Agendapuntnr.: 15. Renswoude, 16 juni 2015.

Transcriptie

1 Agendapuntnr.: 15 Nr.: Behandeld door: A. van de Kamp Onderwerp: Uitbesteding uitvoering gemeentelijke heffingen en WOZ proces. Versterking informatie en controlfunctie afdeling Financiën. Renswoude, 16 juni Aan de gemeenteraad Geachte raad, Samenvatting: Voorstel om belasting en WOZ proces vanaf uit te laten voeren door de gemeente Veenendaal en de ruimte die hierdoor in de begroting ontstaat aan te wenden voor versterking van de informatie en control functie van de afdeling Financiën. Het proces van de heffing en inning van de gemeentelijke belastingen is een proces waarbij een bepaald volume noodzakelijk is om dit proces zo efficiënt mogelijk te doen verlopen. Het hiervoor vereiste volume wordt door de gemeente Renswoude niet gehaald. Uit benchmark onderzoeken is een aantal malen gebleken, dat de kosten van de uitvoering van de gemeentelijke belastingen in Renswoude per inwoner of per aanslag, hoger zijn dan in de meeste andere gemeenten het geval is. Ook uit het onderzoek dat vorig jaar heeft plaats gevonden naar mogelijke samenwerking op het terrein van de gemeentelijke heffingen door de gemeenten Ede, Veenendaal, Rhenen en Renswoude bleek dat de kosten per aanslag in Renswoude aanzienlijk hoger zijn dan in de andere gemeenten. Personeelskosten vormen een belangrijke component van de kosten die verbonden zijn aan het proces van de gemeentelijke heffingen. Wanneer het belastingproces wordt uitbesteed aan een derde partij, maar het personeel dat nu dit proces uitvoert in dienst blijft van de gemeente, is het niet eenvoudig om een besparing te realiseren. Onze heffingsambtenaar en WOZ- coördinator heeft onlangs aangegeven, de gemeente Renswoude aan het einde van het jaar te willen verlaten en gebruik te willen maken van de mogelijkheid tot (pre-) pensionering. Een medewerkster die tot voor kort de gehele mutatieverwerking van het belastingproces voor haar rekening nam, is momenteel met zwangerschapsverlof en heeft aangegeven na haar bevalling niet meer voor 38 uur per week te willen terug keren, maar voor 16 uur per week. Gezien deze ontwikkelingen is dit het ideale moment om met ons belastingproces een andere richting in te slaan. 1

2 We zijn op zoek gegaan naar een vorm van samenwerking/ dienstverlening met/ door een andere gemeente, waarbij wij met ons belastingproces mee kunnen liften met het volume van die gemeente en op die wijze mee kunnen profiteren van het schaalvoordeel. Uiteraard hebben we hierbij gekeken naar de gemeente Veenendaal, onze preferred partner ten aanzien van samenwerking. We hebben verder ook informatie ingewonnen bij de gemeente Barneveld, de gemeente waar ons huidige belastingpakket wordt gehost en beheerd. Wij hebben deze beide gemeenten gevraagd of zij bereid zouden zijn het belastingproces en het nauw daarmee verbonden WOZ proces voor ons uit te voeren en zo ja onder welke voorwaarden zij dit zouden willen doen. Beide gemeenten hebben de bereidheid uitgesproken deze werkzaamheden voor ons uit te willen voeren. De gemeente Barneveld heeft aangegeven voor het jaar 2016 een vergoeding voor deze werkzaamheden te willen ontvangen van ,--. Deze gemeente hield er daarbij rekening mee, dat er gedurende het eerste jaar wat aanloopkosten zouden moeten worden gemaakt. Aangegeven werd dat het wellicht mogelijk zou zijn de vergoeding voor de jaren daarna, terug te brengen tot ,-- per jaar. Praktisch gezien zou een overgang naar de gemeente Barneveld het eenvoudigst te realiseren zijn, omdat er dan geen conversie naar een ander belastingpakket behoeft plaats te vinden. De gemeente Veenendaal heeft aangeboden het belastingproces voor een bedrag van ,-- per jaar voor ons uit te willen voeren. De gemeente Veenendaal werkt met een belastingpakket van Centric, wij werken op dit moment met een pakket van Gouw IT. Het behalen van efficiencyvoordelen is alleen mogelijk wanneer de belastingprocessen van beide gemeenten op een zelfde wijze zijn ingericht. Wanneer wij ons belastingproces willen laten verzorgen door de gemeente Veenendaal zal er daarom een conversie plaats moeten vinden. De bestanden van ons Gouw IT pakket zullen moeten worden overgeplaatst naar het Centric pakket. De éénmalige kosten van deze conversie en van de eerste inrichting van het systeem, bedragen ,-- exclusief B.T.W.. Financiële consequenties Op dit moment wordt er een aandeel in de kosten van de kostenplaats bestuursapparaat toegerekend aan de heffing - en inning van de gemeentelijke belastingen. Via deze kostenplaats worden de kosten van huisvesting, automatisering, management en personeelslasten doorberekend aan de diverse functies van de begroting. Deze lasten zullen niet allemaal verdwijnen wanneer we er voor kiezen ons belastingproces uit te besteden. Het gemeentehuis wordt immers niet kleiner, ook gaat de gemeentesecretaris of het hoofd financiën niet minder uren werken bij uitbesteding van de gemeentelijke heffingen. De lasten die wel uit onze begroting gaan verdwijnen zijn : - salariskosten heffingsambtenaar /WOZ coördinator ,-- - minder uren medewerkster belastingen ,-- - kosten taxatiebureau ,-- - kosten hosting en beheer belastingpakket ,-- - perceptiekosten ,-- Totaal kosten die uit de begroting verdwijnen ,-- 2

