gemeente roerdalen datum 15 augustus 2013

Transcriptie

1 gemeente roerdalen GEMEENTE Roerdalen stuknummer RD/ Ontvangstdatum: Raadsinformatiebrief uw kenmerk ons kenmerk contactpersoon L.H.C.Bijl onderwerp Begrotingswijziging Lustrumboek Kunststroom datum 15 augustus 2013 telefoon Geachte leden van de gemeenteraad en de commissie bewonerszaken, Met deze brief informeren wij u met de meest actuele gegevens over de realisatie van het lustrumboek Kunststroom Wij gaan daarbij ook in op uw motie van 27 juni 2013 over dit onderwerp. Deze informatie is bedoeld als achtergrond voor uw beraadslagingen over het raadsvoorstel dat in de commissie bewonerszaken van 21 augustus 2013 is geagendeerd. In deze brief zijn twee scenario's uitgewerkt en voorzien van een financiële onderbouwing. Er ontstaat pas voldoende financiële ruimte voor afronding van het boek als de gemeenteraad hiertoe besluit in haar vergadering van 12 september as. Wij hebben daarom op 13 augustus 2013 alle activiteiten voor de realisatie van het Lustrumboek die leiden tot nieuwe verplichtingen gestaakt tot de gemeenteraad een besluit heeft genomen. Daarmee komt de gemeenteraad in de positie om een eigen afweging te maken. Aanleiding In het kader van het eerste lustrum is in 2012 door de Kunststroom besloten een boek te publiceren dat aandacht schenkt aan de kunst en cultuur in het land van de Roer, van de bron tot de monding en dit door de eeuwen heen. De Kunststroom heeft bij de start van dit initiatief een begroting opgesteld en op grond daarvan besloten verplichtingen aan te gaan. De aanvankelijk geraamde kosten (ontwerpkosten, drukkosten en vertaalkosten), werden geraamd op een bedrag van ,00. Later in het voorjaar van 2012 bleek dat de initiatiefnemers het boek niet konden laten opmaken en drukken voor de aanvankelijke ingeschatte prijs. De kosten werden aanzienlijk hoger, ook de vertaalkosten (Duitse taal). Dit werd veroorzaakt door het gegeven dat het boek meer bladzijden zou gaan tellen dan van te voren werd ingeschat. De tweetalige uitgave was een verplichting vanuit de Europese subsidie die inmiddels voor het boek was verstrekt. Op 10 april 2012 heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen de heren Simons, Verbeek en voormalig wethouder Teuwen, met als centrale vraag om garant te staan voor de meerkosten die eventueel zullen optreden. Een en ander is ondersteund door een brief van 1 mei 2012 van de Kunstcommissie. Als vervolg daarop is door de gemeente aangegeven dat er een positieve grondhouding bestaat ten aanzien van het boekwerk en is een oproep gedaan aan de Pagina 1 bezoekadresschaapsweg20, 6077 CGSint Odiliënberg postadres Postbus6099,6077 ZH Sint Odiliënberg telefoon info@roerdalen.nl website

2 initiatiefnemers om via sponsoring en fondsenwerving zoveel mogelijk inkomsten te genereren ter dekking van de meerkosten. Door de gemeente zou naar bevind van zaken gehandeld worden, mocht er uiteindelijk een tekort blijven bestaan op het totale budget. Dit is nu dus aan de orde. Overzicht van kosten en inkomsten In onderstaand overzicht wordt de oorspronkelijke begroting van Kunststroom 2011 en 2012 weergegeven. Dit overzicht is gebaseerd op de gegevens zoals deze op de site van de Euregio te raadplegen zijn. Oorspronkelijke begroting kunststroom 2011en 2012(incl. boek): { Dekking oorspronkelijk begroting, volgens Interreg bureau:.~~~~~~ Interreg subsidie { Gemeente Roerdalen { Provincie Limburg (reg) { Stadt Wassenberg { In de bijlage bij deze brief vindt u een overzicht van totale kosten en opbrengsten van Kunststroom 2011 en 2012 in geval van publicatie lustrumboek en een overzicht van de totale kosten en opbrengsten in het geval van stopzetten van de publicatie. In beide overzichten worden de,nog te verwachten kosten en opbrengsten aangegeven. Scenario 1: Publiceren lustrumboek Uiteindelijke kunststroom 2011en 2012 (incl. boek): c Dekking kosten Kunststroom Interreg subsidie { Gemeente Roerdalen { Provincie Limburg (reg) { Stadt Wassenberg { Derden { Totale bijdrage Gemeente { Begrootte bijdrage in 2011/2012 { Extra bijdrage gemeente Om de totale overschrijding ( { )op de oorspronkelijke begroting te kunnen dekken is een aanvullende financiering van de gemeente nodig ter hoogte van { 9.054, er van uitgaande dat alle opbrengsten van derden daadwerkelijk binnenkomen. Pagina 2

