Projectmanagement. Hoofdstuk 3 en 4 Het project van begin tot eind De planning. Roel Grit

Transcriptie

1 Projectmanagement Hoofdstuk 3 en 4 Het project van begin tot eind De planning Roel Grit

2 Hoofdstuk 3 Van begin tot eind 1. Project organiseren en uitvoeren 2. Projectvoorstel 3. Intakegesprek met de opdrachtgever 4. Opzetten van een project 5. Projectstart-up-vergadering 6. Ontwerp en voorbereiding 7. Uitvoering van het project 8. Afsluiting van het project 9. Beheersaspecten van projecten 10. Beheersing van projecten in de praktijk 11. Waardoor projecten mislukken 12. Voortijdig stoppen van een project 2

3 Fasering 3

4 4

5 Project Projectvoorstel Intakegesprek Opzetten project Project start-upvergadering Ontwerp en voorbereiding Uitvoering van het project Afsluiting van het project 5

6 Beheersen van een project Hoe houd ik mijn project onder controle? Tijd Geld O Q i Kwaliteit Project Informatie Organisatie TGKIO-factoren 6

7 Beheersaspecten 7

8 Beheersing in de praktijk Planning vooraf (T) Voortgangsbewaking (T, I) Overleggen (I, O) Planning aanpassen (T) Bewaking budget (G) Bewaking kwaliteit (K) Verspreiding en archivering info Bewaking projectdoel (O) Bedreigingen project (O) 8

9 Waarom projecten mislukken? Een succesvol project: Levert het juiste projectresultaat (doel) van de afgesproken kwaliteit Is op de afgesproken tijd afgerond. Kost niet meer dan afgesproken. 9

10 Waarom projecten mislukken 2 Wanneer is een project geslaagd? juiste projectresultaat juiste tijd juiste prijs Mislukt project Waarom mislukken projecten? Onduidelijk doel Definitiewijzigingen Een onjuiste / optimistische planning Te laat beginnen met een geplande activiteit Projectmedewerkers onvoldoende bekwaam.. 10

11 Waardoor projecten mislukken 3 Te laat beginnen activiteit Veel kleine afwijkingen maken één grote Te optimistische planning Calamiteiten 11

12 Stoppen project? Project 1 Project 2 Project 3 Al besteed op tijdstip T Nog te besteden op tijdstip T Baten aan eind project Doorgaan op tijdstip T? Ja Ja Nee Totaal projectresultaat aan eind Succesvol project? Ja Nee Nee 12

13 Hoofdstuk 4 De planning 1. Waarom plannen? 2. Begrippen 3. Strokenplanning 4. Netwerkplanning 5. Strokenplanning uit Netwerkplanning 6. Bijstellen planning 7. Welke activiteiten nodig? 8. Planningssoftware 9. Planningssoftware in praktijk 10. Plannen groot project 11. Time management 12. Minicursus MS Project 13

14 Strokenplanning 14

15 Strokenplanning winkel 15

16 Netwerkplanning 16

17 Netwerk en stroken 17

18 18

19 Planning met de computer 19

20 Doel planning Doel van een planning Organiseren van het werk van de projectmedewerkers Vaststellen totale projecttijd Vaststellen van de gevolgen van een vertraging Vaststellen van de kosten van het project Bewaken van de voortgang en de kosten Wat moet je weten om te kunnen plannen? Welke activiteiten zijn er? Hoeveel tijd per activiteit Welke mensen nodig? Welke middelen nodig? Welke afhankelijkheden zijn er tussen activiteiten? Lange termijn planning Wie? Plan ning Wanneer?? Wat? 20

21 Opstellen planning Verzamelen gegevens Opsporen activiteiten Schatting tijdsduur van elk Vaststellen afhankelijkheden Wie moet activiteit uitvoeren? Wat is er verder nodig? Netwerkplanning Analyseren gegevens Opstellen netwerkplanning Vaststellen kritieke pad Maken strokenplanning Strokenplanning 21

22 Planning - voorbeeld Aanleg CV installatie (maak eerst een schatting van de totale tijdsduur) Activiteit Onmiddelijke Voorgangers Tijds- duur A Leveren buizen - 2 B Leggen buizen A 6 C Leveren CV ketel - 5 D Leveren radiatoren - 2 E Installeren radiatoren D 2 F Installeren CV ketel C, B 2 G Aansluiten buizen op radiatoren B, E 4 H Inregelen CV installatie F, G 2 Eerst netwerkplanning, dan kritieke pad, dan strokenplanning 22

