Voorstel aan de Raad Onderwerp: Onderdeel raadsprogramma: Portefeuillehouder: Voorgesteld besluit Korte samenvatting Aanleiding

Transcriptie

1 Raadsvergadering, 10 mei 2011 Voorstel aan de Raad Onderwerp: Oprichting van een gemeenschappelijke regeling Regionale ICT Dienst (RID) Oost Utrecht. Onderdeel raadsprogramma: Besturen Portefeuillehouder: Jan van der Laag Voorgesteld besluit 1. Instemmen met het treffen van voorbereidingen door het college van B&W voor het oprichten van een openbaar lichaam ten behoeve van de samenwerking op het terrein van ICT tussen de gemeenten Baarn, De Bilt, Bunnik, Soest, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede en de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn en Heuvelrug. 2. Voor de incidentele projectkosten een begrotingswijziging vast te stellen. Korte samenvatting Het college heeft het voornemen om een duurzame samenwerking aan te gaan op het gebied van ICT tussen de gemeenten Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug en de RSD Kromme Rijn Heuvelrug. Het bedrijfsplan ICT Shared Service Center vormt daarvoor de basis. Het college verzoekt u mandaat te verlenen om de verdere processtappen te zetten om te komen tot een gemeenschappelijke regeling in het najaar van Aanleiding De automatisering bij gemeenten wordt steeds complexer. Tegelijkertijd worden gemeenten ook steeds afhankelijker van ICT (informatie- en communicatietechnologie). Uitval van ICT-voorzieningen leidt er direct toe dat gemeentelijke klanten niet geholpen kunnen worden en de interne werkprocessen stilvallen. In de komende jaren zet deze trend zich door. Er is in toenemende mate sprake van uitwisseling van gegevens tussen systemen, zowel binnen de gemeente als met externe ketenpartners. Daarnaast ontwikkelt de digitalisering van de dienstverlening aan inwoners en bedrijven zich verder en is het de bedoeling dat de gemeente hét eerste loket wordt voor burgers die zaken willen doen met de overheid (Overheid heeft Antwoord@). Dat biedt een geweldige kans voor gemeenten om hun onmiskenbare betekenis Nr.: 439 Agendapunt: 7 Datum: 1 maart 2011

2 voor de publieke dienstverlening te bevestigen en te versterken. Maar het betekent ook dat de complexiteit van de ICT-voorzieningen toeneemt en er steeds hogere eisen worden gesteld aan de ICT-infrastructuur in termen van continuïteit en beschikbaarheid. Steeds meer gemeenten kiezen er voor deze uitdaging niet alleen, maar samen met andere gemeenten op te pakken. De stuurgroep ICT-samenwerking, bestaande uit de gemeentesecretarissen/directeuren van de deelnemende organisaties, heeft de volgende uitgangspunten voor de samenwerking geformuleerd: a. Er wordt één ICT-beheerorganisatie in het leven geroepen, die op één locatie is gehuisvest en waar al het ICT-personeel in dienst is; b. De samenwerking beperkt zich in eerste instantie tot de koude kant : de ICT-infrastructuur, de geautomatiseerde werkplekken en de kantoorautomatisering. Op termijn kan de samenwerking zich verdiepen naar de zachte informatievoorzieningkant van ICT (bijvoorbeeld functioneel applicatiebeheer); c. Naast het beheer wordt ook het eigendom van de ICTvoorzieningen in de samenwerking ondergebracht; d. De deelnemende organisaties dragen bij aan het structurele personele en materiële budget naar rato van het aantal werkplekken; e. De deelnemende organisaties dragen ieder een gelijk deel bij aan de incidentele kosten. f. De samenwerking krijgt de rechtsvorm van een openbaar lichaam. g. De streefdatum voor de start van de samenwerking is 1 januari 2012 en het transitieproces is er op gericht dat de samenwerking op 1 april 2014 volledig operationeel is. - Er wordt gekozen voor samenwerking op het gebied van ICT zodat de kwetsbaarheid wordt verkleind, de continuïteit beter kan worden gegarandeerd en de kosten kunnen worden beheerst. - Er wordt om de volgende redenen gekozen voor de rechtsvorm van een openbaar lichaam: a. Deze rechtsvorm biedt de beste mogelijkheden aan de deelnemende organisaties voor directe sturing en om grip te houden op de Regionale ICT Dienst (RID) Oost Utrecht; b. Het creëert zekerheid dat de deelnemende organisaties hun ICTtaken in de nieuwe organisatie kunnen laten uitvoeren zonder in strijd te komen met de Europese en Nederlandse regelgeving op het terrein van aanbesteding, mededinging en staatssteun; c. De deelnemende organisaties vinden het waarborgen van de continuïteit van de nieuwe organisatie belangrijker dan het maken van winst; De deelnemende organisaties hechten er belang aan dat het personeel de ambtelijke status behoudt. Uitgangspunt is dat de medewerkers zoveel mogelijk mee over gaan naar de nieuwe organisatie; de samenwerking leidt niet tot gedwongen ontslagen

