Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing Design en Construct

Transcriptie

1 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing Design en Construct

2 Ministerie van Verkeer en Waterstaat Rijkswaterstaat BIBLIOTHEEK RIJKSWATERSTAAT UTRECHT NR 2..^1.\1..CD.B RWS bibliotheek locatie Utrecht Postbus LA Utrecht Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing Design en Construct 26 September 2005

3 Uitgegeven door: ExpertiseCentrum Opdrachtgeverschap Informatie: Telefoon: Fax: Uitgevoerd door: ECO-Portaal Datum: Ivo van den Berg 26 September 2005 Status: in ontwikkeling Versienummer: Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

4 Inhoudsopgave 1. Plaats van deze handreiking in Integraal Projectmanagement 5 2. Voorwoord 6 3. Samenvatting 7 4. Inleiding Voor wie is deze handreiking Leeswijzer 9 5. Beleid Doel Beleidsbrief/Visiedocument Overige documenten Relatie met inkoopstrategie Toelichting op de modellen Voorwaarden voor de invulling Praktische handleiding Invullen van de toetsstrategie Invullen van het risicodossier Invullen van het toetsplan Invullen van de toetsaspecten Uitvoeren van toetsen en prestatieverklaring BIJLAGEN 16 4 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

5 1. Plaats van deze handreiking in Integraal Projectmanagement Opdrachtgever Omgeving/ Stakeholders Omgeving Management Inkoop Management Rlslcomanagement Scope Management agent Informatie Management Organisatie Management I ECO products en dtensten De handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing Design and Construct een product van het aspect Inkoopmanagement. 5 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

6 2.Voorwoord Deze handreiking is een hulpmiddel bij de toepassing van modellen voor de contractbeheersing in Design & Construct (D&C)-contracten. Zij is met name bedoeld voor RWS'ers die zich bezig houden met de contractering voor aanleg- en groot-onderhoud-projecten. De handreiking kan in de eerste plaats worden gebruikt aan het eind van de eerste fase van het inkoopproces, voor het opstellen van het contract, het beheersplan en de raming.. Daarnaast dient dit document vanzelfsprekend ter ondersteuning tijdens de fase van opdrachtbeheersing, bij de voorbereiding van de contractuitvoering en -beheersing, het vaststellen van de geleverde prestatie en de betaling.. Tot slot kan deze handreiking van dienst zijn in de afrondende fase van een project, waar het evaluatie en afsluiting betreft. 6 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

7 3.Samenvatting In de inkoopstrategie is vastgelegd dat voor aanleg en groot onderhoud het D&C-contract uit het contractenbuffet moet worden gebruikt. Bovendien is afgesproken om de "beheersing op afstand" vorm te geven met de methode van systeemgerichte contractbeheersing. Deze methode is vertaald in acht modellen voor de contractbeheersing. Contractteksten in de vraagspecificatie deel 2 Contractbeheersplan, Toetsplan, Risicodossier, Systeemtoets, Toetsverslag, Overzicht openstaande tekortkomingen, Evaluatiepunten. Afwijkingen van deze modellen moeten beargumenteerd aan ECO (ExpertiseCentrum Opdrachtgeverschap) ter toetsing worden voorgelegd. De ruimte die binnen deze kaders wordt geboden is per model aangegeven in hoofdstuk 6. 7 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

8 Medio 2004 werd in de inkoopstrategie van Rijkswaterstaat vastgelegd dat voor aanleg- en groot-onderhoud-projecten het 'Design en Construct'-contract moet worden gebruikt uit het contractenbuffet (te vinden op het ECO-portaal, voorheen het POG-portaal). Bovendien is onder meer in het Visiedocument voor het contracten buffet bepaald dat Rijkswaterstaat als opdrachtgever grip houdt op de uitvoering van zo'n contract via de methode van systeemgerichte contractbeheersing. Dit is een wijze van contractbeheersing waarbij de opdrachtgever gebruik maakt van de gegevens die voortkomen uit het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer Deze methode is vertaald in acht modellen: Contractteksten in de vraagspecificatie deel 2 Contractbeheersplan, Toetsplan, Risicodossier, Systeemtoets, Toetsverslag, Overzicht openstaande tekortkomingen, Evaluatiepunten. Deze handreiking geeft een toelichting bij de toepassing van de modellen voor de contractbeheersing voor D&C-contracten. Er wordt niet in uitgelegd wat systeemgerichte contractbeheersing is of op welke wijze de methode van contractbeheersing kan worden toegepast op andere contractsoorten. Deze informatie is te vinden in de 'Handreiking systeemgerichte contractbeheersing' en op het ECO-portaal. 4.1 Voor wie is deze handreiking Deze handreiking is bedoeld voor het deel van een projectteam (het inkoopteam) dat zich voor aanleg en groot onderhoud bezighoudt met de contractering (het opstellen van het contract, het beheersplan, de raming, aanbestedingsdossier en de uitvoering). Voor deze onderdelen zijn ook andere handreikingen beschikbaar zoals de handreikingen D&C, EMVA, Kostenramingen en Betalingsregeling. Deze handreiking richt zich met name op diegenen die de contractbeheersing invulling gaan geven. Het is een hulpmiddel dat het mogelijk maakt om via een toetsstrategie, een ingevuld toetsplan en de voorbereiding en uitvoering van toetsen te komen tot een prestatieverklaring die verantwoord kan worden afgegeven op basis van de verzamelde bevindingen. 8 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