23 Activiteitentabel Ná Tijd A Leveren buizen - 2 B Leggen buizen A 6 C Leveren CV ketel - 5 D Leveren radiatoren - 2 E Installeren radiatoren D 2 F Installeren CV ketel C, B 2 G Aansluiten buizen op radiatoren Uitwerking voorbeeld B, E 4 H Inregelen CV installatie F, G 2 Netwerkplanning A=2 C=5 B=6 D=2 E=2 = Pert chart F*=2 Kritieke pad = 14 G*=4 F*=2 G*=4 H*=2 H*=2 A=2 D=2 C=5 E=2 B=6 speling speling D, E Strokenplanning = Gantt chart F*=2 G*=4 speling H*= Speling = marge As soon as possible = ASAP ALAP Must start on Milestones Resources 23

24 Planning Doe onderstaande opdracht Activiteit Onmiddelijke voorgangers Tijdsduur A Activiteit A - 6 B Activiteit B - 8 C Activiteit C A 4 D Activiteit D A 6 E Activiteit E B, C 3 F Activiteit F D 4 G Activiteit G E, F 6 H Activiteit H B 10 I Activiteit I H, G 2 - Maak een schatting van de doorlooptijd - Maak een netwerkplanning - Bereken het kritieke pad - Maak een strokenplanning 24

25 Activiteit voorgangers Tijd A Activiteit A - 6 B Activiteit B - 8 C Activiteit C A 4 D Activiteit D A 6 E Activiteit E B, C 3 F Activiteit F D 4 G Activiteit G E, F 6 H Activiteit H B 10 I Activiteit I H, G 2 uitwerking D=6 F=4 G*=6 Totaal 24 A=6 C=4 E*=3 I*=2 B=8 E*=3 G*=6 H=10 I*=2 25

26 Lag time en lead time 26

27 Groot project 27

28 Planning - begrippen Netwerkplanning (Pert-chart) Strokenplanning (Gantt Chart, Bar-chart) Activiteit, taak Mijlpaal Kritieke pad, kritische activiteit Speling/marge in een planning ASAP / ALAP / Must start on,. Resources Een planning is dynamisch Wat doe je bij een afwijking vd planning? Realiteitswaarde van een planning Informatie verspreiden Planning <-> Plan van aanpak Doorlooptijd <-> Bestede tijd 28

29 Planning met de computer Eigenschappen planningsprogramma Eenvoudige invoer van activiteiten en benodigde tijd Stroken- en netwerkplanning uit zelfde gegevens maken Activiteiten groeperen tot fasen Afhankelijkheden met muisklik in te voeren Medewerkers te koppelen aan activiteiten Volledig automatisch doorrekenen van de planning Via tarieven en materiaalkosten kunnen kosten worden gepland Voortgang bijhouden door invoering van actuals Beschikbaarheid van resources in te voeren (Kalenders) Kalenders Algemene bedrijfskalender Een projectkalender Een kalender per medewerker of hulpmiddel 29

30 Time management tips Begin de dag met opstellen van actielijst kost 10 minuten puntsgewijs in agenda noteren, aftekenen indien gereed maak elke dag een of meer taken af u af kunt krijgen Noteer in agenda actiepunten voor de toekomst Doe moeilijke dingen op momenten waarop u fit bent Probeer actiepunten zo snel mogelijk af te handelen Houdt contacten kort Wees betrouwbaar in afspraken Probeer weinig fouten te maken, fouten herstellen kost veel tijd! Zorg voor een opgeruimde werkplek Selecteer de bijeenkomsten waar u heen gaat Lees alleen zaken die de moeite waard zijn 30

31 Niet Belangrijk Belangrijk Time management Matrix Dringend Activiteiten Crises Urgente problemen Projecten met deadline Niet dringend Activiteiten Voorzorgsmaatregelen Werken aan relaties Nieuwe mogelijkheden onderzoeken Activiteiten Interrupties Sommige telefoontjes Sommige post & rapporten Sommige vergaderingen Aanstaande kwesties Aardigheden tov anderen Activiteiten Beuzelarijen Sommige telefoontjes Sommige post Tijdverdrijf Aanstaande kwesties Plezierige activiteiten 31

32 Engelse begrippen Task Schedule Duration To allocate a resource progress Dependencies Finish-to-start Predecessor Succesor Lag time Lead time Priority Effort driven Fixed duration Milestone Recurring task tracking working time 32

33 Stellingen hoofdstuk 4 Bij een volslagen nieuw project is plannen niet mogelijk en daarom nutteloos. Het registreren van gewerkte uren voor een project door medewerkers is een grote leugen en daarom nutteloos. Het kritieke pad ligt gedurende het gehele project vast en kan niet wijzigen. Als een activiteit ALAP wordt uitgevoerd komt hij daarmee op het kritieke pad terecht. 33