Projectmanagement. Hoofdstuk 1 en 2. Roel Grit. Het project Mensen en projecten

Transcriptie

1 Projectmanagement Hoofdstuk 1 en 2 Het project Mensen en projecten Roel Grit

2 Instructie docent Er is een aantal dia s met animaties. Als je die niet wilt gebruiken vanwege afdrukken van hand-outs, kun je die verwijderen. Graag de bronvermelding onderaan de dia laten staan. Zie voor ander materiaal de website. Deze dia verwijderen Roel Grit 2

3 Opbouw boek PM 3

4 4

5 Uitvoeren project 5

6 Hoofdstuk 1 Het project 1. Soorten werkzaamheden 2. Voorbeelden van projecten 3. Wat is een project? 4. Van improvisatie via project naar routine 5. Soorten projecten 6. Aandachtspunten projectmatig werken 7. Faseren 8. Doel van faseren 9. Voorbeeld van fasering 10. Wanneer een project? 11. Levenscyclus van een project 12. Projectdoelen moeten SMART zijn 6

7 Voorbeelden projecten Bouwen van een brug, gebouw, schip Doen van een marktonderzoek Maken van een computerprogramma Reorganiseren van een bedrijf Invoeren van computerprogramma Inrichten van een groot magazijn Bouwen van een fabriek Het maken van een film Het openen van een nieuw filiaal Het ontwikkelen van een nieuw product 7

8 Opdracht 1. Schrijf een aantal voorbeelden op van projecten in je eigen organisatie. 2. Geef eveneens een aantal voorbeelden van (grote) klussen die geen project zijn 3. Waarom zijn de voorbeelden van 1 wel projecten en die van 2 niet? 4. Welke eigenschappen hebben projecten gemeenschappelijk? 8

9 Projecteigenschappen (Duidelijk) éénmalig doel Een project moet worden opgestart Een project heeft een opdrachtgever Meestal multidisciplinair Tijdelijk d.w.z. startdatum en einddatum Eigen (vast) budget Eigen projectorganisatie 9

10 Soorten werkzaamheden Improvisatie Projectmatig Routine Wanneer? ad hoc, plotseling te voorzien herhalend Resultaat? onzeker redelijk zeker zeker Bekendheid? nieuw, plotseling nieuw, planmatig bekend Vrijheid? veel vooraf doordacht nauwelijks Werkwijze chaotisch geleidelijk duidelijker vaste procedure 10

11 Soorten werkzaamheden Improvisatie Projectmatig Routine Wanneer? ad hoc, plotseling te voorzien herhalend Resultaat? onzeker redelijk zeker zeker Bekendheid? nieuw, plotseling nieuw, planmatig bekend Vrijheid? veel vooraf doordacht nauwelijks Werkwijze chaotisch geleidelijk duidelijker vaste procedure Bij projectmatig werken probeer je routine (via PvA) te brengen in iets wat je voor het eerst doet! 11

12 Via project naar routine Door bij een project gebruik te maken van een plan van aanpak breng je een soort routine in projectmatig werken 12

13 Principes projectmatig werken Eerst denken, dan doen! Project doordenken van voor naar achter ÈN van achter naar voor. Werken van grof naar fijn: Top-Down werken: Grote lijnen eerst, dan details! 13

14 Typen projecten 1 Technische projecten 2 Sociale projecten 3 Gemengde projecten Welk type project is het moeilijkst? Voorbeelden bouwen brug, aanleg van een spoorlijn, aanleg computernetwerk aanpassen werkprocedures, reorganisatie Automatiseringsprojecten, verhuizing fabriek 14

15 Klein project 15

16 Fasering 16

17 Faseren van een project fase: Initiatief Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Nazorg Het idee! Wat moet er gebeuren? Hoe moet het worden? Hoe moet het gemaakt worden? Doen! Gebruik en instandhouding Vraag: Waarom wordt fasering toegepast? 17

18 Wanneer een project? Waarom tegenwoordig veel projecten? Voordelen projecten?.. Nadelen projecten.. 18

19 Levenscyclus project 19

20 Doelen/opdrachten moeten SMART zijn S M A R T Specifiek Meetbaar Aanwijsbaar & Acceptabel Realistisch Tijdgebonden 1. De levering van onze producten moet worden verbeterd. 2. Ik wil gezonder leven. 20