9 4.2 Leeswijzer In hoofdstuk 5 wordt kort ingegaan op het beleid dat de achtergrond vormt voor de ontwikkeling van de besproken modellen. Ook zijn daar verwijzingen te vinden naar overige publicaties die van belang kunnen zijn. In hoofdstuk 6 zijn zowel de voorwaarden als praktische aanwijzingen te vinden voor het invullen van de modellen. 9 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

10 5.1 Doel Om op efficiente wijze gevraagde producten te verkrijgen en de rechtmatigheid van betalingen te waarborgen, moet een werkwijze worden ontwikkeld en verfijnd waarmee D & C-contracten 'op afstand' kunnen worden beheerst. Hierbij wordt gebruik gemaakt van externe kwaliteitsborging (EKB), dat wil zeggen kwaliteitsborging doorde opdrachtnemer. De efficientie wordt met name bereikt door de werkwijze zo veel mogelijk te uniformeren. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van standaard procesafspraken en toepassing van de modellen uit het contracten buffet. Dit voorkomt dat voor gelijksoortige vraagstukken het wiel steeds opnieuw wordt uitgevonden. 5.2 Beleidsbrief/Visiedocument In de beleidsbrief van 14 december 2000 (kenmerk UM 2000/4451) is de ontwikkelingsrichting vastgesteld van de contracten en de toepassing van kwaliteitszorg bij RWS-opdrachten in de GWW (Grond, Water- en Wegenbouw)-sector binnen het project Professioneel opdrachtgeverschap. De beleidsbrief is opgesteld door de afdeling Markt van het hoofdkantoor en gericht aan alle HID's (Hoofdingenieur- Directeuren) van de regionale en specialistische diensten. In het Visiedocument contractenbuffet van juli 2005 (status vastgesteld MT ECO, te vinden op het ECO-portaal) worden op hoofdlijnen de structuur, principes en ontwikkeling van het contractenbuffet beschreven. Als bijlage is een notitie over de contractbeheersing toegevoegd. 5.3 Overige documenten In het kader van deze handreiking zijn nog verschillende andere documenten van belang. De modellen van het contractenbuffet zoals die worden besproken in hoofdstuk 6 zijn bindend. Daarnaast is de EN- ISO 9001:2000 de norm voor de kwaliteitsborging. Aanvullende normen en richtlijnen staan in de vraagspecificatie deel 2 van het aanbestedingsdossier. Informatief is de handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing. Hierin wordt uitvoerig ingegaan op de definitie en toepassing van systeemgerichte contractbeheersing. 10 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

11 5.4 Relatie met inkoopstrategie In de inkoopstrategie staat dat Rijkswaterstaat de volgende doelenwil bereiken: optimaal benutten markt optimale prijs-kwaliteitverhouding efficiency De methode van systeemgerichte contractbeheersing sf uit met name aan op de derde doelstelling uit de inkoopstrategie. 11 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

