P & R Naar een gezamenlijke strategie Projectplan

Transcriptie

1 P & R Naar een gezamenlijke strategie Projectplan Datum 26 mei 2010 dsfgsdfgasdfg Kantoorgebouw Leeuwensteyn Jaarbeursplein 15, 3521 AM Utrecht Postbus 24051, 3502 MB Utrecht T E secretariaat@ov-bureaurandstad.nl

2 Colofon Opgesteld door Betty Haubrich Datum 26 mei 2010 Status Definitief Versienummer 1.0 (kenmerk OvbR ) Vastgesteld Directieraad OV-bureau Randstad 26 mei

3 Inhoud Colofon 2 Inhoud 3 1 Inleiding Aanleiding Doel 4 2 Scope Resultaten Wat niet binnen het project valt Samenhang met de omgeving 5 3 Aanpak Werkwijze 3.2 Fasering Samenwerking Organisatie 9 4 Projectbeheersing Planning Financiën Kwaliteit Kansen, Risico s, risicobeheersing 4.5 Communicatie Randvoorwaarden 11 3

4 1 Inleiding 1.1 Aanleiding In de Randstad zijn de afgelopen jaren veel P+R terreinen aangelegd. Uit een data verzameling onder leiding van het Urgentieprogramma Korte Termijn Maatregelen Ketenintegratie is geconstateerd dat er in de Randstad 161 P+R terreinen aanwezig zijn. In de meeste gevallen ligt het eigendom bij de gemeenten of de NS. Hierbij hebben ze een eigen keuze gemaakt voor de wijze van exploiteren. Het gevolg is dat één gezamenlijke P+R formule ontbreekt die gezamenlijke campagnevoering bemoeilijkt. Door het ontbreken van een goede introductie op P+R terreinen weet de reiziger niet wat hij kan verwachten op een P+R plek. Enkele voorbeelden; In Rotterdam parkeer je gratis, maar betaal je het volle pond voor het openbaar vervoer. In Utrecht koop je een combikaartje voor vijf reizigers. Bij NS betaal je soms voor parkeren maar krijg je geld terug als je een treinkaartje hebt. De reiziger weet dus niet goed wat hij koopt wanneer hij kiest voor een P+R voorziening. Het vierde onderwerp in het Plan van Aanpak Ketenintegratie, vastgesteld door de directieraad OV-bureau Randstad op 29 september 2009, gaat in op promotie P+R. Door de verschillende werkwijzen van P+R terreinen weten veel reizigers nog niet wat P+R inhoud. Hierdoor maken deze reizigers geen gebruik van de P+R plaatsen. In het Plan van Aanpak is voorgesteld om een brede campagne op te zetten om het concept P+R te verduidelijken. Belangrijk is dat de achterliggende P+R database daarvoor op orde is. In het Randstad Urgent programma Korte Termijnmaatregelen Ketenmobiliteit is hier reeds een start mee gemaakt. Binnen dit project is op het gebied van P+R marketing een discussie stuk opgesteld voor een marketing- en communicatiestrategie voor P+R locaties. Het stuk gaat hier uit van vier strategieën. Ten eerste het verkrijgen van nationale bekendheid. Ten tweede een uniforme P+R formule. Ten derde de operationele marketing en lokale bewegwijzering. Als laatste de belevingsmarketing. De tweede en derde strategieën werden gezien als uitwerkingspunten binnen het programma. Uitwerking moet nog plaatsvinden. Echter ook het eerste punt verdient nog aandacht voor verbetering. De vierde strategie komt pas aan bod wanneer het concept P+R voldoende is ingeburgerd als normale gang van zaken. 1.2 Doel Het onderzoeken van de haalbaarheid om standaard regels af te spreken met de decentrale overheden in de Randstad voor een uniforme P+R formule. Met als resultaat het uitvoeren van een P+R campagne om de naamsbekendheid te vergroten. 4

