Beheersen door los te laten

Transcriptie

1 Uitwerking Kader voor toepassing SCB op IV Richtlijnen en handreiking voor het toepassen van SCB bij de DID Datum 03 december 2012 Status Definitief 1.1 Beheersen door los te laten

2 Inhoud 1 Inleiding 3 2 SCB als onderdeel van de nieuwe werkwijze Nieuwe werkwijze SCB als onderdeel van het inkoopproces Overzicht van de producten en stappen 7 3 Verwijzingen Sites Producten en templates Actoren Begrippen 18 4 Proces van de SCB-coördinator 20 5 Contractmanagement proces Voorbereiden Inrichten (project-)organisatie Inrichten contractdossier Risicomanagement SCB afweging Interne ondertekening Marktbenaderen en gunnen Marktbenaderen Opstellen Aanbestedingsdocumenten Publiceren Inlichtingen Offreren Inrichten contractbeheersing Gunnen/contracteren Uitvoeren Opstarten Risicomanagement Toetsen Bevindingen Bijsturen Betalen Beoordelen Accepteren Afronden Opleveren/Aanvaarden Eindafrekening Evalueren Afsluiten 59 Pagina 2 van 59

3 1 Inleiding Voorliggende Uitwerking Kader voor toepassing SCB op IV geeft richtlijnen en handreikingen voor de praktische toepassing van Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) bij de DID. Voorliggende versie Definitief december 2012 is bijgewerkt naar aanleiding van het goedkeuren van de Contractteksten SCB Definitief december In deze definitieve versie van de contractteksten zijn wijzigingen doorgevoerd ten opzichte van de eerdere conceptversie van dit document. Aangezien de voorgaande versie Definitief april 2012 van de Uitwerking Kader voor toepassing SCB op IV was gebaseerd op deze eerdere conceptversie van de contractteksten, moest ook de Uitwerking Kader voor toepassing SCB op IV worden aangepast. De uitwerking beschrijft de voor toepassing van SCB benodigde acties aan de hand van de hoofdlijn van het inkoopproces van Rijkswaterstaat (UPP) en de specifieke invulling hiervan binnen de DID. De uitwerking beschrijft alleen die acties die voor SCB van belang zijn. Er zijn uiteraard binnen het inkoopproces en het contractmanagement proces nog veel meer acties die ondernomen moeten worden maar deze vallen buiten het bestek van deze uitwerking. De uitwerking is in lijn met de DID richtlijnen voor het inkoopproces zoals beschreven op het DID intranet (en inclusief bijvoorbeeld het afwegingsmodel Inkoopproces voor diensten) en vervangt deze niet. De reguliere procesvoorschriften blijven onverkort geldig, deze uitwerking is hierop slechts een aanvulling. De uitwerking is in lijn met de beschrijving zoals gegeven in de brochure Wat en Waarom SCB bij de DID. De brochure Wat en Waarom SCB is bedoeld om de grote lijn aan te geven voor zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer, deze uitwerking gaat dieper in op de activiteiten voor de DID. De uitwerking sluit aan op het Kader SCB zoals vastgesteld in het Dagelijks Bestuur (juli 2011). Het Kader SCB gaat uit van de inkopen die onder kwaliteitsborging plaatsvinden. Waar wordt gewerkt met de UAV-gc is dit in deze voorwaarden voorzien. De DID past voor de eigen inkopen over het algemeen de ARBIT 2 en ARVODI 3 voorwaarden toe. Het Kader SCB stelt: 1 Met een uitzondering voor Ingenieursdiensten onder ARVODI en voor Aanleg en Onderhoud onder model DBFM. 2 Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten 3 Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van Opdrachten tot het verrichten van Diensten Pagina 3 van 59