12 6.Toelichting op de modellen De theoretische onderbouwing van de modellen wordt in deze handreiking niet besproken. De handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing November 2003 (te vinden op het ECO-portaal) gaat hier wel uitgebreid op in. 6.1 Voorwaarden voor de invulling 1. De risicoanalyse, de aard van de uit te besteden werkzaamheden en de projectorganisatie vormen, samen met de moederorganisatie, uitgangspunten voor het invullen van het model 'contractbeheersplan'. 2. De inhoud van het contractbeheersplan moet in zijn geheel worden overgenomen. Alleen de gemarkeerde onderdelen moeten per project worden ingevuld. 3. Afwijkingen van het contractbeheersplan en de argumenten daarvoor moeten door ECO worden getoetst. 4. Er moet inzicht zijn in de wijze waarop de opdrachtnemer de kwaliteitsborging inricht. Daarom is het noodzakelijk de eisen en de toepassing van de EN ISO 9001:2000 te begrijpen. 5. Inzicht in en enige ervaring met de methode van systeemgerichte contractbeheersing zoals verwoord in de handreiking systeemgerichte contractbeheersing is noodzakelijk. 6. Indien niet wordt voldaan aan de voorwaarden genoemd in eis 3, 4 en 5 moet projectondersteuning worden aangevraagd bij ECO. 6.2 Praktische handleiding Algemeen: Het model 'contractbeheersplan' geeft per hoofdstuk aan wat door de projectorganisatie moet worden ingevuld. De projectorganisatie is - voorlopig - vrij om te kiezen hoe de standaard omschrijvingen, tabellen en processchema's worden verwerkt in het integraal plan voor de projectbeheersing. ECO werkt hiervoor nog een standaard uit. Deze is gereed op 1 januari In de bijlagen van het model 'contractbeheersplan' zijn alle onderliggende modellen opgenomen. Deze modellen volgen de werkwijze voor systeemgerichte contractbeheersing en zijn standaard. De inhoud van deze onderliggende modellen mag worden toegepast als checklijst. Bijvoorbeeld: Het model voorde systeemtoets geeft alle toetsaspecten aan die op basis van de vraagspecificatie deel 2 relevant kunnen zijn. Op basis van het risicodossier van het project worden de toetsaspecten voor de systeemtoets gekozen. 12 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

13 De volgorde van invullen is: Voor de aanbesteding en gunning van het werk 1. het model'contractbeheersing', 2. het model 'risicodossier', 3. het model 'toetsplan' op hoofdlijnen, 4. op afgesproken tijdstippen het model met evaluatiepunten Na de aanbesteding en gunning van het werk 1. Actualiseren van het model 'risicodossier' 2. Nader invullen van het model 'toetsplan' 3. Bij het voorbereiden van de systeemtoets het model gebruiken 4. Bij het voorbereiden van de proces- en producttoetsen het model 'toetsplan' per werksoort (nog in ontwikkeling, volgen later) gebruiken 5. Tijdens en na het toetsen het model 'toetsverslag' 6. Na het toetsen bij tekortkomingen het 'overzicht openstaande tekortkomingen' Specifiek: De documenten die projectspecifiek moeten worden gemaakt zijn: Toetsstrategie; Risicodossier; Toetsplan; Toetsaspecten Invullen van de toetsstrategie Bij het bepalen van de toetsstrategie wordt gekozen voor een mix van verschillende toetsen. Deze moet passend zijn voor het contract en de aard van de door de opdrachtnemer uit te voeren werkzaamheden. In het model 'contractbeheersplan' staan onder hoofdstuk 2 een aantal criteria genoemd die bepalen of de nadruk hierbij moet liggen op systeem- en procestoetsen of op proces- en producttoetsen Invullen van het risicodossier Bij het opstellen van de overeenkomst en het contractbeheersplan wordt een risicoanalyse uitgevoerd (zie handreiking 'Risicomanagement'). De resultaten hiervan worden opgenomen in het model 'risicodossier'. In dit model worden de risico's en de beheersmaatregelen tijdens de uitvoering van het contract benoemd. De beheersmaatregelen van de opdrachtnemer (op te stellen en te accepteren plannen) zowel als die van de opdrachtgever (toetsen en toetsaspecten) worden er in opgenomen. Het risicodossier is het uitgangspunt voor de keuze voor bepaalde toetsen en toetsaspecten in het toetsplan. Het risicodossier moet op bepaalde momenten (indien nodig) worden geactualiseerd: na het afstemoverleg met de opdrachtnemer; bij het accepteren van de plannen van het kwaliteitsmanagement van de opdrachtnemer; bij het afronden van een toetsperiode of direct naar aanleiding van de bevindingen van een toets; Gedurende de looptijd van de overeenkomst moet het risicodossier de basis zijn voor het toetsplan. Met behulp van het risicodossier moet uit 13 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

