JAARVERSLAG. GMR STICHTING AKKOORD!-po. Beesel Horst a/d Maas Peel en Maas Venlo. Secretariaat p/a Omnibus Huissen PX Baarlo

Transcriptie

1 Beesel Horst a/d Maas Peel en Maas Venlo Secretariaat p/a Omnibus Huissen PX Baarlo T (077) E info@omnibus.akkoord-po.nl JAARVERSLAG GMR STICHTING AKKOORD!-po

2 Inhoud Inleiding Samenstelling GMR Activiteitenplan Op weg naar een professionele GMR Communicatie Werkgroepen Instemmingen en besluiten - 2 -

3 Inleiding Dit jaarverslag geeft een overzicht van de onderwerpen die dit schooljaar zijn besproken. Aan het einde van dit verslag is een overzicht gevoegd met instemmingen en besluiten. Frequentie De GMR is dit schooljaar zeven keer bij elkaar gekomen om te vergaderen. Er was één keer een bijeenkomst met het bestuur. Ook werd het eerste deel van de cursus GMR Start (van VOO) o.l.v. Henk Nieborg gevolgd. Het tweede deel staat gepland voor oktober september 2011 geen notulen aanwezig 5 oktober 2011 geen notulen aanwezig 1 november 2011 geen notulen gemaakt (bijeenkomst met bestuur) 23 november 2011 notulen aanwezig 11 januari 2012 vergadering vervallen 8 februari 2012 notulen aanwezig 28 maart 2012 geen notulen aanwezig 29 maart 2012 cursus GMR (dag) 9 mei 2012 notulen aanwezig 6 juni 2012 notulen aanwezig Structuur De GMR werkt regelmatig met werkgroepen. Deze werkgroepen komen dan buiten de reguliere vergaderingen bij elkaar om de GMR te kunnen voorzien van informatie en advies. De GMR heeft één structurele werkgroep, namelijk die van financiën. Indien nodig worden er incidenteel klankbord- en/of werkgroepen opgericht als het onderwerp daarom vraagt. Dit jaar is er buiten de werkgroep financiën geen andere werkgroep of klankbordgroep geformeerd. Met ingang van mei 2012 worden de notulen gemaakt door een externe notulist, Yvonne van der Velden. Zij krijgt voor haar werkzaamheden een onkostenvergoeding

4 Samenstelling GMR Personeelsgeleding Mart van Enckevort Angele Thijssen, penningmeester Stan van der Velden (vanaf november 2011) Annemarie Theeuwen, secretaris Mieke Peeters Oudergeleding John Franssen, voorzitter Giovanni Vriens Robert Douven Marcella Willemse Marjan Hermkes-van Ham (vanaf november 2011) Annemarie Theeuwen en Marcella Willemse zijn gestopt met de GMR. Bij de start van dit schooljaar had de GMR één vacature bij de oudergeleding en twee vacatures bij de personeelsgeleding. Stan van der Velden heeft één van deze vacatures ingevuld. Marjan Hermkes-van Ham heeft de plaats van Marcella Willemse ingenomen. Bij de afsluiting van het schooljaar stond er zowel bij de personeelsgeleding als bij de oudergeleding één vacature open. In de eerste helft van het schooljaar gaat er een brief naar personeelsleden en ouders om deze vacatures op te vullen

5 Activiteitenplan GMR * Bestuursverslag en jaarrekening van 2011 Het bestuursverslag 2011 van de Stichting Akkoord!-po is uitgebreid aan bod geweest. Het verslag is toegelicht door Peter Adriaans. Het laatste deel van dat verslag bestaat uit de jaarrekening. * Begroting 2012 Door de penningmeester is er een conceptbegroting gemaakt voor * Communicatie Doel hiervan is het naar een hoger niveau brengen van de communicatie binnen de GMR. De opzet is om minder, maar wel efficiënter te communiceren. Hierdoor wordt de communicatie helderder. Een ander doel is de communicatie van GMR naar MR-en te optimaliseren. Dit dient echter nog uitgewerkt te worden. Ook moet nog gekeken worden hoe de communicatie met de achterban verbeterd kan worden. Bij dit alles willen we gebruik gaan maken van de mogelijkheden van Google Apps. Er is een werkomgeving gemaakt. Die omgeving zal in het schooljaar verder worden uitgewerkt. Het streven is er uiterlijk 1 januari 2013 mee te starten. Ook de website van Akkoord zal dan frequent worden gebruikt. Er ligt uit een eerdere periode een communicatieplan. Er zal komend schooljaar bekeken worden in hoeverre dat plan aangepast moet worden. * Strategisch beleidsplan (4 jaren cyclus) De Stichting Akkoord!-po heeft voor de periode een nieuw strategisch beleidsplan opgesteld. Afgeleid daarvan ligt er een jaarplan voor * Kwaliteitsbeleid Door het demissionair worden van het kabinet is de wetgeving betreffende Passend Onderwijs nog niet vastgesteld. De verwachting is, dat de plannen wel door zullen gaan. Zodra dat duidelijk is, zal er goed gekeken moeten worden naar de gevolgen Stichting Akkoord!-po. * Nieuwe bestuursfilosofie Informatie door Peter Adriaans. Vooruitlopend op de wet hierover, werkt Stichting Akkoord!-po al op de gewenste manier. * Risicoanalyse Info Peter Adriaans * Scholing Het eerste deel is inmiddels afgerond. Er is vooral gekeken naar de taken en bevoegdheden van de GMR. Er staat inmiddels het een en ander (algemene taken en bevoegdheden) op papier. Zaak is nu om dat verder uit te werken. In het begin van het schooljaar wordt het tweede deel van de cursus gevolgd