3 gemeente roerdalen Scenario 2: niet publiceren lustrumboek Uiteindelijke kunststroom 2011 en 2012 (bij stopzetten publicatie): Dekking kosten Kunststroom Interreg subsidie Gemeente Roerdalen Provincie Limburg (reg) c Stadt Wassenberg zeoo Derden Totale bijdrage Gemeente Begrootte bijdrage in 2011/ Extra bijdrage gemeente Om de totale overschrijding ( 9.746)op de oorspronkelijke begroting te kunnen dekken is een aanvullende financiering van de gemeente nodig ter hoogte van Status Interregsubsidie De gemeente heeft een Interregsubsidie gekregen voor de kunststroommanifestaties van 2011, 2012 en de uitgave van het lustrumboek. Deze subsidie was beschikbaar tot 1 augustus Wij hebben bij de Euregio uitstel aangevraagd tot 15 december 2013 om het lustrumboek te kunnen afronden. Op 11 september 2013 zal de Euregio een besluit nemen over dit verzoek om uitstel. Wij zullen u tijdens de gemeenteraadsvergadering van 12 september as. informeren over het besluit van de Euregio. Rol gemeente De administratie van de Kunststroom werd tot voor kort door de gemeente gevoerd, omdat de Kunststroom als een officieuze subcommissie van de Kunstcommissie functioneerde. De Kunststroom gaat nu als zelfstandige stichting verder en voert een eigen administratie. Voor de Kunststroommanifestatie 2013 heeft de gemeente een subsidierelatie met de nieuwe stichting. Wij hebben u hierover begin maart 2013 via een raadsinformatiebrief geïnformeerd. Inmiddels is gebleken dat de nieuwe stichting niet verantwoordelijk is voor nog niet afgeronde initiatieven van de oude (sub)commissie. Hiermee komt de volledige verantwoordelijkheid voor het boek bij de gemeente te liggen. De gemeente zorgt daarnaast voor de afhandeling van de Interregsubsidie en ziet toe op de inkomsten door de verkoop van het boekwerk. Daarmee heeft de gemeente inmiddels de regie over de realisatle van het boek. Door de onduidelijkheden die er tot voor kort waren over de positie van de Kunststroom als subcommissie van de Kunstcommissie in relatie tot de gemeente en de nieuwe stichting is er in de afgelopen periode onvoldoende sturing gegeven op de realisatle van het Lustrumboek, ook wat betreft de financiering. U bent daarmee als gemeenteraad pas nu, ons inziens erg laat, in de positie een uitspraak te doen over de realtsatle van het lustrumboek. Pagina 3

