CVDR. Nr. CVDR67775_1. Reglement overlegraden gemeente Voorst

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Voorst. Nr. CVDR67775_1 5 december 2017 Reglement overlegraden gemeente Voorst Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorst; gelet op artikel 84 van de Gemeentewet, artikel 47 van de Wet werk en bijstand, de artikelen 11 en 12 van de Wet maatschappelijke ondersteuning en artikel 2 derde lid van de Wet sociale werkvoorziening besluit vast te stellen het navolgende Reglement overlegraden gemeente Voorst Hoofdstuk 1: Begripsbepalingen Artikel 1 Begripsomschrijvingen In dit reglement wordt verstaan onder: a. lid: lid van een overlegraad; b. voorzitter: voorzitter van een overlegraad of diens vervanger; c. secretaris: secretaris van een overlegraad of diens vervanger; d. vergadering: vergadering van een overlegraad; e. college: het college van burgemeester en wethouders. f. cliënt: degene die een uitkering of voorziening ontvangt, danwel degene die is geïndiceerd ingevolge de sociale zekerheidswetten of regelingen die aan de gemeente ter uitvoering zijn opgedragen. Hoofdstuk 2: Instelling, taken en samenstelling Artikel 2 Instelling overlegraden 1. Het college stelt de volgende overlegraden in: a. cliëntenraad maatschappelijke ondersteuning; b. platform voor recreatie en toerisme. 2. De cliëntenraad maatschappelijke ondersteuning houdt zich bezig met de behartiging van de collectieve belangen in de ruimste zin van het woord van de ingezetenen van de gemeente Voorst die aanspraak (kunnen) maken op een uitkering ingevolge de door de gemeente uit te voeren sociale zekerheidsregelgeving, een voorziening ingevolge de Wet maatschappelijke ondersteuning of die geïndiceerd zijn ingevolge de Wet sociale werkvoorziening, met het verschaffen van inzicht in hetgeen er onder (potentiële) cliënten leeft in samenhang met de beoordeling van de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening en met het er meer in het bijzonder voor zorgdragen dat er binnen de gemeente voldoende aandacht is voor de positie van ouderen, gehandicapten, uitkeringsgerechtigden en de in het kader van de Wet sociale werkvoorziening geïndiceerden. 3. Het platform voor recreatie en toerisme houdt zich bezig met het vorm geven in de ruimste zin van het woord aan de ontwikkeling van recreatie en toerisme in de gemeente Voorst. 4. Indien een onderwerp verschillende overlegraden aangaat, wordt het onderwerp besproken in een gezamenlijke vergadering van de overlegraden. 5. Indien een gezamenlijke vergadering van de overlegraden wordt belegd, vervult de voorzitter van de overlegraad die het onderwerp het meest aangaat, de taken van de voorzitter. 6. Het college geeft een overlegraad voldoende gelegenheid zich over de tot zijn taak behorende onderwerpen te beraden en zijn adviezen en aanbevelingen te formuleren. 7. In zaken die geen uitstel gedogen, kan het college een besluit nemen zonder voorafgaand advies van de overlegraad. Hierover wordt de overlegraad zo spoedig mogelijk geïnformeerd. Artikel 3 Taken 1. Een overlegraad heeft de volgende taken: a. het uitbrengen van advies aan het college over een beleidsvoornemen dat betrekking heeft op de in artikel 2, tweede en derde lid genoemde onderwerpen; b. het voeren van overleg met en het gevraagd of ongevraagd doen van aanbevelingen aan het college over de in artikel 2, tweede en derde lid genoemde onderwerpen; c. het periodiek opstellen van een beleidsplan waaruit door evaluatie een werkplan wordt opgesteld. 2. De overlegraad voert zijn taken zoveel mogelijk op basis van het opgestelde werkplan uit. 3. Van de taken als bedoeld in het eerste lid zijn uitgezonderd: a. een besluit of voorgenomen besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan; 1

