken besproken, te weten het rekenkamer onderzoek over Lage Zwaluwe West en het raadsonderzoek BMD, uitgevoerd door Kafi-integrity. In de twee onderzoeken zijn diverse conclusies en aanbevelingen gedaan. Daarnaast heeft u in uw debat een motie aangenomen. Met dit raadsvoorstel leggen wij aan u voor op welke wijze wij met de aanbevelingen aan de slag willen gaan. Dit raadsvoorstel is als het ware de leidraad waarmee de aanbevelingen geconcretiseerd worden in daadwerkelijke actie. WAT WILLEN WE BEREIKEN? De conclusies, aanbevelingen en de opdracht in uw motie hebben op meerdere zaken betrekking. Om die rede hebben we een clustering aangebracht die uit de volgende onderwerpen bestaat: 1. Verbeteren informatievoorziening college / raad. 2. Toepassen vier-ogenprincipe binnen het college. 3. Verder vormgeven projectmatig werken. 4. Toegankelijkheid en archivering informatie. 5. Juridische aanbevelingen. 6. Heldere en realistische (financiële) kaders stellen bij aanvang project. 13int00406

2 7. Organiseer gezamenlijke sessie voor college en raad om onderling vertrouwen te vergroten. 8. denk niet in oppositie en coalitie maar voer het debat duaal en op inhoud. Waar nodig komen de onderwerpen op een later moment terug in een raadsbrief/nota, raadsvergadering of een bespreking in het presidium. Onderstaand volgt een toelichting per onderwerp, daarnaast wordt steeds een actie geformuleerd. 1. Verbeteren van de informatievoorziening college / raad: De onderzoeken hebben duidelijk gemaakt dat er onduidelijkheid is over welke informatie wanneer wordt verstrekt. Hoewel er een informatieprotocol bestaat wordt dit door de organisatie, het college en de gemeenteraad niet altijd als zodanig beleefd. Het college stelt derhalve voor om het informatieprotocol te actualiseren. Input hiervoor zullen zijn het bestaande protocol, de gemeentewet, reguliere P&C-rapportages, afspraken inzake projectmatig werken 1 enz. Daarnaast moet het informatieprotocol geborgd worden in de werkwijzen binnen de gemeente. Aanvullend heeft u opgemerkt dat voor het goed functioneren van de gemeenteraad een openbare behandeling met openbare stukken van groot belang is. Actie: Onder verantwoordelijkheid van de burgemeester wordt in de eerste helft van dit jaar het informatieprotocol geactualiseerd waarbij zowel de griffie als de organisatie betrokken worden. Het informatieprotocol zal daarna aan u worden voorgelegd. Het college deelt uw gedachte inzake openbare raadsbehandeling. Uitgangspunt is daarom ook alles openbaar te behandelen tenzij de publieke zaak of privacy belangen hiermee worden geschaad. 2. Toepassen vier ogenprincipe binnen het college: Om invulling te geven aan het 4-ogen principe heeft het college besloten voor een aantal dossiers een stuurgroep in het leven te roepen. Een stuurgroep bestaat uit meerdere bestuurlijke en ambtelijke deelnemers die rond een bepaald thema bijeen komen. Binnen de stuurgroep wordt de besluitvorming van het college voorbereid. Tevens wordt in een stuurgroep de voortgang van de besluitvorming bewaakt. Actie: Voor de BMD, Lage Zwaluwe West en de drie transities in het sociaal domein (Jeugdzorg, WMO/Awbz en Participatiewet) zijn drie stuurgroepen ingesteld. 3. Verder vormgeven projectmatig werken: Mede in het licht van de grondnota is het projectmatig werken geactualiseerd. Voor de gemeenteraad betekent dit dat voor de geselecteerde projecten, bij aanvang en afsluiting van de afzonderlijke projectfasen, een zogenaamd fase-document aan u wordt voorgelegd. Los hiervan blijft natuurlijk de informatievoorziening die via de P&C-cyclus wordt gegeven bestaan. Dit zijn met name de momenten waarop u uw controlerende en kaderstellende bevoegdheid uitoefent. Actie: projectmatig werken verder invoeren in de organisatie en op geëigende momenten voor de geselecteerde projecten u met zogenaamde fasedocumenten informeren / om besluitvorming vragen. Daarnaast zal u ook via de reguliere P&C-cyclus geïnformeerd worden. 1 De handreiking projectmatig werken in Drimmelen wordt momenteel voor met name ruimtelijke trajecten geactualiseerd. Hierin staan ook reguliere momenten opgenomen voor informatieverstrekking aan uw raad. Na vaststelling door het college zullen we u de handreiking ter beschikking stellen.

