Amsterdamse Inkoop op de schop!

Transcriptie

1 Amsterdamse Inkoop op de schop! Hans Dussel, Hoofd Inkoop Gemeente Amsterdam PIANOo-congres 6 juni 2013

2 Resultaat: Een professionele inkooporganisatie die bijdraagt aan de (beleids)doelen en de (bezuinigings)opgave van de stad Hoe: Onder politieke druk is inrichting van de inkoopfunctie, de toepassing van het inkoopbeleid en invulling aan het opdrachtgeverschap verbeterd. In deze sessie meer over de Amsterdamse aanpak. Generiek over de doelen, de verandermethode en de nieuwe inrichting van inkoop in Amsterdam Specifiek hoe we met inkoop in GWW-domein aan de slag gaan en welke instrumenten we daar inzetten

3 Aanleiding Mislukte inkooptrajecten Moeizame uitvoering GWW-projecten Opmerkingen College B&W Gemeenteraadsmotie

4 Wethouder treedt af na fiasco Metrolijn 4

5 Burgemeester van der Laan: 5

6 6 Motie 330 van raadsleden Drooge en Ivens Bij de begroting voor 2013 met een plan te komen om de gemeentelijke competenties op het gebied van aanbestedingen structureel te verbeteren

7 Plan is bij begroting 2012 opgeleverd 10 wegen naar een innovatiever aanbestedingsbeleid en opdrachtgeverschap Plan van Burgemeester en 3 meest betrokken wethouders in elkaar gezet door een werkgroep van ongeveer 20 ambtenaren 28 januari 2013 akkoord in College

8 Organisatie Inkoop Gemeente Amsterdam Van volledig ongecoördineerd en gedecentraliseerd in stappen naar gespecialiseerd en geclusterd

9 Volledig Decentraal, Amsterdam tot 2000 DWI Stdl Oost DIVV OGA DFM SHP Stdl West GGD IBA DMO

10 Lichte coördinatie, Amsterdam Wethouder Inkoop DWI Stdl Oost Concern Inkoop DIVV OGA Taken: - Kaderstelling - Beleidsadvies - Gemeentebrede raamcontracten DFM SHP Stdl West GGD IBA DMO 200 MLN 1,6 MLD

11 Lichte coördinatie en gezamenlijke inkoopbesparingen, Amsterdam Wethouder Inkoop DWI Stdl Oost Concern Inkoop DIVV Taken: OGA - Kaderstelling - Beleidsadvies - Gemeentebrede besparingen ( 25 mln) - Professionalisering - Gemeentebrede raamcontracten DFM SHP Stdl West GGD IBA DMO 200 MLN 1,6 MLD

12 Inkoop is productgeoriënteerd, Amsterdam 2013 en verder Burgemeester Wethouder Inkoop Vakwethouders Vakwethouders Vakwethouders Verantwoordelijk Inkoop: Bedrijfsvoering Inkoop: Primair proces sociaal Inkoop: Primair proces fysiek Scope Dienst Juridische Zaken Concern Inkoop Bijv. DFM, DICT, SHP Bijv. DWI, DMO, GGD Bijv. IBA, OGA, IVV, DRO Uitvoerende diensten /lead buyers Taken: Taken: - Juridische zaken - Kaderstelling Alle organisatie onderdelen Alle betrokken organisatie onderdelen Alle betrokken organisatie onderdelen Deelnemers - Zorgplicht - Control - Integriteit - Beleidsadvies Categoriemanagement, lead buyers nog te bepalen integrale projectteams Werkvorm +/- 700 mln +/- 400 mln +/- 600 mln Uitgaven - 1,8 MLD

13 Plek van uitvoering 7 juni 2013 Nieuwe vorm van de organisatie van de inkoopfunctie 13 Nieuwe situatie Concern Adviesraad Inkoop Beleid / kaderstelling Centraal Control Wijze van aansturing Advies Controle Cluster Uitvoering Dienst / stadsdeel Concern Centraal Cluster Dienst / stadsdeel

14 14 Wat betekent de verandering? Inkooporganisatie Niet langer oriëntatie op interne organisatie maar op product Deelname Meedoen aan gezamenlijke inkooptrajecten wordt verplicht Verantwoordelijkheid Bestuurlijke verantwoordelijkheid verdeeld over vakwethouders, wethouder inkoop, en burgemeester

15 7 juni Uitwerking op clusterniveau Voor primair fysiek en primair sociale inkoop gaan we op zoek naar de ideale manier om bepaalde productgroepen in te kopen, contractmanagement uit te voeren en samenwerking te organiseren Voor facilitaire/generieke inkoop zal het Lead Buyer concept verder ingevoerd en uitgewerkt worden Werkvormen worden verder ontwikkeld Door gewoon te doen!!

