Gemeente Boxmeer. Onderwerp: Verordening op de raadscommissies Boxmeer. Nummer: De Raad van de gemeente Boxmeer;

Transcriptie

1 Gemeente Boxmeer Onderwerp: Verordening op de raadscommissies Boxmeer Nummer: De Raad van de gemeente Boxmeer; gezien het voorstel van het presidium van 31 maart 2010 gelet op het bepaalde in de Gemeentewet; B E S L U I T : vast te stellen de Verordening op de raadscommissies Boxmeer. Hoofdstuk 1 Algemene Bepalingen Artikel 1. Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. commissie: een raadscommissie als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet. b. instellingsbesluit: het besluit van de raad tot instelling van een raadscommissie. c. raadsfracties: de fracties van de gemeenteraad zoals bedoeld in artikel 1.1 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad. d. presidium: het presidium van de gemeenteraad. e. college: het college van burgemeester en wethouders. Artikel 2. Instelling 1. Ingesteld wordt: * de commissie Samenleving/Inwoners met het taakgebied welzijn, educatie, sport, cultuur en kunst, sociaal cultureel werk, maatschappelijke begeleiding en leefbaarheid, kinderopvang, volksgezondheid, vormings- en ontwikkelingswerk en de zorg voor werk en inkomen. * de commissie Ruimte met het taakgebied economie en bedrijvigheid, toerisme en recreatie en de daaraan gekoppelde werkgelegenheid en inkomensontwikkeling, ruimtelijke ordening, milieu en water, natuur en landschap, verkeer en vervoer, openbaar groen, volkshuisvesting. * de commissie bestuurszaken met het taakgebied openbare orde en veiligheid, handhaving, algemeen juridische aangelegenheden, brandweerzaken en rampenbestrijding en financien. T.a.v. het taakgebied financien kan de verantwoordelijk portefeuillehouder worden uitgenodigd aan de vergadering deel te nemen. 2. De raad stelt de rekenkamer in conform de Verordening voor de instelling van de Rekenkamer. 3. Een commissie wordt als regel ingesteld voor een periode, gelijk aan de zittingsperiode van de raad. 4. De commissie heeft een gewogen adviesrecht naar rato van grootte van de fractie. Artikel 3. Taakomschrijving. 1. De commissies hebben tot taak om op verzoek van de raad en/of het presidium de meningsvorming en oordeelsvorming van de raadsleden te ondersteunen betreffende de volgende aangelegenheden: a. het bespreken van en adviseren over een concept kadernota in de ontwerpfase; b. het technisch bespreken van een raadsvoorstel; c. het bespreken van en eventueel adviseren over een ingekomen stuk aan de raad;

2 d. het bespreken van en eventueel adviseren over een onderwerp, aangehaald tijdens het spreekrecht van de raad; e. het verstrekken van informatie over een bepaald onderwerp. 2. De leden van de commissies overleggen hiertoe met elkaar, het college, inwoners, verenigingen en maatschappelijke instanties. Artikel 4. Samenstelling en benoeming. 1. Een commissie zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, met uitzondering van de commissie bestuurszaken, wordt gevormd door 12 leden en een voorzitter. 2. Een commissie bestaat uit minimaal 6 raadsleden, per raadsfractie tenminste één lid en 6 burgerraadsleden. 3. Een commissielid, zijnde ook raadslid, kan zich laten vervangen door een ander raadslid. 4. Een commissielid, zijnde burgerraadslid, kan zich laten vervangen door een raadslid of door een daartoe te benoemen burgerraadslid. 5. Per fractie kunnen 3 burgerraadsleden worden benoemd. 6. De leden en plaatsvervangende leden van een commissie worden op voordracht van de raadsfracties door het presidium benoemd. 7. Voor het lidmaatschap van een commissie is vereist dat men ingezetene van de gemeente is, de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt en niet is uitgesloten van het kiesrecht. 8. De commissie bestuurszaken is een personele unie met het presidium, zijnde de fractievoorzitters en de voorzitter van de raad i.c. de burgemeester en de vice-voorzitter van de raad en fungeert daardoor tevens als agendacommissie van de raad en is belast met de werkgeverstaken van de griffie. Artikel 5. Zittingsduur en ontslag. 1. De leden van een commissie worden benoemd voor de zittingsperiode van de raad. 2. Een lid van een commissie kan te allen tijde ontslag nemen. Het lid geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de raad. 3. Een lid, dat blijft voldoen aan de vereisten van het lidmaatschap, oefent zijn functies uit totdat zijn opvolger is benoemd. 4. Zodra blijkt dat een lid van een commissie de hoedanigheid op grond waarvan hij is benoemd niet meer bezit, danwel dat hij een met het lidmaatschap onverenigbare betrekking ervult, danwel dat hij handelt in strijd met artikel 15 van de Gemeentewet, houdt hij onmiddellijk op lid van de commissie te zijn. 5. De vervulling van een tussentijds ontstane vacature geschiedt binnen 8 weken nadat zij is ontstaan. Artikel 6. Onverenigbare betrekkingen en verboden handelingen. De artikel 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een commissielid, zijnde burgerraadslid. Artikel 7. Voorzitterschap. 1. Voorzover in deze verordening of het instellingsbesluit niet anders is bepaald, wordt met het voorzitterschap van een commissie belast een daartoe door het presidium aangewezen lid van de gemeenteraad. 2. De voorzitter van de raad c.q. de burgemeester is voorzitter van de commissie bestuurszaken. 3. Bij verhindering of onstentenis van de voorzitter wordt het voorzitterschap waargenomen door het in de commissie zitting hebbende raadslid dat daartoe door het presidium is aangewezen. 4. In geval zowel de voorzitter als zijn plaatsvervanger afwezig zijn, wordt tijdelijk het voorzitterschap waargenomen door het commissielid dat daartoe door de commissie wordt aangewezen. 5. De voorzitter is belast met: a. de voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen; b. de leiding en de handhaving van de orde van de vergaderingen;

