Inkoop Rgd: Van Marge naar Strategie

Transcriptie

1 Inkoop Rgd: Van Marge naar Strategie Jan-Diderik Bolk, Hoofd Inkoop Rijksgebouwendienst/Beheer PIANOo-lunch

2 Introductie Interessant voor (rijks) inkopers Hoe kom je aan tafel Hoe krijg je betrokkenheid Hoe organiseer je ontwikkelingen Niet de inhoud van de strategie, maar het proces Andere kanalen en gremia Afd Communicatie Rgd Status van het verhaal Mijn belevenissen Niet het officiële Rgd verhaal 2

3 Wat is de belangrijkste boodschap? Inkoop Rgd zit in de boardroom Draagvlak door workshops met de keyplayers Borging van voortgang in inkoopontwikkelteams 3

4 Wat is de Rijksgebouwendienst Klanten Verhuur aan rijksdiensten Gevarieerde portefeuille Twee takken van sport Nieuwe gebouwen Rijksmuseum, JUBI Beheer Instandhouding/ onderhoud Aanpassingen 4

5 Inkoop- strategie Rgd Beleidskader Contractvormen Geintegreerde contracten en raamcontracten Inkoop Ontwikkelteams Marktkennis en Leveranciersmanagement Marktanalyses, Marktconsultatie, Past Performance, Contractmanagement, Verbeteringen meecontracteren en belonen Organisatie Inkoopfunctie Expertisecentrum Aanbesteden Advies aanbestedingsstrategie op projectniveau (Inkoopforum) Sturing op kosten Kostprijsberekeningen Rgd, sturing verbeteren Informatievoorziening Inkoop Inkoopbehoefte (forecasting), procesinformatie en resultaatinformatie 5

6 Inkoopontwikkeling Fasen Reactie op eisen van buiten: Bouwenquete (Inkoopactieplannen) Interne samenwerking: Aanbesteding A&RI (brede werkgroep) Formuleren van strategie Uitvoering borgen Ontwikkelingsperspectief : 2003: Dat is management geen Inkoop 2008: Klantprocessen vormen samen met inkoopprocessen het primaire proces 6

7 Wat zijn de drivers van het proces 1. Omgeving Bouwenquete 2003 Juridificering aanbestedingen Professionalisering Inkoop 2. Ambities Innovatief Aanbesteden: DBFMO Professioneel Publiek Opdrachtgever : Regie en Beleid 3. Inzicht en kennis Inkoopdiagnoses Kennis in huis Kennis van consultants 7

8 Wat zijn de drivers van het proces (2) 4. Personen op spilposities Samenstelling StIR in de loop gewijzigd 5. Communicatie Het verhaal goed vertellen Het goede verhaal vertellen Het verhaal overal vertellen 6. Persoonlijke betrokkenheid van de top van de uitvoerders 8

9 Betrokkenheid Top: Workshops Inkoopstrategie Opgave: Kennis en inzicht vergroten Betrokkenheid en draagvlak creëren Uitvoering garanderen Aanpak Workshop 1: kennis en doelen Workshop 2: verantwoordelijkheid Workshop 3: uitvoering Tussenstap Bilateraal DG en DR-leden bijgepraat Effect Presentatie in Directieraad was gesneden koek Boodschap blijft 4 maanden later nog hangen 9

10 Workshops Inkoopstrategie (2) Workshop 1 Kennis en doelen 1. Theorie en concepten Inkoopvak 2. Inkoopdiagnose Rgd 3. Groepjes: sterke punten en verbeterpunten aangeven 4. Groepjes: vertalen Rgd-doelen naar inkoopdoelen 5. Groepjes: vertalen urgent probleem (Contractvormen) naar wenselijke oplossingen 10

11 Workshops Inkoopstrategie (3) Workshop 2 1. Recapitulatie bereikte resultaten 2. Geeltjes: Prioritering wenselijke oplossingen (Contractvormen) vanuit verschillende invalshoeken 3. Groepjes: Verantwoordelijkheden toewijzen 4. Groepjes: Haalbare acties en tijdpad aangeven Workshop 3 1. Recapitulatie bereikte resultaten 2. Bekrachtigen uitvoeringsarrangement Inkoopontwikkelteams Contractvormen 3. Groepjes: Uitdiepen overige doelen 11

12 Betrokkenheid uitvoerders: Inkoopontwikkelteams Waarom? Uitvoering borgen Ervaring opdoen is noodzakelijk Beheersbaar proces Wat Einddoel in 2010 Gefaseerde tussendoelen Voor eind 2008 concrete resultaten 12

13 Fasering IOT 13

14 Hoe? Trekker uit de lijn Multidisciplinair Werving gemotiveerde mensen Onderlinge uitwisseling Ondersteuning door expertteam 14

15 Conclusies 1. Ja, je kunt aan tafel komen bij de besluitvormers 2. Draagvlak krijg je door vanuit de besluitvormers te denken en te handelen 3. Uitvoering en voortgang door gemotiveerde inkoopontwikkelteams 4. Organiseer je eigen inspiratie» Van Weele: Inkoop in Strategisch Perspectief» Presentaties CPO-dag.nl» PIANOo lunches en CDI-leergang Inkoop 15

16 Discussie en vragen Zijn de drivers beinvloedbaar of te gebruiken? Omgeving Ambities Inzicht en kennis Personen op spilposities Communicatie Persoonlijke betrokkenheid 16