: Vaststelling van het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad.

Transcriptie

1 Raad : 27 februari 2007 Agendanr. : Doc.nr : B Team: : Bestuur RAADSVOORSTEL Onderwerp : Vaststelling van het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Toelichting In zijn vergadering van 31 oktober 2006 heeft de gemeenteraad besloten tot een andere vergaderstructuur. Kenmerkend element daarvan is dat het besluitvormingsproces is onderverdeeld in drie fasen: informatievergaring, meningsvorming en besluitvorming. Deze structuur, die afwijkt van een commissiestructuur dient zijn vertaling te krijgen in het reglement van orde voor de gemeenteraad. Met dit raadsvoorstel wordt een concept-reglement van orde waarin de noodzakelijke aanpassingen zijn verwerk aan de raad ter vaststelling voorgelegd. Voor wat betreft de structuur van het Reglement van orde is in grote lijnen de structuur gevolgd van het modelreglement van orde van de VNG (laatste versie: februari 2006). In dat modelreglement wordt overigens uitgegaan van een vergaderstructuur met raadscommissies. Aangezien die in Heusden zijn komen te vervallen, moet het reglement daarop worden afgestemd. Met name de invulling van de informatiefase vraagt aanpassing van de structuur van het reglement. Ten aanzien van het voorliggende concept-reglement wordt het volgende onder uw aandacht gebracht. 1. Artikel 1: Begripsomschrijvingen De begrippen die centraal staan in de nieuwe vergaderstructuur zijn hierin verwerkt, zoals: voorzitter van de informatievergadering, vaste fractieondersteuner, buitengewone fractieondersteuner, informatievergadering. Verder worden hier de instrumenten van de raadsleden kort gedefinieerd. Deze zijn aangevuld met het recht van interpellatie, waarmee de opsomming van instrumenten van raadsleden compleet is. 2. Artikel 2: Voorzitters De nieuwe vergaderstructuur kent twee soorten voorzitters: der raadsvoorzitter en de voorzitter van de informatievergadering. De taken van beide voorzitters stemmen in grote lijnen overeen. 3. Artikelen 3, 4 en 5 geven een nadere uitwerking van de informatiefase. De opzet van de informatievergadering wordt weergegeven, de benoeming van voorzitters en plaatsvervangend voorzitters van de informatievergadering wordt hier aangegeven en er wordt aangegeven wie in een informatievergadering als woordvoerder kunnen optreden. 4. In de artikelen 6 en 7 is de opzet van de raadsvergadering weergegeven en wordt de positie van de burgemeester in zijn hoedanigheid van voorzitter van de gemeenteraad expliciet gedefinieerd. 1/5

2 5. In de 8, 9 en 10 zijn de posities van de griffier, de secretaris en de portefeuillehouders ten opzichte van de informatievergadering en de raadsvergadering uitgewerkt.de griffier is in alle vergaderingen van de raad aanwezig. De secretaris en de portefeuillehouders kunnen worden uitgenodigd en kunnen ook zelf een verzoek indienen om in een informatievergadering respectievelijk een raadsvergadering aanwezig te zijn. Dit geldt ook voor ambtelijk adviseurs (artikel 11), zij het dat zij altijd opereren onder de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke portefeuillehouder. 6. In artikel 12 is de gewijzigde positie van het presidium uitgewerkt. In het verleden was er zo nu en dan onduidelijkheid over de vraag of het presidium nu wel of niet in vertrouwelijkheid kon vergaderen. In dit artikel is die mogelijkheid expliciet opgenomen. Het spreekt vanzelf dat het de bedoeling is in de praktijk van die mogelijkheid spaarzaam gebruik te maken. Maar er kunnen zich gelegenheden voordoen waarop het noodzakelijk kan zijn dat het presidium in alle rust een aantal zaken bespreekt. Behalve de voorzitter, kunnen ook twee leden het presidium voor een vergadering bijeenroepen. 7. In het kader van de nieuwe vergaderstructuur is gekozen voor een agendacommissie. Deze commissie speelt een belangrijke rol bij het invullen en structureren van de agenda s van de informatievergadering en de raadsvergadering. De samenstelling is zodanig gekozen dat er vanuit de raad een belangrijke inbreng is in de agendacommissie. De mogelijkheid is gecreëerd dat individuele raadsleden een verzoek kunnen doen om een voorstel of een onderwerp op de agenda van de informatievergadering kunnen plaatsen. 8. De artikelen 14 en 15 komen nagenoeg volledig overeen met de bepalingen in het vorige reglement van orde en met het modelreglement van de VNG. Er is echter een vijfde lid aan toegevoegd (conform het modelreglement) waarin wordt geregeld dat ook bij de benoeming van wethouders een procedure wordt geformuleerd voor het onderzoek van de geloofsbrieven. 9. In artikel 16 is tot uitdrukking gebracht dat fracties zich op verschillende wijzen kunnen laten vertegenwoordigen in een informatievergadering. Er wordt onderscheid gemaakt tussen vaste fractieondersteuners en buitengewone fractieondersteuners. Vaste fractieondersteuners worden geregistreerd en hebben in grote lijnen dezelfde rechten als raadsleden. Zij moeten ook aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. Aan de grootste fractie is meer ruimte gegeven voor de inzet van vaste fractieondersteuners dan aan de overige fracties. Buitengewone fractieondersteuners zijn personen (vanuit of van buiten de achterban ven een fractie) die incidenteel vanuit een specifieke deskundigheid door een fractie wordt ingezet in de fase van de informatievergaring. 10. In hoofdstuk 3, paragraaf 1.1. is de voorbereiding van de informatievergadering uitgewerkt. De artikelen 17 tot en met 20 komen in grote lijnen overeen met de regels die gelden ten aanzien van de voorbereiding van een raadsvergadering. Nieuw is dat er bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de begintijd en de eindtijd van een informatievergadering. 2/5