4 Toepassing van systeemgerichte contractbeheersing op andere dan in de tabel benoemde contractvormen vereist maatwerk te aanzien van de contractuitvoering en contractbeheersing. Er moet dan immers in het contract worden beschreven hoe de contractuitvoering onder kwaliteitsborging tot stand moet komen en de juridisch-administratieve voorwaarden moeten specifiek worden toegesneden op de toepassing van deze systematiek. Deze uitwerking geeft het voor de DID vereiste maatwerk zoals aangegeven in het Kader SCB. De uitwerking sluit aan op de DID werkprocessen en de ARBIT en ARVODI voorwaarden. De uitwerking zal worden opgenomen in het flexibele deel van het Kader SCB. Hiermee zal het als zodanig onderdeel zijn van het Kader SCB en binnen het toepassingsgebied van het Kader SCB vallen. Het Kader SCB wordt Rijkswaterstaat-breed toegepast. Deze uitwerking is op alle typen contracten van toepassing. Op hoofdlijnen onderscheiden we de volgende typen contracten en onderliggende fases: I. Nieuwbouw (aanleg-)contract (project) A. Aanbesteding Nieuwbouwcontract (projectfase) B. Uitvoering Nieuwbouwcontract (projectfase) II. Beheer&Onderhoudscontract A. Aanbesteding Beheer&Onderhoudscontract (project) B. Uitvoering Beheer&Onderhoud (continu) C. Project onder Beheer&Onderhoudscontract (project) De uitwerking gaat er van uit dat er voor elk contracttype initieel altijd sprake is van een project 4. In geval van een Nieuwbouw/aanleg contract (type I) zullen aanbesteding (I.A) en uitvoering (I.B) onderdelen zijn van een project (projectfases). Ook de aanbesteding van een Beheer&Onderhoudscontract (type II) begint als project (II.A). Pas na gunning wordt een Beheer&Onderhoudscontract overgedragen aan de lijn en wordt het een continue activiteit (II.B), eventueel aangevuld met projecten (II.C). Deze uitwerking is op alle contractvormen van toepassing. Het kan zijn dat er een specifieke overeenkomst wordt gesloten maar er kan ook gebruik wordt gemaakt van Raamovereenkomsten. Onder een Raamovereenkomst (ROK) worden dan Nadere Overeenkomsten (NOKs) afgesloten of werkopdrachten uitgeschreven. Raamovereenkomsten en Nadere Overeenkomsten vergen ieder individueel contractbeheersing, de uitwerking geldt voor beide individueel. In de uitwerking worden de uit te voeren acties individueel stapsgewijs aangegeven. Per actie wordt verwezen naar het betreffende bijbehorende product/template en wordt de actor aangegeven. 4 Deze uitwerking doet geen uitspraken over de toe te passen projectmanagementmethode (Prince2, Prince2+, IPM-model, P*Q/PV, ). Afspraken over wanneer welke methode wordt toegepast worden elders gemaakt. Wel worden in deze uitwerking de voor SCB noodzakelijke voorwaarden (zoals opstellen projectplan, benoemen contractmanager, etc.) aangegeven. Pagina 4 van 59

5 2 SCB als onderdeel van de nieuwe werkwijze 2.1 Nieuwe werkwijze Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) staat niet op zichzelf en moet worden gezien in een bredere context. De nieuwe werkwijze van Rijkswaterstaat wordt ondersteund door een breed pallet aan methodes en instrumenten waarvan SCB er één is. Gegeven het specifieke karakter van de IV-sector hanteert de DID een werkwijze die aansluit bij de IV-sector. De IV-sector heeft specifieke en gestandaardiseerde methodes en instrumenten zoals ITIL, BiSL, ASL, Prince2, etc. Voor contractbeheersing hanteert ook de DID de methode SCB. Onderstaand schema geeft een overzicht. Nieuwe werkwijze Offerte beoordeling Specificeren Contractbeheersing Risicomanagement EMVI Systems Engineering SCB Risman EMVI J-STD-016 SCB Contractvormen UAV-gc D&C ARBIT ARVODI Projectmanagement IPM-model Prince2 IPM-model Processen Werkwijzer Aanleg ITIL ASL BiSL Tools RiskScope URSCB GWW-werkveld IV-werkveld SCB geeft invulling aan werken onder kwaliteitsborging. Het is van belang dat we ons realiseren dat SCB slechts een middel is en geen doel, SCB is slechts de interne methode van contractbeheersing van de Opdrachtgever. Opdrachtnemers werken niet met SCB maar werken onder kwaliteitsborging ( externe kwaliteitsborging, EKB). De eigen interne kwaliteitsborging van de Opdrachtgever wordt interne kwaliteitsborging genoemd (IKB). In deze uitwerking wordt de SCB methodiek verder uitgewerkt voor specifieke toepassing binnen de DID. Pagina 5 van 59

6 2.2 SCB als onderdeel van het inkoopproces In deze uitwerking dient het inkoopproces van Rijkswaterstaat en de beschrijving Voorbereiden Specificeren van SCB methode in de brochure Wat en Waarom SCB bij de DID als referentie. en Ramen 1e Risicoanalyse Onderstaand schema geeft een totaaloverzicht. Marktbenaderen Gunnen Uitvragen Aanbestedingsdocumenten!1 Inlichtingen Contracteren Offereren Inrichten Uitvoeren Leveren 2e Risicoanalyse Gunning? Kwaliteitssysteem!3 Risicobeheersing!2 Factureren en Betalen Toetsen Bijsturen Betalen Bevindingen Afronden Evalueren Accepteren = Afsluiten Inkoop proces SCB Pagina 6 van 59

