Informele raadsbijeenkomst over de risico s van de 3 decentralisaties in het sociaal domein. Heerenveen, 17 oktober 2013

Transcriptie

1 Informele raadsbijeenkomst over de risico s van de 3 decentralisaties in het sociaal domein Heerenveen, 17 oktober 2013

2 Programma over risico s 3D s - Welkom. Door Frederike Gossink. - Wat zijn risico s? Hoe werkt risicomanagement? Hoe is het opgepakt? Door Marieke Geijtenbeek. - Verhouding tussen primaat bestuur en risicomanagement. Door Frederike Gossink. - Enkele belangrijke risico s vanuit verschillende invalshoeken. Door Margo Roelofs. - Afsluiting.

3 Risicomanagement Toelichting risicomanagement bijeenkomst Raad 17 oktober 2013

4 Technische toelichting risicomanagement Wat is een risico? Wat is risicomanagement? Hoe ziet het proces van risicomanagement eruit?

5 Risico Een risico is een kans op optreden van een gebeurtenis met een bepaald (negatief) gevolg Het kan gaan om diverse typen risico s: o Risico afkomstig buiten de eigen organisatie of binnen de eigen organisatie; o Onbeinvloedbare en beinvloedbare risico s o Terugkerende risico s (structureel) en eenmalige risico s (incidenteel) o In geld te kwalificeren en niet in geld te kwalificeren risico s.

6 Risicomanagement Risicomanagement is op een gestructureerde wijze identificeren, analyseren en managen van risico s. Het gaat om: Het kennen van de risico s (identificatie & risicobewustzijn) Het maken van onderbouwde keuzes voor het zelf dragen of afwentelen van risico s Het nemen en naleven van maatregelen om risico s te minimaliseren, rekening houdend met de kosten ervan. Risicomanagement kan zowel zien op risico s als op kansen.

7 Processtappen risicomanagement Vier stappen in het proces: 1. Identificatie van risico s 2. Analyse en beoordeling van risico s 3. Beheersing van risico s 4. Rapporteren, monitoren en evalueren

8 Stap 1: Identificatie van risico s Een risico-analyse waardoor inzicht komt in het totaal van risico s voor een betreffende fase van een project. Inventarisatie aan de hand van een vooraf bepaalde richting of integraal voor de volgende invalshoeken: o politiek/bestuurlijk o financieel/economisch o juridisch/wettelijk o technisch o organisatorisch o geografisch/ruimtelijk o maatschappelijk Wijze waarop: door middel van interviews, groepsdiscussie en in een sessie met werkgroepen.

9 Stap 2: Analyse en Beoordeling Prioriteren van risico s aan de hand van een risicokaart:

10 Stap 3: Beheersen van risico s Afwegen of en in welke mate beheersmaatregelen worden getroffen (effect maatregel versus kosten/inspanning). De beheersmaatregelen gaan over: - Vermijden van een risico: kans van optreden opheffen - Verminderen van een risico: kans van optreden of het gevolg verkleinen. - Overdragen van een risico: aan andere partij die beter kan managen of dragen. - Accepteren van een risico.

11 Stap 4: Rapporteren, Monitoren en Evalueren Uitvoeren beheersmaatregelen, rapporteren, monitoren en evalueren van beheersmaatregelen Updaten van risicoanalyse: - risico s verdwijnen door beheersmaatregelen - verstrijken van tijd (projectfase): nieuwe / andere risico s - verandering in de omgeving: nieuwe / andere risico s

12 Vragen?

13 Politiek bestuurlijke risico s Risico: -Nieuwe raad (na de verkiezingen) zet een andere koers uit. -Gevolgen voor voorbereiding, bv. vertraging planning, extra werk, verwarring bij cliënten en instellingen en hogere kosten. Beheersmaatregel: -Input meegeven bij college-onderhandelingen -Met griffie afspraken over inwerkprogramma nieuwe raad

14 Politiek bestuurlijke risico s Risico: - bestuur neemt onder druk van instellingen en partners besluiten die afwijken van de koers. - Bv. contracten afsluiten met bepaalde aanbieders, afspraken over afname van zorg. - Gevolg: bv. geen prikkel tot innovatie en goedkopere zorg Beheersmaatregel: - Bestuur informeren over gevolgen van beleid voor uitvoering. Na vaststelling informeren over het vervolg. - Raad informeren over planning onderwerpen besluitvorming. - Open communiceren met zorgaanbieders. - Raadsleden uitnodigen bij plenaire bijeenkomsten met o.a. zorgaanbieders.

15 Financieel economische risico s Risico: - Uitvoering niet binnen beschikbare middelen. Budgetoverschrijding tot max. ca. 11 miljoen. Beheersmaatregel: - Inzetten op vernieuwing, slimme en goedkope oplossingen. - Beroep op dure 2 e lijnsvoorzieningen beperken door oplossingen aan de voorkant (de toegang). - 3D s in samenhang oppakken. - 0-metingen maken. - Scenario berekeningen maken. - voortgang monitoren. Regelmatige rapportage in regiegroep en via controlagenda.

16 . Juridisch wettelijke risico s Risico: - de wet- en regelgeving is niet duidelijk genoeg, komt te laat beschikbaar. Beheersmaatregel: - capaciteit vrijmaken om mee te draaien in diverse provinciale werk- en klankbordgroepen. Tijdig op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen. - keuzenota zo breed mogelijk formuleren, zodat deze past binnen de wetgeving

17 . Technische risico s Risico: - te laat of onvoldoende weten hoe de voorbereiding of uitvoering loopt, waardoor we niet of te laat in actie komen om bij te sturen Beheersmaatregel: - per project een 0-meting opstellen. - een monitor maken voor beleidsdoelen en resultaten - deelname aan sociale spiegel Fryslan. - budgetten monitoren - regelmatige rapportage via controlagenda.

18 . Organisatorische risico s Risico: - Kennis/kwaliteit programmaleiding, projectleiding en projectmedewerkers is niet voldoende. Beheersmaatregel: - Vanaf de start deskundigheidsbevordering o.a. trainingen, coaching, intervisie en supervisie. - Herijking van het programma is gestart - Gebruik maken van ervaringen en pilots van andere gemeenten - Actief meedoen aan provinciale werkgroepen en daar gebruik van maken

19 . Maatschappelijke risico s Risico: - Onrust bij cliënten. Beheersmaatregel: - Communicatieplan opstellen. Continu in contact blijven met bewoners/cliënten en hun vertegenwoordigers. Daarbij open zijn en goed luisteren. - Cliënten vragen om deel te nemen in pilots en werkgroepen. Gebruik maken van de expertise.

20 . Maatschappelijke risico s Risico: - Onrust bij instellingen, zorgaanbieders. Beheersmaatregel: - Blijven communiceren met de zorgaanbieders over de gemeentelijke aanpak en de aanbieders betrekken bij het verdere proces. - Innovatieve instellingen betrekken bij pilots. - Organisatie bijeenkomsten. - Niet op hun stoel gaan zitten, maar gebruik maken van hun expertise.

21 Vragen?

22 . Dank voor uw belangstelling! De volgende informele raadsbijeenkomst over veranderingen in het sociaal domein is op 28 november 2013 Thema: communicatiestrategie