Besluit raad - verordening

Transcriptie

1 Besluit raad - verordening Gemeente Landgraaf ONDERWERP: Instelling commissie Burgers en Middelen Behoort bij besluit van de raao Van de gemeente LandgrsrÊf d. 1 * * 8 nr_ j ekend, e griffier Documentrtummer: B Landgraaf, 05 oktober Verantwoordelijke portefeuillehouder(s): wethouder Dreissen en wethouder Ancion Behandelend ambtenaar voor technische vragen: F.H.T.M. Aerts Telefoonnummer: Organisatieonderdeel: Griffie Behandeld in B en W d.d.: Behandeling in oordeelvormende raad d.d.: 17 november 2016 Behandeling in besluitvormende raad d.d.: 1 december 2016 Besluit Vast te stellen: De verordening commissie Burgers en Middelen Landgraaf 2016: Artikel 1 Begripsomschrijvingen In de verordening wordt verstaan onder: Commissie: commissie Burgers en Middelen Lid: een lid van de commissie Voorzitter: de voorzitter van de commissie Griffier: de raadsgriffier van de gemeente Landgraaf Advies van de commissie aan de raad Artikel 2 Doel en algemene taakomschrijving 1. De commissie is een vaktechnische commissie die de raad terzijde staat in zijn toezichthoudende en kader stellende rol ten aanzien van het betrekken van inwoners, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven bij het opstellen van de Kadernota en de Programmabegroting/P en C cyclus;

2 Onderwerp: Instelling financiële commissie burgerparticipatie 2. De commissie: a. Treedt op als aanspreekpunt en opdrachtgever namens de raad en voert de gesprekken met betrokken partijen; b. Stemt de diverse mogelijkheden af om te komen tot een goede burgerparticipatie; c. Voert overleg met de ambtelijke organisatie en het College van B & W; d. Adviseert de raad over de te namen stappen; e. Adviseert de raad over de verdere ontwikkeling van de Kadernota en Programmabegroting/P en C cyclus; f. Adviseert de raad gevraagd en ongevraagd over bovengenoemde onderwerpen. Artikel 3 Bevoegdheden en specifieke taakomschrijving 1. De advisering over en de afstemming ten behoeve van de gemeenteraad van alle activiteiten op het gebied van burgerparticipatie bij de Kadernota en Programmabegroting/P en C cyclus; 2. De commissie richt zich in haar werkzaamheden vooral op de inzet en ontwikkeling van de burgerparticipatie in het kader van de planning- en control cyclus ten behoeve van de Kadernota en de Programmabegroting/P en C cyclus. Zij voert hiertoe gesprekken met betrokken partijen volgens een programma dat door het Seniorenconvent wordt vastgesteld. Zij treedt hierbij niet in de onderscheiden bevoegdheden van de raad, rekenkamercommissie en college. 3. Kadernota en Programmabegroting/P en C cyclus: - Het verder ontwikkelen en zichtbaar maken van doelstellingen en activiteiten van de Kadernota en Programmabegroting/P en C cyclus door middel van input vanuit de samenleving: - Het ophalen van en het toetsen van relevante informatie bij betrokken partijen die bijdraagt aan een gedragen Kadernota en Programmabegroting/P en C cyclus; - Het delen van de informatie en input met de leden van de Raad en het college van B & W; - De opgehaalde informatie wordt verwerkt in de Kadernota en de Programmabegroting/P en C cyclus. Artikel 4 Leden van de commissie 1. De commissie bestaat uit raadsleden, van elke raadsfractie één, portefeuillehouder financiën, beleidsmedewerker financiën en medewerker griffie. De commissie kan daarnaast adviseurs vanuit de organisatie uitnodigen op het gebied van communicatie en burgerparticipatie. 2. Het Seniorenconvent benoemt de leden; B Pagina 2 van 4

3 Onderwerp: Instelling financiële commissie burgerparticipatie 3. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen; 4. De zittingsperiode van de leden eindigt wanneer zij ophouden lid van de raad te zijn en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad. 5. De commissie kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter zijnde raadsleden; 6. Leden van de commissie kunnen bij afwezigheid worden vervangen. Bij fracties die uit 1 persoon bestaan kan dat een fractie-assistent zijn. Artikel 5 Vergadering 1. De commissie vergadert zo vaak als zij wenselijk acht; 2. Als er minder dan vijf leden aanwezig zijn bij een vergadering waarvan tenminste vier raadsleden, wordt de vergadering niet gehouden. Er wordt dan een nieuwe datum vastgesteld; 3. De vergaderingen worden zoveel mogelijk jaarlijks van tevoren vastgelegd; 4. De vergaderingen worden bijeengeroepen door de voorzitter van de commissie. Een agenda dient tenminste zeven dagen voor de vergadering in het bezit te zijn van de leden en eventuele adviseurs tenzij er sprake is van bijzondere omstandigheden; 5. De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie; 6. Onder de in het vijfde lid bedoelde activiteiten worden in ieder geval begrepen: a. het voorbereiden van de agenda; b. het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie; c. het leiden van de vergaderingen; d. het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie; e. het bevorderen van een heldere advisering over commissieaangelegenheden; 7. De voorzitter treedt naar buiten op als woordvoerder van de commissie; 8. De griffie draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst. Deze besluitenlijst is tevens beschikbaar voor de raadsleden; 9. De griffie draagt zorg voor de archivering van de stukken. Artikel 6 Openbaarheid 1. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar; 2. De adviezen van de commissie van de vergaderingen van de commissie zijn in beginsel openbaar. De commissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding opleggen omtrent het in de commissie behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overlegd. Geheimhouding geldt voor hen die bij de behandeling aanwezig B Pagina 3 van 4