5 2 Scope 2.1 Resultaten Na een positieve reactie op het onderzoeken van de haalbaarheid kent dit project 3 resultaten. Indien het niet haalbaar is om overeenstemming te krijgen over een gezamenlijke formule, wordt het tweede resultaat (de overeenkomst) overgeslagen en gaat het project direct verder met het marketing&communicatieplan. Resultaten Naar een gezamenlijke P+R Start Overeenkomst formule in convenant Marketing & communicatiepla n Uitvoering campagne Het eerste resultaat van dit project is overeenstemming tussen de diverse partijen over een gezamenlijke P+R formule. Deze overeenstemming wordt vastgelegd in een uitvoeringsconvenant gezamenlijke formule P+R. Het moet voor de reiziger duidelijk worden wat hij kan verwachten op een P+R. De eigenaar moet echter nog wel de ruimte krijgen om aanvullende voorstellen te doen en bestaande afspraken te behouden. De ambitie is om te komen tot twee typen P+R, de herkomst en bestemmings-p+r. Beide P+R typen kunnen op een andere manier werken. Er wordt naar gestreefd om de P+R binnen een type hetzelfde te laten opereren. Maximaal worden 4 typen geaccepteerd voor voortgang van het project. Deze gezamenlijk afgesproken formule is vervolgens de input voor een marketing en communicatieplan. Het tweede resultaat is een communicatie en marketingplan voor de Randstadoverheden. Het derde resultaat is het uitvoeren van de campagne. 2.2 Wat niet binnen het project valt Uitgangspunt voor een gezamenlijk formule zijn de huidige P+R terreinen. Een overzicht van de aanwezige terreinen wordt daarom als basis gebruikt. Beheer van deze database valt niet onder het OV-bureau Randstad. Wie wel verantwoordelijk is voor het beheer van deze database zal tijdens het project worden onderzocht. 2.3 Samenhang met de omgeving Ministerie van Verkeer en Waterstaat Groei op het spoor Bekendheid van P+R-locaties verbeteren P+R-locaties zijn het meest succesvol als (potentiële) gebruikers bekend zijn met het bestaan, de mogelijkheden en de voordelen ervan. Het ministerie van Verkeer en Waterstaat gaat daarom met decentrale overheden en vervoerders onderzoeken hoe meer bekendheid kan worden gegeven aan P+R-locaties. Daartoe worden bijvoorbeeld de mogelijkheden verkend van het aanbrengen van (dynamische) verwijzingen naar P+R-locaties vanaf 5

6 snelwegen, van de ontwikkeling van een website met een landelijk overzicht van P+Rlocaties en van lokale of regionale promotiecampagnes. Het ministerie zal op basis van deze verkenning betrokken partijen stimuleren om de bekendheid van P+R-locaties te verbeteren : Oplevering, ingebruikname en promotie van P+R voorzieningen ANWB P+R projectplan De ANWB houdt zich bezig met ketenmobiliteit en de rol van P+R terreinen hierin. De ANWB heeft hiervoor een onderzoek naar P+R terreinen in de regio s Rotterdam en Haaglanden uitgevoerd. Uitgezocht moet worden wat dit project van de ANWB inhoud. Provincie Noord-Holland DRIPS Een Dynamisch Route-informatiepaneel of DRIP is een instrument waarmee route-informatie kan worden gegeven aan de weggebruiker. De Provincie Noord-Holland wil met DRIPS langs de route weggebruikers attenderen op bestaande P+R terreinen. Langs een aantal snelwegen staan al DRIPS die automobilisten attenderen op een P+R bij een NS-station. De provincie Noord-Holland is samen met een aantal partners het proefproject Multimodale Reisinformatie (MMRI) gestart. Hierbij gaat het om P+R-terrein bij NS-stations, maar ook om P+R-terreinen waarvandaan bussen vertrekken. Ook de Stadsregio Rotterdam werkt aan het vermelden van P+R terreinen op panelen. Bereik! Regionale Park+Ride BEREIK! is een samenwerkingsorganisatie van Rijkswaterstaat Zuid-Holland, provincie Zuid- Holland, Stadsgewest Haaglanden, stadsregio Rotterdam, de gemeenten Den Haag en Rotterdam. BEREIK! zit om de tafel met bij P+R betrokken partijen in de regio s Rotterdam en Haaglanden. Doel van deze samenwerking is om te bepalen waar nog kansen liggen en om aansluiting op nieuwe projecten te zoeken. 6