3 11. In artikel 21 is de procedure met betrekking tot de informatieve ambtelijke voorronde, waarin raadsleden en vaste fractieondersteuners voorafgaand aan de informatievergadering schriftelijk informatieve vragen aan de ambtelijke organisatie kunnen stellen over voor de eerstvolgende informatievergadering geagendeerde voorstellen en onderwerpen. De griffier speelt hierin een coördinerende rol. 12. In hoofdstuk 3, paragraag 1.2. is de voorbereiding van de raadsvergadering uitgewerkt. Deze komen overeen met de betreffende bepalingen in het vorige reglement en met de bepalingen in het modelreglement. Het betreft de artikelen 22 tot en met 25. Nieuw is dat er bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de begintijd en de eindtijd van een raadsvergadering. 13. In hoofdstuk 3, paragraag 2 is de orde van de informatievergadering en de raadsvergaderingen geregeld. Omdat die orden enigszins van elkaar afwijken, zijn die in twee afzonderlijke paragrafen verwerkt (2.1. de informatievergadering en 2.2. de raadsvergadering. 14. In artikel 26 is, voor wat betreft de informatievergadering, een soort quorumregeling opgenomen. Dit om de voorwaarde te scheppen dat tijdens een informatievergadering altijd tenminste één vertegenwoordiger van een fractie (een raadslid of een vaste fractieondersteuner aanwezig is. Nu ruimte geboden wordt om ook niet-raadsleden in te zetten mag verwacht worden dat men aan deze voorwaarde kan voldoen. 15. Behalve dat belanghebbende burgers voor een informatievergadering actief worden uitgenodigd, hebben zij ook de mogelijkheid zich aan te melden voor deelname aan de informatievergaring. Dit is in artikel 26 geregeld. Daarnaast kunnen burgers bij aanvang van het tweede deel van de informatievergadering gebruik maken van het formele spreekrecht. De aanmeldingsprocedure is hetzelfde gebleven, behoudens dat nu bepaald is dat men zich 24 uur voor de aanvang van de vergadering moet aanmelden. Dat biedt meer mogelijkheden om de vergadering goed voor te bereiden. 16. In de artikelen 32 en 33 is de nieuwe wijze van verslaglegging aangegeven: audioverslag en besluitenlijst. 17. De artikelen 34 tot e met 37, die gaan over de orde van de raadsvergadering zijn niet gewijzigd ten opzichte van het vorige reglement van orde. 18. In de artikelen 38 en 39 is de nieuwe wijze van verslaglegging aangegeven: audioverslag en besluitenlijst. 19. In artikel 40 is de procedure beschreven met betrekking tot bij de raad ingekomen stukken. Er is explicieter dan in het vorige reglement onderscheid gemaakt tussen de bevoegdheden van de raad en die van het college. Er is ook een procedure beschreven die moet 3/5

4 voorkomen dat ingekomen stukken zonder enige vorm van voorbereiding op de raadsagenda worden geplaatst. De procedure is ontleend aan het reglement van orde van de gemeenteraad van Wijk bij Duurstede. 20. De bepalingen in de artikelen 41 tot en met 75 hebben geen wijzigingen ondergaan ten opzicht van het vorige reglement van orde. In enkele artikelen zijn kleine niet essentiële tekstuele aanpassingen gedaan conform de laatste versie van de modelverordening van de V.N.G. Voorstel Wij stellen u voor om bijgaand conceptbesluit vast te stellen, Het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven de burgemeester, drs. H.P.T.M. Willems BIJLAGEN: Conceptbesluit TER INZAGE: De stukken liggen ter inzage in de leeskamer, locatie Vlijmen. Steller: A. Emmen 4/5

5 CONCEPTBESLUIT De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 27 februari 2007; gezien het voorstel van het college van 23 januari 2007,doc.nr. B ; b e s l u i t : I. in te trekken het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Heusden, vastgesteld d.d. 14 maart 2002 en sindsdien gewijzigd; II. in te treken de Algemene Commissieverordening vastgesteld d.d. 17 september 2002 III. vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Heusden Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 27 februari 2007; De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, A.J. Emmen drs. H.P.T.M. Willems 5/5