3 c. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt. Artikel 8. Secretariaat. 1. Secretaris van een commissie is de griffier of een hiertoe door het presidium aangewezen ambtenaar van de griffie. 2. Bij verhindering of ontstentenis van de griffier wordt het secretariaat waargenomen door een daartoe door het presidium aangewezen ambtenaar van de griffie. 3. De griffier is geen lid van de commissie. 4. De griffier zorgt voor een goede uitvoering van de vergaderingen. 5. De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de commissie over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen. Hoofdstuk 2. Bepalingen aangaande de vergaderingen. Artikel 9. Tijd en plaats. 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de raad of het presidium of de voorzitter dit nodig oordelen en tenminste 5 leden schriftelijk, onder opgave van redenen, daartoe de wens te kennen geven. Indien de vergadering is gevraagd door het vereiste aantal leden, wordt zij gehouden binnen 14 dagen, nadat het verlangen daartoe ter kennis van de voorzitter is gebracht. 2. De vergaderingen van de raadscommissies vinden in de regel op een vaste, nader te bepalen dag in de raadszaal plaats van het gemeentehuis. De commissies zullen plaatsvinden twee weken voor de vastgestelde raadsvergadering. Tot de keuze van een andere locatie kan door de commissie worden besloten. Artikel 10. Agenda. 1. Ter voorbereiding van de vergaderingen stelt de voorzitter een agendaoverleg in met de verantwoordelijke portefeuillehouder uit het college van Burgemeester en Wethouders en de betrokken sectordirecteur/afdelingshoofd. 2. De voorzitter van de raadscommissie stelt de conceptagenda vast. 3. De raadscommissie accordeert de agenda bij aanvang van de vergadering. Artikel 11. Oproep. 1. De oproeping voor een vergadering vindt schriftelijk plaats en wordt, behoudens in spoedeisende gevallen, 10 dagen voor de vergadering aan de leden digitaal toegezonden. 2. De oproepingsbrief vermeldt onderwerpen die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld. De voorzitter zorgt ervoor dat, behoudens in spoedeisende gevallen, de status van de te behandelen onderwerpen bij de oproepingsbrief is toegelicht. Artikel 12. Openbare kennisgeving. 1. Een openbare vergadering wordt op de in de gemeente gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht. 2. De openbare kennisgeving vermeldt: a. de datum, de aanvangstijd en plaats van de vergadering; b. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende toelichting op de onderwerpen kan inzien; c. de mogelijkheid voor niet-leden van een commissie om deel te nemen aan het overleg en de wijze waarop. Artikel 13. Ter inzage leggen van stukken. 1. De stukken welke dienen ter toelichting van de zaken die op de agenda staan van de raadscommissie, worden meteen nadat de agenda is vastgesteld, maar in elk geval tegelijk met het verzenden van de oproep voor de leden ter inzage gelegd in de leeskamer van het gemeentehuis. Wanneer na het verzenden van de oproep nog stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan aan de leden meteen mededeling gedaan.