7 2.3 Overzicht van de producten en stappen Ter inleiding op de nadere uitwerking van de toepassing van SCB binnen de DID worden hieronder schematisch overzichten gegeven van de SCB gerelateerde producten, stappen en acties. Het productenschema hieronder geeft de SCB gerelateerde producten van zowel de Opdrachtgever als de Opdrachtnemer per fase van het inkoopproces. De genoemde producten worden verderop in dit document beschreven en uitgewerkt. De processchema s hieronder beschrijven per fase van het inkoopproces de te ondernemen stappen en acties, inclusief de gerelateerde in- en output producten. Ook deze stappen en acties worden verderop in detail uitgewerkt. In de schema s in dit document worden de volgende conventies gehanteerd: xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx Stap in het SCB proces Door de Opdrachtgever op te stellen hoofdproduct Ondersteunend, achterliggend product van de Opdrachtgever Product van de Opdrachtnemer zoals vereist in de SCB Contractteksten Overige producten van de Opdrachtnemer Gemeenschappelijk product van Opdrachtgever en Opdrachtnemer Verder wordt in dit document bij de beschrijving van de stappen en acties de conventie gehanteerd als volgt: Blauw Geel Vaste, verplichte actie Optionele actie Pagina 7 van 59

8 Vorbereiden V orbereiden V orbereiden V orbereiden Marktbenaderen M arktbenaderen M arktbenaderen M arktbenaderen e n en en gunengunengunengunen Uitvoeren U itvoeren U itvoeren U itvoeren Afronden A fronden A fronden A fronden Strat.Inkoopplan Intern Kwal.plan Beoordelingslijst Acceptatielijst Afw.kaderSCB Auditplan SAP EMVI-richtl Contractteksten richtl. kwal.b. Projectplan Risicolog-1 Inlichtingenset Inkoopplan Contractbeh.plan PvE OndertekendContract Risicolog-2 PSU Inschrijving Bevindingenreg. Toetsplan Man.statement VerificatieplanRisicoregister Verificatieplan Prestatieverklaring Toetsverslagen Risico-overleg KMS overleg Testplan Verificatierap. PKP Systeem Testrapport Verificatienota Items Acceptatieverkl. Factuur Proces Prestatie/Diensten Product Factuur Prestatie/Diensten Opdrachtgever Opdrachtnemer Pagina 8 van 59

9 Start Inrichten (project)org. Intern Kwal.plan Auditplan Inrichten contractdossier Strat. Inkoopplan SAP Voorbereiden Risicomanagement SCB afweging Interne ondertekening Risicolog-1 Projectplan Inkoopplan Afw.kader SCB SCB toepassen? J N Exit Marktbenaderen Inlichtingen set Marktbenaderen en Gunnen Opstellen Aanbestedingsdocs Publiceren Inlichtingen Offreren Inrichten contractbeheersing PvE Inlichtingen set Inschrijving Contractbeheersplan Contractteksten Beoordelingslijst KMS Acceptatielijst Gunnen/Contracteren EMVI-richtl. kwal.b Ondertekend Contract Uitvoeren Pagina 9 van 59

10 Marktbenaderen en Gunnen Projectplan CBP PKP Opstarten PSU Man.statement Risicolog-2 Risicoregister Risicomanagement Risico-overleg Toetsplan Uitvoeren Bijsturen Bevindingen Toetsen Bevindingenform. Toetsverslagen Bevindingenreg. Acceptatielijst Beoordelingslijst Prestatie/Diensten Accepteren Beoordelen Items Factuur Betalen Prestatieverkl. Opleveren/Aanvaarden Prestatie/Diensten Acceptatieverkl. Afronden Eindafrekening Evalueren Factuur Afsluiten Eind Pagina 10 van 59

