Handreiking systeemgerichte contractbeheersing

Transcriptie

1 Handreiking systeemgerichte contractbeheersing

2

3 INHOUDSOPGAVE Projectbureau Kwaliteitszorg... 3 Waarom deze Handreiking?... 5 Leeswijzer Naar een nieuwe relatie met de markt... 7 Nieuwe impuls kwaliteitszorg... 7 Beleid voor kwaliteitszorg Wat is systeemgerichte contractbeheersing? Het inkoopproces Procesbeheersing totale bouwproces Het inkoopproces stap voor stap Handreiking systeemgerichte contractbeheersing Stap 1: Vaststellen inkoopbehoefte Stap 2: Opstellen inkoopplan Stap 3: Opstellen contract, contractbeheersingsplan en raming Stap 4 en 5: Aanbesteden en gunnen Stap 6: Voorbereiden contractuitvoering en beheersing Stap 7: Vaststellen geleverde prestatie Stap 8: Betalen Stap 9: Evalueren Stap 10: Afsluiten opdracht Bijlage 1: Voorbeeld sjabloon Bijlage 2: Overzicht contractteksten kwaliteitsborging Bijlage 3: Begrippenlijst Colofon

4 2

5 PROJECTBUREAU KWALITEITSZORG Deze handreiking is een uitgave van het Projectbureau Kwaliteitszorg van de Dienst Weg- en Waterbouwkunde (DWW). Het Projectbureau ondersteunt en adviseert de regionale directies van Rijkswaterstaat bij de toepassing van kwaliteitszorg in het bouwproces. Daarvoor beschikt het over de benodigde expertise over toepassing van interne kwaliteitszorg voor procesbeheersing en verbetering van systeemgerichte contractbeheersing. Dit geldt voor de voorbereiding en uitvoering van zowel innovatieve als RAW-productgerichte contracten. Op verzoek van het Hoofdkantoor van Rijkswaterstaat (HKW) is het Projectbureau het project Kwaliteitszorg in het Bouwproces' gestart. Hiermee wil het Projectbureau kwaliteitszorg binnen Rijkswaterstaat (door)ontwikkelen en implementeren. Binnen pilotprojecten bij regionale directies doet het Projectbureau ervaring op om de in deze handreiking beschreven methode te verfijnen. Voor een goede implementatie ondersteunt het Projectbureau medewerkers van de regionale directies met doordachte trainingen en persoonlijke begeleiding. Deze trainingen kunnen zowel een algemeen inleidend karakter hebben, als zijn toegesneden op de contractbeheersing van een specifiek project. 3

6 4

7 WAAROM DEZE HANDREIKING? Deze handreiking biedt projectleiders, directies UAV, toezichthouders, en medewerkers van bedrijfsbureaus en contractzaken een hulpmiddel bij: 1 de afweging of systeemgerichte contractbeheersing een geschikte beheersingstrategie is voor de realisatie van een project of projectonderdeel 2 het opstellen van een contractbeheersingsplan en de inrichting van een contract voor wat betreft systeemgerichte contractbeheersing De handreiking volgt daarbij de basisstructuur inkoopmanagement van Rijkswaterstaat. Leeswijzer Als u direct aan de slag wilt met systeemgerichte contractbeheersing ga dan naar hoofdstuk 4. De methodiek om te komen tot een afgewogen keuze voor systeemgerichte contractbeheersing en tot inrichting van het contract en het contractbeheersingsplan voor wat betreft die beheersing vindt u in dat hoofdstuk. Omdat hoofdstuk 4 weliswaar de stappen volgt van de basisstructuur inkoopmanagement van Rijkswaterstaat, maar alleen op die stappen wordt ingegaan waarbinnen contractbeheersing aandacht moet krijgen, is in hoofdstuk 3 die basisstructuur in haar geheel kort beschreven. Voor goed gebruik van de handreiking is het bovendien van belang voldoende kennis te hebben van wat systeemgerichte contractbeheersing is. Een toelichting daarop vindt u in hoofdstuk 2. Wilt u daarnaast meer weten van de uitgangspunten van Rijkswaterstaat ten aanzien van kwaliteitszorg en systeemgerichte contractbeheersing dan vindt u deze in vogelvlucht in hoofdstuk 1. Tenslotte is een drietal bijlagen opgenomen: Een voorbeeld van een sjabloon als hulpmiddel voor het benoemen van aan te tonen eisen en van kritieke processen en punten in het contract. De beschikbare contracteksten over kwaliteitborging. Begrippenlijst. 5

8 6

9 1. NAAR EEN NIEUWE RELATIE MET DE MARKT Rijkswaterstaat streeft sinds 1992 naar andere vormen in de werkverhoudingen met marktpartijen, waarbij kwaliteitszorg een belangrijke rol speelt. Het uitgangspunt was en is dat opdrachtnemers zelf verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van het werk dat zij hebben aangenomen. De consequentie hiervan voor de opdrachtnemer is dat hij tijdens en na de uitvoering van het werk moet kunnen aantonen dat hij voldoet aan de kwaliteitseisen. Dit heeft er de afgelopen jaren onder meer toe geleid dat de meeste opdrachtnemers beschikken over een gecertificeerd kwaliteitssysteem en dat de meeste Rijkswaterstaatswerken worden uitgevoerd onder externe kwaliteitsborging. Desondanks zijn de werkverhoudingen met marktpartijen niet of nauwelijks veranderd. Bij het merendeel van alle werken oefenent Rijkswaterstaat nog steeds direct toezicht uit. Deze traditionele werkverhouding tussen Rijkswaterstaat en de marktpartijen is aan het veranderen dankzij het, in het kader van het VISIE-traject ontwikkelde, beleid voor Innovatief Aanbesteden. Met dit beleid wil Rijkswaterstaat opdrachtnemers eerder betrekken bij de realisatie van projecten om de kennis en ideeën van de markt optimaal te kunnen benutten en zo bovendien te komen tot creatieve oplossingen. Voor die optimale benutting van de markt moet binnen de projecten een keuze worden gemaakt voor de best passende contractvorm. In de praktijk betekent dit beleid dat de opdrachtgeverfunctie van Rijkswaterstaat en de rol van opdrachtnemers fundamenteel zullen veranderen. Marktpartijen krijgen een grotere inbreng bij het ontwikkelen en ontwerpen van projecten. Bovendien krijgen ze de verantwoordelijkheid om zelf de benodigde maatregelen te treffen voor het realiseren, waarborgen en aantonen van de kwaliteit van werken. De ruimte die door Rijkswaterstaat gegeven wordt zal dus ingevuld moeten worden. Dat betekent echter niet dat Rijkswaterstaat zich als opdrachtgever helemaal zal terugtrekken. Nieuwe impuls kwaliteitszorg Om deze ontwikkelingen op te kunnen vangen, is het voor Rijkswaterstaat van belang een nieuwe impuls te geven aan het managementinstrument kwaliteitszorg. We moeten verantwoord afstand doen van de traditiegetrouwe rol van bedenker en toezichthouder van infrastructurele werken van de rijksoverheid. Daarvoor zijn niet alleen nieuwe contractvormen nodig, maar ook nieuwe methoden om deze contracten te beheersen. Interne en externe kwaliteitszorg kunnen hierbij niet zonder elkaar. Zowel de interne processen om tot een bewuste keuze voor marktbenadering en contractvorm te komen als de uitvoering van het contract zelf, moeten beheerst verlopen. Wij blijven als Rijkswaterstaat immers verantwoordelijk voor de instandhouding van bestaande en de ontwikkeling van nieuwe infrastructuur. Als opdrachtgever is Rijkswaterstaat 7

10 verantwoordelijk voor het zoeken naar de meest optimale prijs-prestatieverhouding voor de voorbereiding, de uitvoering en het onderhoud van infrastructurele werken. De nadruk in de opdrachtgeverfunctie zal daarbij steeds meer komen te liggen op regie op afstand. Deze regie op afstand zal steeds vaker invulling krijgen door prestatiegerichte contracten op basis van functionele specificaties en beheersing van deze contracten op basis van interne kwaliteitszorg en systeemgerichte contractbeheersing. Al deze ontwikkelingen staan voor een takenpakket dat hoge eisen stelt aan de deskundigheid en professionaliteit van individuele Rijkswaterstaat-medewerkers en de kwaliteit van de organisatie van Rijkswaterstaat als geheel. Beleid voor kwaliteitszorg In het kwaliteitsbeleid tot 2006 geeft Rijkswaterstaat een hoge prioriteit aan de invoering van kwaliteitszorg binnen Rijkswaterstaat. Binnen het RWS-brede programma Professioneel Opdrachtgeverschap in de 21e eeuw (P-OG 21) wordt daaraan inhoud gegeven door: Het bevorderen en daarmee verbeteren van de procesbeheersing en transparantie van interne werkprocessen met interne kwaliteitszorg. Daarbij de werkprocessen RWS-breed uniformeren ter vereenvoudiging van het financiële beheer en ondersteuning van de invoering van ERP/SAP. Het versterken van de kwaliteitsborging bij de opdrachtnemers, externe kwaliteitsborging (EKB). Het doorontwikkelen en ondersteunen van de toepassing van systeemgerichte contractbeheersing (daarbij gebruikmakend van EKB), om daarmee de door ons gevraagde producten te krijgen en tevens op efficiënte wijze de rechtmatigheid van de betalingen te waarborgen. Het beleid om, ongeacht het type contract, alleen werk uit te besteden aan gecertificeerde opdrachtnemers blijft staan. Ook de eis dat opdrachtnemers een kwaliteitsplan moeten maken blijft ongewijzigd, al zal het kwaliteitsplan van de opdrachtnemer en de daarin beschreven beheersingsmaatregelen meer gebaseerd zijn op een met Rijkswaterstaat afgestemd beeld van de geldende risico s. Voor het beheersen van RAW-hoeveelhedencontracten blijft de UCA-systematiek bepalend voor de wijze van toezicht houden en het toetsen van de rechtmatigheid van betalingen. Bij de beheersing van innovatieve contracten en RAW-productgerichte contracten gaan we anders te werk. Er zijn drie mogelijke toetsingsvormen bij deze contracten: Systeemgerichte contractbeheersing, beoordeling van de werking van het systeem waarmee de opdrachtnemer de uitvoering van het contract beheerst. Eigen waarneming, beoordeling van de geleverde prestatie. Een combinatie van bovenstaande toetsingsvormen. 8

11 2. WAT IS SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING? Systeemgerichte contractbeheersing is een wijze van contractbeheersing waarbij de opdrachtgever gebruik maakt van de gegevens die voortkomen uit het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer. Met behulp van een combinatie van systeem-, proces- en producttoetsen stelt de opdrachtgever vast of die gegevens betrouwbaar zijn, het kwaliteitsplan wordt nageleefd en daarmee aan de eisen van het contract wordt voldaan. 1 Hierbij is inzicht nodig in de wijze waarop de opdrachtnemer de kwaliteitsborging inricht. In veel gevallen wordt van de opdrachtnemer een (project-)kwaliteitsplan, uitvoeringsplan of plan van aanpak geëist. Pas na beoordeling en acceptatie van dit plan mag de uitvoering van de opdracht starten. Het toezicht zal bestaan uit een samenhangend stelsel van systeem-, proces- en producttoetsen. Passende deskundigheid van de medewerkers van zowel de opdrachtnemer als Rijkswaterstaat is van het grootste belang. Vakmanschap blijft de basis. De beheersing van het contract bij de opdrachtgever bestaat uit het toetsen van het functioneren van het kwaliteitsplan van de opdrachtnemer. Dit vindt plaats door met enige regelmaat audits (systeemtoetsen) uit te voeren, aangevuld met proces- en producttoetsen. De procestoetsen zijn gericht op risicovolle processen c.q. processtappen. Producttoetsen worden gedaan om de registratie van de opdrachtnemer te verifiëren. De toetsen volgen uit de risicoanalyse, duurzaamheid van de te leveren prestatie en de werkwijze van de opdrachtnemer. Onderstaande figuur geeft op hoofdlijnen de drie invalshoeken van de mix van toetsen. Daarna wordt elk niveau van toetsen nader toegelicht. De minder risicovolle aspecten van de eisen worden door middel van de systeemtoets ondervangen. figuur 1 1 Een verdere verdieping op de tekst van dit hoofdstuk kunt u vinden op de P-OG site in de notitie Systeemgerichte contractbeheersing. 9

12 Systeemniveau: Een systeemtoets toetst het functioneren van het kwaliteitsplan van de opdrachtnemer. Rijkswaterstaat wil een oordeel kunnen vellen over het functioneren van de kwaliteitsborging (met als belangrijk aspect het corrigerend vermogen) bij de opdrachtnemer. Een systeemtoets heeft de vorm van een audit 2. Procesniveau: Een procestoets toetst of de werkprocessen (het verdichten van zand, het walsen van asfalt, het storten van beton e.d.) die in het kwaliteitsplan worden genoemd, ook volgens opgave worden uitgevoerd en beheerst. Toetsen op procesniveau richten zich bijvoorbeeld op de vereiste vakdeskundigheid, specifieke richtlijnen of rekenhulpmiddelen, volledige en juiste uitgangspunten, aansturing van de werkzaamheden, controles en corrigerende maatregelen. Procestoetsen kunnen ook observaties zijn tijdens het uitvoeren van werkzaamheden (rondje werk). Ook met de procestoets wil Rijkswaterstaat een oordeel kunnen vellen over het functioneren van de kwaliteitsborging bij de opdrachtnemer. Productniveau: Ook een producttoets staat ten dienste van de beoordeling van de systematische werkwijze bij de opdrachtnemer. Bij producttoetsen kijken we naar producten (zelf keuren, nameten, narekenen, etc.) en vergelijken de uitkomsten met de eisen uit het contract en met de registraties die de opdrachtnemer heeft (keurings-, meetregistraties, berekeningen, etc.). Doel van de producttoets bij systeemgerichte contractbeheersing is om de betrouwbaarheid van de gegevens van de opdrachtnemer te verifiëren en dus niet om het voldoen aan de eisen vast te stellen. De keuze welke producten te toetsen wordt bepaald door het risicoprofiel van het te realiseren product en de aan te tonen eisen uit het contract. 2 Met een audit wordt hier de toetsvorm bedoeld. Het betreft geen kwaliteitssysteemaudit, zoals bedoeld in de ISO