3 4. Toegankelijkheid en archivering informatie: Uw raad vraagt aandacht voor de dossiervorming en de toegankelijkheid van de dossiers. Mede om hierin te voorzien is een aantal jaren geleden het corsa-systeem geïntroduceerd waarin veel informatie digitaal wordt vastgelegd. Zo is bijvoorbeeld voor de besluitvorming binnen B&W een workflow aangemaakt zodat alle informatie digitaal wordt vastgelegd. Eenzelfde procedure wordt voorzien voor uw raadsbesluitvorming. Binnenkomende poststromen worden eveneens gedigitaliseerd en intern digitaal behandeld. Actie: Het proces van digitalisering zal verder worden doorgezet waardoor de kans klein wordt dat stukken verloren gaan. Voor een adequate informatievoorziening zal zaakgericht werken op documentniveau worden ingevoerd. 5. Juridische aanbevelingen Op juridisch vlak is aangegeven dat adequate juridische advisering moet worden ingezet voor zaken waar de gemeente weinig tot geen ervaring mee heeft. Eveneens is geadviseerd een cursus staatsrecht te introduceren voor (nieuwe) raadsleden. Met betrekking tot de aanbeveling inzake juridische advisering betrekt het college met enige regelmaat advies juridisch advies. Vanzelfsprekend wordt hierbij wel steeds een kostenbaten afweging gemaakt. Wat betreft de cursus staatsrecht kunnen we u melden dat we deze cursus graag aanbieden waarbij de inleidingen verzorgd zullen worden door onze eigen juristen. Het is derhalve van belang een geschikt moment te zoeken. Verzorgen we nog voor de verkiezingen een cursus of wachten we tot er een nieuwe raad is aangetreden? Actie: Daar waar nodig juridische expertise inhuren. Met betrekking tot de cursus staatsrecht zullen we in overleg met de griffie een datum prikken. Het hangt hierbij van uw eigen wensen af of dit nog voor of na de verkiezingen plaatsvindt. 6. Heldere realistische (financiële) kaders bij aanvang De aanbevelingen hebben ook betrekking op een goede stroomlijning van beleid. Gesteld wordt hierbij dat het van belang is de toekomstvisie te volgen en bij de start van een nieuw beleid of een project voldoende middelen vrij te maken. Actie: In het projectmatig werken zal dit een plek krijgen, het is aan uw raad om deze aanbeveling vorm en inhoud te geven in uw debat en besluitvorming. 7. Organiseer gezamenlijke heisessie college en raad om vertrouwen te vergroten De invulling van dit punt wordt een komend presidium geagendeerd om te bespreken op welke wijze hieraan invulling wordt gegeven. Actie: bespreken in presidium. 8. Denk niet in oppositie en coalitie maar voer het debat duaal en op inhoud De invulling van dit punt kan alleen plaatsvinden in uw eigen gemeenteraad. Wij stellen voor ook dit onderwerp een keer in een presidium te agenderen. Actie: bespreken in presidium. HOE PAST DIT BINNEN BELEID EN WETGEVING? Daar waar aan de orde zal vanzelfsprekend de wet en regelgeving worden toegepast. Dit betreft vooral bij de onderwerpen 1, 4 en 5.

4 WAT GAAN WE DOEN? Hiervoor verwijzen we graag naar de acties zoals eerder genoemd. WIE ZIJN DE BETROKKEN PARTIJEN? De betrokken partijen alle spelers binnen de gemeentelijke organisatie, te weten uw raad, het college en de ambtelijke organisatie. WAT ZIJN DE KOSTEN? Het oppakken van de aanbevelingen wordt zoveel mogelijk ingepast in de reguliere budgetten. Indien dit onverhoopt niet lukt zullen we separaat een voorstel aan u voorleggen. WAT ZIJN DE ALTERNATIEVEN? nvt HOE GAAN WE COMMUNICEREN? De genoemde onderwerpen worden in de gemeentelijke organisatie opgepakt en daar waar nodig actief/passief gecommuniceerd. Met een persbericht zal de inhoud van deze nota worden gecommuniceerd. WAT IS DE VERVOLGPROCEDURE? De punten oppakken zoals genoemd bij de acties. Burgemeester en wethouders van Drimmelen, drs. C. Smits Secretaris drs. G.L.C.M. de Kok Burgemeester

5 De raad van de gemeente Drimmelen; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. ;29 januari 2013 gelet op aanbevelingen uit het Raadsonderzoek BMD en het Rekenkamerrapport Lage Zwaluwe West en de beraadslagingen in uw raad hierover ; B e s l u i t : In te stemmen met de in de raadsnota voorgestelde aanpak op de onderwerpen: 1. Verbeteren informatievoorziening college / raad. 2. Toepassen vier-ogenprincipe binnen het college. 3. Verder vormgeven projectmatig werken. 4. Toegankelijkheid en archivering informatie. 5. Juridische aanbevelingen. 6. Heldere en realistische (financiële) kaders stellen bij aanvang project. 7. Organiseer gezamenlijke sessie voor college en raad om onderling vertrouwen te vergroten. 8. denk niet in oppositie en coalitie maar voer het debat duaal en op inhoud. Made, 21 maart 2013 de raad voornoemd, Mr. M.J.N. Schetters-Schuurbiers Drs. G.L.C.M. de Kok griffier voorzitter