Audit Inkoop- en aanbestedingsproces 2012

Transcriptie

1 Audit Inkoop- en aanbestedingsproces 2012 Aan: MT Van: Rianne van der Veen Datum: 5 juni 2013 Status: Defintief 1.0 Proceseigenaar/afdelingsmanager: Ron Zwart

2 Inleiding en doelstelling Inleiding Deze rapportage bevat de bevindingen van het onderzoek naar de betrouwbare en rechtmatige verwerking van de inkooptransacties (inclusief naleving inkoop- en aanbestedingsbeleid). Doelstelling De opdrachtgever wil: 1. een onafhankelijk oordeel over de mate waarin de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van het inkoop- en aanbestedingsproces door de getroffen maatregelen is gewaarborgd; 2. adviezen ter verbetering. Aanpak/reikwijdte In 2011 is het inkoop- en aanbestedingsproces in de volle breedte beoordeeld. Nadat is vastgesteld dat er zich geen materiële wijzigingen in het proces hebben voorgedaan is in aansluiting op de audit over 2011over 2012 een follow-up audit uitgevoerd. De nadruk ligt hierbij op de beoordeling van de mate waarop de organisatie gehoor heeft gegeven aan het opvolgen van de in 2011 aangereikte aanbevelingen. Deze werkzaamheden zijn aangevuld met testwerkzaamheden om te bezien of de werking in overeenstemming is met de inrichting van het proces.

3 Samenvatting Conclusie Betrouwbaarheid Naar aanleiding van het onderzoek naar de inrichting van het inkoopproces (inclusief naleving aanbestedingsprocedure) is vastgesteld dat het proces voldoende waarborgen biedt voor een betrouwbare verwerking van de inkoopfacturen. Bij het onderzoek naar de werking van het inkoopproces zijn over 2012 geen materiële bevindingen vastgesteld. Rechtmatigheid Naar aanleiding van het onderzoek naar de inrichting van het inkoopproces (inclusief aanbestedingen) stellen wij vast dat het proces matig waarborgen biedt voor een rechtmatige verwerking van de inkoopfacturen. Bij het onderzoek naar de werking van het inkoopproces zijn over 2012 geen materiële bevindingen vastgesteld. Aandachtspunten zijn: implementatie en de zichtbare naleving van de nieuwe aanbestedingswet ingaande per 1 april 2013 en het daaruit voortvloeiende, nog aan te passen, gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid; het dossierbeheer aangaande ALLE aanbestedingstrajecten.

4 Follow-up aanbevelingen Tweejaarlijks beoordeeld de Interne Controle Functie actief de mate waarop de organisatie voortgang boekt in het realiseren van de door de accountant (Rapport van Bevindingen en Managementletter) en de IC- Functie (auditrapportages) verstrekte aanbevelingen. De bevindingen rapporteert zij in haar interne Managementletter (najaar) en bij de jaarstukken en/of audits. Status opvolging aanbevelingen De organisatie boekt goed voortuitgang in het realiseren van de aanbevelingen. Wat is gerealiseerd? Binnen het inkoop- en aanbestedingsproces zijn het afgelopen jaar verbeteringen doorgevoerd op het gebied van: De ontwikkeling en oplevering van de contractendatabase; Binnen het inkoop- en aanbestedingsproces zijn het werkproces en de formats voor een enkelvoudig en meervoudig aanbestedingstraject geformaliseerd en vastgesteld. Beiden zijn een hulpmiddel om te borgen dat de juiste aspecten worden gehanteerd. Daarbij beperken zij juridische risico s; Ontwikkeling van de inkoopfunctie, om te komen van contractbeheer naar contractmanagement/leveranciersmanagement; De uitkomsten van de spendanalyse zijn als input meegenomen in het inkoopbeleid;

