Proceseisen blauwdruk VCM

Transcriptie

1 Proceseisen blauwdruk VCM Bijlage D bij het bestek met zaaknummer Verkeersmanagement Centrale van Morgen (VCM) Datum 24 juni 2011 Status definitief

2 Proceseisen Blauwdruk VCM Bijlage D bij het bestek met zaaknummer Verkeersmanagement Centrale van Morgen (VCM) Datum 24 juni 2011 Status Definitief

3 Colofon Uitgegeven door DVS Informatie Cas Willems Telefoon Fax Uitgevoerd door Cas Willems Opmaak Datum Status definitief Versienummer 1.0 Versie Datum Omschrijving Auteur juni definitief Cas Willems Pagina 3 van 9

4 Inhoud 1 INLEIDING EISEN TEN AANZIEN VAN HET PROCES- EN PROJECTMANAGEMENT RISICOMANAGEMENT PLANNINGSMANAGEMENT VOORTGANG WERKZAAMHEDEN...8 Pagina 4 van 9

5 1 Inleiding In dit document zijn de eisen verwoord welke worden gesteld ten aanzien van het proces. Wat betreft het proces worden door de Opdrachtgever minimumeisen gesteld ten aanzien van: o o o o Risicomanagment Planningsmanagement Kwaliteitsmanagement Rapporteren over voortgang De eisen worden als volgt geformuleerd ID [nummer] [omschrijving eis] Toelichting [Eventueel nadere toelichting van de eis] [Eventueel herkomst van de eis] Pagina 5 van 9

6 2 en ten aanzien van het proces- en projectmanagement 2.1 Risicomanagement ID Toelichting De Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het identificeren en beheersen van risico s en specifiek het beheersen van risico s door bewust om te gaan met de te maken keuzes. In dat kader is de Opdrachtnemer verantwoordelijk voor: 1. Het inventariseren en analyseren van risico s; 2. Het kwantificeren van risico s; 3. Het vaststellen, realiseren en evalueren van beheersmaatregelen en: 4. Het opstellen en bijhouden van een risicoregister. ID De Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het uitvoeren van risicomanagement (risicoanalyse en risicobeheersing) op basis van de RISMAN methodiek gedurende alle fasen van het Project. 1. De Opdrachtnemer dient in het kader van risicoanalyse: a. Per (sub)werkpakket de specifieke risico s te inventariseren en te analyseren die verbonden zijn aan het realiseren van het betreffende (sub)werkpakket; b. De risico s te kwantificeren c. Beheersmaatregelen voor geïdentificeerde risico s te benoemen. 2. De Opdrachtnemer dient een systeem voor het kwantificeren van risico s op te zetten en toe te passen waarbij: a. Gebruik gemaakt wordt van één kansklasse-indeling voor de kansen tussen 0% en 100%; b. Gebruik gemaakt wordt van een kwantitatieve classificatie voor het gevolg voor de aspecten tijd, geld; c. Gebruik gemaakt wordt van een kwalitatieve classificatie voor het gevolg op het aspectkwaliteit en: d. Het aantal en de indeling voor de kans- en gevolgklassen zodanig wordt ingericht dat het mogelijk is onderscheidendheid tussen risico s in kaart te brengen. 3. De Opdrachtnemer dient met betrekking tot het risicoregister: Pagina 6 van 9