11 3 Verwijzingen In deze uitwerking wordt per actie verwezen naar het bijbehorende product/template en naar de betreffende actiehouder (actor). Dit hoofdstuk geeft de betekenis van deze verwijzigen en van enkele belangrijke gehanteerde begrippen. 3.1 Sites Site Omschrijving Link DID intranet site van het project Invoering SCB > Data-ICT-Dienst > Handige_links > Systeemgerichte_Contractbeheersing_(SCB) DID/IMD DID/PM I&M SCB Contractenbuffet Portaal Projectbeheersing DID intranet site van de afdeling IMD (Inkoop) DID intranet site van Projectmanagement IV I&M intranet site met voor SCB relevante gegevens DI site met templates voor bijvoorbeeld D&C contracten RWS site met verwijzingen naar de in de GWW gebruikte ICTtools waaronder RiskScope en URSCB > Data-ICT-Dienst > Onze_organisatie > Processen > Ondersteunende_processen > Proces_Inkopen > Data-ICT-Dienst > Handige_links > Templates > Templates_Projectmanagement_IV > Ministerie I&M > Ondersteuning > Inkoop > Inkoopspecialist > GWW > Contractbeheersing SCB > Ministerie I&M > Ondersteuning > Inkoop > Inkoopspecialist > Inkoopdocumenten > Contractvoorbereiding > Rijkswaterstaat > Samenwerkingsportaal > Openbare_sites > Portaal_Projectbeheersing Pagina 11 van 59

12 3.2 Producten en templates Hieronder staan de producten/templates waarnaar wordt verwezen genoemd, inclusief de locatie waar ze te vinden zijn 5. Product/Template Omschrijving Site Advies aan Template voor het advies dat de (Lead-)Auditor aan de hand van zijn Bevindingen geeft aan de Contractmanager (Toetsdocument D). Acceptatielijst Afwegingskader SCB Auditorslijst Beoordelingslijst Bevindingenformulier Bevindingenregister Template voor een bij het contract als annex bij te voegen Acceptatielijst, dat wil zeggen de onder het betreffende contract te Accepteren onderdelen van de Prestatie/Diensten. Notitie met beschrijving van het Afwegingskader SCB. Lijsten met binnen de Rijkswaterstaat opgeleide Lead-Auditors (gecertificeerd) en Auditors/Toetsers. Template voor een bij het contract als annex bij te voegen Beoordelingslijst, dat wil zeggen de onder het betreffende contract te Beoordelen items. Template voor het direct en ten tijde van een Toets vastleggen van de Bevindingen. Als URSCB wordt toegepast geldt een verplicht format voor het Bevindingenformulier (Toetsdocument B). Register met registratie van de Bevindingen uit uitgevoerde Toetsen. Binnen de DID wordt vooralsnog vrij gelaten of het Rijkswaterstaatbrede tool URSCB wordt gebruikt of een eigen vorm (bijvoorbeeld een projectspecifiek Excel sheet). Op termijn zal ook de DID integraal gebruik gaan maken van URSCB. I&M SCB Portaal Projectbeheersing 5 Op moment van schrijven zijn nog niet alle producten/templates waarnaar wordt verwezen inderdaad beschikbaar. Pagina 12 van 59

13 Product/Template Omschrijving Site Contractbeheersplan Template voor het Contractbeheersplan, het door de formele Opdrachtgever geautoriseerd plan waarin de beschrijving van de organisatie en alle activiteiten met betrekking tot de contractbeheersing zijn opgenomen. De toetsstrategie is onderdeel van het contractbeheersplan. Contractteksten SCB EMVI-richtlijnen kwaliteitsborging Inkoopplan Inlichtingen set Intake formulier Kader SCB Leidraad PSU DID Prestatieverklaring Projectplan Standaard SCB contractteksten die onder een ARBIT of ARVODI overeenkomst in het Programma van Eisen opgenomen dienen te worden. Notitie ter ondersteuning van het toepassing van kwaliteitsborging als EMVI criterium. RWS breed gestandaardiseerde template voor het Inkoopplan. Binnen de DID wordt dit document ook Aanbestedingsstrategie genoemd. Set sheets en ander voorlichtingsmateriaal dat bij inlichtingensessies gebruikt kan worden om het SCB-gedachtegoed uit te dragen ( SCBkoffertje inlichtingen ). Template voor de initiële afspraken tussen (Lead-)Auditor en Contractmanager voorafgaand aan het uitvoeren van een Toets (Toetsdocument A). Opvolger van de Handreiking SCB. Vast deel met beschrijving van de basis van SCB en flexibel deel met aandacht voor de actualiteit van werken met SCB. Leidraad voor een PSU inclusief voorbeeld voor een Managementstatement. Template voor afgifte van een (interne) Prestatieverklaring. Als onder Prince2 wordt gewerkt is dit een Project Initiatie Document (PID) conform de standaard van Projectmanagement IV, zo niet dan is het een andere eigen vorm. De projectmanagement methode wordt vanuit SCB niet voorgeschreven. SCB@DID SCB@DID SCB@DID SCB@DID SCB@DID I&M SCB SCB@DID SCB@DID SCB@DID DID/PM Pagina 13 van 59