5 Wat is gerealiseerd? Activiteiten om te komen tot het terugdringen van het aantal leveranciers/contracten en facturen; Ontwikkelingen op het gebied van duurzaam inkopen en social return; Ontwikkeling van de inkooptool, waarin meervoudige en zwaardere trajecten worden geregistreerd vanaf mei Door dit verplicht te registeren ontstaat meer controle op inkooptrajecten en de rechtmatigheid daarvan. Oplevering van de tool heeft in 2013 plaatsgevonden; Voorbereidingen op de nieuwe aanbestedingswet die op 1 april 2013 is ingegaan. Wat verdient er aandacht? Het inkoop- en aanbestedingsproces kent de onderstaande knelpunten: Contractendatabase De contractendatabase, inclusief rapportagetool is in 2012 opgeleverd en beschikbaar gesteld; Een groot aantal contracten van de afdeling Bedrijfsvoering zijn ingebracht in de database. Voor veel contracten geldt dat relevante en contractspecifieke informatie nog niet is toegevoegd aan de database en de rapportages (o.a. niet uit de balans blijkende verplichtingen, vervaldata contracten) hierdoor niet bruikbaar zijn; De contractbeheerders binnen de gemeente ontvangen in het 2e kwartaal 2013 informatie over het vullen van de contractspecifieke informatie in de contractendatabase; Binnen team informatiemanagement is onvoldoende capaciteit beschikbaar voor het inventariseren en registreren van de contracten van de afdelingen Leefomgeving en Publiek. Inhuur vanuit de gemeente Hattem vindt plaats om de contracten te inventariseren en te verwerken en om de achterstand binnen Bedrijfsvoering zo nodig op te pakken. Het is de verwachting dat de database medio 2013 volledig gevuld is.

6 Wat verdient er aandacht? Verantwoordelijkheid dossier i.r.t. door derden uitgevoerde aanbestedingstrajecten Is de begeleiding van een Europese aanbesteding uitbesteed aan een derde partij, dan blijft het de verantwoordelijkheid van de gemeente om bij het afsluiten van het project zorg te dragen voor de overdracht van een goed (schaduw) aanbestedingsdossier. De gemeente blijft verantwoordelijk voor het inzicht in de juiste toepassing van de aanbestedingsregels. Dossierbeheer - Informatievoorziening vanuit Verseon Binnen het inkoop- en aanbestedingsproces is de informatievoorziening vanuit Verseon onvoldoende. Verplichte opname van documenten in Verseon is noodzakelijk om efficiënt de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid (inclusief de naleving van de Europese aanbestedingsregels) aan te kunnen tonen. Daarbij kan de organisatie eenvoudig managementinformatie en ervaringscijfers beschikbaar stellen; Met de komst van de nieuwe aanbestedingswet d.d. 1 april 2013 is het noodzakelijk om als organisatie over een goed dossierbeheer te beschikken. De organisatie dient zich nadrukkelijk bewust te zijn over haar verantwoordingsmogelijkheden aan derden over het uitgevoerde aanbestedingstraject in situaties waarbij partijen niet zijn geselecteerd en een klacht indienen bij het (eventueel nog in te richten) klachtenloket van onze gemeente of bij de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts; Er zijn geen beleid beschikbaar waaruit blijkt op welke wijze en binnen welke termijn informatie moet zijn aangereikt aan team Informatiemanagement en moet zijn verwerkt door team Informatiemanagement. H2O aankopen De inkoopfunctie heeft zorgen over de H2O aankopen. Met name de afwachtende houding is een punt van zorg. Frequent overleg tusen de inkoopfunctie en de organisatie is belangrijk om draagvlak bij de betrokken te verkrijgen.