7 3 Aanpak 3.1 Werkwijze Er wordt gewerkt aan een gezamenlijke formule voor de Randstadoverheden. Het is daarom van belang dat alle Randstadoverheden meedenken aan de uitwerking. In een tweetal sessies wordt met onder andere de Randstadoverheden nagedacht over de invulling. Voorfase Het ministerie van Verkeer en Waterstaat heeft in haar actieplan Groei op het spoor aangegeven de bekendheid van P+R locaties te willen verbeteren. In deze fase wordt uitgezocht op welke wijze het ministerie hiermee aan de slag gaat. Gekeken zal worden of samenwerking mogelijk is en welke verdeling kan plaatsvinden om dubbel werk te voorkomen. In deze fase wordt tevens onderzocht welke mogelijkheden er zijn om de OV-chipkaart te gebruiken op P+R terreinen. Om combinatietickets in te voeren is het noodzakelijk de mogelijkheden van de OV-chipkaart te kennen. Hiervoor wordt input gevraagd van Trans Link System (TLS). TLS heeft het elektronisch betaalsysteem voor het Nederlandse openbaar vervoer (de OV-chipkaart) ontwikkeld. Bovendien wordt in deze fase bekeken welke P+R terreinen er zijn in de regio. Welke overeenkomsten er zijn aan te geven tussen de P+R s. En wordt er een voorstel gemaakt hoe deze P+R terreinen zijn in te delen. Sessie 1 Aan de hand van de indeling wordt aan de deelnemers de vraag gesteld of de P+R s zijn te benoemen onder een bepaalde naam. Welke aanpassingen zijn nodig om te komen tot een betere indeling (prijs, frequentie OV)? Rekeninghoudend met de mogelijkheden van de OVchipkaart. Uitmondend in de vraag hoe een P+R formule er in de Randstad moet uitzien. Sessie 2 Is het reëel om van de eigenaren te vragen hun strategie aan te passen? Welke stappen zijn daar voor nodig? Sluit de P+R formule aan bij de wensen van de klanten? Is het mogelijk om met deze P+R formule een marketing en communicatieplan op te stellen? Willen de overheden samen met de vervoerders (NS) inzetten op een marketingplan? 7

8 3.2 Fasering Voor het behalen van de drie resultaten is het project opgedeeld in 4 fasen. Fasering Naar een gezamenlijke P+R strategie Haalbaarheidsonderzoek Opstellen convenant Offerte uitvraag Marketingplan Uitvoering Marketingplan Haalbaarheidsonderzoek De uitkomsten van de twee sessies geven weer of een gezamenlijke P+R formule en/of marketingplan haalbaar is. Indien het haalbaar is wordt aan V&W gevraagd om een voorstel van deze gezamenlijke formule op te stellen. Het resultaat wordt voorgelegd aan de directieraad van het OV-bureau Randstad. Indien een gezamenlijke formule niet haalbaar is wordt de directieraad voorgelegd om fase 2 over te slaan. Hier volgt het eerste GO-NO GO moment. Na een GO van de directieraad gaat het project verder met de volgende fase en zorgen de directieraadsleden voor verdere besluitvorming binnen hun provincie/stadsregio. Opstellen convenant Het convenant wordt door de projectleider en indien mogelijk in samenwerking met V&W voorbereid. Het concept wordt besproken met de deelnemers van de eerder genoemde sessies. Het ondertekenen van het convenant is de bestuurlijke bekrachtiging van de GO van de directieraad. Offerte uitvraag Marketingplan De projectleider vraagt na het ondertekenen van het convenant 3 marktpartijen uit voor het opstellen van een Marketing-/promotieplan. Hierin wordt wederom samenwerking gezocht met V&W en afstemming met de deelnemers van de sessies. Met deze partijen wordt een keuze gemaakt voor de beste offerte. De winnende marktpartij stelt vervolgens een marketing en communicatieplan op. Het marketing en communicatieplan wordt ter goedkeuring aan de directieraad voorgelegd. Hier volgt het tweede GO-NO GO moment. Na een GO van directieraad gaat het project verder met de uitvoering van het plan en zorgen de directieraadsleden voor financiële middelen binnen hun provincie/stadsregio. Uitvoering Marketingplan In deze laatste fase vindt de uitvoering plaats. 8