14 Product/Template Omschrijving Site Risicolog Binnen de DID wordt vooralsnog nog vrijgelaten of de RWS Risicodatabase (RiskScope) wordt gebruikt of de Procedure Risicomanagement en het Risicolog (Excel spreadsheet) van Projectmanagement IV of een andere eigen vorm. Op termijn zal ook de DID integraal gebruik gaan maken van RiskScope. DID/PM, Portaal Projectbeheersing SCB werkinstructies SAP SCB-projectmeter SCB-rapportage Strategisch Inkoopplan Toetsplan Toetsverslag Werkinstructie voor opname van SCB gerelateerde items in SAP. Invultemplate waarmee de Contractmanager de specifieke SCB gerelateerde aspecten van het project op verzoek van de SCB-coördinator dient aan te geven. Rapportage van de SCB-coördinator over de status van de uitvoering van SCB bij de DID. Template voor DID specifiek document dat voorafgaat aan het Inkoopplan. Ook wel Inkoopstrategie genoemd. Template voor het Toetsplan waarin de uit te voeren Toetsen qua soort, inhoud, uitvoerende, -frequentie, methode, gebruikte norm en registratie beschreven zijn. Onderbouwing van de in te plannen Toetsen volgt uit het risicodossier. Als URSCB wordt toegepast geldt een verplicht format voor het Toetsplan. Template voor het achteraf vastleggen van de resultaten van een uitgevoerde Toets. Als URSCB wordt toegepast geldt een verplicht format voor het Toetsverslag (Toetsdocument C). Pagina 14 van 59

15 3.3 Actoren In het navolgende zal per activiteit worden verwezen naar de betreffende actiehouder (actor). De hier bedoelde actiehouder/actor is een combinatie van de in het inkoopproces van de DID benoemde adviseur en eigenaar. In dit document worden voor de verschillende actoren de volgende afkortingen gehanteerd. Actor Afk. Omschrijving Auditor/Toetser AT Auditors/Toetsers voeren Proces- en Producttoetsen uit. De Auditor/Toetser ziet in- en direct toe op de werkwijze van de Opdrachtnemer. De Auditor/Toetser voert de Toetsen uit op basis van het vastgestelde toetsplan en rapporteert zonder oordeelsvorming. Auditors/Toetsers hebben een opleiding tot Auditor gevolgd voor het voorbereiden, uitvoeren en verwerken van (Proces-)Toetsen. Bureau Control & Toezicht BCT De afdeling Control en Toezicht (BCT) voert de zuivere controlfunctie uit en concentreert zich daarbij vanuit de integrale bedrijfscontrol op visievorming en inrichting van het managementcontrolsysteem, advisering, monitoring en controlerende en toezichthoudende taken. Contractmanager Binnen het IPM-rollenmodel is de Contractmanager verantwoordelijk voor de procesmatige beheersing van het vaststellen van de inkoopbehoefte, het opstellen van het inkoopplan, de contractvoorbereiding, aanbesteding en contractbeheersing (contractbewaking). De Contractmanager verwerkt de randvoorwaarden en risico s in het contract. De Contractmanager is verantwoordelijk voor de beheersing van het gehele proces van contractvoorbereiding, aanbesteding en uitvoering richting verschillende marktpartijen. De DID definieert contractmanagement als het ten behoeve van de organisatie pro-actief managen van een contract en/of groep contracten op juridisch, financieel en commercieel vlak, gericht op het zekerstellen dat afspraken uit de overeenkomst worden nagekomen en dat de risico s voor de organisatie beheersbaar zijn. De DID maakt hierbinnen onderscheid naar strategisch, tactisch en operationeel niveau. Pagina 15 van 59