7 Aanbevelingen: 1. Geef prioriteit aan het vullen van de contractendatabase. Schenk hierbij aandacht aan het vullen van alle contractspecifieke velden, opdat de gebouwde rapportages managementinformatie kunnen verschaffen; De teamcoördinator Informatiemanagement heeft hierbij een trekkende rol, de inkoopcoördinator een ondersteunende rol. Implementatie dient voor 1 juli plaats te vinden. 2. Streef als MT een volledige naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na (conform werkproces en gebruik makend van de aangereikte formats). Maak het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid sluitent op de nieuwe aanbestedingswet die is ingegaan per 1 april 2013 (cf. het voornemen van de inkoopfunctie); De inkoopcoördinator heeft hierbij een trekkende rol. Om te voeldoen aan de nieuwe wetgeving dient oplevering z.s.m. plaats te vinden. 3. Schenk aandacht aan een adequaat dossierbeheer. Spreek als MT de risico s/gevolgen in de organisatie uit als het aanbestedingsdossier niet voldoet aan de vereisten van de nieuwe aanbestedingswet. De inkoopcoördinator heeft hierbij aan de voorkant van het proces een inrichtende en ondersteunende rol. De IC-functie vervult een toetsende rol; 4. Benadruk (nogmaals) de wijze waarop de organisatie om moet gaan met het aanleveren van informatie voor het digitale dossier Verseon, opdat alle informatie beschikbaar is. Formaliseer dit beleid generiek waaruit blijkt; 1. De eisen t.a.v. de vorm en de tijdige aanlevering bij team Informatiemanagement; 2. De maximale verwerkingstijd door team Informatiemanagement; Aanvullend geldt t.a.v. de aanbestedingsdossiers: 1. De aanlevering van de minimaal noodzakelijk geachte dossierstukken (dit geldt tevens t.a.v. aanbestedingstrajecten die door derden begeleidt zijn); 2. Streef zoveel als mogelijk uniformiteit na, door o.a. gebruik te maken van de standaard formulieren opgemaakt door de inkoopcoördinatoren (beschikbaar gesteld via Intranet) en het hanteren van een standaard dossierinrichting voor elk dossier; 3. Zie toe op het naleven van de gemaakte afspraken rondom de totstandkoming van een volledige en tijdige dossierinrichting. - Vervolg op volgende sheet -

8 Aanbevelingen: De teamcoördinator Informatiemanagement vervult hierbij een trekkende rol in het opstellen van beleid en in de toets op de complete aanlevering van het aanbestedingsdossier. Aandachtspunt: het archiveren van de digitale informatie uitwisseling tussen de organisatie en derden. De fysieke poststroom maakt reeds onderdeel uit van het digitale archief binnen Verseon. 5. Richt een Klachtenloket in en definieer de wijze waarop zij vorm gaat geven aan het afwikkelen van klachten die voortkomen vanuit doorlopen aanbestedingstrajecten. De inkoopcoördinator heeft hierbij een trekkende rol.

9 Testwerkzaamheden 25 aankooptransacties gericht op de betrouwbaarheid; 25 aankooptransacties gericht op de rechtmatigheid; 10 wijzigingen in de vaste crediteurenstamgegevens (gericht op een betrouwbare wijziging van bankrekeningnummer). Inkopen Uit de testwerkzaamheden op de betrouwbare verwerking van de inkooptransacties zijn geen bevindingen vastgesteld. Naleving (Europese) aanbestedingsregels Uit de testwerkzaamheden op de rechtmatige verwerking van de inkooptransacties blijkt dat naleving van de interne en nationale aanbestedingsregels niet is gewaarborgd. Vastgesteld is dat het interne aanbestedingsbeleid tweemaal niet juist is toegepast (onvoldoende offertes zijn aangevraagd; reden voor afwijking aanbestedingsbeleid is niet toegelicht; het betrof geen Europees aanbestedingstraject); Voor 8 aanbestedingstrjecten bleek dat het dossierbeheer aandacht behoeft cq ontoereikend was. De noodzakelijke dossierstukken waren niet of beperkt opgenomen in het digitale/fysieke dossier; Uit de testwerkzaamheden blijkt niet dat de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd. Wijziging crediteurenstamgegevens Er zijn geen bevindingen in de testwerkzaamheden op de gewijzigde vaste crediteurenstamgegevens vastgesteld. Risico: overeenkomsten zijn gesloten die niet overeenstemmen met het vastgestelde beleid. Het beleid voldoet niet aan de vereiste wet- en regelgeving. Klachten van leveranciers over het onjuist toepassen van het aanbestedingsbeleid, nietig verklaren van overeenkomsten en/of uitbetaling schadevergoeding.

10 Managementreactie De rapportage is op 10 mei besproken met de proceseigenaar. De proceseigenaar gaat akkoord met de vastgelegde bevindingen en aanbevelingen. De rapportage is op 5 juni in aanwezigheid van de proceseigenaar en de inkoopcoördinator besproken in het MT. Aanvullende afspraken 1. Gedurende het jaar zal follow-up plaatsvinden op de opvolging van de aangereikte aanbevelingen. Rapportering aan het MT vindt aansluitend plaats.