Verbeterplan inkoopfunctie

Transcriptie

1 Verbeterplan inkoopfunctie Artikel 213a onderzoek team control Gemeente Goeree-Overflakkee Team Inkoop April 2017

2 In het kader van het periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het inkoopbeleid, ontving team Inkoop het onderzoeksrapport Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016 waarvan dit verbeterplan de bijlage is. Algemene reactie op het rapport Als team Inkoop zijn we blij met de uitkomsten van het rapport. Er zijn weliswaar aandachtspunten waar het team mee aan de slag kan, maar over het algemeen is onze interne klant tevreden over onze dienstverlening. We zien dit verbeterplan als kans om onze werkzaamheden nog beter vorm te geven waardoor we als gehele inkoopfunctie nog beter bij kunnen dragen aan de doelstellingen van onze gemeente. Op 1 maart 2017 heeft het managementteam de visie op de inkoopfunctie Nu afspraken maken vastgesteld. Het uitvoeringsplan hiervoor is op dit moment in ontwikkeling. De timing van het rapport is daarom erg goed. We stellen voor om de punten in dit verbeterplan op te nemen in het uitvoeringsplan. Aandachtspunten In tabel 1 wordt op ieder specifiek verbeterpunt ingegaan. Voorafgaand daar aan, benoemen we een aantal aandachtspunten: > Communicatie Uit het onderzoek maken we op dat er nog onduidelijkheid is over diverse definities. Ook worden sommige producten die team Inkoop ontwikkeld heeft ter ondersteuning van de budgethouders, als complex ervaren. Ook wordt aangegeven dat er behoefte is aan meer structureel contact op afdelings- en bestuursniveau. Herziening van onze middelen en diensten zal dan ook onlosmakelijk onderdeel zijn van onze actiepunten. > Taken en verantwoordelijkheden Uit het onderzoek maken we op dat alle betrokkenen gebaat zijn bij nog heldere afspraken over de procedure en de rol van alle betrokkenen hierin. Vervolgstappen Wanneer u akkoord gaat met dit verbeterplan, worden de actiepunten zoals in onderstaande tabel zijn opgenomen, overgenomen in het uitvoeringsplan. Team inkoop is met de grijze verbeterpunten al aan de slag.

3 AANBEVELINGEN 1. Investeer in de bekendheid van de doelstellingen van het gemeentelijke inkoopbeleid. 2. Evalueer de gemeentelijke doelstellingen en normen. Maak deze bij het actualiseren van het inkoopbeleid zoveel mogelijk SMART. 3. Pas het inkoophandboek aan naar de geldende wet- en regelgeving. 4. Vereenvoudig, waar mogelijk, het inkoopbeleid. 5. Evalueer het inkoophandboek en maak het dynamischer, zodat het begrijpelijk en werkbaar is voor de budgethouder. 6. Plan als team Inkoop structurele overleggen met de afdelingen. Zo is het makkelijker om als team vinger aan de pols te houden (meer informatie vooraf ophalen, meer zicht op verbeteringen etc.). Stem met de afdeling de intensiteit van de overleggen af. 7. Plan als team Inkoop een structureel overleg met de vakwethouder én lever periodiek een (standaard)rapportage met de stand van zaken aan bij het college. Op deze manier kan rekening gehouden worden met politiekgevoelige projecten. 8. Ga als team Inkoop en managementteam in overleg met elkaar over de rol van team Inkoop en welke plek het in de organisatie moet hebben (zie ook Visie document Inkoop). Houd hierbij ook rekening met de integrale advisering/verantwoordelijkheid binnen de gemeente (dus de rol van de budgethouder/het afdelingshoofd). Zorg hierbij voor SMART-afspraken. Denk hierbij ook bijvoorbeeld aan het onderwerp UITVOERING/AFSPRAKEN Er wordt een communicatieplan opgesteld waarin zowel de externe als interne communicatie aandacht krijgt. Dit maakt onderdeel uit van het uitvoeringsplan ter uitwerking van de visie op de inkoopfunctie. Dit levert een belangrijke bijdrage in het optimaal benutten van de inkoopfunctie in relatie tot de gemeentelijke doelstellingen. De van de gemeentelijke doelstellingen (o.a. collegeprogramma) afgeleide inkoopdoelstellingen worden geactualiseerd en concreet met bijbehorende normen geformuleerd. In de managementrapportage wordt gerappor-teerd over de behaalde doelstellingen. Dit jaar wordt een systeem voor contract- en inkoopmanagement binnen de organisatie ingevoerd. Bij de inrichting wordt rekening gehouden met de aanpassingen die vanuit wet- en regelgeving nodig zijn. Met de invoering van het systeem worden budgethouders en inkopers ondersteund en moet het huidige handboek aangepast worden. De aanpassingen worden in één slag meegenomen. Het inkoopbeleid is een neerslag van Europese en landelijke wetgeving. Onze gemeente heeft haar beleid bovendien gebaseerd op het VNG-model. Verregaande vereenvoudiging is daarom niet mogelijk. Daar waar mogelijk zal door o.a. de inzet van een geautomatiseerd systeem, opleidingen e.d. specifieke ondersteuning richting gebruikers plaatsvinden. De invoering van een systeem voor contract- en inkoopmanagement is mede aanleiding om het totale handboek ter herzien. In de visie op de inkoopfunctie worden taken en verantwoordelijkheden duidelijk belegd. Zo zijn binnen de organisatie vaste aanspreekpunten voorzien waarmee zaken rond inkoop en contracten besproken worden. Hiervoor wordt een vaste structuur opgezet en zullen inkooptrajecten gezamenlijk voorbereid maar ook geëvalueerd worden. Er is sinds april 2017 maandelijks overleg met de portefeuillehouder ingesteld. Per kwartaal wordt een managementrapportage Contracten Inkoopmanagement opgesteld. De organisatieontwikkeling en de visie op de inkoopfunctie lopen paralellel. De visie is inmiddels door het managementteam vastgesteld. Het biedt voor het inrichten van de fijnstructuur een prima basis om de plaats en taak van inkoop binnen de nieuwe organisatie te bespreken. Voor het ontwikkeltraject is een uitvoeringsplan opgezet, waarbij de rol van het centrale inkoopteam zowel binnen het team, maar zeker ook met portefeuillehouder directieleden en andere stakeholders binnen de organisatie wordt besproken.