13 3. HET INKOOPPROCES Met een goede opdrachtverstrekking leggen we de basis voor het verkrijgen van de juiste kwaliteit van een ingekocht product. Het interne proces moet op orde zijn; onze voorbereiding is bepalend voor het eindresultaat. Op basis van de juiste informatie moeten we overwogen beslissingen nemen over de marktbenadering en de eisen in het contract. We moeten kiezen op welke manier we de uitvoering van het contract gaan beheersen, want we willen toezien op het voldoen aan de eisen. Bij het maken van deze laatste keuze zijn de uitgangspunten van doelmatigheid en rechtmatigheid van belang. Voor Rijkswaterstaat betekent dit dat alles dat nodig is om het gewenste product te krijgen en dus het contract te beheersen voor de opdrachtverstrekking moet zijn geregeld. Na opdrachtverstrekking moeten we er vanzelfsprekend volgens de vooraf gekozen contractbeheersingsstrategie op toezien dat de opdrachtnemer het gevraagde product ook daadwerkelijk levert. Procesbeheersing totale bouwproces Binnen Rijkswaterstaat worden projecten uitgevoerd die bijdragen aan het realiseren, beheren en instandhouden van infrastructurele weg- en waterbouwkundige netwerken. Om de besluitvorming helder te houden zijn er voor de fasering en beslispunten op hoofdlijnen eenduidige afspraken gemaakt. Deze afspraken zijn terug te vinden in de spelregelkaders MIT/SNIP voor het programma aanleg. Voor het programma beheer en onderhoud zijn deze terug te vinden in de afzonderlijke onderhoudsplannen voor droog en nat. Binnen deze spelregels wordt bij Rijkswaterstaat projectmatig gewerkt. Dit betekent dat binnen de deelprogramma s bij de betrokken dienstonderdelen projecten worden benoemd. Voor de beheersing van deze projecten worden plannen opgesteld waarin sturende en regelende activiteiten zijn opgenomen die erop gericht zijn om het gewenste resultaat te bereiken. Dit betekent dat ook rekening wordt gehouden met de inkoopbehoefte binnen het betreffende project. Echter het inkopen in de GWW-sector heeft bij Rijkswaterstaat een aantal bijzondere sturende en regelende activiteiten die voor inkopen voor een bedrag hoger dan euro worden vastgesteld in een inkoopplan. Het totaal aan sturende en regelende activiteiten voor de beheersing van het totale bouwproces is als volgt samen te vatten: Programmamanagement Projectmanagement Inkoopmanagement figuur 2 11

14 Met de komst van het beleid rond innovatief aanbesteden wil Rijkswaterstaat de markt in een zo vroeg mogelijk stadium benutten en het werkpakket weloverwogen zo breed mogelijk inkopen. Dit vraagt om een goede voorbereiding en onderbouwde beslissingen. We hebben een ruimere keuze gekregen voor het inschakelen van marktpartijen in verschillende stadia van het project. We moeten daarom in een zo vroeg mogelijk stadium bepalen hoe we de het bouwproces inrichten en beheersen. Dit komt tot uiting in de beschrijving van de eerste twee processtappen van de leidraad inkoopmanagement infrastructuur. 3 Het inkoopproces stap voor stap Het RWS-inkoopproces bestaat uit 10 stappen en is volledig afgestemd op de recent ontwikkelde sturingsfilosofie (spelregelkaders MIT en SNIP). Stap 1: Vaststellen inkoopbehoefte Met het omschrijven van de inkoopbehoefte is een eerste stap gemaakt van de fase opdracht voorbereiden. De inkoopbehoefte is al in onze project- en onderhoudsplannen opgenomen maar dient nog te worden afgebakend. Een nadere uitwerking volgt in het nog op te stellen inkoopplan. Stap 2: Opstellen inkoopplan In deze stap worden aan de hand van een afweegmodel keuzen gemaakt voor: omvang van het uit te besteden werkpakket risico-allocatie (wie draagt welke risico s) marktbenadering en aanbestedingsvorm contract- en bouworganisatievorm contractbeheersingsstrategie en financieel model De besluiten worden onderbouwd vastgelegd in een inkoopplan. Stap 3: Opstellen contract, contractbeheersingsplan Figuur 3: Het inkoopproces en raming De gemaakte keuzen in het inkoopplan geven richting aan de uitwerking van het contract, het bijbehorend contractbeheersingsplan en de kostenraming. In het contract wordt de opdracht gespecificeerd inclusief afspraken omtrent de realisatie van de opdracht. In het contractbeheersingsplanwordt de basis gelegd voor de toezichtactiviteiten door Rijkswaterstaat. Een goede voorbereiding is nodig voor een doelmatige contractuitvoering en -beheersing. Op basis van het contract kan de opdracht geraamd worden. 3 Meer weten? Op de P-OG site is de leidraad inkoopproces opgenomen, waarin het inkoopproces stap voor stap wordt toegelicht ( 12

15 Stap 4: Aanbesteden Een zorgvuldige aanbesteding vereist een goede voorbereiding. In regelgeving is grotendeels vastgelegd hoe de aanbesteding plaats dient te vinden. Tijdens de aanbesteding dienen de marktpartijen hun inschrijving in. Stap 5: Gunnen De inschrijvingen worden getoetst aan de gunningscriteria en de raming. Na accordering van het gunningsadvies wordt overgegaan tot gunning. De opdrachtgever en nemer sluiten het contract voor de uit te voeren opdracht. Stap 6: Voorbereiden contractuitvoering en -beheersing Om met het uitvoeren van de opdracht te kunnen starten is een definitief contractbeheersingsplan met toezichtsmatrix nodig en, waar dat is geëist, een geaccepteerd kwaliteitsplan. Door het houden van een afstemoverleg met de opdrachtnemer wordt informatie verzameld die gebruikt kan worden voor het nader invullen van de beheersing. Stap 7: Vaststellen geleverde prestatie Om een geleverde prestatie te kunnen vaststellen is het nodig om tijdens het houden van het toezicht planmatig informatie te verzamelen. Vervolgens wordt de informatie beoordeeld ten opzichte van de afspraken in het contract over de wijze van beheersen en betalen. Bij het bereiken van een betalingstermijn wordt op basis van de beoordeelde informatie een prestatie-verklaring opgesteld. Stap 8: Betalen Om een rechtmatige betaling te kunnen doen, moet een ingekomen factuur worden vergeleken met de opgestelde prestatieverklaring en met de bepalingen in het contract. Wanneer deze vergelijking geen afwijkingen laat zien kan worden overgegaan tot betaling volgens het vooraf bepaalde betalingsregime. Stap 9: Evalueren Een goede evaluatie begint met een degelijke voorbereiding. De verzamelde projectinformatie voor de evaluatie wordt geanalyseerd. Vervolgens kunnen de evaluatiegegevens worden verwerkt in een rapportage. Als deze rapportage is vastgesteld wordt daarna de informatie aan betreffende kenniscentra overgedragen. Stap 10: Afsluiten opdracht. Nadat de opdrachtnemer aan al zijn verplichtingen heeft voldaan en de projectadministratie is afgerond wordt het resultaat van de opdracht formeel overgedragen aan de beheerder. Hierna wordt de overeenkomst formeel beëindigd. Aan de opdrachtnemer en de betrokken projectdeelnemers wordt décharge verleend. 13

16 14

17 4. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING 4 In dit hoofdstuk vindt u een bijzondere toelichting op het inkoopproces voor die gevallen waarin systeemgerichte contractbeheersing wordt toegepast. Die toelichting spitst zich toe op de stappen die duidelijk raakvlakken hebben met de beheersing van een contract (stap II, III, VI en VII). Figuur 4: afstemming tussen het RWS inkoopproces en het proces van de opdrachtnemer. Bij systeemgerichte contractbeheersing worden de contracteisen beheerst door gebruik te maken van de kwaliteitsborging van de opdrachtnemer. Dat is alleen dan mogelijk als het systeem (=kwaliteitsplan) van de opdrachtnemer in de praktijk functioneert en als de opdrachtnemer (zelf) vaststelt dat aan de eisen wordt voldaan en dat registreert. De beheersing van het contract bij de opdrachtgever bestaat in dat geval uit het toetsen van het functioneren van het kwaliteitsplan van de opdrachtnemer en het toetsen van de betrouwbaarheid van de registraties. Hierdoor kan met minder direct toezicht op onderbouwde wijze slim en goeddeels op afstand worden getoetst. De toetsing vindt plaats door met enige regelmaat systeemtoetsen uit te voeren, aangevuld met proces- en producttoetsen. Systeemtoetsen zijn gericht op het functioneren van het kwaliteitsplan. Procestoetsen zijn gericht op risicovolle processen c.q. processtappen. Producttoetsen worden gedaan om de registraties van de opdrachtnemer op betrouwbaarheid te verifiëren. De toetsen volgen uit de borging van de werkwijze van de opdrachtnemer (het kwaliteitsplan), risicovolle processen (risicoanalyse), en de eisen aan de gerealiseerde producten (o.a. duurzaamheid). Het eigen proces loopt voor een deel parallel aan dat van de opdrachtnemer, maar op sommige momenten vallen stappen samen of beïnvloeden deze elkaar (zie figuur 4). 4 Het zwaartepunt in deze handreiking ligt op systeemgerichte contractbeheersing. Het inkoopproces wordt in dat licht bezien in deze handreiking niet uitputtend behandeld. Wilt u meer weten over de inrichting van het inkoopproces kijk dan op de P-OG site 15

18 Stap 1: Vaststellen inkoopbehoefte Geen bijzondere toelichting. Stap 2: Opstellen inkoopplan In deze stap wordt een inkoopplan gemaakt. In dit plan wordt onder meer de keuze voor de contractbeheersingsstrategie gemaakt. Bij de beheersing van de innovatieve contractvormen zijn er drie methoden waarop de kwaliteit van het werk van de opdrachtnemer beoordeeld kan worden: Systeemgericht, dat wil zeggen door gebruik te maken van de kwaliteitsborging bij de opdrachtnemer. Met behulp van eigen waarnemingen op het product, dat wil zeggen zonder gebruik te maken van de kwaliteitsborging bij de opdrachtnemer en volledig achteraf het product of de prestatie te beoordelen. Een combinatie van bovengenoemde wijzen van beheersen. Strategie kiezen De keuze voor de beheersingsstrategie is afhankelijk van een aantal te combineren factoren. Zo geeft de complexiteit van het werk een goede indicatie voor de juiste strategie. Als we eenvoudig achteraf kunnen zien of de opdrachtnemer aan de eisen heeft voldaan en herstel tegen geringe kosten mogelijk is, kunnen we met eigen waarneming volstaan. Maar bij een complex werk ligt dat al snel anders. Bij een constructie uit meerdere onderdelen, die na afloop niet na te meten of waarneembaar zijn, ligt systeemgerichte contractbeheersing meer voor de hand. Ook de risico s van het werk hebben invloed op de beheersingsstrategie. Een werk met een laag risico, dat wil zeggen met een kleine kans op afwijkingen en beperkte gevolgen bij daadwerkelijke afwijkingen, heeft minder beheersing nodig dan een werk met een hoog risico. Is het risico laag, dan is het doelmatig om planmatig, met een vooraf vastgestelde frequentie, met eigen waarneming te controleren of aan de eisen is voldaan. Zodra echter sprake is van hoge maatschappelijke, kwalitatieve, veiligheids-, financiële of juridische risico s, is systeemgerichte contractbeheersing zeker nodig. Als we kijken naar de duurzaamheid van het product, dan kunnen we bij producten met een korte levensduur volstaan met toetsing op basis van eigen waarneming. Hoe langer het eindproduct mee moet, des te meer aandacht moet er uitgaan naar het maakproces. Zeker wanneer de levensduur van het product de contractduur overstijgt, zullen we kiezen voor systeemgerichte contractbeheersing. Dat de contractvorm een belangrijke invloed heeft op de beheersingsstrategie, zal u duidelijk zijn. Een onderbouwde keuze en voorbereiding van een doel- en rechtmatige beheersingstrategie begint bij de keuze voor de contractvorm en de invulling daarvan. Om tot de juiste contractbeheersingsstrategie te komen, is het van belang dat we alle bepalende factoren in hun samenhang bekijken en niet één factor de doorslag laten geven. 16

19 Tip: Stel jezelf de vragen: Is het mogelijk de prestatie achteraf vast te stellen? (ja; eigen waarneming is mogelijk). Is het doelmatig om de prestatie volledig zelf vast te stellen? (ja pleit voor eigen waarneming, nee voor systeemgerichte contractbeheersing). Zijn afwijkingen achteraf gemakkelijk te herstellen? (ja; eigen waarneming is mogelijk, nee; systeemgerichte contractbeheersing is een betere keuze). Zijn er eisen ten aanzien van levensduur die de duur van het contract overstijgen? (ja; eigen waarneming is niet geschikt, kies voor systeemgericht). Is de kwaliteit van deelproducten van belang? En is het maakproces van belang? (ja; kies voor systeemgericht). Spelen er in het maakproces veel risico's? (ja; kies systeemgericht). Stap 3: Opstellen contract, contractbeheersingsplan en raming Het doel van deze stap is het opstellen van een contract en een contractbeheersingsplan, inclusief concept toezichtsmatrix, en een raming. Samenhang tussen contract, contractbeheersingsplan en raming Er dient nadrukkelijk sprake te zijn van samenhang tussen contract en contractbeheersingsplan. Dat betekent dat eisen meetbaar moeten zijn en te koppelen zijn aan de gekozen beheersingsstrategie. De voorgestelde wijze van beheersen dient voldoende vertrouwen te geven dat vastgesteld kan worden dat het gewenste eindresultaat van de opdracht tot stand is gekomen. Om zich daarvan te verzekeren dienen in het contract bepalingen (zoals aan te tonen eisen en kritieke processen en punten) opgenomen te worden die de gewenste beheersing mogelijk maken. Om die reden is het noodzakelijk dat het contract en het contractbeheersingsplan min of meer tegelijkertijd worden opgesteld. Het verder detailleren van het contract en de wijze van contractbeheersing (wat wordt van de opdrachtnemer geëist) kan ook consequenties hebben voor de raming. Deze zal dan ook op basis daarvan moeten worden geactualiseerd. Het contract Uitgangspunten bij het opstellen van het contract zijn het actuele risicodossier en het vastgestelde inkoopplan. Het contract heeft tot doel om eenduidig vast te leggen wat van de opdrachtnemer wordt verwacht in het kader van de opdracht. Het is van belang dat uiteindelijk aan de inkoopbehoefte en het inkoopplan voldaan wordt. Om een contract te maken dat, in combinatie met het contractbeheersingsplan, voldoende waarborgt dat de opdrachtnemer zal voldoen aan de gespecificeerde eisen, moet een aantal bepalingen worden opgenomen om een goede samenwerking en beheersing van de opdracht te realiseren (bijv. verstrekking / toegang tot informatie, mededeling van tijdstippen, bepaalde kritieke gebeurtenissen, aan te tonen eisen, betalingsregelingen, stoppunten, etc.). Afhankelijk van de specifieke situatie moet worden besloten welke van de mogelijke bepalingen behorend bij de hieronder genoemde aan- 17

