1. Inleiding De opdracht die u ons hebt verstrekt Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd Frauderisico-analyse en beheersing 3

Transcriptie

1 Aan het algemeen bestuur van Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn t.a.v. de heer B. Groeneveld Postbus BB ZWOLLE drs. M.C. van Kleef RA Accountantsverslag en controleverklaring jaarrekening Geacht bestuur, Onlangs hebben wij de controle van de jaarrekening 2011 van uw gemeenschappelijke regeling afgerond. Dit verslag geeft onze belangrijkste bevindingen weer. De indeling van dit verslag is als volgt: 1. Inleiding De opdracht die u ons hebt verstrekt Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd Frauderisico-analyse en beheersing 3 2. Controleverklaring 4 3. Administratieve organisatie en interne beheersing 5 4. Verslaggevingsvoorschriften en rechtmatigheid 6 5. Jaarrekening Resultaat Totstandkoming jaarrekening Belastingopbrengsten Automatisering 7 6. Afsluiting 7

2 2 1. Inleiding 1.1. De opdracht die u ons hebt verstrekt Door middel van de door u getekende opdrachtbevestiging 2011 heeft u ons opdracht gegeven voor de controle van de jaarrekening 2011 van uw gemeenschappelijke regeling. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van uw gemeenschappelijke regeling. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Wij hebben op een goedkeurende controleverklaring verstrekt bij de jaarrekening van uw gemeenschappelijke regeling. Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: de risicoanalyse, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico s waar uw gemeenschappelijke regeling mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw gemeenschappelijke regeling (directie en management) en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving en branche tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als stevige basis voor de verdere controlewerkzaamheden kan dienen. Het gaat hierbij primair om de externe risico s en de risico s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt de focus op de risico s in de processen die leiden tot mutaties in de jaarrekening en de realisatie van de baten en lasten. Interim-controle Onze risicoanalyse en de daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat er betrouwbare informatie wordt opgeleverd, zowel tussentijds als bij de jaarverantwoording. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel al in de tweede helft van het boekjaar plaats. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de procesrisico s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IB) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing.

3 3 Jaarrekeningcontrole Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften en of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen. De producten van de jaarrekeningcontrole zijn de controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen worden belangrijke fouten en onzekerheden gerapporteerd en worden overige bijzonderheden die van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening door uw algemeen bestuur gerapporteerd (zoals governance, financiële positie, ontwikkeling resultaten en de kwaliteit van de interne beheersing). De belangrijkste bevindingen vanuit onze controle en de daaraan gekoppelde adviezen hebben wij in dit verslag opgenomen. Wij vragen de komende periode uw aandacht voor het opvolgen van de gegeven adviezen die naar onze mening direct bijdragen aan een verbetering van de verslaglegging, het inzicht in de financiële positie dan wel de verbetering van de interne beheersing van uw organisatie. Wij adviseren u om de follow-up van de bevindingen te bewaken Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) opgenomen in de Nadere voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbaar accountant (hierna: NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het normenkader waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Op basis van onze toetsing aan het normenkader concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij uw gemeenschappelijke regeling in 2011 voldoende is gewaarborgd Frauderisico-analyse en beheersing Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn.

4 4 Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, de directie en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, het algemeen bestuur. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting, hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met het management van uw organisatie, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij. Van de directeur hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Daarnaast hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het omzeilen van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen, controles van schattingen en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. Geen aanwijzingen dat er sprake is geweest van materiële fraude Hoewel wij een kritische houding hebben ten opzichte van risico s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2011 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. 2. Controleverklaring Bij dit verslag zijn twee goedkeurende controleverklaringen gevoegd. Een exemplaar van de controleverklaring hebben wij voorzien van een originele handtekening. Dit exemplaar is ten behoeve van uw eigen archief. De tweede controleverklaring is voorzien van de naam van onze accountantspraktijk en de naam van de accountant, echter zonder persoonlijke handtekening. Wij verzoeken u bij openbaarmaking van de controleverklaring gebruik te maken van de controleverklaring die niet is voorzien van een persoonlijke handtekening. Dit conform het advies van de beroepsorganisatie NBA ter vermijding van fraude met handtekeningen van accountants. Wij bevestigen u ermee akkoord te gaan dat het afschrift van onze controleverklaring zonder persoonlijke handtekening wordt openbaar gemaakt, mits de opgemaakte jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Openbaarmaking van de controleverklaring is slechts toegestaan tezamen met deze jaarrekening. Indien u deze jaarstukken en de verklaring opneemt op Internet, dient u te waarborgen dat de jaarstukken goed zijn afgescheiden van andere informatie op de Internet-site.