2 b. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend; c. een besluit of voorgenomen besluit ter uitvoering van wettelijke voorschriften, voor zover geen ruimte voor eigen beleid is gelaten. Artikel 4 Samenstelling 1. Een overlegraad bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste elf leden met dien verstande dat de cliëntenraad maatschappelijke ondersteuning ten minste zeven leden telt. 2. De leden dienen ingezetene van de gemeente Voorst dan wel de wettelijke vertegenwoordiger van een ingezetene van de gemeente Voorst te zijn of een vertegenwoordiger van een in de gemeente Voorst gevestigde rechtspersoon dan wel de vertegenwoordiger van een rechtspersoon die een nevenvestiging heeft in de gemeente Voorst. Artikel 13, eerste lid onder j., k. en o. en derde lid van de Gemeentewet is daarbij van overeenkomstige toepassing. 3. De leden worden, na voordracht door de overlegraad, met inachtneming van het bepaalde in artikel 84, tweede lid van de Gemeentewet door het college benoemd. 4. De cliëntenraad maatschappelijke ondersteuning bestaat bij voorkeur voor de helft uit cliënten afkomstig uit de verschillende cliëntengroepen, danwel bij voorkeur uit leden die zitting hebben op aanbeveling van relevante belangenorganisaties. De leden hebben een aantoonbare betrokkenheid bij één of meer van de genoemde cliëntengroepen. Verder wordt bij de samenstelling rekening gehouden met een evenredige samenstelling op basis van de uit de relevante wetgeving voortvloeiende werkzaamheden. 5. In het platform voor recreatie en toerisme heeft in elk geval één lid op aanbeveling van de plaatselijke VVV zitting. De overige leden zijn zoveel mogelijk aantoonbaar betrokken bij de sector recreatie en toerisme. Artikel 5 Voorzitter, werkgroepen 1. De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door en uit de overlegraad aangewezen. 2. De voorzitter is belast met: a. het leiden van de vergadering; b. het handhaven van de orde; c. het doen naleven van dit reglement; d. hetgeen dit reglement hem verder opdraagt. 3. De overlegraad kan uit zijn midden werkgroepen instellen ter voorbereiding van besluitvorming op een bepaald gebied of over een bepaald onderwerp. Artikel 6 Zittingsduur en vacatures 1. De zittingsperiode van een lid eindigt in ieder geval op de dag waarop de benoeming van wethouders op grond van artikel 37 van de Gemeentewet overeenkomstig het bepaalde in artikel 38 van de Gemeentewet ingaat. 2. Een lid houdt op lid te zijn van de overlegraad indien hij niet meer voldoet aan de op grond van artikel 4, tweede lid gestelde eisen dan wel de aan zijn benoeming ten grondslag liggende hoedanigheid als bedoeld in artikel 4, vierde lid, eerste volzin is komen te vervallen. 3. Het college kan een lid ontslaan. 4. Het college kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger uit diens hoedanigheid ontslaan. 5. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan het college. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als zijn opvolger is benoemd. 6. Indien een vacature ontstaat, beslist het college na voordracht door de overlegraad, zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel Een lid is na afloop van de zittingsperiode terstond herbenoembaar, doch voor maximaal twee opeenvolgende volledige zittingsperiodes. Artikel 7 Ondersteuning en faciliteiten overlegraad 1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor voldoende ambtelijke ondersteuning van de overlegraad. 2. In elk geval is bij iedere vergadering van de overlegraad ambtelijke ondersteuning aanwezig. 3. De overlegraden kunnen gebruik maken van de logistieke en vergaderfaciliteiten in het gemeentehuis, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taak. 2

3 4. Het college doet de overlegraad alle informatie toekomen die nodig is voor een goed functioneren van de overlegraad. 5. Indien aan de uitoefening van de taken van de overlegraad kosten anders dan die voortvloeiend uit het eerste en derde lid zijn verbonden, is ambtelijke instemming vereist. Hoofdstuk 3: Aanwezigheid college Artikel 8 Burgemeester en wethouders 1. Indien de burgemeester of een wethouder bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiervan mededeling aan de voorzitter. 2. De voorzitter kan incidenteel de burgemeester en één of meer wethouders uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen. Artikel 9 Ambtenaren De voorzitter kan het college verzoeken de ambtenaar tot wiens werkterrein een geagendeerd onderwerp behoort aanwezig te laten zijn in de vergadering en deel te laten nemen aan de beraadslagingen. Hoofdstuk 4: Vergaderingen Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen Artikel 10 Vergaderfrequentie en openbaarheid 1.De overlegraad vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig acht doch tenminste vier maal per jaar. 2. De vergadering van de overlegraad wordt in het openbaar gehouden. Artikel 23 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. 3. De vergaderingen van de overlegraad vinden in beginsel plaats in het gemeentehuis. 4. De overlegraad vergadert voorts indien tenminste een vijfde van de leden schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoekt. 5. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere vergaderplaats aanwijzen. Artikel 11 Oproep 1. De leden ontvangen ten minste zeven dagen voor een vergadering schriftelijk een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden. 3. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 12, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden. Artikel 12 Agenda 1. Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter in overleg met de secretaris de agenda van de vergadering voorlopig vast. 2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen. 3. Bij aanvang van de vergadering stelt de overlegraad de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de overlegraad bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. 3