20 dachtspunten daadwerkelijk worden opgenomen (zie voor de bijbehorende bepalingen en de toelichting daarop bijlage 2). Certificatie Kwaliteitsplan Risicomanagement Aan te tonen eisen Lijst kritieke processen en punten Stop- en bijwoonpunten Afstemoverleg Financiële prikkels Inzet OFA Afwijkingen Acceptatie Alle in de bijlage genoemde bepalingen zijn erop gericht de opdrachtnemer zèlf te stimuleren de kwaliteitsborging voldoende inhoud te geven. Het contractbeheersingsplan Uitgangspunten voor de invulling van het contractbeheersingsplan liggen vast in het inkoopplan. Daarin is namelijk de verantwoording voor de keuze van de beheersingsstrategie vastgelegd. Het doel van het contractbeheersingsplan is drieledig: 1. Vastleggen op welke wijze de contractbeheersing gestalte zal worden gegeven (de organisatie/ werkwijze/ overlegstructuur en benodigde capaciteit). 2. Goedkeuring van de opdrachtgever verkrijgen voor de voorgestelde invulling van de contractbeheersing. 3. Uitgangspunt voor afstemoverleg met en beoordeling van het kwaliteitsplan van de opdrachtnemer. De beheersing van het contract wordt op hoofdlijnen beschreven in het contractbeheersingsplan en nader uitgewerkt in de (concept-)toezichtmatrix. Het contractbeheersingsplan, in het bijzonder de toezichtsmatrix, is een levend document. Het zal regelmatig moeten worden geactualiseerd, afhankelijk van het verloop van de contractuitvoering. De eerste keer dat dit dient te gebeuren is het moment waarop bekend is hoe de opdrachtnemer voornemens is het contract uit te voeren. Dat is het moment dat diens kwaliteitsplan wordt geaccepteerd (zie stap 6 van het inkoopproces Voorbereiden contractuitvoering en beheersing ). In het contractbeheersingsplan komen de volgende onderwerpen aan de orde: Een beknopte omschrijving van het project. Dit kan een kopie zijn van wat hierover is beschreven in het inkoopplan. Een (verwijzing naar een) geactualiseerde risicoanalyse of een beschrijving van de belangrijkste risico s. Een beschrijving voor welke contractvorm en beheersvorm is gekozen en waarom. Dit kan eveneens worden overgenomen uit het inkoopplan. 18

21 Een beschrijving van de organisatie waarmee de contractbeheersing wordt uitgevoerd, de in te zetten capaciteit, de bevoegdheden van betrokkenen en een omschrijving van de werkwijze of een toetsprocedure. In geval van systeemgericht toetsen een tabel van de geplande audits (systeemtoetsen), proces- en producttoetsen, waaraan gekoppeld een omschrijving welke processen en welke producten het betreft, de wijze van verslaglegging van de toetsingen en wie wat wanneer doet. Invulling toezichtsmatrix bij systeemgericht toetsen Al in deze stap (Opstellen contract, contractbeheersingsplan en raming) moet dus een eerste uitwerking van een mix van systeem-, proces- en producttoetsen in een concept-toezichtsmatrix worden gemaakt. Hierbij wordt gebruik gemaakt van vraag-/ contractspecificatie (eisen en aan te tonen eisen) en het risicodossier. Het is nodig een nadere risico-inventarisatie uit te voeren op procesniveau. Maak hierbij gebruik van procesmodellen en/of sjablonen. Een procesmodel is een hulpmiddel voor het bepalen van risico s en kritieke punten in maakprocessen en voor het benoemen van beheersmaatregelen. Een procesmodel beschrijft een maakproces in stappen. Bij de processtappen worden ongewenste gebeurtenissen benoemd. Vervolgens wordt bepaald hoe groot het risico is dat een ongewenste gebeurtenis optreedt door bepaling van de kans van voorkomen en van de gevolgen. Afhankelijk van de grootte van het risico worden daarna de kritieke punten benoemd die aan de ongewenste gebeurtenis ten grondslag liggen. Criteria die een rol spelen in het bepalen van kritieke processen zijn: duurzaamheid veiligheid eindproduct achteraf niet waarneembaar hoge herstelkosten bij niet voldoen aan eisen hoog risico dat eisen niet gehaald worden Overigens hoeft niet een geheel proces als kritiek te worden bestempeld. Het kan voldoende zijn om bepaalde stappen binnen een proces als kritiek te beschouwen.als de risicoafweging leidt tot de benoeming van kritieke punten is sprake van een kritiek proces. In het contract wordt voor deze processen aan de opdrachtnemer gevraagd beheersmaatregelen op te nemen in het kwaliteitsplan. De wijze waarop later die beheersmaatregelen worden uitgevoerd, wordt getoetst door middel van proces- en/of producttoetsen 19

22 Een sjabloon dient als hulpmiddel voor het definiëren van aan te tonen eisen en voor het bepalen van algemeen geldende proces- en producttoetsen voor een bepaalde werksoort en legt daarmee de basis voor de mix van toetsen bij die werksoort. Een sjabloon is een opsomming van de functionele eisen voor een bepaalde werksoort, waaraan gekoppeld algemeen geldende aan te tonen eisen, en kenmerkende risico s, kritieke processen en punten. Op basis van de kritieke processen en punten een aan te tonen eisen wordt de mix van toetsen bepaald. De mix van toetsen heeft in deze fase van het proces nog een voorlopig karakter. Zij kan pas in een later stadium, na de afstemming van de werkwijze en risico s met de opdrachtnemer en het geaccepteerde kwaliteitsplan van de opdrachtnemer (stap 6), definitief worden ingevuld. Stap 4 en 5: Aanbesteden en gunnen Geen bijzondere toelichting. Stap 6: Voorbereiden contractuitvoering en beheersing Hieronder vallen de volgende activiteiten: het afstemmen met de opdrachtnemer, het actualiseren van de risicoanalyse, het beoordelen van het kwaliteitsplan en het nader invullen van het contractbeheersingsplan. A. Actualiseren risicodossier In stap 3 is een aantal aannamen gedaan ten aanzien van die risico s. Bij de inventarisatie van deze risico s is uitgegaan van veronderstel- lingen ten aanzien van de door de opdrachtnemer te volgen werkprocessen. Nu zal moeten worden bezien in hoeverre er sprake is van verschillen met de werkelijke aanpak van de opdrachtnemer en of dat aanleiding vormt voor aanpassing van de risico-inschatting die de basis Let op. Hier zal ook de opdrachtnemer een risicoanalyse moeten uitvoeren ter voorbereiding op het maken van zijn kwaliteitsplan. Hierin zal naast risico s voor bedrijfsvoering en realiseren winst/omzet gekeken moeten worden naar risico s voor het voldoen aan de kwaliteitseisen in het contract. 20

23 vormt het contractbeheersingsplan in het algemeen en de toezichtsmatrix in het bijzonder. B. Afstemmen met de opdrachtnemer Een belangrijk instrument bij de actualisatie van het risicodossier is het afstemoverleg. Het doel van het afstemoverleg met de opdrachtnemer is het uitwisselen van informatie over de uit te voeren werkzaamheden en bijbehorende risico s. Het overleg draagt bij aan de totale beheersing van de opdracht. Tijdens de afstemming staan de rol van de procesbeheersing en de beschrijving daarvan in (kwaliteits)plannen centraal. Overleg vooraf verbetert de inhoud van (kwaliteits)plannen en kan de acceptatieperiode van deze plannen aanzienlijk verkorten. Een afstemoverleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt voorbereid en gepland. Er kan helder worden aangegeven op welke wijze gebruik Aandachtspunten voorbereiding afstemoverleg Plannen: zo snel mogelijk na de gunning een afspraak maken. Toelichten: de opdrachtnemer helder uitleggen wat het doel is. Juiste mensen erbij betrekken. Risicodossier actualiseren. Agenda maken en verspreiden. Aandachtspunten tijdens afstemoverleg Tijdens afstemming inzicht verduidelijken. Geen verantwoordelijkheden overnemen. Niet over oplossingen onderhandelen. Zelf beheersmaatregelen treffen. gemaakt gaat worden van de kwaliteitsborging bij de opdrachtnemer en de beheersing kan na het overleg sneller nader worden ingevuld. Het is niet de bedoeling dat tijdens een afstemmingsoverleg de opdrachtgever de opdrachtnemer zaken gaat opleggen, over oplossingen gaat onderhandelen of zich met het werkproces van de opdrachtnemer gaat bemoeien. Dit zou het ongewenste effect kunnen hebben dat de opdrachtgever verantwoordelijkheid naar zich toe trekt of dat er ongewenste financiële effecten optreden zoals meerwerk. Door te overleggen (=samenwerking) over de verschillende inzichten ontstaat voor beide partijen de kans beter op de risico s in te spelen, terwijl de plicht van opdrachtnemer om aan de contracteisen te voldoen onverminderd blijft bestaan. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij de inzichten, die tijdens het overleg ontstaan, gebruikt bij het invullen van de beheersing van zijn opdracht en deze verwerkt in het kwaliteitsplan. Wanneer de opdrachtnemer dit niet wil/doet, moet de opdrachtgever daar rekening mee houden door het risicodossier aan te passen en eventueel extra toetsen in te plannen. 21

24 De opdrachtgever heeft de informatie over relevante risico s en de beheersing door de opdrachtnemer nodig om de noodzakelijke toetsen in te plannen. C. Beoordelen en accepteren van het kwaliteitsplan De beoordeling van het kwaliteitsplan, zoals door de opdrachtnemer opgesteld en ingediend, is bedoeld om te bepalen of het kwaliteitsplan voldoet aan alle contractuele eisen. Dit is van groot belang omdat de in het kwaliteitsplan beschreven kwaliteitsborging wordt gebruikt om het toezicht door Rijkswaterstaat in te vullen. De bevindingen die dit toezicht opleveren vormen de basis voor de beslissing of betaald kan worden. Hierin ligt ook een relatie met de eis dat niet met de uitvoering van de werkzaamheden mag worden begonnen alvorens het kwaliteitsplan is geaccepteerd. Om het (projectgerichte) kwaliteitsplan te kunnen accepteren zijn de volgende punten van belang: Bevat het plan alle contractueel overeengekomen onderdelen? Is de beschreven werkwijze zodanig robuust (voldoende projectspecifiek) dat deze leidt tot het voldoen aan de contractuele eisen? Zijn alle kritieke processen beschreven? Zijn voor de onderkende risico s voldoende en relevante beheersmaatregelen beschreven? Zijn de aan te tonen eisen op correcte wijze verwerkt in het keuringsplan? Bedenk bij de beoordeling dat het kwaliteitsplan een invulling is van de opdrachtnemer, gebaseerd op zijn kwaliteitssysteem, de organisatie, de beschikbare middelen en het vakmanschap van de medewerkers. Voor de inhoudelijke beoordeling van het kwaliteitsplan is het contract met daarin de aan te tonen eisen en kritieke punten natuurlijk het basisdocument. Overige documenten ter ondersteuning bij het beoordelen (maar niet het accepteren) van kwaliteitsplannen zijn: (de eigen) risicoanalyse, verslag afstemoverleg, CROW publicatie 65 model kwaliteitsplan voor de GWW. Gebruik deze documenten en informatie op een praktische wijze. Vink bijvoorbeeld af of de risico s zijn afgedekt met beheersmaatregelen en of alle aan te tonen eisen in het keuringsplan zijn opgenomen met de gevraagde keuringsmethodiek. Basiskennis van kwaliteitszorg draagt bij aan een deskundige beoordeling. Maar wellicht het belangrijkste voor een praktische beoordeling is een dosis ervaring met het uitvoeren van contracten. Let op: De opdrachtnemer kan ervoor kiezen, bijvoorbeeld in het geval van grote en/of langdurige projecten, het kwaliteitsplan op te splitsen in een algemeen deel en een aantal deelplannen. Die deelplannen zijn gericht op specifieke onderdelen van het werk. Voor die afzonderlijke delen geldt dan dat de stappen afstemmen risico s, beoordelen beheersing en bepalen toetsen eveneens gefaseerd worden uitgevoerd. In zulke gevallen geldt eveneens dat de start van het werkonderdeel waarop het deelplan betrekking heeft eerst plaats mag vinden nadat het deelplan is geaccepteerd. 22

25 Wat zijn systeem-, proces- en producttoetsen? Systeemtoets: toets waarbij we het systeem toetsen waarmee de opdrachtnemer zijn kwaliteit controleert en waarborgt. Met andere woorden, we kijken of de geplande beheersingsmaatregelen worden uitgevoerd volgens het kwaliteitsplan. Daarnaast kijken we naar bedrijfsprocessen die niet direct tot een product leiden, maar die wel voorwaarden scheppen om het productieproces goed te laten verlopen. Het gaat hierbij om de inzet van vakkundige medewerkers en benodigde middelen, bewaken van de planning, bewaken van de vereiste procescontroles, behandeling van geconstateerde afwijkingen en dergelijke. Ook de acties die de opdrachtnemer zelf neemt om zeker te stellen dat het kwaliteitsplan wordt nageleefd, vallen hieronder. Bijvoorbeeld de interne (project)audits, de activiteiten van een kwaliteitsfunctionaris, de sturing door het (project)management, etc. De meest geschikte methode om een dergelijke toets uit te voeren is het houden van audits bij sleutelfuncties in de projectorganisatie. Procestoets: toets waarbij we onderzoeken of de opdrachtnemer een specifiek proces (werkwijzen, controles, beheersmaatregelen) volgt dat hij in zijn kwaliteitsplan heeft aangegeven. Het volgen van werkprocessen ter plekke of het inzoomen op kritieke onderdelen uit een proces zoals bijvoorbeeld het maken van alternatieve berekeningen zijn voorbeelden van procestoetsen. De toets is dus gericht op de kwaliteitsborging van het relevante werkproces tijdens de uitvoering van de opdracht. Het gaat in deze toets om de borging van de kritieke aspecten die binnen het werkproces van invloed zijn op het uiteindelijke resultaat. Aspecten kunnen bijvoorbeeld zijn de vereiste vakdeskundigheid, specifieke richtlijnen of rekenhulpmiddelen, volledige en juiste uitgangspunten, heldere aansturing (wie doet er wat en wie beslist waarover), controles en corrigerende maatregelen, etc. Het houden van (proces)audits en bijwonen van de processen, en/of het opvragen van beoordelingen van controles en kwaliteitsregistraties door de opdrachtnemer, zijn vormen van procestoetsen. Producttoets: toets waarbij we met behulp van proeven en controles beoordelen of de kwaliteitsregistraties van de opdrachtnemer betrouwbaar zijn (resultaten uit zijn keuringsplan). Bij het uitvoeren van deze proeven en controles zijn de eisen uit het contract de norm. Het meten van de verdichting van het zandbed, het nameten van een maat op een tekening of het narekenen van een (deel van een) berekening zijn voorbeelden van producttoetsen wanneer ze worden vergeleken met de resultaten van de opdrachtnemer en getoetst zijn aan de eisen in het contract. Uitgangspunt is dat de opdrachtnemer vanuit zijn kwaliteitsborging de benodigde toetsen doet en werkt naar een product dat voldoet aan de eisen. Door te toetsen of de toetsresultaten van de opdrachtnemer betrouwbaar zijn, hoeven niet alle producttoetsen door Rijkswaterstaat gedaan te worden. D. Actualisatie contractbeheersingsplan: Op basis van het beeld van de risico s van de opdracht, de wijze van beheersing van de opdrachtnemer èn de contractuele specificaties, wordt inhoud gegeven aan de toetsen nodig om te bepalen of aan de eisen uit het contract wordt voldaan. 23

26 De actualisatie van het contractbeheersingsplan zal voornamelijk nodig zijn wat betreft de volgende punten: 1. Risico s en beheersingsmaatregelen (hernieuwd inzicht onder andere als gevolg van de afstemming hierover met de opdrachtnemer). 2. Toezichtmatrix (de toezichtmatrix kan volledig worden ingevuld nadat het kwaliteitsplan is opgesteld, de planning van uit te voeren werkzaamheden incl. keuringsplannen en interne auditplannen beschikbaar zijn). 3. Organisatie (de aard en de verdeling van de uit te voeren toetsen in de tijd geeft inzicht in de benodigde competenties en capaciteit, zodat de in te zetten beheersorganisatie kan worden vastgesteld). Bepalen van de uit te voeren toetsen: Op basis van het beeld van de risico s van de opdracht, de wijze van beheersing van de opdrachtnemer én de contractuele specificaties, wordt nader vastgesteld welke mix van toetsen met welke frequentie van toetsen nodig zijn. Belangrijke hulpmiddelen bij het vaststellen van de uit te voeren toetsen en van de frequentie van toetsen zijn het kwaliteitsplan, de planning van de uitvoering van het contract en de auditplanning van de opdrachtnemer en het risicodossier van de opdrachtgever. De uitgangspunten voor het vaststellen van de mix van toetsen zijn de volgende: Accent ligt op de systeem- en procesinformatie. Als proof of the pudding worden er altijd enkele (op basis van het risicoprofiel van het gevraagde product en de informatie uit systeem- en procestoetsen) producttoetsen gepland. Niet alle in het contract benoemde eisen worden 1:1 getoetst maar door de keuze van een beargumenteerde en risicogestuurde mix van systeem-, proces- en producttoetsen wordt een oordeel gegeven over het wel of niet voldoen aan de contractuele eisen. De belangrijkste informatie over het functioneren van de kwaliteitsborging door de opdrachtnemer halen we uit de systeemtoetsen. Een systeemtoets in de vorm van een audit op het kwaliteitsplan, zal minimaal één keer worden uitgevoerd. Er zal een frequentie worden gekozen die aansluit bij het risicoprofiel van het project variërend van één à twee audits per half jaar tot elke maand. De frequentie is mede afhankelijk van de resultaten van eerdere audits, procestoetsen en de producttoetsen. Bij kleine contracten kan een audit tegelijk een systeemtoets en procestoetsen omvatten. Voorbeeld systeemtoets met toetsfrequentie: Een D&C-contract heeft een ontwerpperiode van 6 maanden en een uitvoeringsperiode van een jaar. Vanwege het afbreukrisico, wanneer de organisatie van de opdrachtnemer en coördinatie tussen de betrokken partijen tijdens het ontwerp niet goed functioneert, worden de volgende projectaudits gepland: In de ontwerpperiode na 1 maand en na 4 maanden. In de uitvoeringsperiode alleen bij de start. Afhankelijk van de resultaten kan de frequentie worden bijgesteld. 24

27 Proces- en producttoetsen worden uitgevoerd om de robuustheid (beheersing relevante kritische processen en kritieke punten) en betrouwbaarheid van de gegevens/registraties van de opdrachtnemer te toetsen. TIP: Een handige werkwijze bij het bepalen van de punten waarop de toetsen zullen worden uitgevoerd, is het markeren (met een markeerstift) van de kritieke punten en kritieke processen in het geaccepteerde kwaliteitsplan. Daarnaast kan op basis van het actuele risicodossier een extra toets worden opgenomen. Aan de hand van de planning bij de opdrachtnemer kunnen de procestoetsen worden ingepland. Op basis van de geïnventariseerde kritieke processen/ punten en de actuele planning worden procestoetsen gepland en de frequentie van toetsen vastgesteld. Daartoe kan in de toezichtmatrix worden aangegeven dat bijvoorbeeld een proces de eerste, derde en zesde keer wordt gevolgd/bijgewoond en vervolgens om de tien keer. Of een proces wordt geaudit direct na eerste uitvoering en vervolgens om de twee maanden. Uit deze voorbeelden blijkt al dat de invulling eveneens afhankelijk is van het kwaliteitsplan en de planning van de opdrachtnemer. Een cruciaal risico kan aanleiding zijn om een stoppunt in een proces te benoemen. Stoppunten dienen in het contract te zijn opgenomen omdat ze voor de opdrachtnemer kosten met zich mee kunnen brengen. Tenslotte worden de producttoetsen gepland. Let daarbij op het doel van dergelijke toetsen. Ze dragen bij aan het nagaan of de toetsresultaten van de opdrachtnemer betrouwbaar zijn. De opdrachtnemer dient aan te tonen of voldaan is aan de eisen. Dat geldt specifiek voor de in het contract aangegeven aan te tonen eisen. Uit de systeem- en procestoetsen moet al een beeld over de betrouwbaarheid van het functioneren van de kwaliteitsborging komen. De producttoetsen zijn de zogenaamde proof of the pudding. Producttoetsen worden gepland op basis van: risicoprofiel project complexiteit van het product omvang van het betreffende onderdeel in het contract aan te tonen eisen in het contract mate waarin processen en systeem worden beheerst opstartperiode van de systeem- en procesbeheersing Voorbeeld producttoets met toetsfrequentie: De maatvoering van de damwanden voor een vispassage is cruciaal voor het functioneren. De eerste drie dwarsprofielen worden nagemeten en vervolgens de zesde en elfde. De gegevens worden vergeleken met die van de opdrachtnemer en de eisen in het contract 25

28 Planning De planning van de werkzaamheden van de opdrachtnemer bepaalt voor een belangrijk deel welke toetsen op welk moment kunnen worden uitgevoerd. Tevens heeft het de voorkeur in de beginfase van zijn werkzaamheden vooral te toetsen op de werking van de kwaliteitsborging door middel van systeemtoetsen. Als de borging goed werkt, is de kans groter dat de processen goed (= conform kwaliteitsplan) verlopen waardoor kwalitatief goede (= conform contracteisen) producten worden opgeleverd. Opstellen toezichtmatrix: De uit te voeren toetsen worden vastgelegd in een toezichtmatrix. Hieronder is een mogelijke vorm van een toezichtmatrix voor systeemgerichte toetsing afgebeeld. Werkproces Toetsen op*1 Toetsen op: Methode van toetsen Norm*2 Frequentie minimaal Registratie Sys Proc Prod *1 Benoem specifieke kritieke punten /onderdelen van het maakproces (blz in het kwaliteitsplan). *2 Verwijs naar het kwaliteitsplan (bij systeemtoetsen) naar procedure/ procesbeschrijving werkplan (bij procestoets) naar keuringsplan en of contract eisen bijproducttoets figuur 5: Toezichtsmatrix Stap 7: Vaststellen geleverde prestatie Bij het uitvoeren van het toezicht moeten ter zake kundige medewerkers worden ingezet, die hun ogen open houden en ingrijpen indien dat nodig mocht zijn. Systeemgericht toezicht vereist naast technisch vakmanschap ook inzicht in processen en kwaliteitsborging. Die kundigheid dient ook betrekking te hebben op op het contract van toepassing zijnde administratieve bepalingen, zoals bijvoorbeeld de UAV 1989 of de UAV-GC Tijdens de uitvoering wordt een risicodossier actueel gehouden op basis van informatie uit systeem- en procestoetsen. De opdrachtnemer wordt aangesproken op het al dan niet functioneren van de kwaliteitsborging. De activiteiten die horen bij systeemgerichte contractbeheersing zijn schematisch weergegeven in figuur 6: 26

29 figuur 6 Uitvoeren systeem-, proces- of producttoetsen De systeem-, proces- en producttoetsen moeten op de vooraf bepaalde wijze en tijdstippen worden uitgevoerd. Registratie toetsgegevens De resultaten van de toetsen moeten worden vastgelegd, zodat de toets achteraf navolgbaar is. Het vastleggen van resultaten vindt bij voorkeur plaats op speciaal daarvoor opgestelde toetsformulieren of auditverslagen. 27

30 Verificatie De resultaten van de toetsen die in het kader van het toezicht worden uitgevoerd, geven een beeld van de prestatie van de opdrachtnemer. Vergelijking van deze resultaten met de gegevens van de opdrachtgever geeft antwoord op de vraag of er sprake is van een afwijking. Een afwijking is een proces, beheersingsmaatregel of product dat niet op de voorgeschreven wijze tot stand komt en/of niet voldoet aan een gespecificeerde eis. Bijsturen naar aanleiding van resultaat toetsingen In het contract zijn bepalingen opgenomen hoe moet worden gehandeld als er sprake is van een afwijking volgens de hiervoor beschreven definitie. Het kan voorkomen dat Rijkswaterstaat tijdens het toetsen een afwijking signaleert die de opdrachtnemer nog niet heeft waargenomen en in behandeling heeft. Op dat moment wordt de afwijking gemeld aan de opdrachtnemer, zodat deze de afwijking kan verhelpen/ afhandelen. De opdrachtnemer dient aan te geven op welke wijze de afwijking wordt aangepakt (corrigerende maatregelen), zodanig dat het in het contract vereiste kwaliteitsniveau wordt bereikt. De consequenties van de afwijkingen en de corrigerende maatregelen dienen door de opdrachtnemer (kwalitatief, financieel, planningstechnisch) inzichtelijk gemaakt te worden. Aanvullend kunnen preventieve maatregelen worden genomen om herhaling van de afwijkingen te voorkomen. De afwijking en de voorgestelde correctie dienen door Rijkswaterstaat beoordeeld te worden. Zonodig vindt er overleg plaats over de voorgestelde maatregelen. Indien er geen bezwaar bestaat tegen de wijze waarop de afwijking wordt aangepakt, wordt het voorstel geaccepteerd waarna de opdrachtnemer de noodzakelijke maatregelen kan nemen. Wanneer uit de enkele producttoets, die als proof of the pudding slechts een onderdeel uit het geheel is, blijkt dat het product niet voldoet aan de eisen, zal de opdrachtnemer dit product moeten herstellen. Tegelijkertijd zal RWS een aantal soortgelijke producttoetsen uitvoeren om te onderzoeken of dit een incidenteel of een structureel geval is van het niet voldoen aan de eisen. Is het structureel dan moet de opdrachtnemer zorgen voor algemeen herstel. Corrigerende maatregelen opdrachtnemer De opdrachtnemer moet zelf alle geconstateerde afwijkingen verwerken. Dat wil zeggen de juiste (corrigerende) maatregelen doorvoeren en zelf bewaken dat deze ook worden uitgevoerd en het gewenste effect hebben. Vaststellen niveau hertoets Indien, als gevolg van een afwijking, een corrigeerde maatregel noodzakelijk blijkt, zal de opdrachtgever moet afwegen op welke wijze het 28

31 resultaat daarvan zal worden getoetst. Voorkomen moet worden dat men voor een hertoets automatisch kiest voor een producttoets. Als de afwijking voortkomt uit het niet naleven van procedures kan het toetsen op door de opdrachtnemer aangescherpte procedures, dat wil zeggen een procestoets, voldoende zijn. Corrigerende maatregelen opdrachtgever Als bij bespreking van een door de opdrachtgever geconstateerde afwijking blijkt dat deze bevinding onjuist is, zal moeten worden bezien of een corrigerende maatregel bij het toezicht gewenst is. Aanpassen contractbeheersingsplan Wanneer we afwijkingen signaleren, besluiten we niet onmiddellijk meer toetsen uit te voeren. Toch kunnen we kiezen voor een andere samenstelling van toetsen in soort en frequentie. Goede aanleidingen zijn: De opdrachtnemer blijkt meerdere malen het door hem ontwikkelde kwaliteitsplan niet na te leven. De opdrachtnemer levert herhaaldelijk onbetrouwbare gegevens aan. Het nemen van beheersingsmaatregelen door de opdrachtnemer leidt te vaak niet tot verbetering. In deze gevallen neemt het vertrouwen in de kwaliteitsborging van de opdrachtnemer zodanig af dat we overgaan tot uitvoering van meer (product)toetsen. We kunnen contractueel vastleggen dat in zo n geval de kosten van intensiever toezicht aan de opdrachtnemer worden doorberekend. Uiteraard kunnen positieve toetsresultaten óók invloed hebben op de samenstelling van de toetsen. Het constateren van een goede naleving van het kwaliteitsplan, beheersing van het proces en betrouwbaarheid van de gegevens vergroot het vertrouwen in de kwaliteitsborging door de opdrachtnemer. Dit kan zeker bij zich herhalende werkzaamheden leiden tot een vermindering van de proces- en producttoetsen. We beoordelen dan met systeemtoetsen of de kwaliteitsborging werkt en daarmee of de producten aan de eisen (zullen) voldoen. Toepassen sancties Als de borging niet functioneert wordt niet voldaan aan een belangrijke contracteis waarop deze wijze van beheersen is gebaseerd. Wanneer de toetsresultaten daartoe aanleiding geven, moeten de in het contractvermelde sanctiemaatregelen worden toegepast. Vanzelfsprekend kunnen sanctiemaatregelen alléén worden toegepast wanneer deze in het contract zijn benoemd. Sanctiemaatregelen moeten in verhouding staat tot opgelopen schade, totale bouwsom en de aard van de geconstateerde afwijkingen. Bovendien moet een eenduidige procedure of protocol worden opgesteld voor het toepassen van sancties (bonus/malusregeling). Dit om subjectiviteit van de beoordeling te beperken en daarmee het risico van geschillen/arbitrages te verkleinen. 29

32 Voorbeelden van sanctiemaatregelen zijn: Stopzetten van de betaling. Inzet van een OFA op kosten van de opdrachtnemer. Stilleggen werkzaamheden totdat bepaald tussenresultaat is opgeleverd en voldoet aan de eisen. Toepassen van kortingen op aanneemsom. Instellen van meer stoppunten. Uitbreiden hoeveelheid aan te tonen eisen. Extra toezicht op kosten van de opdrachtnemer. Accepteren van geleverde resultaten Op basis van de verzamelde informatie uit de mix van toetsen moet worden besloten de resultaten al dan niet te accepteren. Acceptatie mag pas plaatsvinden als álle toetsresultaten positief zijn. Dit wil zeggen dat eventuele geconstateerde afwijkingen zijn gecorrigeerd en een hertoets heeft plaatsgevonden. Acceptatie is op te vatten als een verklaring van geen bezwaar tegen het uitvoeren van de betaling. Door het accepteren van (deel)resultaten worden geen verantwoordelijkheden voor het voldoen aan de contracteisen overgenomen van de opdrachtnemer. Acceptatie van resultaten van de opdracht moet formeel worden vastgelegd en met de opdrachtnemer worden gecommuniceerd. Voor eventuele latere controle is het van belang dat navolgbaar is op basis van welke informatie de acceptatie heeft plaatsgevonden. Aan de opdrachtnemer wordt doorgaans een prestatieverklaring verstrekt waarin is omschreven welke resultaten zijn geaccepteerd en dus mogen worden gefactureerd. Acceptatie tussenresultaten Afhankelijk van de betalingsregeling die is overeengekomen vinden naast de eindacceptatie er doorgaans ook tussentijdse acceptaties plaats van (deel)resultaten. De informatie die nodig is om (deel)resultaten van een opdracht te kunnen accepteren, bestaat uit: de resultaten van de toetsen zoals tijdens (en na) uitvoering van de opdracht uitgevoerd. Het gaat om de resultaten van de systeem-, proces- en producttoetsen. Alle toetsresultaten samen moeten voldoende informatie geven om de resultaten al dan niet te kunnen accepteren. Wanneer uit de toetsen is gebleken dat er sprake is van afwijkingen ten opzichte van de eisen in het contract, moeten deze hersteld zijn alvorens het (deel)resultaat kan worden geaccepteerd. Er moet nieuwe informatie zijn aangeleverd en / of er zullen aanvullende toetsen moeten zijn uitgevoerd om te kunnen beoordelen of de afwijkingen voldoende zijn hersteld. Is het een incidenteel geval dan kan RWS op basis van de gehouden systeem- en procestoetsen besluiten het (deel)resultaat te accepteren. Als de opdrachtnemer tijdens de uitvoering voor een aantal contracteisen schriftelijk heeft moeten aantonen dat aan de eisen voldaan werd, dient deze informatie als input voor het al dan niet accepteren van resultaten. De informatie moet worden gecontroleerd 30

33 op tijdigheid en volledigheid in de toezichtsmatrix kan zijn opgegeven dat de informatie op betrouwbaarheid wordt geverifieerd door middel van een producttoets. Stap 8: Betalen Aan de opdrachtnemer wordt doorgaans een prestatieverklaring verstrekt waarin is omschreven welke resultaten zijn geaccepteerd en dus mogen worden gefactureerd. De prestatieverklaring moet zijn gebaseerd op het geheel van systeem-, proces-, en producttoetsen (incl. hertoetsen bij afwijkingen) en dus niet alleen op producttoetsen. Stap 9: Evalueren Evaluaties leveren informatie op over hoe het proces verlopen is, de tevredenheid over het behaalde resultaat of de tevredenheid over de opdrachtnemer. Informatie over knelpunten en/of verbeterpunten kan gebruikt worden om het proces een volgende keer (nog) beter op te zetten. Bij voorkeur wordt er gebruik gemaakt van een modelrapportage. Specifieke aandachtpunten voor de evaluatie van de toepassing van systeemgerichte contractbeheersing zijn: Realiseren beleidsdoelen - Voor- of nadelen in tijd (doorlooptijd en flexibiliteit planning). - Voor- of nadelen in geld (totale budget en gemaakte kosten; nacalculatie). - Capaciteit ingezet personeel (aantal fte s t.o.v. planning en vergelijkbare projecten in het verleden). - Rechtmatigheid. Ervaringen in voorbereidingsfase - Wat zijn plus- en minpunten van gemaakte afwegingen in het inkoopplan (risicoweging, risicoallocatie, de keuze voor marktbenadering, keuze van contractvorm, keuze van beheersingstrategie etc.)? - Zijn er leerpunten ten aanzien van het opstellen van het contract, het contractbeheersingsplan en de raming? Ervaringen in uitvoeringsfase - Heeft er een afstemoverleg met de opdrachtnemer plaatsgevonden? Zo ja, wat zijn hieruit de leerpunten? - Zijn er leerpunten ten aanzien van het toepassen van systeemgerichte contractbeheersing? - Wat zijn plus- en minpunten van toegepaste betalingsregeling (en eventuele bonus/malus regeling)? Kwaliteitsborging bij opdrachtnemer - Kwaliteit van het uitgevoerde werk. - De uitvoering van de risicoanalyse, de afstemming met RWS over risico s, het actualiseren van risico s. 31

34 - De kwaliteit van het kwaliteitsplan, het proces van het tot stand komen van het kwaliteitsplan. - Het uitvoeren van het kwaliteitsplan (wijze van beheersen incl. audits en aantoonbaarheid). - Het functioneren van de OFA (waar van toepassing). - Wijze waarop met afwijkingen en wijzigingen werd omgegaan (incl. communicatie hierover met RWS). - Betrokkenheid management van de opdrachtnemer (verantwoordelijkheid voor kwaliteitsborging). Beheersing contract door RWS - Hoe was de kwaliteit van het programma van eisen en het contract (aan te tonen eisen en overige EKB-bepalingen)? Beschrijf de noodzakelijke aanvullingen in toekomstige contracten. - Hoe werd de gekozen contractbeheersingsstrategie in de praktijk uitgevoerd? Wat ging er goed, wat kan er beter? Werd ook bij tegenslag vastgehouden aan de beheersingstrategie? - Hoe was de kwaliteit en uitvoerbaarheid van het contractbeheersingsplan (toezichtmatrix)? Welke verhouding was er in de mix van toetsen? Hoe verliep het toetsen in de praktijk? - Op welke manier werd er gereageerd op geconstateerde afwijkingen, wijzigingen en interne maatregelen? Kon op effectieve wijze worden bijgestuurd? Zo nee, waarom niet? - Hoe functioneerde de betalingsregeling en toepassing bonusmalus regelingen (kwaliteit stimulerend?) - Beschikte het ingezette personeel over voldoende kennis, vaardigheden en ervaring? Zo niet, wat moet aan kennis vaardigheden worden ontwikkeld? - Welke rol vervulde de interne opdrachtgever/ lijnmanager? Stap 10: Afsluiten opdracht. Geen bijzondere toelichting. 32

35 BIJLAGE 1: VOORBEELD SJABLOON Sjabloon onderbouw / geotechniek Eindconcept-versie Projectbureau Kwaliteitszorg DWW Datum: 10 juni Inleiding Onderhavig sjabloon beschrijft de eisen en aan te tonen eisen, kritieke processen en punten naar aanleiding van de risico s voor het object onderbouw. De sjabloon is bedoeld als hulpmiddel in de contractvoorbereiding als er gekozen is voor systeemgerichte contractbeheersing. De sjabloon is tijdens de contractvoorbereiding te gebruiken om aan te tonen eisen en kritieke processen en punten op te nemen in het contract en om de hoofdlijn van de beheersing mee in te vullen. Het is niet de bedoeling de inhoud van een sjabloon over te nemen zonder te blijven nadenken of het past in het betreffende project. De sjabloon is tot stand gekomen door gebruik te maken van de vakspecialistische kennis op het gebied van geotechniek binnen de Dienst Weg- en Waterbouwkunde (A. Venmans, projectleider en A. Grashuis, productgroepleider) in combinatie met de geotechnische praktijkkennis aanwezig binnen de Directie Utrecht (H. Nijhuis, hoofdprojectleider en J. Jansen, projectingenieur). De sjabloon is door het Projectbureau Kwaliteitszorg in zijn huidige vorm gegoten. 2 Object/werksoort, hoofdfuncties en risico s Het te ontwerpen en realiseren onderdeel betreft de onderbouw van een wegverharding, ook wel de aardebaan genoemd. Geotechniek is de wetenschap die zich bezighoudt met gedrag van de ondergrond onder en naast constructies en het gedrag van constructies, gemaakt van grond. Bij droge infrastructuur gaat het om de zettingen van de bodem onder de aardebaan, om de invloed van deze zettingen op naburige objecten (met name in gebruik zijnde weglichamen) en om de stabiliteit van taluds. De volgende functies zijn van belang. Veiligheid en comfort van het wegverkeer, wat zich uit in eisen ten aanzien van de toelaatbare zettingsverschillen in langsrichting. Voorkómen van vorstschade, omdat gangbare verhardingsconstructies niet bestand zijn tegen opvriezen; dit leidt tot een eis t.a.v. de minimale hoogte t.o.v. de grondwaterspiegel, m.a.w. een absolute maximale grootte van zettingen. Voorkómen van afschuivingen. In stand houden van de bestaande omgeving. De gevolgen van te grote zettingen betekenen dat bovengenoemde hoofdfuncties niet worden bereikt. Contracteisen op het gebied van geotechniek hebben dan ook ten doel duidelijkheid te krijgen over: De zettingen van nieuwe weglichamen na het aanbrengen van de verharding, resp. na de realisatiefase of ingebruikstelling. 33

36 De zettingen van aansluitende bestaande verhardingen al tijdens de uitvoeringsperiode en daarna. 3 Eisen en aan te tonen eisen Uitgangspunt zijn de eisen uit de Handreiking Eisen in Design & Construct contracten. Van de eisen uit deze handreiking is een aantal aan te tonen eisen opgenomen in verband met het duurzaam en bedrijfsvaardig kunnen functioneren van het te realiseren object. Niet voldoen aan deze eisen is direct merkbaar voor de gebruiker. Voor projectspecifieke zaken moet onderstaande tabel nader worden aangevuld. Indien de functionele eisen zoals genoemd in de eerste kolom van onderstaande tabel van toepassing zijn, dan moeten de aan te tonen eisen worden opgenomen in het contract. Oplossingsruimte: De opdrachtnemer is geheel vrij in zijn werkwijze en materiaalkeuze mits hij, op basis van goede meetgegevens tijdens de uitvoering, bij oplevering aantoont dat de zettingen en de stabiliteit in de gebruiksfase binnen bepaalde grenzen blijven. Alleen bij risico s voor bestaande objecten moet hij al voor de aanleg inzicht geven over de bestaande constructies, werkwijze en toe te passen materialen. 34

37 Nr Eis Niveau Aan te tonen eis(en) Toelichting zettingen en stabiliteit na oplevering 1 Voor de oplevering moet opdrachtnemer berekeningen van de te verwachten zettingen en stabiliteit van het nieuwe werk na oplevering ter acceptatie voorleggen. De berekeningen moeten worden uitgevoerd conform de richtlijnen in Expertsysteem onderbouw wegen - 14 productmethode bladen, DWW / Fugro, februari Deze berekeningen moeten consistent zijn met waarnemingen tijdens de uitvoering. De voor de berekeningen noodzakelijke waarnemingen, bestaande uit metingen van belastingen van de ondergrond, de vervormingen en de waterspanningen, dienen in een monitoringsplan te worden vastgelegd, dat voor uitvoering van het werk ter acceptatie aan de opdrachtgever wordt overlegd. Het monitoringsplan dient te worden bijgesteld wanneer werkwijze of tempo van ophogen worden gewijzigd of de waarnemingen daartoe aanleiding geven. 3 5 Ja,zettings- en stabiliteitsberekeningen conform de aangegeven richtlijnen en op basis van de waarnemingen die volgen uit het monitoringsplan. Tijdstip: Bij oplevering. 2 Uit de berekening van de te verwachten zettingen dient te blijken dat in 10 jaar na de oplevering:: - de restzettingsverschillen beperkt blijven tot in langsrichting maximaal 0,05 m over 25 meter. - de dwarshelling ten gevolge van zettingsverschillen tussen 1% en 5% blijft. 3 Uit de berekening van de te verwachten zettingen dient te blijken dat de drooglegging 30 jaar na oplevering zodanig is dat de bovenkant van de capillaire zone in het weglichaam zich minimaal 0,8 m onder de bovenkant van de verharding bevindt. 4 Uit de berekening van de te verwachten zettingen dient te blijken dat de geprognotiseerde zetting ter plaatse van de overgang van aardebaan naar kunstwerken 10 jaar na oplevering zodanig is dat de maximale afwijking van het lengteprofiel 1 : 100 bedraagt. 5 De stabiliteitsfactor van grondwerken op het moment van oplevering indien berekend volgens de uitgangspunten van NEN6740 dient minimaal 1,0 te bedragen. Indien de stabiliteitsfactor wordt berekend volgens de deterministische methode, dan dient deze minimaal 1,3 te bedragen. 3 Zie onder 1 3 Zie onder 1 3 Zie onder 1 3 Zie onder 1 zettingen en stabiliteit tijdens de uitvoering; bescherming bestaande objecten 35

38 Nr Eis Niveau Aan te tonen eis(en) Toelichting 6 Ter bescherming van de volgende bestaande objecten moet de opdrachtnemer voor aanvang van het werk een plan van aanpak overleggen. Deze objecten zijn:... Dit plan van aanpak dient te zijn goedgekeurd door de beheerders van de objecten. Het dient tenminste te bevatten: - een beschrijving van de te volgen werkwijze en bouwfasering, met een planning, - de interventiewaarden van geotechnische grootheden, die de beheerders voorschrijven (zoals vervormingen, drukken, grondwaterstanden) - overige voorwaarden die de beheerders stellen, - berekeningen van de te verwachten waarden van deze geotechnische grootheden, - een beschrijving van de wijze waarop deze grootheden worden gemonitord, - een beschrijving van de maatregelen die worden getroffen wanneer uit de monitoring blijkt dat het gedrag van de ondergrond afwijkt van de verwachtingen, - de wijze van communicatie tussen opdrachtnemer en beheerder. 7 De berekeningen ingevolge eis nr. 6 die betrekking hebben op de objecten.. behoeven voor aanvang van het werk de acceptatie van de opdrachtgever. 8 Indien de werken invloed hebben op bestaande rijkswegen, gelden de volgende interventiewaarden voor schade aan de verharding: - dwarshelling van rijstroken: minimaal 1%, maximaal 5%; - scheuren in de verharding maximaal 20 mm breed; - maximaal hoogteverschil over de scheuren 10 mm; - geen belemmering van afwatering van de rijbaan; - maximale zettingsverschillen in langsrichting 0,1m over 25 m. Aanvullend gelden de volgende eisen: - Na reparatie van scheuren mag de vulling niet uitsteken boven de naastgelegen verharding. - Na reparatie van scheuren moet de vulling worden afgestrooid. De stabiliteitsfactor van potentiële afschuifmechanismen door het weglichaam van bestaande wegen tijdens de uitvoering, indien berekend volgens de uitgangspunten van NEN 6740, dient minimaal 1,0 te bedragen. Indien de stabiliteitsfactor van potentiele afschuifmechanismen door het weglichaam van bestaande wegen tijdens de uitvoering wordt berekend volgens de deterministische methode, dan dient deze minimaal 1,3 te bedragen. 5 Ja, goedgekeurd plan van aanpak door beheerder. Tijdstip: Voor aanvang werkzaamheden 5 Ja, alleen voor risicovolle objecten een berekening van de te verwachten waarden van de geotechnische grootheden. Tijdstip: Voor aanvang werkzaamheden 5 Ja,zettings- en stabiliteitsberekeningen van de bestaande rijkswegen. Tijdstip: Voor uitvoering van de werkzaamheden. Schadevrij werken tov omgeving tot oplevering varieert met de aard van het object. In geval van waterhuishouding mbv berekeningen, in geval van wegen en panden dmv metingen. Indien van toepassing de risicovolle objecten invullen Indien gewenst kan de berekeningsmethode worden voorgeschreven. 36

39 Nr Eis Niveau Aan te tonen eis(en) Toelichting 9 De werkwijze van de aannemer, voor zover van belang voor de eisen 6, 7 en 8, dient te zijn zoals voorgenomen in het plan van aanpak genoemd in eis 6. Indien wordt afgeweken dat moeten de eisen 6, 7 en 8 opnieuw worden toegepast. 5 Ja, goedgekeurde wijzigingen door de beheerder op goedgekeurd plan van aanpak (zie 6) Tijdstip: Voor aanvang werkzaamheden levensduur materialen 10 De ON dient aannemelijk te maken dat de technische levensduur van materialen in de onderbouw van de verhardingsconstructie zodanig is dat gedurende een periode van 30 jaar na oplevering de constructie zijn functie blijft vervullen. 4 Nee, alleen in geval van projectspecifieke risico s. In geval van projectspecifieke risico s wijze van aantonen (berekeningen of veldproeven) en moment waarop bepalen. grondwerk, bermen 11 Er mogen in de bermen geen oneffenheden voorkomen, die de afwatering van de weg of maaien met een gemiddelde maaihoogte van.. cm, belemmeren. 4 Nee, alleen in geval van projectspecifieke risico s. In geval van projectspecifieke risico s wijze van aantonen en moment waarop bepalen. 12 De draagkracht van de bermen moet voldoende zijn voor een indringing van een personenautoband van minder dan a) 20 mm binnen 3 meter van de verharding en b) 40 mm tussen 3 en 10 meter van de verharding. Deze eis geldt niet bij een neerslag van... mm in de laatste... uur voor de meting. 3 Nee, alleen in geval van projectspecifieke risico s. In geval van projectspecifieke risico s wijze van aantonen en moment waarop bepalen. Indien er meer uitleg dan wel informatie gewenst is over de totstandkoming van de eisen, zie hiervoor de Handreiking Eisen in Design&Construct contracten voor aanleg/reconstructie van autosnelwegen. 37

40 4 Toetsen In onderstaande tabel is in de laatste kolom de wijze van toetsen opgenomen. De overige kolommen zijn ter informatie. In de eerste kolom zijn de (werk)processen genoemd die het realiseren van het betreffende object en het kunnen voldoen aan de hoofdfuncties mogelijk maken. Overkoepelende processen nodig om het totale project te realiseren zijn in de tabel niet opgenomen. Voor deze processen en voor projectspecifieke werkprocessen moet de tabel worden aangevuld. Indien de functionele eisen uit de eerste tabel en de genoemde werkprocessen zoals genoemd in de eerste kolom van onderstaande tabel van toepassing zijn, dan moet de wijze van toetsen worden opgenomen in het concept contractbeheersingsplan. 38

41 Nr Processen Ongewenste gebeurtenis kans van optreden ++ zeer groot + groot - klein -- zeer klein gevolg schade ++ zeer groot + groot - klein -- zeer klein Kritieke processen/ - punten Risico s beheersmaatregelen toetsen/ wijze van aantonen DESIGN 1 Activiteitenplanning maken en bewaken doorlooptijden niet goed, planning niet actueel, onvolledig, + ++ ja Ja, kritiek proces. Kritieke punten: wijze van controleren tijdig actualiseren In geplande systeemtoets meenemen en letten op de genoemde kritieke punten. 2 Onderzoek uitvoeren zoals: milieuhygiënisch, ecologisch, geotechnisch, innovatieve methoden, aanpak niet goed, niet goed afgestemd, onvolledigheid, - +/++ ja Ja, kritiek proces. Kritieke punten: methode, raakvlakken, volledigheid, Procestoets gericht op genoemde kritieke punten 3 Bestaande objecten en omgeving vastleggen (bovengrondse en ondergrondse infra) onvolledigheid, - - nee Nee, geen kritiek proces Accoord verklaring van beheerder op plan van aanpak moet aanwezig zijn. Geen gerichte toets op uitvoeren. 39

42 Nr Processen Ongewenste gebeurtenis kans van optreden ++ zeer groot + groot - klein -- zeer klein gevolg schade ++ zeer groot + groot - klein -- zeer klein Kritieke processen/ - punten Risico s beheersmaatregelen toetsen/ wijze van aantonen 4 Zettings- en stabiliteitsberekeningen maken verkeerde input, rekenmodel niet geschikt, rekenfouten, - + ja/ nee Afhankelijk van projectspecifieke risico s wel/ geen kritiek proces met de volgende kritieke punten: goede checklist uitgangspunten; afwijken van voorgeschreven rekenmodel; controle op orde en grootte; Aan te tonen eis, afhankelijk van projectspecifieke risico s beslissen of een procestoets op genoemde kritieke punten nodig is. Producttoets uitvoeren op onderdelen ivm check betrouwbaarheid aan te tonen eis. 5 Monitoringsplan maken monitoringsplan niet tijdig beschikbaar, -/+ + ja Ja, kritiek proces. Kritieke punten: tijdig opstellen; In geplande systeemtoets meenemen en letten op de genoemde kritieke punten. 6 Werk voorbereiden materiaal niet tijdig besteld, materiaal niet tijdig geleverd, detailtekeningen niet tijdig, beschikbaar detailplanning, nulmeting niet uitgevoerd, - -/+ nee Nee, geen kritiek proces. Geen gerichte toets op uitvoeren. 40

43 Nr Processen Ongewenste gebeurtenis kans van optreden ++ zeer groot + groot - klein -- zeer klein gevolg schade ++ zeer groot + groot - klein -- zeer klein Kritieke processen/ - punten Risico s beheersmaatregelen toetsen/ wijze van aantonen CONSTRUCT 7 Maatvoering uitzetten meetfouten oorzaken: onbetrouwbare instrumenten, werkwijze niet gevolgd, waarnemingen niet goed, - + ja/ nee Afhankelijk van projectspecifieke risico s wel/ geen kritiek proces met de volgende kritieke punten: controle instrumenten, verwerking digitale gegevens, eindcheck/ controle, Afhankelijk van projectspecifieke risico s beslissen of een procestoets op genoemde kritieke punten nodig is. Indien de procestoets onvoldoende vertrouwen geeft, op onderdelen een producttoets uitvoeren. 8 Grond verbeteren verkeerde werkmethode, onverwachte obstakels of situaties (vb bodem-verontreiniging), - + Ja/ nee Afhankelijk van projectspecifieke risico s wel/ geen kritiek proces. Kritieke punten: keuze van de werkmethode, voldoen aan wet- en regelgeving, bewaken werkmethode, Afhankelijk van projectspecifieke risico s beslissen of een procestoets op genoemde kritieke punten nodig is. Indien de procestoets onvoldoende vertrouwen geeft, op onderdelen een producttoets uitvoeren. 41

44 Nr Processen Ongewenste gebeurtenis kans van optreden ++ zeer groot + groot - klein -- zeer klein gevolg schade ++ zeer groot + groot - klein -- zeer klein Kritieke processen/ - punten Risico s beheersmaatregelen toetsen/ wijze van aantonen 9 Ophogen verkeerde werkmethode, schade aan objecten, raakvlakken niet afgestemd, -/+ + ja Ja, kritiek proces. Kritieke punten: geotechnisch advies bewaken, voldoen aan wet- en regelgeving, tijdige communicatie betrokken partijen, invloed op de omgeving niet goed in beeld gebracht, Procestoets gericht op genoemde kritieke punten uitvoeren. 10 Monitoren (meten & rekenen) en bewaken instrumenten onbetrouwbaar, interpretatie waarnemingen verkeerd, - - nee Nee, geen kritiek proces Zettings- en stabiliteitsberekening is een aan te tonen eis. Producttoets uitvoeren op onderdelen ivm check betrouwbaarheid aan te tonen eis. 42

45 BIJLAGE 2: OVERZICHT CONTRACTTEKSTEN KWALITEITSBORGING versie 20 augustus 2003 In het verleden zijn de contracten van Rijkswaterstaat vooral opgesteld volgens de RAW-systematiek. Op basis van deze systematiek zijn de bepalingen voor kwaliteitszorg bij Rijkswaterstaat opgenomen in het suppletiebestand (zie U 97/6244, d.d. mei 1997) en in ondersteunende programmatuur voor bestekschrijven zoals GWW-Bestek. Rijkswaterstaat heeft in haar suppletiebestand de bepalingen externe kwaliteitsborging van de CROW d.d.18 september 2000 overgenomen. Deze bepalingen zijn een goede basis voor contracten die door middel van systeemgerichte toetsen worden beheerst en daarom in het overzicht zo veel mogelijk verwerkt. Om de teksten geschikt te maken voor alle contracten en alle punten over kwaliteitsborging af te dekken zijn aanpassingen op de standaardteksten doorgevoerd. Aangegeven is welke contractteksten moeten worden opgenomen en welke teksten kunnen worden opgenomen. Wordt gekozen voor een beheersing op basis van eigen waarneming dan zijn de teksten onder punt 1 t/m punt 3, lid 01 verplicht. Wordt er gekozen voor systeemgerichte contractbeheersing dan moeten alle teksten worden nagelopen en bij elke keuzemogelijkheid worden bekeken in hoeverre de teksten wel of niet worden overgenomen. De contractteksten in deze notitie kunnen worden gebruikt voor alle GWW-opdrachten boven de ,- Euro met uitzondering van de modelcontracten prestatiebestekken voor vast onderhoud droog en nat. 1. ISO-9001 certificaat Verplicht opnemen: 01 De inschrijver moet in het bezit zijn van een kwaliteitssysteemcertificaat op basis van de norm ISO 9001: 2000, dat betrekking heeft op de aard van het werk. Dit certificaat moet zijn afgegeven door een certificatie-instelling, die daartoe is erkend door een nationale accreditatie-instelling (in Nederland: de Raad voor Accreditatie). Ingeval van een combinatie van inschrijvers dient de combinatie dan wel dienen alle deelnemers in het bezit te zijn van het hiervoor bedoelde kwaliteitssysteemcertificaat. In dit laatste geval moeten de kwaliteitssysteemcertificaten van de afzonderlijke deelnemers aan de combinatie, gezamenlijk overeenkomen met de aard van het werk. 02 De in artikel 7 leden 3 en 4 van het U.A.R bedoelde gegevens, die door de inschrijver moeten worden overgelegd om in aanmerking te kunnen komen voor de opdracht van het werk zijn:

46 2. INDIEN GEGEVENS MOETEN WORDEN VERSTREKT 2 OPNEMEN EN DE VERLANGDE VERMELDEN ALSMEDE DE BESCHEIDEN, DEZE GEGEVENS MOETEN WORDEN INDIEN WORDT AANBESTEED VOLGENS HET 1991, IN SUB 2 HET ZINSDEEL 'artikel 7 leden 3 en 4 het U.A.R. VERVANGEN DOOR 'artikel 10 leden 3 en 4 van U.A.R.-EG HET HIERNAVOLGENDE TOEVOEGEN INDIEN EENKOMSTIG SUB 2 EEN CERTIFICAAT WORDT VERLANGD. een door hem gedateerde en gewaarmerkte kopie van het kwaliteitssysteemcertificaat of, ingeval van een combinatie van inschrijvers, een gewaarmerkte kopie van het kwaliteitssysteemcertificaat van de combinatie dan wel van alle deelnemers afzonderlijk. Indien afzonderlijke certificaten van de deelnemers in de combinatie worden overgelegd, moeten deze certificaten gezamenlijk overeenkomen met de aard van het werk. Verplicht opnemen: 01 Na verlening van de opdracht wordt van de opdrachtnemer een kwaliteitsplan voor het uit te voeren werk verlangd. 02 Het kwaliteitsplan moet uitgaan van het gecertificeerde kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer gebaseerd op de norm ISO 9001:2000 en moet ten minste de uitgewerkte aspecten omvatten overeenkomstig paragraaf Het kwaliteitsplan mag, in overleg met de directie, worden opgesteld in gedeelten afgestemd op de achtereenvolgende uitvoeringsfasen van het werk. 04 Bij de toepassing van deelkwaliteitsplannen moet van het totale kwaliteitsplan, binnen de in paragraaf 8 genoemde termijn, eerst het deel Algemeen worden ingediend overeenkomstig de in paragraaf 9 genoemde onderdelen voorzover deze inzicht geven in de totale organisatie en procesbeheersing van het uit te voeren werk In het deel Algemeen tevens de samenhang aangeven tussen de deelkwaliteitsplannen en de planning alsmede inzicht verschaffen in de inhoud van de nog in te dienen deelkwaliteitsplannen. De gegevens van een deelkwaliteitsplan moeten samen met het deel Algemeen voldoen aan het gestelde in paragraaf 9 voor dat onderdeel, waarvoor het deelkwaliteitsplan is opgesteld. 44

47 05 Indien het kwaliteitsplan overeenkomstig het bepaalde in lid 04 in gedeelten wordt opgesteld of tijdens de uitvoering van het werk het (deel)kwaliteitsplan moet worden gewijzigd of aangevuld, is het bepaalde in lid 01 van overeenkomstige toepassing. Met betrekking tot het opstellen van een deelkwaliteitsplan moet de opdrachtnemer de directie verzoeken een bouwbespreking/afstemmingsbijeenkomst te houden. Het bepaalde in paragraaf 6 is hierbij van overeenkomstige toepassing. 3. Naleven kwaliteitsplan Verplicht opnemen: 01 Tot de verplichtingen van de opdrachtnemer behoort het onverkort volgen van het door de directie geaccepteerde (deel)kwaliteitsplan. Tot de verplichtingen behoort tevens het niet eerder dan na de acceptatie van het (deel)kwaliteitsplan in uitvoering nemen van de erop betrekking hebbende werkzaamheden. Het bepaalde in dit lid ontheft de opdrachtnemer niet van zijn verplichtingen om het werk naar de uit de overeenkomst voortvloeiende eisen uit te voeren en tijdig te voltooien. Verplichting koppelen met betalingswijze en een keuze maken uit: 1) Voorbeeld uit Bouwdienst suppletiebestand: Indien door de directie wordt vastgesteld dat de kwaliteitsborging van de opdrachtnemer bij herhaling aanwijsbaar onvoldoende functioneert, zal de opdrachtgever de opdrachtnemer schriftelijk in gebreke stellen. Vanaf de datum genoemd in de ingebrekestelling zal voor rekening van de opdrachtnemer de werking van het kwaliteitssysteem door de opdrachtgever worden beoordeeld door het uitvoeren van toetsen en/of keuringen op de werking van het kwaliteitssysteem. Dit zal voortgezet worden tot het moment waarop de opdrachtnemer heeft aangetoond de kwaliteitsborging zelf te kunnen voortzetten. 2) Voorbeeld uit contract HSL-Zuid: Indien Opdrachtgever conform het gestelde in. een afwijking constateert, ontvangt Opdrachtnemer als sanctie een gele kaart, zijnde de schriftelijke bevestiging van Opdrachtgever van zijn constatering dat het kwaliteitssysteem van Opdrachtnemer niet functioneert zoals overeengekomen. Indien Opdrachtnemer een afwijking conform het gestelde in. niet voor het einde van de hersteltermijn heeft hersteld, dan wel geen aantoonbare actie heeft genomen om deze te herstellen, zulks uitsluitend ter beoordeling van de 45

48 46 Opdrachtgever, ontvangt de opdrachtnemer als sanctie eveneens een gele kaart. Indien Opdrachtnemer twee gele kaarten binnen dezelfde betalingstermijn heeft ontvangen, staat dit gelijk aan een rode kaart, zijnde de schriftelijke mededeling van Opdrachtgever dat hij twee gele kaarten heeft uitgereikt en de betalingseenheid waarop de rode kaart betrekking heeft, wordt opgeschort Na herstel van een afwijking vervalt de daaraan verbonden gele kaart dan wel rode kaart Indien de Opdrachtnemer voor een betalingseenheid een rode kaart heeft staan, wordt zonder dat nadere ingebrekestelling is vereist, de betaling van de betalingseenheid waarop deze rode kaart betrekking heeft opgeschort. De opdrachtnemer heeft in dat geval geen recht op vergoeding van wettelijke rente. Pas indien de rode kaart is vervallen, zal opschorting van de betaling voor de betreffende betalings-eenheid opgeheven worden. 3) Voorbeeld algemeen: een percentage van de aanneemsom beschikbaar stellen voor het goed functioneren van de kwaliteitsborging bij de opdrachtnemer. Per toets een korting (o,x procent) kunnen toepassen als geconstateerd wordt dat de kwaliteitsborging niet functioneert. 4) Voorbeeld Rijksweg 11 De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een kwaliteitsborging die onafhankelijk van het primaire bouwproces plaatsvindt. Als de opdrachtgever op enig moment constateert dat de onafhankelijke borging niet functioneert, dan is de opdrachtgever gerechtigd iemand in te schakelen op kosten van de opdrachtnemer om toezicht op de borging van de kwaliteit uit te oefenen. 4. Aan te tonen eisen Verplicht opnemen: 01 Te verstaan is onder: a. aan te tonen eisen: in het contract als zodanig benoemde eisen waarvoor de opdrachtnemer, of een derde namens hem, de controles en keuringen volgens de in het contract of kwaliteitsplan voorgeschreven methode uitvoert en de resultaten hiervan aan de directie overlegt. Onder aan te tonen eisen wordt tevens verstaan in het contract als zodanig benoemde door de opdrachtnemer over te leggen registraties.

49 b. overige eisen: andere dan de onder a. bedoelde, in het contract opgenomen eisen alsmede andere dan de onder a. bedoelde registraties. 02 Bij het opstellen van een kwaliteitsplan, zoals bedoeld in paragraaf 2 rekening houden met de volgende aan te tonen eisen enz. OP DEZE PLAATS DIENT HET OVERZICHT VAN DE TE TONEN EISEN TE WORDEN OPGENOMEN, DAN VERWEZEN TE WORDEN NAAR EEN BIJLAGE DEZE EISEN ZIJN WIJZE WAAROP EISEN AAN TE TONEN EN TERMIJNEN WAAROP VERMELDEN IN HET OVERZICHT. 03 De opdrachtnemer toont aan te voldoen aan de aan te tonen eisen door het verstrekken van de keuringsresultaten en de over te leggen registraties aan de directie binnen de daartoe in het contract gestelde termijnen. Indien de directie bezwaar heeft tegen de overgelegde keuringsresultaten en/of tegen de overgelegde registraties deelt zij dit zo spoedig mogelijk doch binnen 3 werkdagen na ontvangst van de keuringsresultaten en/of registraties aan de aannemer mede. Bij acceptatie van de keuringsresultaten en/of de registraties worden de gedeelten van het uitgevoerde werk, die betrekking hebben op de keuringsresultaten en/of registraties geacht te voldoen aan de eisen van het contract. 04 Gedeelten van het uitgevoerde werk, waarvoor uitsluitend overige eisen gelden, worden geacht te voldoen aan die eisen indien de aannemer mede op grond van zijn kwaliteitsplan zelf heeft vastgesteld dat aan de 'overige eisen' uit het contract is voldaan, dit aan de directie heeft medegedeeld en de directie binnen 3 werkdagen na ontvangst van die mededeling daartegen geen bezwaar heeft gemaakt. 05 Indien de directie vermoedt, dat het desbetreffende (gedeelte van het) werk niet aan de in de leden 03 en 04 bedoelde eisen voldoet is de aannemer verplicht de maatregelen te nemen of te gedogen, die nodig zijn om vast te stellen of zulks al dan niet het geval is. Ingeval het (gedeelte van het ) werk niet aan deze eisen voldoet, komen de kosten van bedoelde maatregelen, evenals de kosten van het onderzoek, voor rekening van de aannemer. In het tegengestelde geval worden zij, evenals de kosten van herstel, verrekend als meer werk. 47

50 5. Kritieke processen / punten Verplicht opnemen: 01 Te verstaan is onder: a. kritieke processen / punten: De processen en punten die volgen uit een risico-analyse op de maak- en keuringsprocessen tijdens de uitvoering van het contract. 02 Bij het opstellen van een kwaliteitsplan, zoals bedoeld in paragraaf 2 rekening houden met de volgende kritieke processen en/of kritieke punten : b c d enz. OP DEZE PLAATS DIENT HET OVERZICHT DE KRITIEKE PROCESSEN EN/OF PUNTEN OPGENOMEN, DAN WEL VERWEZEN WORDEN NAAR EEN BIJLAGE WAARIN VERMELD. 6. Afstemmen risico-analyse Verplicht opnemen: 01 De directie houdt uiterlijk twee weken na verlening van de opdracht een bouwbespreking/afstemoverleg met de opdrachtnemer, waarbij de door de opdrachtgever en door de opdrachtnemer geïnventariseerde risicopunten met betrekking tot het ontwerp en/of de uitvoering van het uit te voeren werk op elkaar worden afgestemd. Tevens wordt door de opdrachtnemer in hoofdlijnen aangegeven hoe het door hem op te stellen kwaliteitsplan voor het werk zal worden opgezet. Indien de bouwbespreking leidt tot wijzigingen van de in het contract vermelde aan te tonen eisen, worden deze wijzigingen aangemerkt als een contractwijziging en binnen XXXXXX werkdagen overeengekomen. 02 De afgestemde risico s inclusief de beheersmaatregelen die daar uit volgen moeten worden opgenomen in het (deel)kwaliteitsplan. 03 Indien het kwaliteitsplan overeenkomstig het bepaalde in paragraaf 2, lid 04 in gedeelten wordt opgesteld of tijdens de uitvoering van het werk het (deel)kwaliteits-plan moet worden gewijzigd of aangevuld, wordt het afstemoverleg opnieuw gehouden. 48

51 7. Stop- en bijwoonpunten Verplicht opnemen: 01 Te verstaan is onder: a. stoppunt: het moment, tijdens de uitvoering van het werk, waarop het door de opdrachtnemer goedgekeurde (deel)resultaat, inclusief de bijbehorende keuringsresultaten, ter verificatie en acceptatie aan de directie wordt aangeboden en waarna de betreffende werkzaamheden niet mogen worden voortgezet zonder de toestemming van de directie; b. bijwoonpunt: het moment, tijdens de uitvoering van het werk, waarop het door de opdrachtnemer goedgekeurde (deel)resultaat, inclusief de bijbehorende keuringsresultaten, ter verificatie en acceptatie voor de directie beschikbaar is en waarna de betreffende werkzaamheden direct mogen worden voortgezet, ongeacht of de directie al dan niet op dat moment aanwezig is; 02 Bij het opstellen van een kwaliteitsplan, zoals bedoeld in paragraaf 2e, rekening houden met de volgende stoppunten: enz. en met de volgende bijwoonpunten: STOP - EN BIJWOONPUNTEN INVULLEN BASIS VAN DE RISICO-ANALYSE. BIJ EEN CONTRACT ZIJN MEER PUNTEN TE DAN BIJ CONTRACTEN OP BASIS VAN FUNCTIONEEL PVE. BIJ EEN PVE ZAL DE OPDRACHTNEMER DE PUNTEN MOETEN BENOEMEN. BIJ EEN UAV-GC ZITTEN DE STOP EN BIJWOONPUNTEN VERWERKT IN HET TOETSINGSPLAN VOOR REGISTRATIEPUNTEN ZIE PARAGRAAF "AAN TE TONEN EISEN" 03 De opdrachtnemer stelt de directie ten minste één werkdag van tevoren in kennis omtrent het tijdstip waarop een stoppunt of bijwoonpunt wordt bereikt, tenzij in overleg met de directie anders is overeengekomen. 04 Ingeval het door de opdrachtnemer goedgekeurde (deel)resultaat, inclusief de bijbehorende keuringsresultaten, ten tijde van het stoppunt niet door de directie wordt geaccep- 49

52 teerd neemt de opdrachtnemer zodanige maatregelen dat het (deel)resultaat alsnog voldoet aan de eisen van het contract en op vergelijkbare wijze wordt geaccepteerd. 8. Acceptatie kwaliteitsplan Verplicht opnemen: 01 De opdrachtnemer legt het door hem gedateerde en ondertekende kwaliteitsplan in tweevoud aan de directie ter acceptatie voor, uiterlijk op de XXXXXX werkdag na de dag waarop het werk is opgedragen dan wel op de XXXXXX werkdag na de dag waarop de in paragraaf 6 lid 01 bedoelde contractwijziging is overeengekomen. 02 De opdrachtnemer legt deelkwaliteitsplannen aan de directie ter acceptatie voor, uiterlijk op de tiende werkdag voor de dag waarop de werkzaamheden voor de desbetreffende uitvoeringsfase aanvangen. 03 De directie beslist zo spoedig mogelijk omtrent de acceptatie van het (deel)kwaliteitsplan en deelt haar beslissing, in elk geval uiterlijk op de tiende werkdag na de dag waarop zij het heeft ontvangen, schriftelijk aan de opdrachtnemer mee. 04 Ingeval van acceptatie worden de exemplaren van het (deel)kwaliteitsplan door de directie gedateerd en ondertekend, waarna één van de exemplaren aan de opdrachtnemer wordt toegezonden. 05 Acceptatie wordt slechts aan het (deel)kwaliteitsplan onthouden, indien uit de inhoud blijkt dat niet aan de uit de overeenkomst voortvloeiende eisen wordt voldaan. In geval het plan niet wordt geaccepteerd, wordt de opdrachtnemer met de redenen hiervan schriftelijk in kennis gesteld. De opdrachtnemer legt in dat geval zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen tien werkdagen, een nieuw (deel)kwaliteitsplan, waarbij met de bezwaren van de directie rekening is gehouden, ter acceptatie aan de directie voor.ten aanzien van de beslissing op het nieuwe (deel)kwaliteitsplan is het bepaalde in lid 03 van overeenkomstige toepassing. 06 Kleine bijstellingen van het kwaliteitsplan, die gevoeglijk vóór het in uitvoering nemen van de werkzaamheden, waarop het (deel)kwaliteitsplan betrekking heeft, kunnen worden aangebracht, zullen geen reden tot onthouding van acceptatie mogen zijn. 50

53 9. Criteria voor acceptatie kwaliteitsplan Verplicht opnemen: 01 Het (deel)kwaliteitsplan dient te voldoen aan de eisen zoals vermeld in paragrafen 2,4,5,7,8 en Het (deel)kwaliteitsplan dat betrekking heeft op de uitvoering van het contract bevat naast een korte omschrijving van het werk, de datering en de ondertekening door de aannemer ten minste de volgende onderdelen: a. organisatie en personeel: organogram van de projectorganisatie van de aannemer, waarin alle betrokken functies zijn weergegeven; verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leidinggevende functies en de sleutelfuncties met betrekking tot de kwaliteitsborging en keuringen. Bij deze functies tevens aangeven de minimale kwalificaties voor deze functies en aan welke functionaris verantwoording wordt afgelegd; lijst van personen die deze functies vervullen; interne en externe overlegstructuren; b. procesbeheersing: projectplanning, waarin de verschillende stappen van de voorbereiding en de uitvoering aan de tijd worden gerelateerd en de tijdsafhankelijkheid van de onderlinge relaties van de deelprocessen tot uiting komen. De stappen die kritisch zijn voor het realiseren van de planning dienen herkenbaar te zijn; processchema s; de schematische weergave van alle relevante processen met betrekking tot de uitvoering van het werk, met aanduiding van de kritieke processen en/of punten. De relatie tussen deze kritieke processen en/of punten en de van toepassing zijnde procedures en werkinstructies aangeven; aangeven hoe de identificatie en de naspeurbaarheid van bouwstoffen plaatsvinden. Aangeven hoe een en ander wordt gedocumenteerd; tijdstip en/of frequentie van de keuring; c. keuringsplan: In het keuringsplan alle eerste-lijnskeuringen met betrekking tot bouwstoffen, (tussen)producten en (tussen)resultaten opnemen waarvoor in het contract de normen zijn beschreven. Aangeven hoe wordt vastgesteld dat aan de eisen is voldaan, met dien verstande dat met betrekking tot de aan te tonen eisen de nader in het contract genoemde keuringsmethoden moeten worden toegepast. Per keuring of proef specificeren: contracteis (norm en tolerantie); de in het contract voorgeschreven keuringsmethode (verwijzing of beschrijving); te gebruiken instrumenten (vermelding type/model en meetonnauwkeurigheid); 51

54 52 tijdstip en/of frequentie van de keuring; Bij het keuringsplan een annex voegen die het plan van de tweede-lijnskeuringen en kwaliteitsaudits bevat. Bij het overleggen van het kwaliteitsplan ter acceptatie door de directie wordt deze annex marginaal getoetst aan het bepaalde in de leden 03 en 04 van paragraaf 10. Deze toetsing mag de verplichtingen van de aannemer voortvloeiend uit het contract niet verzwaren. d. registraties: aangeven hoe de registraties inclusief de aan te tonen eisen wordt uitgevoerd (vastleggen, verzamelen en indexeren), gearchiveerd en gedistribueerd; de registraties van de aan te tonen eisen zijn door de opdrachtnemer geparafeerde en gedateerde kopieën van het door hem gearchiveerde exemplaar. De te gebruiken formulieren als bijlage aan het kwaliteitsplan toevoegen; e. procedures en werkinstructies: voor de op het contract van toepassing zijnde procedures en werkinstructies die standaard onderdeel vormen van het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer, minimaal een verwijzing daarnaar opnemen in het kwaliteitsplan; de op het contract van toepassing zijnde procedures en werkinstructies die niet standaard onderdeel uitmaken van het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer volledig opnemen in het kwaliteitsplan. 10. Keuringen en kwaliteitaudits door de opdrachtnemer Verplicht nemen. 01. Te verstaan is onder: a. eerste-lijnskeuring: keuring van het werk door de opdrachtnemer of door een derde namens hem, volgens gespecificeerde regels. b. tweede-lijnskeuring: keuring door de opdrachtnemer of door een derde namens hem, ter controle van de eerste-lijnskeuringen en niet zijnde een eerste-lijnskeuring. Hieronder vallen ook kwaliteitaudits. 02 De eerste-lijnskeuringen vinden plaats binnen de projectorganisatie van de opdrachtnemer, onder verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer van het desbetreffende contract. Dit type keuringen behoort tot de dagelijkse werkzaamheden van de projectorganisatie. 03 De resultaten van de eerste-lijnskeuringen en afwijkingen worden binnen de projectorganisatie van de opdrachtnemer gerapporteerd. Ingeval van afwijkingen treft de opdrachtnemer corrigerende maatregelen, waarbij het bepaalde in paragraaf 13 van overeenkomstige toepassing is.

55 04 De opdrachtnemer plant en implementeert op basis van het kwaliteitsplan tweede-lijnskeuringen binnen de projectorganisatie om te verifiëren of activiteiten op het gebied van kwaliteit en daarmee samenhangende resultaten overeenkomen met de geplande maatregelen en om de doeltreffendheid van het kwaliteitsplan, de deelplannen en de samenhang met het kwaliteitssysteem vast te stellen. 05 Tweede-lijnskeuringen moeten worden gepland in tijd op basis van de status en het belang van de tweede-lijnskeuring respectievelijk van de activiteit waarop de audit wordt uitgevoerd en moeten worden uitgevoerd door personeel dat onafhankelijk is van degenen die direct verantwoordelijk zijn voor de activiteit waarop de tweede-lijnskeuringen worden uitgevoerd. 06 De resultaten van de tweede-lijnskeuringen moeten worden geregistreerd. Deze registraties worden ter kennis gebracht van de opdrachtnemer of zijn gevolmachtigde. Ten aanzien van onvolkomenheden die gedurende de tweede-lijnskeuring worden geconstateerd neemt de opdrachtnemer tijdig corrigerende maatregelen. 07 Uit de genomen corrigerende maatregelen die volgen op een tweede-lijnskeuring, moet uit verificatie door de opdrachtnemer blijken dat deze maatregelen in het proces zijn geïmplementeerd en doeltreffend zijn. 02 Op de bouwvergaderingen/afstemoverleg worden de resultaten van de tweede-lijnskeuringen die betrekking hebben op het werk besproken. De opdrachtnemer legt desgevraagd de directie de registraties van de tweede-lijnskeuringen op het werk ter inzage over. 11. Beheersing van afwijkingen Verplicht opnemen: 01 De opdrachtnemer dient voor de acceptatie van afwijkingen een afwijkingsrapportage in bij de directie in de volgende gevallen: a) de opdrachtnemer constateert afwijkingen van de contracteisen omdat de genomen of te nemen maatregelen niet leid(d)en tot een resultaat dat in overeenstemming is met de contracteisen; b) de opdrachtnemer constateert afwijkingen van de contracteisen die vallen onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever; c) de directie constateert afwijkingen van het kwaliteitsplan of het contract. 02 Indien de directie een afwijking als bedoeld in lid 01 sub c constateert, stelt de directie de opdrachtnemer hiervan binnen drie 53

56 werkdagen schriftelijk in kennis, opdat deze een afwijkingsrapportage conform lid 03 kan indienen. 03 De afwijkingsrapportage als bedoeld in lid 01 bevat, voorzover van toepassing, de volgende onderdelen: de geconstateerde afwijking onder verwijzing naar de contracteisen of de bepalingen van het kwaliteitsplan waarop de afwijking betrekking heeft; de locatie op het werk waar de afwijking is opgetreden; wie de afwijking heeft geconstateerd; de oorzaak van de afwijking; de voorgestelde corrigerende maatregelen om de afwijking op te heffen of de gevolgen van de afwijking te compenseren; de voorgestelde preventieve maatregelen om soortgelijke afwijkingen in de toekomst te voorkomen; de consequenties van deze preventieve maatregelen in relatie tot de contracteisen; de datering en ondertekening van de afwijkingsrapportage door de opdrachtnemer. 04 De directie beslist, onverminderd het bepaalde in de U.A.V met betrekking tot de bevoegdheden van de opdrachtgever, zo spoedig mogelijk omtrent de acceptatie van de in de afwijkingsrapportage voorgestelde corrigerende respectievelijk compenserende maatregelen en deelt haar beslissing binnen drie werkdagen na ontvangst van de afwijkingsrapportage schriftelijk aan de opdrachtnemer mee. 05 Indien de in de afwijkingsrapportage voorgestelde maatregelen niet worden geaccepteerd, geeft de directie bij de schriftelijke mededeling als bedoeld in lid 04 de redenen op voor het onthouden van de acceptatie. De opdrachtnemer stelt vervolgens de te nemen maatregelen bij en dient deze opnieuw ter acceptatie bij de directie in. Voor de acceptatie van de bijgestelde maatregelen geldt de tijdsbepaling genoemd in lid Tot het tijdstip van acceptatie mogen door de opdrachtnemer geen werkzaamheden worden verricht die een correctie van de geconstateerde afwijking(en) in de weg staan. 12. Toezicht op de uitvoering en opneming werk Verplicht opnemen: 01 Ter ondersteuning van het toezicht zal de opdrachtgever gebruik maken van een mix van toetsen bestaande uit: a. systeemtoetsen: Een systeemtoets toetst het functioneren van het kwaliteitsplan van de opdrachtnemer. De opdrachtgever wil een oordeel kunnen vellen over het functioneren van de kwaliteitsborging (met als belangrijk aspect het corrigerend vermogen) bij de opdrachtnemer. Een systeemtoets heeft de vorm van een audit. 54

57 b. procestoetsen: Een procestoets toetst of de werkprocessen die in het kwaliteitsplan worden genoemd, ook volgens opgave worden uitgevoerd en beheerst. Met de procestoets wil de opdrachtgever een oordeel kunnen vellen over het functioneren van de kwaliteitsborging bij de opdrachtnemer. c. producttoetsen: Doel van de producttoets is om de betrouwbaarheid van de gegevens van de opdrachtnemer te verifieren. De keuze welke producten te toetsen wordt bepaald door het risicoprofiel van het te realiseren product en de aan te tonen eisen uit het contract. 02 De opdrachtgever is bevoegd om op ieder gewenst tijdstip te toetsen of de opdrachtnemer voldoet aan de verplichtingen uit het contract. Indien mogelijk zal het tijdstip en betrokken projectdeelnemers aan de opdrachtnemer voorafgaand aan de toets worden bekend gemaakt 03 Het toezicht door de directie als bedoeld in paragraaf 3 lid 6 en paragraaf 12 lid 3 van de U.A.V zal tevens zijn afgestemd op het kwaliteitsplan van de aannemer, zoals dat ten behoeve van de kwaliteitsbeheersing van het werk door hem moet worden verstrekt. 04 Bij de opneming van het werk als bedoeld in paragraaf 9 lid 2 van de U.A.V zal de directie de gegevens betrekken die zijn verkregen bij de kwaliteitsbeheersing van het werk door de aannemer volgens het door hem verstrekte kwaliteitsplan. 55

58 BIJLAGE 3: BEGRIPPENLIJST Begrip Aan te tonen eisen Afwijking Beheersingsmaatregelen Contractbeheersingsstrategie Contractbeheersingsplan Eigen waarneming Externe kwaliteitsborging Innovatieve contracten Keuringsplan Kwaliteit Kwaliteitsborging Kwaliteitsplan Verklaring In het contract gespecificeerde eisen die bepalend zijn voor het duurzaam bedrijfsvaardig functioneren en betrekking hebben op een beheerste totstandkoming. De opdrachtnemer moet via zijn kwaliteitssysteem en -plan aantonen dat hij aan deze eisen heeft voldaan. Een proces, beheersingsmaatregel of product dat niet op de voorgeschreven wijze tot stand komt en/of niet voldoet aan een gespecificeerde eis. Maatregelen die de opdrachtnemer treft ten aanzien van de wijze waarop hij zich vergewist van: De werking van zijn kwaliteitssysteem. De correcte uitvoering van de (deel)kwaliteits- en keuringsplannen. Juistheid van de registraties. De wijze waarop contractbeheersing vorm krijgt. Bijvoorbeeld UCA-systematiek, eigen waarneming, systeemgerichte contractbeheersing of een combinatie van die laatste twee. Een door de opdrachtgever opgesteld plan met daarin vastgelegd de contractvorm en contractbeheersing, een toelichting op de beheersingsstrategie en de uitwerking van deze strategie in de vorm van een toezichtmatrix. Het door de opdrachtgever vaststellen of producten en prestaties voldoen aan in het contract gestelde eisen, zonder hierbij gebruik te maken van informatie (registraties) van de opdrachtnemer. Kwaliteitsborging door de opdrachtnemer. Contracten anders dan RAW-contracten, veelal met de bedoeling de markt beter te benutten (meer innovatie). Voorbeelden van innovatieve contracten zijn geïntegreerde contracten (Design & Construct-contracten of Design, Construct en Maintain-contracten) en prestatiecontracten. Een plan (document), opgesteld door de opdrachtnemer, waarin alle uit te voeren keuringen van grondstoffen, verwerking, transport en eindproduct zijn opgenomen. Het keuringsplan is een onderdeel van het kwaliteitsplan. De mate waarin een geheel van eigenschappen en kenmerken voldoet aan behoeften of verwachtingen die kenbaar zijn gemaakt, vanzelfsprekend zijn of dwingend zijn voorgeschreven (eisen). Het geheel van activiteiten dat erop is gericht zeker te stellen en aan te tonen dat een te leveren product aan de gestelde eisen voldoet. Een door de opdrachtnemer opgesteld plan, waarin, inspelend op vastgestelde risico s, de specifieke maatregelen, voorzieningen en volgorde van activiteiten zijn vermeld voor het bereiken van de gevraagde kwaliteit van een product, dienst, contract of project. 56

59 Kwaliteitssysteem Kwaliteitszorg Procestoets Producttoets RAW-hoeveelhedencontracten RAW-productgerichte contracten Systeemgerichte contractbeheersing Systeemgericht toezicht Systeemtoets Toezichtmatrix UCA-systematiek Het geheel van organisatiestructuur, procedures, processen en middelen die nodig zijn voor het implementeren en toepassen van kwaliteitszorg. Het managementaspect dat het kwaliteitsbeleid bepaalt en implementeert door kwaliteitsplanning, -beheersing, -borging en -verbetering binnen het kwaliteitssysteem. Een toets ter beoordeling of processen en beheersmaatregelen door de opdrachtnemer worden uitgevoerd volgens het (deel)kwaliteitsplan. Een toets ter beoordeling of producten voldoen aan gestelde eisen en/of technische specificaties, met het doel de betrouwbaarheid van de gegevens van de opdrachtnemer te verifiëren. Contracten volgens de RAW-systematiek waarbij een beschrijving is opgenomen van de werkzaamheden in besteksposten. Deze posten zijn opgebouwd uit standaard activiteitgerichte resultaatbeschrijvingen. In het contract opgenomen hoeveelheden zijn bepalend voor betaling. Contracten volgens de RAW-systematiek met daarin een aantal productgerichte resultaatverplichtingen (een cluster van werkzaamheden die resulteren in een herkenbaar onderdeel van een werk). Hoeveelheden bouwstoffen in het contract zijn ter inlichting van de opdrachtnemer. Wijze van contractbeheersing waarbij de opdrachtgever gebruik maakt van de gegevens die voortkomen uit het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer. Met behulp van een combinatie van systeem-, proces- en producttoetsen stelt de opdrachtgever vast of die gegevens betrouwbaar zijn, het kwaliteitsplan wordt nageleefd en daarmee aan de eisen van het contract wordt voldaan. Toezicht door middel van een combinatie van systeem-, proces- en producttoetsen. Ook wel systeemgericht toetsen genoemd. Een toets ter beoordeling of het systeem, waarmee de opdrachtnemer zijn kwaliteit controleert en waarborgt, functioneert. Onderdeel van het contractbeheersingsplan waarin de uit te voeren toetsen qua soort, inhoud, uitvoerende, frequentie, methode, gebruikte norm en registratie beschreven zijn. Ook wel toetsingsplan of toezichtplan genoemd. Het vergelijken van de informatie van de opdrachtnemer over de gehanteerde hoeveelheden en de eigen informatie. Contractbeheersing voor RAW-hoeveelhedencontracten. 57

60 COLOFON Handreiking systeemgerichte contractbeheersing is een uitgave van het Projectbureau Kwaliteitszorg van de Dienst Weg- en Waterbouwkunde van Rijkswaterstaat. Uitgave november 2003 DWW nummer: DWW Samenstelling: Paula Kuijpers (DWW), Dolf Offereins (DWW). Meelezers: Ivo van den Berg (DWW) Jan van den Boogert (DZH) Leon Poels (DLB) Henk van Putten (HKW) Theo van Putten (DUT) Ruud Stok (DZL) Marco Tanis (DZH) Paul Vogelaar (BWD) Ontwerp: Drukwerk: Tom Dingjan (DWW) Sieca Repro, Delft Informatie en aanvraag exemplaren: Rijkswaterstaat, Dienst Weg- en Waterbouwkunde Projectbureau Kwaliteitszorg T.a.v. Petra Teodorascu-Arkesteijn Postbus GA Delft