4 innovatief inkopen, waar nog aandacht aan moet worden besteed. 9. Onderzoek hoe contractmanagement binnen de organisatie geborgd kan worden, zodat er meer kennis is over het aangaan en onderhouden van contracten. 10. Zorg ervoor dat het onderwerp Inkopen een vast onderdeel wordt bij grotere projecten. Hier ligt de verantwoordelijkheid bij zowel de budgethouder als de inkoopadviseurs. 11. Vermeld in de managementrapportage de namen van de externe adviseurs apart, met de bijbehorende kosten per traject. Voeg hier een korte evaluatie per aanbesteding aan toe. De evaluaties dienen uitgevoerd te worden onder regie van team Inkoop. 12. Leg het proces rondom SROI definitief vast en laat de proceseigenaar erop toezien dat dit wordt uitgevoerd. 13. Ga werken met een CIM-systeem. Zorg voor een juiste inrichting, zodat de budgethouders via het systeem worden ondersteund en hierdoor de kans op onrechtmatigheden verkleind wordt. Daarnaast moet het systeem in staat zijn goede stuurinformatie te genereren. 14. Start als team Inkoop met het maken van een prioriteitenlijst en bepaal van te voren wat er gedaan moet worden met ad hoc aanvragen/aanbestedingen zodat er minder De ontwikkeling van contractmanagement maakt deel uit van de ontwikkeling van de inkoopfunctie binnen de organisatie. Contractbeheer (volledig en actueel contractenregister), zoals dit binnen onze organisatie is ingericht, is hiervoor een adequate basis. Met het aan te schaffen het systeem voor contract- en inkoopmanagement worden instrumenten beschikbaar gesteld om verder vorm te geven aan contractmanagement. Contractmanagement is een taak van de budgethouder. Vanuit Inkoop worden uniforme kaders en instrumenten aangeleverd. Binnen de Progammalijn Organisatieontwikkeling is projectmatig werken één van de basis uitgangspunten. De GO-academy ondersteunt deze werkwijze binnen het basis leerprogramma en biedt gerichte workshops aan. Voor aanbestedingstrajecten is projectmatig en integraal werken standaard. Een betere borging binnen de organisatie kan nog wel plaatsvinden door een vaste, uniforme werkwijze af te spreken en deze systeemtechnisch te faciliteren. De managementrapportage vermeld de namen en bijbehorende kosten van de trajecten waarbij externe adviseurs ingehuurd worden. Inhuur van externen gebeurt met name bij complexe trajecten waarbij vooral het zwaartepunt bij de inhoudelijke advisering over het gewenste resultaat ligt. Team inkoop zal voortaan aan het einde van iedere opdracht een evaluatie uitvoeren naar het opgeleverde werk. Een specifieke werkgroep SROI heeft het werkproces beschreven en dit wordt geborgd binnen de bestaande werkwijzen en systemen. Een teamleider van MaZa-Wsw is verantwoordelijk voor het correct uitvoeren van dit proces. Goeree-Overflakkee is aangesloten bij een samenwerkingsverband met Rotterdam en Voorne-Putten (WSPR). Naast een gezamenlijke verantwoordelijkheid die binnen de werkgroep wordt afgestemd ligt de verantwoordelijkheid van Inkoop specifiek bij de inkooptechnische aspecten. De voorbereiding voor een aanbesteding is in volle gang. Jaarlijks wordt een inventarisatie bij de afdelingen gehouden. De begroting en de afdelingsplannen vormen hierbij de basis. Aan de hand daarvan wordt een inkoopplan opgesteld. Toegewerkt zal worden naar een situatie waarin

5 tijdsdruk ontstaat. niet alleen op individueel aanbestedingstrajectniveau maar ook op organisatieniveau advies wordt gegeven over de prioritering van aanbestedingen.