14 te leggen zijn waarom gekozen is voor een bepaalde toetsmix met bijbehorende toetsaspecten Invullen van het toetsplan Het toetsplan is in tegenstelling tot het contractbeheersplan met de toetsstrategie een dynamisch document. Uitgangspunt is het risicodossier. Aanpassingen in het toetsplan volgen daarom altijd (indien nodig) na een aanpassing van het risicodossier. Voor gunning: De eerste opzet van het toetsplan is voor gunning.hiervoor is een model beschikbaar op het ECO-portaal. In het toetsplan kunnen vaak nog niet alle kolommen worden ingevuld, maar op hoofdlijnen kan wel inzichtelijk worden gemaakt hoe de mix van toetsen is verdeeld over de fasen van het werk. De fasen uit het toetsplan die niet van toepassing zijn, worden verwijderd. In de kolom "onderdeel" komt het betreffende onderdeel uit de vraagspecificatie of uit de beheersplannen van de opdrachtnemer te staan. In de kolom "soort toets" wordt vermeld of het een toets op systeem-, proces- of productniveau betreft. Als al bekend is naar welk onderdeel van de beheersing bij de opdrachtnemer moet worden gekeken, kan de kolom "toetsaspect" al worden ingevuld. Na gunning: Het toetsplan wordt nu steeds gedetailleerder ingevuld. Na het afstemoverleg wordt het eventueel bijgesteld vanwege nieuwe inzichten in de werkwijze, de risico's en de beheersmaatregelen die de opdrachtnemer neemt. Als het projectkwaliteitsplan en eventuele deelplannen zijn geaccepteerd, moet het toetsplan voor de eerste toetsperiode passend worden gemaakt. Dit gebeurt op basis van de planning van de opdrachtnemer. Na de toets(periode): Als er naar aanleiding van de bevindingen van de toets reden is om het risicodossier bij te stellen, dan moet het toetsplan worden aangepast. In principe wordt dit na afloop van een toetsperiode (doorgaans vier weken) bekeken. Het toetsplan wordt aangepast aan het risicodossier en als er tekortkomingen zijn geconstateerd, wordt een hertoets ingepland. Als het toetsplan door deze aanpassingen gaat afwijken van de toetsstrategie, moet worden ingegrepen. In dat geval zal de projectorganisatie moeten bekijken op welke wijze de beheersing moet worden voortgezet. Dit zal vaak resulteren in een aanpassing van de toetsstrategie en een herziening van de contractbeheersing Invullen van de toetsaspecten De toetsaspecten zijn te verdelen over drie niveaus: systeem, proces en product. Nadere informatie hierover is te lezen in de 'Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing' van november De wijze waarop de toetsaspecten op systeem-, proces- en productniveau worden benoemd, is op hoofdlijnen beschreven in de 14 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

15 notitie 'RA en SCB' (Risico Analyse en Systeemgerichte Contract Beheersing). Deze notitie is te vinden op het ECO-portaal. Tevens is een model voor de toetsaspecten op systeemniveau beschikbaar op het ECO-portaal. Voor de toetsaspecten op proces- en productniveau werkt ECO soortgelijke modellen verder uit. Deze worden opgesteld volgens de genoemde notitie en de standaard eisensets (basisspecificaties) en zijn eind 2005 beschikbaar. Om de toetsaspecten op systeemniveau te benoemen, kan er dus al gebruik worden gemaakt van het model voor de systeemtoets. Dit model wordt als checklist gebruikt. Het functioneren van de kwaliteitsborging moet standaard worden opgenomen. Hierdoor worden bij elke systeemtoets vragen nagelopen als: hoe verloopt de registratie van afwijkingen?, worden afwijkingen geanalyseerd?, worden er passende maatregelengenomen? Het is aan te bevelen om naast het onderdeel kwaliteitsborging ook risicomanagement en planningsmanagement standaard op te nemen in een systeemtoets. Als er wordt betaald op basis van planning of voortgang is het onderwerp planningsmanagement een groot risico. In de toetsmix zal in dat geval een zwaar accent liggen op het planningsmanagement bij de opdrachtnemer Uitvoeren van toetsen en prestatieverklaring Tijdens het uitvoeren van de toets worden de bevindingen genoteerd en verwerkt in het model 'toetsverslag'. Als een bevinding leidt tot een tekortkoming, wordt ook het model 'overzicht tekortkomingen' ingevuld en bijgehouden. Of een bevinding leidt tot een tekortkoming hangt af van de aard van de bevinding (is de afwijking met of zonder functioneren kwaliteitsborging? is de afwijking wel of niet risicovol bevonden?). Er wordt geen prestatieverklaring afgegeven als er nog onduidelijkheid is over een of meerdere tekortkomingen. Pas nadat een hertoets is uitgevoerd, kan worden bevestigd dat de tekortkoming is weggewerkt en kan de prestatieverklaring worden afgegeven. De onderbouwing van de prestatieverklaring bestaat dus uit: een toetsplan gebaseerd op het risicodossier; de uitgevoerde toetsen conform toetsplan; de registraties van bevindingen uit toetsen; de beoordeling of sprake is van een tekortkoming; de registratie van tekortkomingen per betaalperiode. Voor de evaluatie van de contractbeheersing is een model bijgevoegd. leder projectteam bepaalt zelf of en zo ja, welke punten van de contractbeheersing worden geevalueerd. 15 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

