Een project, weet waar je aan begint!

Transcriptie

1 Een project, White paper Projectmanagement Auteur: Natascha Leeuwenkuijl Januari 2013 Bedrijfskunde

2 Een project, Je hebt t vast ooit meegemaakt, dat je op een gegeven moment in een project verzucht: Waar zijn we aan begonnen?!. Het zijn woorden van zorg, de ene keer uit de mond van de opdrachtgever en in het andere geval worden deze zorgen geuit door de projectmanager. Het is in alle gevallen een gedeelde zorg! Immers, zowel opdrachtgevers als projectmanagers willen een succesvol project. En dat succes begint bij het begin! Een paar jaar geleden was ik projectmanager van een project rondom het implementeren van een systeem voor tijdregistratie. De opdrachtgever gaf aan dat het systeem noodzakelijk was omdat er binnen de organisatie voortaan gestuurd zou worden op resultaat. Hij was van mening dat medewerkers zelf verantwoordelijk waren voor de organisatie van het werk. Om zijn woorden kracht bij te zetten gaf hij aan dat in deze moderne tijd met tweeverdieners en files we maar eens afscheid moesten nemen van de negen-tot-vijf-mentaliteit. Vol enthousiasme waren we aan het project begonnen. We hadden software geselecteerd en op de systemen gezet en een handleiding geschreven voor het gebruik van het tijdregistratiesysteem. Tot zover geen probleem. Waar we echter geen rekening mee hadden gehouden, was dat de opdrachtgever verwachtte dat we meer deden dan het technisch werkend maken van het pakket alleen. We kwamen erachter dat we de communicatie richting management en medewerkers hadden moeten verzorgen en ook het regelen van opleiding behoorde tot onze verantwoordelijkheid. Dat hadden we niet ingecalculeerd! 1) Een project, (vanuit het perspectief van de opdrachtgever) Opdrachtgeverschap is gemakkelijker gezegd dan gedaan! Iedereen die een keer in de schoenen van een opdrachtgever heeft gestaan, weet dit. Er zijn drie sleutels tot succes. Ten eerste: ken het échte probleem! Meestal wordt een opdrachtgever ingefluisterd wat er nodig is. Of beter geformuleerd, wat men dénkt dat nodig is. Het definiëren van een goede projectopdracht betekent zoeken naar de vraag áchter de vraag, kritisch zijn en het probleem vanuit alle kanten bekijken om zo te komen tot een weldoordachte projectopdracht. Dit vraagt meer tijd, en ook meer liefde voor de inhoud dan opdrachtgevers meestal hebben. Het is dan als opdrachtgever gemakkelijk(er) om in te stemmen met wat je wordt aangereikt. Verstandig is anders. Als opdrachtgever is dit hét moment om richting te geven aan het project. Daarmee zijn we gekomen bij de tweede sleutel tot succes: bepaal de resultaten van het project, en wat deze resultaten moeten bijdragen aan de core business van de organisatie. Een derde sleutel: stel grenzen. Om te beginnen moeten grenzen worden gesteld aan de scope van het project; wat valt buiten het project en waar wordt dus gelegitimeerd géén aandacht aan besteed. Daarnaast moeten grenzen worden gesteld aan de investering die je bereid bent te doen, in termen van capaciteit, geld of andersoortige inzet. Het was beter geweest als ik vooraf een goed gesprek had gehad met de opdrachtgever om op een rijtje te zetten wat hij uiteindelijk van het projectteam verwachtte. Dan had ik deze resultaten genoteerd: werkend system voor tijdregistratie, en geïnformeerde en opgeleide medewerkers. 2