4 2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid blijven stukken, omtrent de inhoud waarvan ingevolge artikel 15 geheimhouding is opgelegd, onder berusting van de secretaris van de commissie, die de leden van de commissie de inzage verleent. Artikel 14. Openbaarheid vergaderingen. 1. De vergaderingen zijn openbaar. 2. Op voorstel van de voorzitter of op verzoek van tenminste vier van de aanwezige leden wordt overwogen of de behandeling van een agendapunt in beslotenheid plaatsvindt. 3. De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. 4. De leden van de raad zijn te allen tijde bevoegd tot het bijwonen van besloten vergaderingen van commissies, waarvan zij geen lid zijn, en zijn daarbij toehoorders. De secretaris en de griffier zijn eveneens te allen tijde bevoegd besloten vergaderingen van de commissie bij te wonen. 5. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van toepassing die gelden voor een openbare vergadering. 6. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijke afsprakenlijst opgemaakt, die niet openbaar wordt gemaakt, tenzijde de commissie anders beslist. Artikel 15. Geheimhouding. 1. Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen. 2. Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid van de Gemeentewet, voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd. Artikel 16. Presentielijst. 1. De leden tekenen ter vergadering de presentielijst. 2. De burgerraadsleden ontvangen op basis van de getekende presentielijst de vastgestelde presentievergoeding. Artikel 17. Opening en quorum. 1. De voorzitter opent de vergadering, nadat hem is gebleken dat, naast de voorzitter, tenminste de helft van de opgeroepen leden en minimaal 1 raadslid van tenminste 3 raadsfracties, aanwezig zijn. 2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip het vereiste aantal leden niet aanwezig is, bepaalt de voorzitter met een tussentijd van tenminste 24 uren een nieuwe vergadering. In deze vergadering kunnen de dan aanwezige leden beraadslagen en besluiten. Artikel 18. Deelname aan commissievergaderingen door collegeleden. Een lid van het college kan, al dan niet op zijn verzoek, door de voorzitter van de raadscommissie worden uitgenodigd om in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslaging deel te nemen. Hij kan zich daarbij laten bijstaan door ambtelijke medewerkers. Artikel 19. Bijwonen van commissievergadering door ambtenaren en deskundigen, De voorzitter is bevoegd, via het college van burgemeester en wethouders of op uitnodiging van de raadscommissie, ambtenaren en andere deskundigen tot het bijwonen van een vergadering uit te nodigen voor het verstrekken van informatie. Zij maken geen deel uit van de vergadering. Artikel 20. Bijwonen van commissievergadering door inwoners en derden c.q. spreekrecht.

5 1. De voorzitter is bevoegd, eigener beweging of op uitnodiging van de raadscommissies, inwoners en derden tot het bijwonen van een vergadering uit te nodigen voor het verstrekken van informatie en/of deelname aan de beraadslagingen, met name wat betreft de onderwerpen, zoals bedoeld in de artikelen 3 lid 1 sub c en d. 2. Bij de bespreking van een concept-kadernota (beleidsvoorstel), als bedoeld in artikel 3 lid 1 sub a kunnen inwoners of derden voorafgaande aan de 1 e termijn inspreken. 3. Bij de technische bespreking van een raadsvoorstel, als bedoeld in artikel 3 lid 1 sub b kunnen inwoners of derden niet inspreken of vragen stellen. Artikel 21. Vergaderorde. 1. De onderwerpen bedoeld in artikel 3 lid 1, sub a, c en d, worden in twee termijnen aan de orde gesteld. 2. Na de bespreking van de in het eerste lid bedoelde onderwerpen formuleert de voorzitter een advies, indien dit door de commissie wordt verzocht. 3. Over adviezen en andere aangelegenheden wordt niet gestemd. Indien er geen unaniem advies is wordt dit in de afsprakenlijst kenbaar gemaakt ( art. 24, lid 3 sub c). Artikel 22. Handhaving orde. 1. Indien een lid of een spreker zich beledigend of onbehoorlijk uitdrukt, afwijkt van het onderwerp in behandeling, danwel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. 2. Indien betrokkene hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten. 4. De voorzitter kan degene die de orde van de vergadering verstoort dadelijk uit de vergaderzaal doen verwijderen. 5. De voorzitter stelt bij de vaststelling van de agenda de vergadertijd per agendapunt vast. Artikel 23. Toehoorders en pers. 1. De toehoorders, niet zijnde de personen bedoeld in de artikelen 18, 19 en 20 en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend o de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen. 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. 3. Het is verboden zonder toestemming van de voorzitter geluid- of beeldregistraties in de vergaderzaal of de publieke tribune te maken van hetgeen besproken wordt. 4. De voorzitter kan degene die in strijd met dit artikel handelt, dadelijk uit de vergaderzaal doen verwijderen. Artikel 24. Verslag. 1. Onder de zorg van de griffier wordt van het behandelde in de vergadering van de commissie een afsprakenlijst opgesteld. 2. De ontwerp afsprakenlijst van de vergadering wordt in de eerstvolgende vergadering ter vaststelling aan de orde gesteld. 3. De afsprakenlijst moet inhouden: a. de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren en de namen van de genodigde sprekers (art. 20 lid 1); b. een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest; c. De adviezen zoals bedoeld in artikel 21 lid 1. Bij het ontbreken van een unaniem advies worden de standpunten per fractie kenbaar gemaakt (art. 21, lid 3). d. specifieke vragen en antwoorden die tijdens de technische bespreking van een raadsvoorstel (art. 3 lid 1 sub b) aan de orde komen, indien de commissie dit wenst.

6 4. Het vastgestelde verslag wordt aan het college en de raad ter kennis gebracht. 5. Het vastgestelde verslag wordt binnen twee werkdagen op internet geplaatst. Hoofdstuk 3. Slotbepalingen. Artikel 25. Uitleg verordening. In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de voorzitter van de commissie. Artikel 26. Citeertitel. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Boxmeer. Artikel 27. Inwerkingtreding. Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de vaststelling ervan. Aldus besloten door de Raad van de gemeente Boxmeer in zijn openbare vergadering van 8 april De Raad voornoemd, de Griffier, de Voorzitter, A.W.J.M. Cornelissen K.W.T van Soest