3 Specifiek (beoogd doel) Doelstellingen van de ICT-samenwerking zijn: - meer kwaliteit en continuïteit in de taakuitvoering; - vermindering kwetsbaarheid; - efficiëntere inzet van schaarse middelen en personeel; - betere bezetting/benutting van de technische infrastructuur; - oppakken van nieuwe ontwikkelingen tegen minder meerkosten; - vergroten van de professionaliteit; - verbeteren voor de betrokken medewerkers van de mogelijkheden voor hun persoonlijke ontwikkeling. Meetbaar De te nemen processtappen zijn vastgelegd in een plan van aanpak en de stuurgroep ICT-samenwerking bewaakt deze. Acceptabel In onze regio is de afgelopen periode verkend op welke wijze en met welke gemeenten ICT-samenwerking te realiseren is. Uiteindelijk heeft dit ertoe geleid dat nu in de gemeenten Baarn, De Bilt, Bunnik, Soest, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede en de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug het voorstel aan het bestuur wordt voorgelegd om samen te gaan werken op het gebied van ICT. Overwegingen die leiden tot het besluit Het wordt voor kleine en middelgrote gemeenten steeds lastiger om de ontwikkelingen op ICT-gebied zelfstandig op te pakken. Het aantal ICTmedewerkers is beperkt, zodat er al snel gaten vallen bij uitval of vertrek. Daarnaast wordt het steeds moeilijker om de noodzakelijke, vaak specialistische deskundigheid in huis te halen en te behouden. Samenwerking op het gebied van ICT zorgt ervoor dat de kwetsbaarheid wordt verkleind, de continuïteit beter kan worden gegarandeerd en de kosten kunnen worden beheerst. Draagvlak Om de ICT dienstverlening op een gewenst niveau te houden is het noodzakelijk om te gaan samenwerken. Het personeel is betrokken bij de samenwerking. In december 2010 is er een bijeenkomst met al het betrokken personeel en de Or van alle deelnemende organisaties geweest. Realistisch Kanttekeningen bij het voorgestelde besluit - De stuurgroep en de portefeuillehouders hebben voor de uitwerking met name aandacht gevraagd voor de volgende aspecten: a. de bestuurlijk juridische vormgeving van de GR; b. de financiële consequenties voor de deelnemende organisaties - De overgang van zeven organisaties en ICT-infrastructuren naar één organisatie en één ICT-infrastructuur is een complexe operatie. Om dit beheersbaar te houden wordt gekozen voor een fasegewijze aanpak (plateauplanning).