3 Te betalen bijdrage aan de gemeente Veenendaal ,-- Mogelijke besparing ,-- We hebben hierbij geen rekening gehouden met de éénmalige kosten van ,--, we stellen u voor deze éénmalige kosten ten laste van de algemene reserve te brengen. Het is een misverstand om te veronderstellen dat wanneer een bepaalde gemeentelijke taak door een andere gemeente wordt uitgevoerd er dan op dit terrein helemaal geen werkzaamheden meer achterblijven bij de opdrachtgevende gemeente. De gemeente Renswoude blijft de regie houden over het proces, er zal regelmatig afstemming met de uitvoerende gemeente moeten plaatsvinden. Ook zullen zaken als vaststellen van de tarieven en het opstellen van de verordeningen etc. nog door de gemeente Renswoude gedaan moeten worden. Wanneer de huidige heffingsambtenaar/ WOZ coördinator uit dienst gaat, blijven er een aantal werkzaamheden met betrekking tot subsidies, salarisadministratie, begrotingsvoorbereiding etc. liggen.daarnaast nemen de werkzaamheden op de afdeling financiën steeds verder toe, door steeds verdergaande regelgeving. Als voorbeeld noemen we de invoering van de W.K.R, de vennootschapsbelasting waar gemeenten vanaf 2016 ook mee te maken krijgen, de financiële verantwoording van de decentralisaties van Jeugdzorg, W.M.O.en alles wat daarmee samen hangt. Vanuit het college en vanuit de raad bestaat er daarnaast een behoefte aan meer en actuariëlere sturingsinformatie, die op dit moment niet verstrekt kan worden omdat de capaciteit ontbreekt om deze informatie te verzamelen, te verwerken en aan te leveren. Verder zouden we graag de kwetsbaarheid op de afdeling financiën willen verminderen. Op dit moment zijn heel veel zaken rond het opstellen van de begroting, het samenstellen van de jaarrekening, vervaardigen van Zomernota en Najaarsnota geconcentreerd bij het hoofd financiën. Wanneer het hoofd financiën voor langere tijd uitgeschakeld zou zijn, blijven er veel zaken liggen die niet door andere medewerkers kunnen worden opgepakt. Gezien de hier voor vermelde zaken, zouden we dan ook graag een vervanger aan willen trekken wanneer de heffingsambtenaar / WOZ coördinator de gemeente gaat verlaten. We denken hierbij aan iemand met een bedrijfseconomische opleiding op H.B.O. niveau met liefst wat ervaring met gemeentelijke financiën. Het zou mogelijk moeten zijn een dergelijk persoon aan te trekken in functieniveau 9 of functieniveau 10. Op deze wijze zou het mogelijk zijn om via de uitbesteding van het proces van de gemeentelijke heffingen en het WOZ proces aan de gemeente Veenendaal, ruimte te creëren voor de noodzakelijke uitbreiding van de informatie/ control functie van de afdeling financiën, zonder dat dit leidt tot extra lasten in de gemeentebegroting. Wij stellen u voor het proces van de heffing en invordering van de gemeentelijke heffingen en het WOZ proces uit te besteden aan de gemeente Veenendaal onder de voorwaarden genoemd in de bijgevoegde aanbiedingsbrief van de gemeente Veenendaal. 3

4 Wij stellen u verder voor de informatie/ control functie van de afdeling financiën te versterken door het aantrekken van een medewerk(st)er met een financieel/ bedrijfseconomische opleiding op H.B.O. niveau in functieniveau 9 of functieniveau 10. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Renswoude, de secretaris, de wnd. burgemeester, J. van Dijk A.E.H. van der Kolk 4

5 Nr De raad van de gemeente Renswoude; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 16 juni 2015; BESLUIT: 1. de uitvoering van het heffings en invorderingsproces van de gemeentelijke heffingen en het daarmee samenhangende WOZ proces op te dragen aan de gemeente Veenendaal tegen de voorwaarden genoemd in de aanbiedingsbrief van de gemeente Veenendaal, gedateerd 13 mei 2015, documentnummer 2015/ 3115 ; 2. De eenmalige kosten van conversie en eerste inrichting van het belastingpakket bij de gemeente Veenendaal ten bedrage van ,-- ten laste van de Algemene reserve te brengen; 3. Het college van burgemeester en wethouders van Renswoude toestemming te verlenen om ter compensatie van de vrijvallende formatie op de afdeling financiën van 1,3 fte een vacature open te stellen voor een medewerk(st)er met een financiële of bedrijfseconomische opleiding op H.B.O. niveau voor 38 uur per week op functieniveau 9 of functieniveau 10. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van 30 juni de griffier, de voorzitter, 5