4 4. Wanneer de overlegraad een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college nadere inlichtingen vragen. De overlegraad bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt. 5. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de overlegraad de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen. Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken 1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden met de agenda toegestuurd aan de leden, en voor zover het een openbare vergadering betreft voor een ieder, op het gemeentehuis ter inzage gelegd. De voorzitter maakt van de ter inzage legging melding in de openbare kennisgeving, bedoeld in artikel 14. Indien na het verzenden van de schriftelijk oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk, voor zover van toepassing, in een openbare kennisgeving. 2. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht. 3. Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de secretaris en verleent de secretaris een lid inzage. Artikel 14 Openbare kennisgeving 1. De vergadering wordt, voor zover deze een openbaar karakter heeft, tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in het Voorster Nieuws, op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht. 2. De openbare kennisgeving vermeldt: a. de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering; b. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien; Paragraaf 2 Orde der vergadering Artikel 15 Opening vergadering; quorum 1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, wordt niet vergaderd en wordt door de overlegraad een nieuwe vergadering belegd. Artikel 16 Spreekrecht burgers 1. Een burger voert het woord nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. 2. Het woord kan niet gevoerd worden over: a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan; b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; c. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. 3. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. Artikel 17 Verslag 1. Het ontwerpverslag van de vergadering wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering aan de leden toegezonden. 2. Bij het begin van de vergadering wordt het verslag van de vorige vergadering behandeld en, zo mogelijk, vastgesteld. 4

5 3. De leden en de voorzitter hebben het recht een voorstel tot wijziging van het verslag aan de overlegraad te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. 4. Het verslag moet inhouden: a. de namen van de voorzitter, de leden, de secretaris, en de ambtenaren, voorzover aanwezig, alsmede van de leden die afwezig waren. b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; c. een beknopte zakelijke samenvatting van het behandelde en gesprokene; d. een voornemen om en een samenvatting van het advies aan het college en de ingenomen minderheidsstandpunten. e. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 21 door de overlegraad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen. 5. Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de secretaris. 6. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend en binnen een week na vaststelling aan het college gezonden. Artikel 18 Voorstellen van orde 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht. 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen. 3. Over een voorstel van orde beslist de overlegraad terstond. Artikel 19 Handhaving orde; schorsing 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij: a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren; b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden. 2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten. 4. De voorzitter kan de overlegraad voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. Artikel 20 Beraadslaging 1. De overlegraad kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen. 2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de overlegraad beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is. Artikel 21 Deelname aan de beraadslaging door anderen De overlegraad kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. 1. 5

6 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen. Artikel 22 Advies 1. Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de overlegraad anders beslist. 2. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de overlegraad of er een advies dan wel aanbeveling aan het college wordt uitgebracht. 3. Indien de overlegraad een advies of aanbeveling aan het college uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud daarvan. 4. In het advies of de aanbeveling worden eventuele minderheidsstandpunten opgenomen. 5. De leden beslissen zonder last of ruggespraak. Artikel 28 tot en met 32 van de Gemeentewet zijn daarbij van overeenkomstige toepassing. 6. Het advies of de aanbeveling wordt binnen vier weken schriftelijk en ondertekend door voorzitter en secretaris aan het college toegezonden. 7. Als het college afwijkt van een advies of aanbeveling van de overlegraad zal het college de overlegraad over de reden daarvan informeren. Hoofdstuk 5: Besloten vergadering Artikel 23 Algemeen Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Artikel 24 Verslag besloten vergadering 1. Het verslag van een besloten (deel van een) vergadering wordt alleen aan de leden rondgestuurd, indien omtrent het verhandelde overeenkomstig artikel 25 geheimhouding is opgelegd. 2. Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten (deel van een) vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de overlegraad een beslissing over het al dan niet openbaar maken van dit verslag. 3. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend. Artikel 25 Geheimhouding Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de overlegraad overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De overlegraad kan besluiten de geheimhouding op te heffen. Artikel 26 Opheffing geheimhouding Indien de overlegraad op grond van artikel 55, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de overlegraad die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de overlegraad overleg gevoerd. Hoofdstuk 6: Toehoorders en pers Artikel 27 Toehoorders en pers 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen. 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. 3. De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen. 6

7 Artikel 28 Geluid- en beeldregistraties Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Artikel 29 Verbod gebruik mobiele telefoons In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan. Hoofdstuk 7: Slotbepalingen Artikel 30 Uitleg en afwijking reglement 1.In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit reglement, beslist het college. 2.Het college kan in bijzondere gevallen afwijken van de bepalingen in dit reglement. Artikel 31 Inwerkingtreding, Citeertitel en intrekken 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na publicatie. 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement overlegraden gemeente Voorst. 3. Het Reglement overlegraden van 1 september 2003 wordt ingetrokken. 7