4 - Het is belangrijk dat er binnen het openbaar lichaam een heldere scheiding wordt aangebracht tussen de bestuurlijke en de operationele aansturing van de RID Oost Utrecht: a. De rol van het bestuur is op afstand en zo beperkt mogelijk (rol eigenaar). b. De gemeentesecretarissen/directeuren nemen de rol aan van opdrachtgever. ICT is bedrijfsvoering en dus primair een verantwoordelijkheid van het ambtelijk management. De gezamenlijke opdrachtgevers bepalen het pakket van dienstverlening en onderhandelen hierover met de directeur van de RID Oost Utrecht. Dit wordt nader uitgewerkt in de gemeenschappelijke regeling. Alternatieven Alternatief is niet samenwerken, dit is onmogelijk gezien de kwetsbaarheid en de continuïteit van de ICT-dienstverlening. Tijdgebonden Het besluit moet voor mei 2011 genomen zijn om stappen te zetten in het proces van oprichting. Als startdatum voor de gemeenschappelijke regeling wordt uitgegaan van 1 januari Een stuurgroep, bestaande uit gemeentesecretarissen/directeuren van de deelnemende organisaties begeleidt het proces van totstandkoming van de RID Oost Utrecht. Zodra de gemeenschappelijke regeling van start is gegaan wordt dit geformaliseerd in de vorm van een collectief opdrachtgeveroverleg. In het najaar van 2011 zal u gevraagd worden definitief in te stemmen met de oprichting van de gemeenschappelijke regeling RID Oost Utrecht. Aanpak/uitvoering De RID Oost Utrecht wordt in stappen gerealiseerd. De voorbereidingen van de oprichting vinden plaats in 2011 waarna de inrichting gefaseerd plaats vindt. In het najaar van 2011 zal de gemeenteraden gevraagd worden definitief in te stemmen met de oprichting van de RID Oost Utrecht. Communicatie Intern worden de medewerkers mondeling en via nieuwsbrieven geïnformeerd. Externe communicatie zal plaats vinden na definitieve instemming tot de oprichting van de RID Oost Utrecht (najaar 2011).

5 Financiën Om de RID Oost Utrecht tot stand te brengen worden incidentele kosten gemaakt (projectkosten) om de nieuwe ICT-organisatie te realiseren. Deze projectkosten bedragen in 2011 in totaal Deze kosten worden naar rato van het aantal werkplekken verdeeld onder de deelnemende organisaties. Voor de gemeente Wijk bij Duurstede is dit een bedrag van ,00. Naast de projectkosten 2011 zullen na 2011 (eenmalige) kosten gemaakt worden voor vervanging van de huidige (eigen) ICT-infrastructuur voor een regionale (gezamenlijke) ICT-infrastructuur en kosten voor uitvoering van het sociaal plan. Deze kosten zijn in het bedrijfsplan (2009) al wel geraamd, maar deze raming zal in 2011 geactualiseerd worden. Daarbij wordt rekening gehouden met de te kiezen migratiestrategie. De geactualiseerde kosten zullen in het voorstel voor de definitieve besluitvorming worden gepresenteerd. Hierbij zullen zoveel mogelijk bestaande budgetten worden benut. In het algemeen blijkt dat samenwerking tussen gemeenten op ICT-gebied zorgt voor minder meerkosten en dat de eenmalige kosten binnen enkele jaren kunnen worden terugverdiend. (circa 2 jaar voor Wijk bij Duurstede) Dit rechtvaardigt op dit moment het starten van de voorbereiding. Naast de eenmalige kosten dragen de deelnemende organisaties in de toekomst bij aan de jaarlijkse begroting van de RID Oost Utrecht naar rato van het aantal werkplekken. Begrotingswijziging: (positieve bedragen: verhoging lasten, verlaging inkomsten, negatieve bedragen: verlaging lasten, verhoging inkomsten) Programma 5 Financiën en Kostenplaatsen FCL ECL I/U Reden Met de jaarrekening 2010 wordt een budgetoverheveling aangevraagd voor Vanwege lagere uitgaven voor de vervangingsinvesteringen bedragen de kapitaallasten lager en blijft dit bedrag over. Door het over te hevelen, kan het in 2011 als dekking ingezet worden voor de projectkosten. Bijlagen Managementsamenvatting Bedrijfsplan ICT Shared Service Center. B&W rapport d.d. 1 maart Burgemeester en wethouders van Wijk bij Duurstede, U Bedrijfsvoering; kapitaallasten rente U Bedrijfsvoering; kapitaallasten afschrijving U Bedrijfsvoering; bijdrage GR SSC Programma 5 Subtot Totaal Ramingen Janneke Louisa-Muller secretaris Guus Swillens burgemeester

6 Raadsbesluit De raad van de gemeente Wijk bij Duurstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1 maart 2011, nr. 439 besluit: 1. Instemmen met het treffen van voorbereidingen door het college van B&W voor het oprichten van een openbaar lichaam ten behoeve van de samenwerking op het terrein van ICT tussen de gemeente Baarn, De Bilt, Bunnik, Soest, Utyrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede en de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug. 2. Voor de incidentele projectkosten een begrotingswijziging vast te stellen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van dinsdag 10 mei 2011 De raad voornoemd, griffier, voorzitter,