5 5 Afscheiding kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de jaarstukken in niet-bewerkbare vorm als een afzonderlijk bestand op te nemen of door een waarschuwing op te nemen indien de lezer de jaarstukken verlaat ("u verlaat de beveiligde, door de accountant gecontroleerde jaarrekening"). Overigens wijzen wij erop dat, indien tot de vergadering van het algemeen bestuur omstandigheden blijken die aanpassing van de jaarrekening noodzakelijk maken, een dergelijke aanpassing nog voor de vergadering van het algemeen bestuur moet worden gemaakt. Uiteraard vervalt in die situatie onze bovengenoemde toestemming. 3. Administratieve organisatie en interne beheersing Naar aanleiding van onze interim-controle, waarbij wij met name aandacht hebben besteed aan het beheersinstrumentarium van uw organisatie, hebben wij op 26 augustus 2011 een managementletter aan de directie uitgebracht. Hieronder nemen we kort de samenvatting op voor u. Met de totstandkoming van de nieuwe organisatie is de directie direct aan de slag gegaan om inzicht te krijgen in de verschillen en overeenkomsten die tussen beide locaties bestaan. Tijdens de gesprekken binnen uw organisatie hebben wij een sterke eensgezindheid en de wil tot het verder ontwikkelen van de organisatie en de interne processen geconstateerd. Ondanks de dynamiek en veranderingen, mede als gevolg van voorgenoemde zaken, heeft uw organisatie in 2011 stappen gezet om de interne beheersing op het gewenste niveau te krijgen. Opgevolgde adviezen Aandachtspunten 1 Vastleggen visiedocument ten aanzien van ICT-beleid. 2 Beter en zichtbaar borgen van rechtmatig handelen in de processen. 3 Verbeteractie ten aanzien van de inkoopfunctie ook met betrekking tot EUaanbestedingsregels. 1 Harmonisatie werkwijze tussen vestiging Harderwijk en Zwolle. 2 Opheffen functievermenging bij crediteurenadministratie. Dit punt is reeds afgewikkeld na de interimcontrole. 3 Betere borging controles bij automatiseringsfunctie, zoals wijzigingsbeheer, toegangsbeveiliging en logging.

6 6 4. Verslaggevingsvoorschriften en rechtmatigheid Sinds 2009 is het Waterschapsbesluit van kracht. Als gevolg van deze regelgeving hebben wij als accountant naast een controle op getrouwheid ook een controle op rechtmatigheid uitgevoerd. Met betrekking tot rechtmatigheid heeft u naast het controleprotocol een normenkader rechtmatigheid (overzicht extern- en interne wet- en regelgeving) gevoegd. Dit normenkader vormt de basis voor onze controlewerkzaamheden en oordeelsvorming. Het normenkader is bij de oprichting van uw gemeenschappelijke regeling vastgesteld. Het resultaat van onze controlewerkzaamheden op deze onderdelen is dat uw gemeenschappelijke regeling over 2011 een goedkeurende controleverklaring met betrekking tot de rechtmatigheid heeft gekregen. 5. Jaarrekening 5.1. Resultaat De jaarrekening sluit met een voordelig resultaat voor bestemming van In de jaarrekening wordt voorgesteld om dit resultaat terug te betalen aan de deelnemende waterschappen Totstandkoming jaarrekening is het eerste verslaggevingsjaar van uw Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus- Tricijn. In de afgelopen jaren zijn de activiteiten van uw organisatie flink gegroeid. De administratieve organisatie met betrekking tot de beheersing van deze activiteiten wordt steeds verder geprofessionaliseerd. Het proces van totstandkoming van de jaarrekening 2011 is moeizaam verlopen. Dit heeft ook gevolgen gehad voor de effciency waarmee wij onze accountantscontrole hebben kunnen uitvoeren. Alhoewel uw organisatie inmiddels al wel een aantal verbeterstappen heeft gezet, zijn wij van mening dat er nog een verbeterslag moet plaatsvinden met betrekking tot het analyse- en rechtmatigheidsproces van de belastingverantwoordingen en ten aanzien van de verslaggevingvereisten bij de jaarrekening. Wij hebben met u afgesproken om genoemde zaken te evalueren en verbeterpunten voor het traject 2012 op te stellen Belastingopbrengsten De belangrijkste activiteit van Lococensus-Tricijn is het opleggen en innen van belastingopbrengsten. Met betrekking tot deze activiteit zullen de waterschappen een separate verantwoording, controleverklaring en accountantsrapport ontvangen.

7 Automatisering Het is gebruikelijk dat wij melding maken van de bij de controle van de jaarrekening opgedane bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij hebben onderzocht, hetgeen wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Hiervoor is een specifiek daarop gericht onderzoek noodzakelijk. Onze jaarrekeningcontrole 2011 heeft overigens geen bevindingen opgeleverd die wij naar onze mening in dit verband onder uw aandacht zouden moeten brengen. 6. Afsluiting Bij de controle van de jaarrekening hebben wij op een plezierige en constructieve wijze wijze samengewerkt met uw organisatie. Onze opmerkingen en aanbevelingen zijn tijdens de controle besproken en direct in de jaarrekening verwerkt. Wij hebben derhalve geen opmerkingen met betrekking tot de jaarrekening. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest en zijn graag bereid tot het geven van een nadere toelichting. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. M.C.J.M. Bekker RA Bijlagen: - 1 ondertekende controleverklaring - 1 controleverklaring zonder persoonlijke handtekening - gewaarmerkte jaarrekening