16 7 juni Wat betekent dit voor inkopers? 1. Drie Inkoopstromen : 1. Primair Sociaal 2. Primair Fysiek 3. Bedrijfsvoering/Generiek/Facilitair 2. Vaste samenwerkingsverbanden in projectteams of leadbuyerteams 3. Specialisering van inkopers naar bepaalde inkooppakketten en specialisatie in rollen

17 Inkoopbeleid Gemeente Amsterdam

18 18 Inkoopbeleid Amsterdam Nota inkoop en aanbesteden Aanbestedingsinstructies Leidraad Duurzaam Inkopen Leidraad Social Return Inkoopvoorwaarden Gemeente Amsterdam Werkinstructie en checklist inkoopstrategie Inkooptool Handleiding EMVI Standaard bestekken

19 Implementatie binnen fysiek domein Amsterdam

20 Aanpak Top down en bottom up benadering Instellen van een inkoopregieorgaan voor centraliseren tactische en strategische inkoop voor primair proces fysiek Praktische / concrete stappen voor verbeteringen op drie niveaus: - gemeentebreed - in het fysieke cluster - per organisatie doen wat nodig is

21 7 juni wegen naar innovatiever aanbestedingsbeleid en opdrachtgeverschap 1. Track Record 2. Slimmer uitvragen 3. Gebruik EMVI: risico en kans gestuurd aanbesteden 4. Betere kennisdeling 5. Inrichten Tenderboard 6. Juridische expertise bij contractvorming 7. Onderhandelingsfunctie versterken 8. Contractmanagement verbeteren 9. Delen en leren van ervaringen 10.Bestuurlijke verantwoordelijkheid

22 1. Track Record Past Performance Korte termijn (vanaf 1 maart 2013) Amsterdams Contractregister vullen met standaard evaluatie van alle contracten > Ontwikkelen van een standaard om de gemeten past performance mee te nemen in aanbestedingen Lange termijn Ontwikkelen evaluatiesysteem dat voldoet aan EU regels Markt betrekken bij invoering

23 7 juni Slimmer uitvragen In de voorbereidingsfase van een inkooptraject is multidisciplinaire kennis geborgd (juridisch, onderhandelingskennis, beleidsterreinen, materiedeskundigheid, marktkennis) Per productgroep wordt (voor zover zinvol) een inkoopstrategie uitgewerkt die als uitgangspunt bij de marktbenadering wordt gehanteerd Project en planningsmethodieken bezien en mogelijk aanpassen zodat meer innovatieve, functionele en geïntegreerde oplossingsrichtingen mogelijk worden.

24 3. EMVI, risico en kans gestuurd aanbesteden (gemeentebreed) Opdrachten > of hoog risicoprofiel inkoopplan opstellen Wanneer er een inkoopstrategie is opgesteld voor de desbetreffende productgroep, wordt deze als uitgangspunt bij de marktbenadering gehanteerd Fysieke sector werkt kennisachterstand EMVI weg

25 4. en 6. Betere juridische kennisdeling Daar waar mogelijk gebruik standaardcontracten (moedercontracten) Bundeling kennis per cluster (materie/juridisch) Huisadvocaat begeleidt gerechtelijke procedures Oprichting juridische expertisgroep Bij contracten met een waarde van meer dan of met een hoog afbreukrisico vindt een extra juridische toets plaats door een jurist van buiten eigen dienst of cluster en van buiten disciplinair team

26 7 juni Tenderboard Er wordt een Tenderboard voor cluster fysiek ingesteld waaraan alle projecten met een waarde die de 5 miljoen overstijgen worden voorgelegd. Tenderboard toetst kwaliteitsbewaking en toetst aan inkoopbeleid, inkoopplan en inkoopstrategie Tenderboard adviseert opdrachtgever en neemt niet de verantwoordelijkheid over Tenderboard heeft ook een functie als kennisdelend en lerend orgaan

27 7 juni Contractmanagement De top 2% van grootste leveranciers en de daarbij behorende contracten worden actief gemanaged De wijze van contractmanagement wordt nader uitgewerkt Ontwikkelen van methodieken en trainen van de contracteigenaren en contractmanagers in hun rol van contractmanagemer (ook aandacht voor onderhandelingsvaardigheden!)

28 9. Delen en leren van ervaringen Ervaringen met opdrachtnemers uitwisselen (zie past performance / contractregister) Contracten worden geëvalueerd

29 10. Bestuurlijke verantwoordelijkheid Bestuurlijke verantwoordelijkheid Juridische Zaken en zorgplicht: de Burgemeester Inkoopproces: Wethouder Inkoop Infra/IVV: Wethouder Verkeer en Vervoer Ruimtelijke projecten: Wethouder Stadsontwikkeling Sociaal Domein: vakwethouders Sociaal Domein

30 Lessen uit Amsterdam Politieke aandacht kan een steun zijn. Geen bottom up zonder top down Zorg voor een simpel plan, als het moment komt kun je het uitleggen en inzetten Ook kleine stappen moeten in lijn zijn met lange termijn Gebruik de aanbestedingswet, een reorganisatie, een fusie of een besparingsprogramma om aan te geven wat inkoop kan bijdragen Zoek samenwerking en durf macht, belang, fte s of geld af te staan aan anderen die het werk beter kunnen