7 a. Een risicoregister aan te leggen waarin de risico s worden geregistreerd, inclusief de in lid 4 genoemde gegevens per risico; b. Het risicoregister actueel te houden; c. Risico s die door de Opdrachtgever worden gesignaleerd en doorgegeven aan de Opdrachtnemer op te nemen in het risicoregister; d. De kwantificering van de (rest)risico s in het risicoregister aan te passen als de Opdrachtgever hierom verzoekt; e. Risico s te koppelen aan de activiteiten en, waar van toepassing, aan de eisen uit het Bestek. Toelichting 4. Het risicoregister dient minimaal de volgende gegevens te bevatten: a. De actuele risico s en inmiddels beheerste risico s, per activiteit en per geïnventariseerd risico; b. Eenduidig identificatienummer van het risico; c. Eenduidige verwijzing naar activiteitnummer en /of eisnummer waarop het risico betrekking heeft; d. Eenduidige beschrijving van het risico (de ongewenste gebeurtenis); e. Eenduidige omschrijving van oorzaak; f. Eenduidige omschrijving van gevolg, uitgedrukt in de betreffende beheersaspecten (tijd, geld, kwaliteit); g. Inschatting in kans en gevolgklassen van het initieel risico en het restrisico; h. Activiteit waarop het risico betrekking heeft; i. Risico-eigenaar (en risico verantwoordelijke); j. Eenduidige omschrijving van de beheersmaatregelen; k. De actiehouder(s) van de beheersmaatregelen; l. Verwijzing naar het plan of Document waar de beheersmaatregel wordt uitgewerkt; m. Status van de beheersmaatregel(en). 2.2 Planningsmanagement ID De Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het beheren van de planning van werkzaamheden. In dat kader is de Opdrachtnemer verantwoordelijk voor: 1. Het opstellen van een overall planning. De Opdrachtnemer dient de overall planning: a. Tenminste één maal per maand te actualiseren en synchroon te laten lopen met het voortgangsrapport; Pagina 7 van 9

8 Toelichting b. Te verstrekken aan de Opdrachtgever. 2. Het registreren en bijsturen van de voortgang. De Opdrachtnemer dient het achterlopen op een kritiek pad als een afwijking te beschouwen en conform de afwijkingsprocedure te handelen. ID Planningen dienen zowel als 'hard-copy' als in digitale vorm aan de Opdrachtgever ter beschikking te worden gesteld. Toelichting Met in digitale vorm wordt bedoeld een bewerkbaar bestand zoals MS-Project, Primavera of Pertmaster Met hard-copy wordt bedoeld geprint exemplaar ID De overall planning dient: 1. De Werkpakketten en de onderliggende sub-werkpakketten zichtbaar te maken; 2. Alle Acceptatie- en Toets-procedures zichtbaar te maken; 3. De afhankelijkheden van met derden inzichtelijk te maken; 4. De start- en einddata van de activiteiten en werkpakketten weer te geven; 5. Een reële inschatting te geven van doorlooptijden; 6. Alle data en mijlpalen te bevatten voortkomend uit het Bestek; 7. Conform een balkenschema (Gantt chart) te zijn opgezet; 8. Een gesloten netwerk te zijn, wat betekent dat iedere activiteit een voorganger en een opvolger heeft, met uitzondering van het eerste en laatste activiteit; 9. Het (De) kritieke pad(en) weer te geven; 10. Een voortgangsregistratie van tenminste een standlijn weer te geven. Toelichting Ad 3) Met derden wordt hier bedoelt de projecten en programma s van Rijkswaterstaat zoals de genoemde randvoorwaardelijke programma s, de voorbeeldprojecten, de kaderstellende projecten en de ontvangende projecten. Ad 10) Een standlijn is een grafische weergave van de datum ten opzichte waarvan wordt gerapporteerd 2.3 Voortgang werkzaamheden Pagina 8 van 9

9 ID De voortgangsrapportage dient ten minste de volgende informatie te bevatten ten aanzien van: 1. Projectbeheersing: a. Een rapportage over de voortgang per (sub)werkpakket ten aanzien van tijd en kwaliteit; b. Een overall planning met standlijn; c. De stand van zaken van het budget: de voortgang van termijnen gerelateerd aan (tussen)producten of (deel)resultaten. d. De stand van zaken van de organisatie van het Project; e. De stand van zaken van de actuele, voornaamste en nieuw geïdentificeerde risico s inclusief beheersmaatregelen f. Overzicht en status van de Documenten in de acceptatieprocedure; g. Alle (voorstellen tot) wijzigingen op het Bestek; 2. Projectondersteuning: a. De status van eventuele door de Opdrachtgever geconstateerde tekortkomingen, Toelichting Ad 1 a) Ondermeer de beschikbaar gekomen resultaten van de werkpakketten. Ad 1 d) Waaronder wijzigingen in bemensing van het Project, de werkgroepen, de benodigde inzet en de inzetbaarheid. ID Toelichting Het verslag van het voortgangsoverleg dient: 1. Een weergave te zijn van het overleg; 2. Zodanig nauwgezet te zijn dat de Projectbegeleider daardoor een goed inzicht heeft verkregen; 3. De gemaakte afspraken en te ondernemen acties te bevatten. Pagina 9 van 9

10 Pagina 10 van 9