16 Model(len)/ instrument(en) genummerd 1. Contractbeheersplan; 2. Toetsplan; 3. Risicodossier; 4. Systeemtoets; 5. Toetsverslag; 6. Overzicht openstaande tekortkomingen; 7. Evaluatiepunten. Definitielijst en afkortingen Voorbeelden 1. Vertaling in een project 2. Vertaling toetsstrategie in een project BIJLAGE Voorbeeld 1 Als voorbeeld het project A2 Den Bosch: Bij de A2 Den Bosch is de project- en contractbeheersing als volgt ingevuld: Projectmanagementplan waarin de beheersing van het project op hoofdlijnen is beschreven en aansluit op de inrichting van Projectsturing Agentschap Rijkswaterstaat. (PAR). In dit projectmanagementplan is o.a. de organisatie beschreven voor zowel de projectbeheersing als de contractbeheersing. Bewust is dit niet opgesplitst. Hier is dus een deel van het model contractbeheersplan opgenomen in het projectmanagementplan Kaders waarin voor een selectief aantal onderwerp nadere toelichting wordt gegeven op de wijze waarop hieraan invulling is gegeven en randvoorwaarden zijn opgenomen. Kaders hebben vooral en functie als naslagwerk in het project: wat zijn de uitgangspunten?, hoe is de contractstrategie mbt bepaald onderwerp?. De volgende kaders zijn opgesteld: Baselinebeheer Risicomanagement Systeemgerichte contractbeheersing Rapportage Communicatie (extern) Het kader systeemgerichte contractbeheersing bevat voor een deel informatie die is opgenomen in de Handreiking SCB van ECO.Bewust is er voor gekozen om dit wel op te nemen om de projectteamleden hier actief over te informeren en de directe relatie tussen SCB en de 16 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing

17 contractteksten fielder te maken. Daarnaast is de toetsstrategie opgenomen in het kader. Hier is dus een deel van het contractbeheersplan opgenomen in het kader SCB. Procedures waarin de interne processen binnen de projectorganisatie, voor zover deze risicovol zijn, zijn opgenomen. Deze procedures zijn weergegeven in stroomschema's met toelichting. Alle activiteiten als opgenomen in hoofdstuk 4 van het model CBP komen terug in deze procedures. Daarnaast zijn er ook procedures voor meer projectgerelateerde onderwerpen als baselinebeheer. I.v.m. de uniformiteit en herkenbaarheid zijn de procedures opgehangen aan het projectmanagementplan en niet opgenomen in een apart CBP. Hier is dus een deel van het model contractbeheersplan opgenomen in de procedures. Tijdsplanning in de vorm van MS-project (of Primavera). Door Opdrachtnemer wordt de tijdsplanning digitaal ingeleverd. In deze planning worden de toetsen toegevoegd (systeem, proces en product). Op deze manier is het goed mogelijk de toetsen te relateren aan de activiteiten van de opdrachtnemer en met planningstechnieken bewaking op voortgang van toetsen te doen. Hier is dus een deel van het model toetsplan opgenomen in de planning. Activiteitenplanning en -bewaking. Bij de A2 wordt gebruik gemaakt van Smarteam als systeem voor documentmanagement. In dit systeem is het mogelijk activiteiten op te nemen en te bewaken. Hierin worden, gekoppeld aan de ingediende documenten activiteiten in de vorm van documenttoetsen en acceptatie opgenomen en gekoppeld aan de planning de systeem-, proces-, en producttoetsen opgenomen en uitgewerkt. Hierbij kunnen actoren, toetsaspecten, etc. bij uit te voeren toetsen worden benoemd. Hier is dus een deel van het model toetsplan opgenomen in Smarteam. Afwijkingen worden bijgehouden in een apart hiervoor ontwikkelde Access-applicatie. Dit vooral in verband met de bewaking van het in het contract opgenomen boetepuntensysteem. Deze applicatie bevat ook een overzicht tekortkomingen. Hier is dus het model overzicht openstaande tekortkomingen opgenomen in een access-database. 17 Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing