Actieplan naar aanleiding van BDO-onderzoek. Raad van Commissarissen GVB Holding N.V. Woensdag 13 juni 2012

Transcriptie

1 Actieplan naar aanleiding van BDO-onderzoek Raad van Commissarissen GVB Holding N.V. Woensdag 13 juni 2012

2 Inhoudsopgave - Actieplan GVB Raad van Commissarissen GVB Holding N.V. n.a.v. BDO-rapportage 13 juni Versterken GRC (Governance, risk en compliance) Ontwikkelen RACI model Actieve Informatieplicht Integriteitsbeleid Inkoop Aanbestedingen 2

3 - Actieplan GVB Raad van Commissarissen GVB Holding N.V. n.a.v. BDO-rapportage 13 juni Versterken GRC (governance, risk en compliance) Binnen GVB wordt een stevige risicomanagementfunctie ingericht. Dit teneinde GVB-breed gestructureerd inzicht te krijgen in de belangrijkste risico's, de beheersing daarvan alsmede een heldere en duidelijke rapportage hierover voor Directie en Raad van Commissarissen. Daarnaast wordt een Internal Audit-functie ingesteld, die eraan bijdraagt vast te stellen dat het proces van risicomanagement en interne beheersing effectief en efficiënt is ingericht. De Internal Audit-functie heeft, naast de Directielijn, een rechtstreekse rapportagelijn naar de Raad van Commissarissen waardoor deze onafhankelijk kan worden geïnformeerd over onder meer risico s en de naleving (compliance) van interne en externe regelgeving. Deze functies dienen het lerend vermogen van het GVB te versterken, en zijn gericht op het continue verbeteren en optimaliseren van processen en werkwijzen. 3

4 - Actieplan GVB Raad van Commissarissen GVB Holding N.V. n.a.v. BDO-rapportage 13 juni Ontwikkelen RACI-model Middels het RACI-model worden rollen en verantwoordelijkheden duidelijker in de GVBorganisatie verankerd. RACI ziet op de volgende aspecten: Responsible, Accountable, Consulted en Informed. Het RACI-model dient besluitvormingsprocessen inzichtelijker te maken, het draagvlak voor beslissingen en onderlinge afstemming te vergroten en vormt een duidelijk normatief kader voor de toetsing van de naleving van afspraken. Bovendien worden zo de juiste bevoegdheden bij de juiste verantwoordelijken gelegd en zal het binnen de GVB-organisatie worden ervaren als vereenvoudiging en verbetering van de administratieve processen. De nadruk zal in eerste instantie worden gelegd op de onderwerpen waar de belangrijkste lering uit dient te worden getrokken, namelijk bij: inkoop, aanbesteding, procuratie en integriteitsbeleid. 4

5 - Actieplan GVB Raad van Commissarissen GVB Holding N.V. n.a.v. BDO-rapportage 13 juni Actieve informatieplicht De actieve informatieplicht van de Directieraad naar de Raad van Commissarissen wordt verstevigd door het opstellen van een informatie- en communicatieprotocol. Daarin worden afspraken vastgelegd over aard, wijze en frequentie van (passieve, actieve en specifieke) informatie-uitwisseling tussen de Directieraad en de Raad van Commissarissen. Deze protocollen omvatten meer dan de in de statuten benoemde besluiten waarvoor goedkeuring van de Raad van Commissarissen is vereist, namelijk onder meer: actualiteiten met strategische impact op de bedrijfsvoering zoals wetgevingswijzigingen, aanbestedingsissues en majeure personele wijzigingen. Concrete producten betreffen voorts: rapportages van de externe accountant, internal control, riskmanagement en evaluaties of andersoortige rapportages van materieel belang. 5

6 - Actieplan GVB Raad van Commissarissen GVB Holding N.V. n.a.v. BDO-rapportage 13 juni Integriteitsbeleid (1/2) Algemeen Het integriteitsbeleid wordt door diverse maatregelen beter geborgd en krijgt structureel aandacht. Ten eerste wordt de bewustwording binnen de organisatie vergroot door het thema integriteit structureel op de agenda te plaatsen in afdelingsoverleggen en door het thema uit te dragen bij uitingen door de Directie. Voorts zal een cultuur worden gestimuleerd waarbij integriteitsissues bespreekbaar zijn, na te leven normen ( moresprudentie ) worden gedeeld en medewerkers elkaar aanspreken op gedrag wat van deze normen afwijkt. Er komt een register waarin wordt bijgehouden welke issues worden gemeld, wat de aard en strekking daarvan is, alsmede de wijze van afwikkeling. Vergroten benaderbaarheid Meldpunt Integriteit Thans worden 4 meldingen per jaar bij het Meldpunt Integriteit gedaan. Dit kan samenhangen met de onbekendheid en het gepercipieerde gebrek aan benaderbaarheid van het huidige Meldpunt. Het vergroten van de bekendheid van het Meldpunt Integriteit zou drempelverlagend kunnen werken voor het doen van centrale meldingen. Dit verkleint het risico dat meldingen buiten GVB plaatsvinden en/of informatie gelekt wordt naar media. 6