9 3.3. Samenwerking Samenwerking in de sessies vindt plaats met de 8 decentrale overheden van de Randstad en de 5 grote steden. Daarnaast worden het ministerie van V&W, de ANWB en de NS uitgenodigd. Deze partijen hebben veel kennis op het gebied van P+R terreinen en kunnen daarom een meerwaarde betekenen voor de Randstadoverheden. Voor de uitvoering van een gezamenlijke formule is het noodzakelijk om ook de lokale/regionale vervoerders te betrekken. In de sessies worden deze nog niet betrokken omdat het projectteam daardoor een te grote omvang zal krijgen. Overleg met de lokale vervoerders zullen de provincies en stadsregio s voor hun rekening moeten nemen Organisatie Opdrachtgever: directieraad OV-bureau Randstad Projectleider: Betty Haubrich Projectteam: (namen PM) Bestuur Regio Utrecht Provincie Flevoland Provincie Noord-Holland Provincie Utrecht Provincie Zuid-Holland Stadsgewest Haaglanden Stadsregio Rotterdam Stadsregio Amsterdam Gemeente Amsterdam Gemeente Den Haag Gemeente Rotterdam Gemeente Utrecht Gemeente Almere ANWB NS Ministerie V&W 9

10 4 Projectbeheersing 4.1 Planning Activiteit Periode Vaststellen Projectplan in directieraad 26 mei 2010 Haalbaarheidsonderzoek Voorfase april/mei 2010 Sessie 1 - formule juni 2010 Sessie 2 - uitwerking juni 2010 Besluitvorming directieraad 25 augustus 2010 Opstellen convenant Concept opstellen en bespreken augustus 2010 Ondertekenen convenant september 2010 Offerte uitvraag Marketingplan Uitvraag opstellen en bespreken september 2010 Beoordelen offertes oktober 2010 Marketing en communicatieplan opstellen oktober/november/december 2010 Besluitvorming directieraad 7 december 2010 Uitvoeren Marketing Begin Financiën Voor de eerste twee fasen van het project (haalbaarheidsonderzoek + opstellen convenant) zijn geen financiële middelen begroot. De sessies worden door de projectleider georganiseerd. Kosten voor de derde fase (het opstellen van een marketing en communicatieplan) kunnen vallen onder het programma Ketenintegratie van het OV-bureau Randstad. Deze post is PM. In het marketing en communicatieplan zullen de kosten van een campagne inzichtelijk gemaakt moeten worden. Dekking van deze kosten zal buiten het OVbureau gezocht moeten worden. 4.3 Kwaliteit Kwaliteit van het proces wordt gemeten door het aantal aanwezigen vanuit het projectteam. Het is van belang dat alle partijen achter de gekozen richting staan. Kwaliteit van het resultaat uit zich in de indeling van de P+R terreinen. Indien de sessies geen overeenstemming over maximaal 4 typen P+R terreinen oplevert, wordt het onwerkbaar om een campagne op te zetten over een gezamenlijke formule. Op dat moment wordt uitgezocht hoe marketing kan plaatsvinden. 4.4 Kansen, Risico s, risicobeheersing Een kans die door dit project ontstaat is een betere samenwerking tussen de Randstadoverheden op het gebied van P+R beleid. Risico voor dit project zijn de diverse andere initiatieven op het gebied van P+R. 10

11 4.5 Communicatie Communicatie met de projectteamleden geschiet vooraf aan de sessies. Hierin worden ze uitgenodigd om deel te nemen aan het project. Communicatie over het resultaat van het project wordt opgenomen op de website en de nieuwsbrief van het OV-bureau Randstad. 4.6 Randvoorwaarden Beschikbaarheid van het projectteam. 11