4 Om te voorkomen dat u volledig voor voldongen feiten wordt geplaatst hebben wij op 13 augustus jl. besloten alle activiteiten die tot nieuwe verplichtingen leiden te staken, in afwachting van raadsbehandeling op 12 september as. Reden van de vertraging Het lustrumboek wordt bijna een jaar later afgerond dan oorspronkelijk gepland. De verplichting om te zorgen voor een Duitse vertaling heeft gezorgd voor veel extra werk, waarbij tussentijds door omstandigheden van vertaalbureau gewisseld moest worden. Er is gekozen voor een tweetalige uitgave, wat leidt tot een verdubbeling van het aantal pagina's en de daarmee ook van de opmaak van het boek. Verder is bij de ontwikkeling van het boek veel nieuwe informatie beschikbaar gekomen die waar mogelijk is toegevoegd aan het boek. Om daarmee een zo compleet mogelijk beeld te geven van de ontwikkeling van kunst en cultuur door de eeuwen heen in het stroomgebied van de Roer. Dit vraagt echter ook om meer afstemming, controle en correctie. Werkzaamheden die veelal belangeloos en met veel toewijding door vele vrijwilligers zijn gedaan. Middelen en Risico's Het projectplan dat is ingediend voor de Interreg-subsidie had een looptijd van 2 jaar (2011 en 2012). Om die reden zijn er geen kosten voor dit project begroot in Bij het opstellen van de jaarrekening 2012 is geconstateerd dat het project nog niet was afgerond en is gevraagd om een deel van het resultaat te bestemmen voor nog te maken kosten. Op basisvan de BBV-regelgeving (budgetrecht Raad) moeten alle lasten en baten, die in een jaar gemaakt worden, in de begroting worden opgenomen. De begroting 2013 moet daarom worden bijgesteld op basis van het totaal aan nog te maken kosten. Dit is niet gelijk aan de berekende extra bijdrage van de gemeente in het Kunststroom-project. Dit lichten wij hieronder toe. Scenario 1: Scenario 1 zal de gemeente minimaal extra kosten. Het risico dat hierbij gemeld moet worden is dat er vanuit gegaan wordt dat alle nog niet gereserveerde boeken tegen een bijdrage van 25 afgenomen worden ( 4.625) en dat de nog te ontvangen opbrengsten ( 1.800) binnen komen. Indien dit niet het geval is loopt de gemeente een aanvullend risico van maximaal Dit betekent dat de maximale extra bijdrage van de gemeente is. In het geval dat u, 12 september besluit, extra middelen beschikbaar te stellen voor Kunststroom , moet de lasten kant van de begroting worden verhoogd met Tevens moet de baten kant verhoogd worden met nog te ontvangen opbrengsten derden. De Interreg-subsidie is al verantwoord in de jaarrekening 2012, volgens de BBV-regelgeving. Scenario 2: In het geval dat besloten wordt om niet over te gaan tot publicatie van het boek zijn er geen verdere risico's dan het mislopen van 25% van de Interreg-subsidie ( 6.250) en het terugbetalen van de bijdragen voor de boek ( 375). Pagina4

5 gemeente roerdalen In het geval dat u, 12 september besluit, de publicatie van het lustrumboek niet door te laten gaan, moet de lasten kant van de begroting worden verhoogd met Dit zijn de al betaalde en verplichte kosten ( ) en de korting op de Interreg-subsidie( 6.250). De Interreg-subsidie is namelijk al verantwoord in de jaarrekening 2012, volgens de BBV-regelgeving. Daarnaast zal het besluit om het lustrumboek niet te publiceren zorgen voor grote commotie onder de vele vrijwilligers die hier de afgelopen anderhalf jaar heel veel tijd en energie in hebben gestoken. Standpunt college Wij realiseren ons dat beide scenario's een extra bijdrage van de gemeente nodig is om reeds gemaakte kosten te dekken. Alles overwegende stellen wij voor het lustrumboek wel af te ronden en te publiceren. Het verschil in kosten is beperkt en de negatieve effecten van het niet uitgeven wegen ons inziens niet op tegen de relatief geringe besparing op de meerkosten. Daarnaast kan het boek een goede functie vervullen in het promoten van onze gemeente als cultuurhistorische parel in Midden-Limburg en de Euregio. Daarmee ondersteunt het onze inspanningen om Roerdalen op de (toeristische) kaart te zetten. Tot slot Wij gaan er van uit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. In de commissievergadering van de commissie bewonerszaken zullen wij, als u dat wenst, nog een nadere toelichting geven. Wij beschouwen uw motie van 27 juni 2013 met deze brief als afgedaan. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Roerdalen, De secretaris, De burgem. M.D. de Boer-Beerta Bijlage(n): c.c: Pagina5

6 Scenario 1:Publiceren Lustrumboek Totaal Kunststroom '11 & ' Totale bijdrage Gemeerite Begrootte bijdrage in 2011/ Extra bijdrage gemeente 9.054

7 Scenario 2: Stoppen publicatie lustrumboek Kosten en opbrengsten tot nu toe jaar Omschrijving Kosten Opbrengsten Totaal Kunststroom '11 & ' Totale bijdrage Gemeente Begrootte bijdrage in 2011/ Extra bijdrage gemeente 7.329