7 - Actieplan GVB Raad van Commissarissen GVB Holding N.V. n.a.v. BDO-rapportage 13 juni Integriteitsbeleid (2/2) Verkrijgen van inzicht in meldingen Op dit moment ontbreekt een centrale en volledige registratie van meldingen. Dit hangt deels samen met het feit dat meldingen in de lijn plaatsvinden waardoor het inzicht in het aantal en aard van de meldingen op GVB niveau ontbreekt. Middels het principe van doormelden van de lijn aan het Meldpunt zou beter inzicht kunnen ontstaan in aard en omvang van de meldingen. Monitoring opvolging en rapporteren incidenten Op dit moment is opvolging van incidenten onduidelijk en ontbreekt het aan rapportage hieromtrent. Het is wenselijk periodiek een Managementrapportage Meldpunt op te stellen ten behoeve van de Directieraad en Ondernemingsraad waarin het aantal, de aard en eventuele opvolging van incidenten worden besproken. 7

8 Inkoop (1/2) - Actieplan GVB Raad van Commissarissen GVB Holding N.V. n.a.v. BDO-rapportage 13 juni Bepalen doelstelling en rol afdeling Inkoop Binnen GVB is in 2010 reeds een verandertraject opgestart voor het versterken van een integrale inkoopfunctie. Met name op het gebied van het uitwerken en documenteren van inkoopprocedures zijn belangrijke stappen gezet. Voor de verdere borging van de afdeling Inkoop binnen GVB is het van belang de rol en ambitie van de afdeling Inkoop nader te duiden, te documenteren en uit te dragen in de organisatie (strategisch, tactisch en/of operationeel). In lijn brengen kwaliteit en expertise met rol Uit het BDO-onderzoek is gebleken dat de GVB-organisatie onvoldoende kennis en expertise ervaart van de afdeling Inkoop ten aanzien een aantal inkoopgebieden, bijvoorbeeld sector Vervoer, afdeling ICT en andere specifieke projecten. Hierdoor wordt de afdeling Inkoop vaak gepasseerd en kan suboptimale inkoop plaatsvinden. Op basis van de geambieerde rol en functie van de afdeling Inkoop, zie het vorige punt, zal de aanwezige en vereiste kwaliteit en expertise op korte termijn worden geëvalueerd en waar nodig aangepast. 8

9 Inkoop (2/2) - Actieplan GVB Raad van Commissarissen GVB Holding N.V. n.a.v. BDO-rapportage 13 juni Inrichten van contractbeheer- en management Het ontbreekt binnen GVB aan centraal inzicht in aangegane contracten met leveranciers. Voor een beter inzicht in uitstaande contractuele verplichtingen, een beter contractbeheer en het vergroten van de commerciële slagkracht van de afdeling Inkoop is het van belang een centraal contractenregister te ontwikkelen. De afdeling Inkoop dient zorg te dragen voor de vastlegging en het beheer van de overeengekomen, en eventuele gewijzigde, contracten met leveranciers. Inkoop dient deze contracten eenduidig vast te leggen als beheerder en bewaakt dat aan de voorwaarden van de inkoopcontracten wordt voldaan. Het operationeel contractbeheer ligt in de lijn. Inkoop is daarbij voorwaarden scheppend. 9

10 - Actieplan GVB Raad van Commissarissen GVB Holding N.V. n.a.v. BDO-rapportage 13 juni Aanbestedingen (1/2) Ontwikkelen en implementeren beleid Een uitgewerkt aanbestedingsbeleid binnen GVB ontbreekt. Een (operationeel) protocol voor aanbesteding is inmiddels beschikbaar in de vorm van de opgestelde Aanbestedingsleidraad. In aanvulling hierop wordt versneld nadere uitwerking van de governance rondom aanbestedingen opgesteld. Daarin wordt ingegaan op rollen en verantwoordelijkheden, de Tenderboard, besluitvorming omtrent aanbestedingen, documentatievereisten omtrent al dan niet aanbesteden et cetera. Dit beleid zal een prominente plek krijgen in de bedrijfsvoering, nadrukkelijk worden gecommuniceerd en getoetst op naleving. Voorbeeldgedrag Directie, senior management De directie en afdelingshoofden dienen het juiste voorbeeldgedrag te vertonen door bij inkopen boven de aanbestedingsgrens actief te sturen op het voldoen aan de dan geldende regelgeving. Duidelijke afspraken over gedrag en houding zijn hierbij essentieel. Aanspreken op afwijkingen moet mogelijk zijn, veilig kunnen en de norm worden. 10

11 - Actieplan GVB Raad van Commissarissen GVB Holding N.V. n.a.v. BDO-rapportage 13 juni Aanbestedingen (2/2) Verbeteren interne controle aanbestedingen Op dit moment ontbreekt het aan preventieve en repressieve controle op het identificeren van aan te besteden transacties. Van belang is om de afdeling Inkoop, als eerstverantwoordelijke voor identificatie van aanbestedingsplicht, op basis van orderomvang te laten bepalen in hoeverre aanbesteding noodzakelijk is (Europees en of nationaal). Daarnaast is het van belang om de ontwikkeling van orders/transacties te monitoren zodat eventuele aanbestedingsverplichtingen en risico s tijdig worden geïdentificeerd. Voorts dienen al dan niet bewuste afwijkingen van de aanbestedingsregels in de Directieraad te worden besproken en (periodiek) aan de Raad van Commissarissen te worden gerapporteerd. 11