21 Stellingen Hoofdstuk 1 Projectmatig werken is een modegrill en zal wel weer overgaan Het schrijven van een plan van aanpak kost veel tijd en kan bij een (klein) project beter achterwege worden gelaten. Als in een project al euro is geïnvesteerd kan men niet meer stoppen. Routinematig werk maakt ongelukkig. Door in een project te werken krijgen de projectleden de gelegenheid zich te ontwikkelen. Het is niet altijd nodig een project te faseren. 21

22 Hoofdstuk 2 Mensen en projecten 1. Lijnorganisatie 2. Projectorganisatie 3. Opdrachtgever 4. Gebruikers 5. Projectleider 6. Projectleden 7. Taakgericht en mensgericht leiderschap 8. Werken in een project 9. Teamrollen volgens Belbin 10. Teamafspraken 11. Brainstormen 12. Onderhandelen 13. Besluiten nemen in een project 14. Samenhangende projecten 15. Een project uitbesteden 22

23 Lijnorganisatie 23

24 Projectorganisatie 24

25 Projectorganisatie Linking pin Project groep Directie Stuurgroep Project groep Project groep Stuurgroep Beheersen meerdere projecten Informatie-uitwisseling Bestaat uit directielid + projectleiders Verschillende Projecten in één bedrijf Werk groep Linking pin Werk groep Werkgroep Uitvoering deeltaken Bestaat uit projectleden Samenwerking 25

26 Het project en omgeving Stake holders Interne opdrachtgever Afdelingen Andere projecten Directie Projectleider Werkgroepleiders Secretaris Archivaris Projectleden Ext. Opdrachtgever Leveranciers Consultants Klanten Overheid Referentiegroep Moeder organisatie (eigen bedrijf) Projectgroep Uitwisseling van: - Informatie - Geld - Middelen - Mensen Buitenwereld 26

27 Projectomgeving 27

28 Teambuilding 28

29 Tweebazen probleem 29

30 Belbin groepsrollen Bedrijfsman - uitvoerder - organisator Plant - onafhankelijk denker - generator - ideeën mens Brononderzoeker - extern gericht - enthousiast Voorzitter - procesbegeleider - coördinator Vormer - prestatiegericht - gedreven Monitor (waarschuwer) - kritisch - analyserend Afmaker/zorgdrager - ordelijk - efficient Groepswerker - sociaal - vriendelijk, mild Specialist 30

31 Stuurgroep 31

32 Programma en project 32

33 Competentie Een competentie is de combinatie van kennis vaardigheden houding gedrag die nodig is om in een bepaalde beroepssituatie goed te kunnen functioneren. 33

34 Competenties Projectleider enthousiast anderen kunnen motiveren het lef hebben zich als leider te gedragen taakgericht kunnen werken goede communicatieve vaardigheden bezitten om kunnen gaan met conflicten hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden (helicopterview) vooruit kunnen denken pro-actief zijn kunnen onderhandelen, bijvoorbeeld met de opdrachtgever kunnen omgaan met onzekerheden kunnen organiseren en delegeren. 34

35 Verantwoordelijkheden Projectleider Onderhandelen met opdrachtgever Zorgen voor juist plan van aanpak (PvA) Bekend maken van PvA bij Goedkeuring verkrijgen PVA Voortgang rapporteren aan Zorgen voor externe communicatie De dagelijkse leiding nemen binnen het team Werkverdeling binnen het projectteam Voorzitten van de projectteamvergaderingen Zorgen voor een goede motivatie binnen projectteam Oplossen van conflicten Projectleden "uit de wind houden" Bewaken van de planning, budget en kwaliteit Voorschrijven hulpmiddelen en technieken 35

36 Stellingen hoofdstuk 2 Projectleiderschap is een full-time baan. Projectleiderschap is een vak en niet door iedereen te leren Een projectleider moet verstand hebben van de details van zijn project. Iedereen is geschikt om in een project te werken. Een projectleider moet meer taakgericht zijn dan mensgericht. Een opdrachtgever kan gebaat zijn bij een vaag geformuleerd projectresultaat. Door medewerkers in een project te laten werken creëert je deskundigen. 36