3 2) Een project, (vanuit het perspectief van de opdrachtnemer) Een projectmanager heeft alle recht om te weten waar hij ja tegen zegt als een opdrachtgever hem vraagt om een project te trekken. Ook voor een projectmanager begint het succes bij het begin. Ten eerste: begin niet zonder een goed doordachte projectopdracht! Een project zonder opdracht is als een dolend schip, het vaart overal en nergens heen. Ten tweede: maak een projectplan! In een projectplan wordt de route naar de op te leveren resultaten uitgestippeld. Het projectplan geeft antwoord op vragen zoals: + + Wat moeten we doen (fasering en activiteitenplan)? + + Wie hebben we nodig (projectorganisatie)? + + Wat hebben we nodig (budget)? + + Waar kunnen we onderweg tegenaanlopen (omgevingsanalyse en risicomanagement)? Anders gezegd, de projectmanager richt het project in. Al denkend en pratend krijgt een projectmanager inhoudelijk zicht op het project, en op de haalbaarheid van het project. Als we een projectplan hadden gemaakt voor de implementatie van het tijdregistratiesysteem dan hadden we in de projectorganisatie niet alleen IT-ers betrokken bij het project maar ook medewerkers van de afdelingen P&O en communicatie. Ten tweede hadden we in de planning rekening gehouden met een langere doorlooptijd, immers er moest ook nog worden opgeleid. Tot slot waren we ons meer bewust geweest van het risico dat medewerkers het registreren van tijd als een teken van controle konden beschouwen. Hoewel dit niet de insteek was van de opdrachtgever, hadden we er in de communicatie rekening mee kunnen houden. 3) Een project, (een gedeeld belang) Puur theoretisch beschouwd hebben opdrachtgever en opdrachtnemer eigen en gescheiden verantwoordelijkheden. De opdrachtgever formuleert een projectopdracht en geeft daarmee richting aan het project. De projectmanager maakt een projectplan en richt het project zó in dat het project beheerst tot een goed einde komt. In de praktijk is het een samenspel. Het gezamenlijk formuleren van een projectopdracht heeft meerdere positieve effecten. Om te beginnen heeft een inhoudelijk ondeskundige opdrachtgever baat bij de inbreng van een meestal inhoudelijk deskundige projectmanager. De bijdrage van de projectmanager resulteert in een betere projectopdracht. Tegelijkertijd ontstaat een gedeelde achtergrond van informatie, overwegingen, belangen en besluiten die nooit allemaal op papier gezet kunnen worden maar in de loop van het project waardevol kunnen zijn in het beheersen en sturen van het project. Een derde positief effect van het gezamenlijk formuleren van de projectopdracht is dat opdrachtgever en projectmanager bouwen aan vertrouwen. Ze leren elkaar kennen, ontdekken wat belangrijk is voor de ander, en ze leren wat werkt en niet werkt in de interactie. Betrokkenheid van de opdrachtgever bij de totstandkoming van het projectplan is om meerdere redenen gewenst. Ten eerste wordt in het projectplan duidelijk wat de benodigde capaciteit, financiën en andere inzet is om de klus te klaren. Hét moment om met de opdrachtgever te onderhandelen als het ene of het andere onvoldoende is. Ook het gezamenlijk in beeld brengen 3

4 van de omgeving van het project is een nuttige exercitie. Het geeft zicht op het belangenspel dat gespeeld moet worden, en wat de opdrachtgever in dat spel kan betekenen. Tot slot helpt een risicoanalyse om zicht te krijgen op het afbreukrisico van het project, met in het uiterste geval een besluit van de opdrachtgever om het project terug te trekken. Kortom, als opdrachtgever en projectmanager samen een projectopdracht formuleren en dat met wederzijdse betrokkenheid vertalen in een projectplan, dan weten beiden waar ze aan beginnen als ze ja zeggen tegen het project! Wil je meer informatie over projectmatig werken en het sturen en beheersen van projecten? Ben je ook geïnteresseerd in aspecten zoals leiding geven aan projectteams, communicatie en omgaan met conflicten in projecten? Schrijf je dan in voor de postbachelor opleiding Projectmanagement van Avans +. Voor inhoudelijke vragen over de opleiding Projectmanagement of een vrijblijvend adviesgesprek kunt u contact opnemen met Jessica Joling op telefoonnummer of per jjoling@avansplus.nl. Natascha Leeuwenkuijl 4

5 Avans +, Heerbaan 14-40, 4817 NL Breda, T (lokaal tarief) info@avansplus.nl