4 Onderwerp: Instelling financiële commissie burgerparticipatie waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat de commissie die opheft, dan wel (indien de commissie zich, ter zake van het behandelde of ter zake van de stukken waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt, tot de raad heeft gericht) de raad haar opheft. Stukken waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt, worden als zodanig gekenmerkt; 3. Op grond van het belang in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur, kan geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd haar opheft, dan wel indien de stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de raad is voorgelegd, totdat de gemeenteraad haar opheft. Artikel 7 Informeren raad 1. De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met betrokken partijen en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. 2. De raad kan de commissie verzoeken een mondelinge of schriftelijke toelichting te geven op haar werkzaamheden. Artikel 8 Verordening Dit besluit wordt aangehaald als: Verordening Commissie Burgers en Middelen Landgraaf 2016 en treedt conform de bepalingen in de Gemeentewet in werking. Aldus besloten in de openbare besluitvormende raad, gehouden op 1 december B Pagina 4 van 4

5 Onderwerp: Instelling Financiële commissie burgerparticipatie Besluit 1. Een commissie Burgers en Middelen in te stellen; 2. Vast te stellen de Verordening Commissie Burgers en Middelen Landgraaf Aldus besloten in de openbare besluitvormende raad, gehouden op 1 december B Pagina 3 van 3

6 Oplegnotitie besluitvormende raad 1 december 2016 Gemeente Landgraaf Documentnummer b IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII Landgraaf, 22 november 2016 Behorende bij raadsvoorstel: Instelling commissie Burgers en Middelen Behandeld in oordeelvormende raad d.d.: 1 7 november 2016 Te behandelen in besluitvormende raad d.d.: 1 december 2016 Advies van de oordeelvormende raad Het raadsvoorstel wordt als hamerstuk doorgeleid naar de besluitvormende raad van 1 december 2016 Wijzigingen in het raadsvoorstel na behandeling in de oordeelvormende raad Opmerkingen van de griffie dvies van het Presidium Agenderen als hamerstuk De adjunct-griffier, T.J.W.G. Dortu. B

7 Voorstel raad en raadsbesluit Gemeente Landgraaf Documentnummer: B Landgraaf, 5 oktober 2016 ONDERWERP: Instelling commissie Burgers en Middelen Verantwoordelijke portefeuillehouder(s): wethouder Drèissen en wethouder Ancion Behandelend ambtenaar voor technische vragen F.H.T. Aer Telefoonnummer: Organisatieonderdeel: Griffie Behandeld in BenW d.d? QOQ. -dfe \ Behandeling in oordeelvormende raad d.d.: 17 november 2016 'CÜl, Behandeling in besluitvormende raad d.d.: 1 december Samenvatting De raad heeft in besloten om een proef te starten om burgers en maatschappelijke organisaties, het bedrijfsleven e.d. nader te betrekken bij het maken van een Kadernota. Met het instellen van een financiële commissie is vorm gegeven aan dit initiatief en de commissie heeft acties een weg ingeslagen om input op te halen bij veel partijen. Dit heeft geresulteerd in een aanpak waarbij kennisateliers met een selecte groep vertegenwoordigers in gesprek gegaan met de commissie. 2. Waarom naar de raad Op grond van artikel 82 Gemeentewet is de raad bevoegd om een commissie in te stellen. Op grond van artikel 147 en 149 Gemeentewet stelt de raad hiertoe een verordening vast. Besluiten treden eerste in werking na bekendmaking (artikel 142 Gemeentewet). B. Doelstelling en beoogd meetbaar effect Het oprichten van een commissie Burgers en Middelen en hiertoe een verordening vast te stellen. 4. Argumentatie en alternatieven Afstemming en communicatie tussen de Raad en inwoners, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven heeft veel toegevoegde waarde om te komen tot een gedragen Kadernota en Begroting/P en C cyclus. Uitgangspunt van de participatie maatschappij is alle partijen beter te betrekken bij de lokale overheid, verantwoordelijkheden te delen en de aanwezige kennis in de maatschappij optimaal te gebruiken. Pagina 1 van 3

8 Onderwerp: Instelling Financiële commissie burgerparticipatie De gekozen methodiek van kennisateliers, een burgeratelier en terugkomavond om de uitkomsten te delen vormen een goede basis om hier mee door te gaan. 5. Communicatie De verordening wordt conform artikel 139 Gemeentewet bekendgemaakt. 6. Kosten, baten, dekking, risico's Aan de invoering van de commissie Burgers en Middelen zijn beperkt kosten verbonden. Deze kunnen uit de bestaande budgets worden voldaan. 7. Het voorstel - Een commissie Burgers en Middelen in te stellen; - Vast te stellen de Verordening Commissie Burgers en Middelen Landgraaf Het Seniorenconvent, de griffier, F.H.T.M. Aerts, CMC de burgemeester, mr. R.J.H. Vlecken 8. a. Stukken behorende bij het besluit b. Onderliggende stukken B Pagina 2 van 3