6 Op weg naar een professionele GMR Bij de start van het schooljaar ( ) is er een vrijwel geheel nieuwe GMR ontstaan. Door de bijzondere omstandigheden voorafgaand aan dat schooljaar stond deze nieuwe GMR voor een behoorlijke opgave. Met enthousiasme en motivatie is men aan deze taak begonnen. Het is inmiddels gebleken, dat er veel tijd nodig is voor het bevorderen van teamvorming, het opzetten en verbeteren van zowel de werkwijze als de communicatie binnen de GMR. Dit proces is nog niet afgerond aan het eind van dit schooljaar en zal zeker in het schooljaar doorlopen. Aandachtspunten zijn: Werkwijze stroomlijnen Tijdsdruk verminderen Teamvorming bevorderen Contact en communicatie met de achterban opzetten en verbeteren Scholing op 29 maart 2012 heeft de GMR deelgenomen aan een cursus Start. Deze werd gegeven door Henk Nieborg in samenwerking met VOO. Het ging die avond vooral over de rechten, plichten en taken van de (G)MR. De cursus heeft voldoende opgeleverd, zodat de GMR met frisse energie aan de slag kan. Op 8 oktober 2012 ( s avonds) wordt teruggekeken op wat er bereikt is

7 Communicatie De communicatie van de GMR naar derden verliep via MMSO. Door diverse problemen is de Stichting Akkoord!-po en dus ook de GMR gestopt met het werken via MMSO. Inmiddels werkt de Stichting Akkoord! (samen met Fortior) met Plaza. De GMR is over die omgeving niet zo tevreden. We hebben dan ook gekozen voor Google Apps. Ook dit systeem werkte in eerste instantie niet naar behoren. Dit alles zorgde voor ruis in de communicatie met als gevolg dat documenten op verschillende plekken werden opgeslagen, notulen waren incompleet etc. Alle documenten staan nu in Google Drive. Alle GMR leden hebben toegang tot die gegevens. De volgende klus is het logisch bij elkaar zetten van die documenten. De planning is dat dat uiterlijk 1 januari 2013 klaar is. De agenda, notulen, verslagen, etc. zijn dan voor leden van de GMR via die weg te lezen. De leden kunnen dan opmerkingen bij de documenten plaatsen. Die worden vervolgens verwerkt, zodat er geen informatie meer verloren kan gaan. Worden er documenten geplaatst, dan krijgen de leden van de GMR automatisch een bericht. In een volgende fase worden de voorzitters van de MR benaderd. Zij kunnen daarna o.a. de notulen van de vergaderingen van de GMR bekijken. Binnenkort worden op de site van Akkoord o.a. de notulen van de GMR geplaatst, zodat die voor belangstellenden te lezen zijn

8 Werkgroepen De GMR heeft één structurele werkgroep, namelijk financiën. Verder worden de werkgroepen geformeerd als een onderwerp daarom vraagt. In het schooljaar zijn er naast de werkgroep financiën geen andere werkgroepen geformeerd. Werkgroep financiën Leden: Angèle Thijssen en Robert Douven. Begroting 2012 De begroting 2012 werd in de eerste week van het schooljaar besproken met de algemeen directeur en de werkgroep financiën. De werkgroep heeft een advies opgesteld en dat voorgelegd aan de GMR. Tegelijkertijd met de begroting werd het bestuursverslag en de jaarrekening over het afgelopen jaar besproken met de algemeen directeur. Al snel bleek, dat er uit het verleden nog onafgewerkte financiële transacties lagen. Dat had gevolgen voor de (meerjaren) begroting. Dat alles was voor de GMR, op advies van de werkgroep, reden een extern adviseur te benaderen om de stukken te bekijken. Toen bleek dat de begroting niet klopte. Gegevens stonden op de verkeerde plek, er waren enorme verschillen met voorgaande jaren, etc. Op die manier is het voor de GMR lastig om te doorgronden hoe financiële keuzes gemaakt worden, wat voor gevolgen dat heeft voor de stichting, welke consequenties er aan vastzitten voor het onderwijs dat aan de kinderen gegeven wordt. De GMR moet adviseren of instemmen met beleidstukken. Maar dan moeten de aangeleverde gegevens wel kloppen. In een overleg met de algemeen directeur bleek, dat er diverse tabellen verschoven waren. In dat gesprek werden ook onduidelijkheden opgehelderd. De GMR heeft afspraken gemaakt met de algemeen directeur. Het bestuur maakt de keuzes inzichtelijk voor de GMR via de onderliggende beleidstukken en zal in de toekomst financiële onderbouwingen toevoegen aan beleidstukken, zodat de GMR goed geïnformeerd kan adviseren of instemmen

9 Instemmingen en besluiten 7 september 2011 geen notulen 5 oktober november 2011 (met bestuur) geen notulen 23 november 2011 instemming begroting 2012 positief advies aangaande nieuwe bestuursfilosofie 11 januari 2012 vergadering vervallen 8 februari 2012 aanpassing treasury-statuut 28 maart 2012 geen notulen 29 maart 2012 cursusdag 9 mei 2012 positief advies vakantierooster juni 2012 instemming ( personeelsgeleding) aanpassing normjaartaak instemming zorgplan Samenwerkingsverbanden WSNS - 9 -