ONDERZOEK & ONTWIKKELING

Transcriptie

1 1. DOEL & TOEPASSINGSGEBIED In deze procedure wordt de werkwijze omschreven, die gehanteerd wordt bij de ontwikkeling van nieuwe diensten bij.. voor wat betreft de sector Kinderopvang. De beheersing van wijzigingen in bestaande diensten, voorzover deze de aard van de dienst inhoudelijk betreffen, worden tevens conform deze procedure in gang gezet, getoetst en doorgevoerd. 2. BENODIGDHEDEN Notities, verslagen werkoverleg, klantentevredenheidsonderzoeken en andersoortige notities m.b.t. mogelijke nieuwe ideeën. 3. REFERENTIES Strategisch beleid in hoofdlijnen 2.2 Kwaliteitsbeleid en doelstellingen 3.3 Overlegstructuur & communicatie OR-reglement Reglement oudercommissie Reglement cliëntenraad 4. TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN Taken Functionarissen Directeur Manager kinderopvang Coördinator kinderopvang OR OC / CR Alle medewerkers Ontvangen en registreren van informatie m.b.t. nog niet aanwezig dienstenaanbod Toetsing aan beleid + uitvoeren haalbaarheidsanalyse U U U U U U A U / B A Bepalen voorbereidende medewerker(s) U A A Schrijven / notitie U U U Beoordelen en paraferen U / B A Behandeling met directeur U U A A Definitief maken van het U U U Goedkeuring van het definitieve plan van aanpak U / B Voorleggen van het plan aan OR, CR, OC U U A A Beoordelen van adviezen A U A A Starten pilotproject B U U Evaluatie pilotproject U U U Implementatie en evaluatie van de nieuwe dienst U = uitvoerend verantwoordelijk B = beslissingsbevoegd A = adviserend U U U U 1 van 8

2 5. MEETPUNTEN IN HET PROCES Time-to-market : gemiddelde doorlooptijd van projecten van idee tot implementatie in de organisatie. Aantal nieuwe ideeën versus aantal gerealiseerde nieuwe diensten Analyse van de reden/oorzaak van voortijdig gestopte projecten / niet gerealiseerde nieuwe diensten 2 van 8

3 2.1.1 Strategisch beleid 6. PROCESSCHEMA 2.2 Kwaliteitsbeleid start Oudercommissie Cliëntenraad Overlegstructuur 3.3 ontvangen informatie m.b.t. nog niet aanwezig dienstenaanbod 1 Medewerkers (overleg) externe partijen (bijv. zorgsector) registratie van informatie (opmerking/vraag) Notulen Notities Ouders / bedrijven / overheden toetsing aan beleid en haalbaarheidsanalyse Tevredenheidsonderzoek vragen van (mogelijke) klanten 2 wet- en regelgeving/ maatschappelijke factoren strategisch beleid/ beleidsnota's Idee voor nieuwe ontwikkeling 3 Criteria: - voldoende afzetgebied - financiële middelen / opbrengst - huisvestingsmogelijkheden - personeel & deskundigheid - draagvlak binnen organisatie haalbaar? 4 in later stadium bruikbaar? einde bepalen van voorbereidende medewerker(s) 5 6 notitie / plan van aanpak schrijven Notitie / (specificaties) met specificaties globale beoordeling 7 8 OK? aanpassing? 1 A 3 van 8

4 6. PROCESSCHEMA 1 A met specificaties paraaf ter goedkeuring globale beoordeling 9 behandeling met directeur 10 notulen 11 OK? Aanpassen? met specificaties notulen directiebesluit / MT plan definitief maken 12 definitief plan werkorganisatie (getekend dir.) einde OR-reglement 13 definitief plan instemming OR vereist? bespreking OR A Reglement Oudercommissie Reglement Cliëntenraad 15 ter advisering aan Oudercommissie/ Cliëntenraad OR akkoord? directeur beoordeelt benodigde aanpassing aanpassen? 2 4 van 8

5 6. PROCESSCHEMA 2 A 16 beoordelen van adviezen plan aanpassen adviezen verwerken? 17 wezenlijke afwijking? 18 definitieve plan start uitvoering in praktijk kleine wijzigingen doorvoeren 19 Aandachtspunten: -> pilotproject benoemen -> termijn benoemen pilot? pilotproject starten 20 evaluatie pilot implementatie in de organisatie implementeren? aanpassing? 23 evaluatie met opstellers plan Einde einde 5 van 8

6 7. WERKWIJZE 1. Informatie, opmerkingen of aanvragen met betrekking tot nog niet aanwezig dienstenaanbod binnen.. sector Kinderopvang kan vanuit diverse bronnen naar voren komen, te weten: - de oudercommissie (OC) - de cliëntenraad (CR) - de medewerkers (bijvoorbeeld uit de overlegstructuur, maar ook uit individuele gesprekken of bijvoorbeeld middels de ondernemingsraad (OR)) - externe partijen (bijvoorbeeld vanuit de zorgsector van. of vanuit overleg met kinderopvanginstellingen uit de regio) - vragen van (mogelijke) klanten (bijvoorbeeld vanuit het klantentevredenheidsonderzoek) - wet en regelgeving of maatschappelijke factoren 2. De registratie van deze informatie, opmerkingen of aanvragen vindt plaats door middel van notulen van de diverse overlegvormen binnen... of als een notitie van de opmerking of vraag. 3. De manager kinderopvang toetst de informatie aan het beleid (strategische beleid..). De manager kinderopvang bekijkt de haalbaarheid van het idee aan de hand van een aantal elementen, te weten: - is er voldoende afzetgebied voor de nieuwe dienst? - welke financiële middelen zijn benodigd en wat is de geraamde opbrengst? - zijn de huisvestingsmogelijkheden aanwezig? - beschikt. over het benodigde personeel en deskundigheid? - hoe wordt het draagvlak binnen de organisatie ingeschat? 4. Wanneer het idee voor een nieuwe dienst niet haalbaar is, maar nog wel bruikbaar is op een later tijdstip, dan blijft de registratie bewaard door de manager kinderopvang. 5. Indien het idee haalbaar wordt geacht, bepaalt de manager kinderopvang welke medewerker(s) voorbereidende werkzaamheden kunnen/kan gaan verrichten. 6. De betreffende medewerker(s) schrijft/schrijven een voorbereidende notitie of plan van aanpak met specificaties van het idee, zoals de doelstelling, een grove benadering van de verdere uitwerking en stappenplan, wel of geen pilotproject en evaluatieplan. Eventueel wordt hierbij overleg gepleegd met andere medewerkers of instanties. 7. De manager kinderopvang beoordeelt het globaal en bepaalt of het een onderwerp is, waarover eerst in brede kring binnen de organisatie dient te worden gesproken. De manager begint met het creëren van draagvlak binnen de organisatie. De manager kinderopvang dient het wel goed te keuren voor verdere uitwerking. 8. Wanneer de manager kinderopvang het plan niet goedkeurt, kijkt hij of er aanpassing mogelijk is. Zo ja, dan past de medewerker die het heeft geschreven het plan aan. Wanneer aanpassing niet mogelijk wordt geacht, bepaalt de manager of het idee op een later tijdstip nog bruikbaar is. 6 van 8

7 9. Als de globale beoordeling positief is, plaatst de manager kinderopvang een paraaf ter goedkeuring op het met specificaties. 10. Het wordt door de manager kinderopvang besproken met de directeur van... In gezamenlijk overleg wordt vastgesteld of wetenschappelijke onderbouwing noodzakelijk is op basis van hun kennis van zaken over dit onderwerp. De gemaakte opmerkingen/aanvullingen worden genoteerd in het ontwerpdossier. 11. Wanneer de directeur... niet kan instemmen met het, wordt nagegaan of aanpassing nog mogelijk is. Wanneer dit niet zo is, eindigt hier de ontwikkeling van de nieuwe dienst. 12. Wanneer ook de directeur van.. het heeft goedgekeurd, maakt de medewerker die het plan heeft uitgewerkt een definitief plan. Dit gebeurt in overleg met de manager kinderopvang. De opmerkingen van de directeur. of vanuit de organisatie worden meegenomen in het overleg. Het definitieve plan voor de werkorganisatie wordt ondertekend door de manager kinderopvang en directeur De directeur.. bepaalt op basis van het OR-reglement of instemming van de ondernemingsraad nodig is. Zo ja, dan wordt het plan besproken met de OR. De manager kinderopvang draagt er zorg voor dat kopieën van het plan ter bespreking worden verstuurd aan de OR. De manager kinderopvang verstrekt tijdens de bespreking in de OR een mondelinge toelichting op het plan. 14. Indien de OR niet akkoord is, beoordeelt de directeur of er een aanpassing dient te worden gepleegd. Wanneer aanpassing niet mogelijk is, volgt een (eenmalige) hernieuwde bespreking van het plan in de OR. De manager kan hierbij aanwezig zijn om een toelichting te geven. 15. Aan de hand van de reglementen van de oudercommissie en de cliëntenraad bepaalt de manager kinderopvang of het plan ter advisering wordt voorgelegd aan de OR of CR. 16. De manager kinderopvang beoordeelt de adviezen van de cliëntenraad en de oudercommissie. 17. Als de adviezen verwerkt moeten worden, kijkt de manager kinderopvang of het een wezenlijke afwijking van het oorspronkelijke plan betreft. De volgende criteria gelden hierbij: - grote financiële consequenties voor de klant? - nieuwe subsidiemogelijkheden/fondsen aan te boren? - aanpassing strategisch beleid nodig. De manager kinderopvang raadpleegt de directeur.. hieromtrent. Indien het een wezenlijke afwijking van het plan betreft, geeft de manager kinderopvang opdracht aan de medewerker die het definitieve plan heeft gemaakt om dit aan te passen. 18. Vervolgens kan met de uitvoering van het definitieve plan, het starten van de nieuwe dienst, worden begonnen. 7 van 8

8 19. De nieuwe dienst start door middel van een pilotproject indien dit in het definitieve is aangegeven. 20. Het geeft aan welke acties in het geval van een pilotproject dienen te worden genomen. Dit betreft ook de evaluatie van de pilot. 21. Het pilotproject wordt geëvalueerd. De manager kinderopvang beslist in samenwerking met het betrokken team en in samenspraak met de directeur.. of het pilotproject kan worden geïmplementeerd in de organisatie. Indien dit niet mogelijk is, wordt gekeken of het oorspronkelijke plan nog aangepast kan worden. 22. De nieuwe dienst kan nu worden geïmplementeerd in de (werk-)organisatie (na succesvolle afsluiting van het pilotproject, of direct indien de nieuwe dienst geen pilotproject behoefde te doorlopen). 23. De opstellers van het plan evalueren met de manager kinderopvang de nieuwe dienst aan de hand van het evaluatieplan dat deel uitmaakt van het definitieve. 8 van 8