16 Actor Afk. Omschrijving Tactisch contractmanagement is gericht op bewaking beheersing sturing van de diensten/contracten en richt zich vooral op de aansturing van de opdrachtnemer met betrekking tot de voortgang van de gecontracteerde dienstverlening, de prestaties van de opdrachtnemer en het oplossen van contract gerelateerde issues. Operationeel contractmanagement is gericht op de het contractbeheer van de gecontracteerde dienstverlening. De activiteiten die door de contractmanager ten behoeve van contractbeheersing conform SCB worden uitgevoerd bevinden zich hoofdzakelijk op tactisch/operationeel niveau 6. In deze uitwerking wordt er van uitgegaan dat de Contractmanager binnen het IPM-rollenmodel gelijk staat aan de tactisch/operationeel contractmanager volgens de DID definitie. Departementale Accountantsdienst DAD De DAD voert, onder andere, audits uit en rapporteert hierover aan de CFO van Rijkswaterstaat. Externe opdrachtgever EO De rol van Externe Opdrachtgever is altijd voorbehouden aan diegene die daartoe gemachtigd is in de mandaatregeling (contractenmandaat) en derhalve aan de directeuren en de HID. De Externe Opdrachtgever is het gezicht naar buiten, ondertekent belangrijke externe correspondentie en gaat verplichtingen aan (ondertekent het contract). Inkoopadviseur IA De Inkoopadviseur ondersteunt namens de afdeling IMD het aanbestedingsproces. Interne opdrachtgever IO De rol van Interne Opdrachtgever in het inkoopproces is die van de budgethouder. De Interne Opdrachtgever beslist namens de Externe Opdrachtgever over de stappen die leiden tot de uiteindelijke opdracht, exclusief de ondertekening van contract of opdrachtbon. De Interne Opdrachtgever is tevens budgetverantwoordelijke en voert de budgettoets uit. De rol van Interne opdrachtgever kan worden doorgemandateerd aan een afdelingshoofd (als het gaat om inkopen vanaf kostenplaatsen en activa of een projectverantwoordelijke (als het gaat om inkopen vanuit projecten). 6 De DID onderkent ook een strategisch contractmanager. In context van SCB wordt in deze uitwerking op deze rol niet nader ingegaan. Pagina 16 van 59

17 Actor Afk. Omschrijving Manager Projectbeheersing MPB De Manager Projectbeheersing is verantwoordelijk voor de beheersing van het project op de aspecten tijd/planning, geld/budget, kwaliteit, scope en risicobeheersing. De Manager Projectbeheersing is ook verantwoordelijk voor de projectbrede voortgangsrapportages en documentbeheersing. Lead-Auditor LA Lead-Auditors voeren Systeem- en Procestoetsen uit. Lead- Auditors hebben een opleiding tot Lead-Auditor gevolgd en zijn landelijke georganiseerd in de Vereniging van Lead- Auditors (VLA). Tijdens een Toets is het de taak van de Lead-Auditor om het initiatief nemen in voorbereiding, uitvoering en uitwerking van de Toets. Opdrachtgever OG De partij ten behoeve waarvan de overeenkomst wordt gesloten. Opdrachtnemer ON De wederpartij bij de overeenkomst die zich heeft verplicht tot het uitvoeren van de opdracht. In de basisovereenkomst genoemde natuurlijke of rechtspersoon aan wie de realisatie van het werk en, indien overeengekomen, het meerjarig onderhoud is opgedragen. Projectmanager PM De Projectmanager is verantwoordelijk voor het bereiken van het projectresultaat. Hij wordt hierop aangesproken door de (Externe en de) Interne Opdrachtgever. De Projectmanager stuurt het projectteam, bewaakt de onderlinge raakvlakken binnen het team en zorgt voor het samenbindend leiderschap. De Projectmanager is sparringpartner en intermediair tussen (Externe en Interne) Opdrachtgever, lijn en project. Risicomanager RM De Risicomanager voert het proces risicomanagement uit. De Risicomanager heeft tot taak de informatie van specialisten beschikbaar te krijgen en een adequaat Risicolog in te richten. SCB-coördinator SC De SCB-coördinator is het single-point-of-contact voor SCB binnen de DID. Technisch Manager TM De Technisch Manager is verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke inbreng in het project. De technisch manager is verantwoordelijk voor het formuleren van de (functionele) specificaties in het contract. Pagina 17 van 59

18 3.4 Begrippen Begrip Accepteren Omschrijving Goedkeuring door Opdrachtgever van (onderdelen van) de Prestatie of Diensten. Toelichting: Bij Accepteren neemt de Opdrachtgever de verantwoordelijkheid en het eigendom over van de Opdrachtnemer. Dit legt een zware verplichting op de Opdrachtgever om acceptatie zorgvuldig vorm en inhoud te geven. Accepteren is vergelijkbaar met Aanvaarden onder UAV-gc. Beoordelen Schriftelijke aan de Opdrachtnemer gerichte mededeling waarin de Opdrachtgever verklaart (al dan niet) geen bezwaar te hebben tegen door de Opdrachtnemer ter Beoordeling voorgelegde items. Met een positieve Beoordeling spreekt de Opdrachtgever op basis van de bij hem beschikbare kennis en ervaring het vertrouwen uit dat het aangeboden item zou kunnen voldoen. Bij Beoordeling blijft de Opdrachtnemer wel verantwoordelijk voor de uiteindelijke werking. Opdrachtgever verleent bij een Beoordeling geen decharge op/aan betreffende (op)geleverde (deel)levering. Toelichting: Bij Beoordelen neemt de Opdrachtgever nadrukkelijk de verantwoordelijkheid en het eigendom niet over van de Opdrachtnemer. Beoordelen is gelijk aan Accepteren onder UAV-gc. Dat hier een afwijkende naamgeving wordt gehanteerd is omdat het begrip Accepteren onder ARBIT de (andere) betekenis heeft (zoals hierboven aangegeven). Merk op dat deze definitie anders is dan wat wordt verstaan onder het begrip beoordelen met kleine letter zoals gehanteerd in ARVODI. Bevinding Tekortkoming Een feit dat de Opdrachtgever met een Toets heeft vastgesteld. Dit kan zowel een positieve als een negatieve Bevinding zijn. Een negatieve Bevinding die naar het oordeel van de Opdrachtgever als zwaarwegend wordt aangemerkt. Toelichting: Merk op dat deze definitie anders is dan wat wordt verstaan onder het begrip tekortkoming met kleine letter zoals gehanteerd in ARBIT. Pagina 18 van 59

19 Begrip Testen Omschrijving Aantonen dat het gerealiseerde systeem, subsysteem, component of element voldoet aan het betreffende ontwerp. Toelichting: Testen is gericht op het voldoen aan het ontwerp, in tegenstelling tot Verifiëren dat is gericht op het voldoen van de gerealiseerde Prestatie/Diensten aan de eisen. Testen is een verificatiemethode. Testen is een gebruikelijke term voor het Verifiëren in de realisatiefase. Testen is primair een proces van de Opdrachtnemer maar ook de Opdrachtgever kan Testen uitvoeren. Toetsen Vergelijken van waarnemingen met referenties. Toelichting: Toetsen zijn vergelijkbaar met audits. Toetsen zijn de ultieme vorm van eyes on, hands off. Toetsen is een proces van de Opdrachtgever, niet van de Opdrachtnemer. Verifiëren Het aantonen dat de Prestatie of Diensten na realisatie voldoen aan de eisen in de Overeenkomst. Alle activiteiten die nodig zijn om objectief en expliciet te kunnen aantonen dat de oplossing voldoet aan de eisen en behoeften van de klant en daarmee past binnen de oplossingsruimte. Toelichting: De begrippen Verificatie en Validatie worden naast en door elkaar gebruikt. Hier is gekozen voor de term Verificatie, hiermee wordt ook Validatie inbegrepen. Verificatie brengt afwijkingen vroegtijdig aan het licht. Corrigerende maatregelen kunnen zowel betrekking hebben op de ontwerp- of realisatiekeuzes als op de eisenformuleringen en mogelijk zelfs op het ambitieniveau van de klant. Pagina 19 van 59

20 4 Proces van de SCB-coördinator Dit hoofdstuk beschrijft de interactie tussen het contractmanagement proces voor een specifiek contract en het proces van de SCB coördinator. De interactie is continu en geldt voor het elke stap in het contractmanagement proces. 1 De SCB-coördinator is beschikbaar om elk project of lopend contract SC met raad en daad terzijde te staan. 2 Voor elk contract dient de contractmanager periodiek op verzoek van de SCB-coördinator de SCB-projectmeter in te vullen. Toelichting: De SCB-projectmeter is het instrument waarmee de SCBcoördinator van de DID de mate van toepassing van SCB binnen de DID meet. Om inzicht te kunnen krijgen heeft de SCB-coördinator input nodig van de verschillende contracten binnen de DID. De contractmanager is diegene die dit inzicht heeft en die daarom gevraagd wordt middels invullen van de SCB-projectmeter de input te leveren. 3 De SCB-coördinator rapporteert op basis van de aangeleverde SCBprojectmeters periodiek zowel aan de DID Directie als aan de landelijke SCB-coördinator over de status van de uitvoering van SCB bij de DID en adviseert de DID Directie over verbeteringen. Toelichting: De SCB-coördinator consolideert alle van de verschillende contractmanagers verkregen input tot één rapportage. 4 De afdeling BCT voert periodiek en steekproefsgewijs op verzoek van de SCB-coördinator audits uit op het correct toepassen van SCB en op het correct invullen van de SCB-projectmeter. Toelichting: Als onderdeel van het overkoepelend SCB-proces binnen de DID (zoals gecoördineerd door de SCB-coördinator) zal de afdeling BCT periodiek steekproeven uitvoeren. 5 De DAD voert periodiek op verzoek van de CFO van Rijkswaterstaat audits uit op de uitvoering van SCB binnen Rijkswaterstaat. Toelichting: Niet alleen de eigen afdeling BCT van de DID maar ook de DAD van Rijkswaterstaat voert daar waar nodig audits uit. SCB-projectmeter SCB-rapportage SCB-projectmeter SCBrapportage SC BCT DAD Pagina 20 van 59

21 5 Contractmanagement proces In het navolgende worden per stap in het contractmanagement proces de acties benoemd die voor de toepassing van de SCB methodiek dienen te worden uitgevoerd. 5.1 Voorbereiden Het contractmanagement proces begint altijd met een voorbereidingsfase. In deze fase wordt onder andere het projectteam ingericht dat de aanbesteding zal gaan doen en worden de bijbehorende plannen opgesteld en geaccordeerd. Start Inrichten (project)org. Intern Kwal.plan Auditplan Inrichten contractdossier Strat. Inkoopplan SAP Voorbereiden Risicomanagement SCB afweging Interne ondertekening Risicolog-1 Projectplan Inkoopplan Afw.kader SCB SCB toepassen? J N Exit Marktbenaderen en gunnen Pagina 21 van 59

22 5.1.1 Inrichten (project-)organisatie De stap Inrichten (project-)organisatie betreft het beleggen van de voor contractvorming en aansluitende contractbeheersing benodigde rollen. 1 Voor elk contract dient de Externe Opdrachtgever te zijn benoemd. De Externe Opdrachtgever dient te weten wat in de rol van Opdrachtgever van een ISO of soortgelijk certificaat of kwaliteitssysteem mag worden verwacht. EO Toelichting: De Externe Opdrachtgever is gelijk aan de (gedelegeerd) Opdrachtgever zoals benoemd in het Kader SCB. De Externe Opdrachtgever wordt ingevuld door DG, HID en/of gemandateerde directeur. De invulling van de rol van Externe Opdrachtgever wordt bepaald door de omvang van de opdracht (volgens mandaatregeling RWS). Projectplan 2 Optioneel De Externe Opdrachtgever kan zich laten vertegenwoordigen door een Interne Opdrachtgever. In voorkomende gevallen worden meerdere personen aangewezen die een rol spelen bij de vertegenwoordiging van de Opdrachtgever. Toelichting: De Interne Opdrachtgever is gelijk aan de vertegenwoordiger van de Opdrachtgever zoals benoemd in het Kader SCB. Het verdient de voorkeur dat de Externe Opdrachtgever zich niet laat vertegenwoordigen maar vaak zal dit uit praktische overwegingen wel het geval zijn. De Interne Opdrachtgever is namens de Externe Opdrachtgever verantwoordelijk voor het goede verloop van het proces. De projectorganisatie legt verantwoording af aan de Interne Opdrachtgever. Onder Prince2 is de Interne Opdrachtgever hiermee per definitie Senior Supplier. Projectplan EO Pagina 22 van 59

23 3 Voor elk contract zal de aanbesteding onderdeel uitmaken van een project (I, II.A hieronder). Dit geldt zowel voor Nieuwbouw (aanleg- )projecten als voor Beheer&Onderhoudscontracten. Ook binnen Beheer&Onderhoudscontracten kunnen aansluitend projecten worden uitgevoerd (II.C hieronder). In al deze gevallen geldt dat het contract onderdeel dient uit te maken van de scope van het Projectplan van het betreffende project. PM Toelichting: We onderscheiden wederom de navolgende typen contracten en onderliggende fases: I. Nieuwbouw (aanleg-)contract (project) A. Aanbesteding Nieuwbouwcontract (projectfase) B. Uitvoering Nieuwbouwcontract (projectfase) II. Beheer&Onderhoudscontract A. Aanbesteding Beheer&Onderhoudscontract (project) B. Uitvoering Beheer&Onderhoud (continu) C. Project onder Beheer&Onderhoudscontract (project) Het Projectplan is de basis voor het project dat het contract tot stand laat komen (I, II.A) dan wel uitvoert (I, II.C). Het uitvoeren van een Beheer&Onderhoudscontract (II.B) is een continue activiteit, geen project. Hiervoor geldt geen Projectplan maar alleen een Contractbeheersplan. Merk op dat binnen de DID specifieke historisch gegroeide projectvormen worden gehanteerd voor de sturing van projecten (zoals bijvoorbeeld de P*Q en PV rollen binnen Directie Data). In dergelijke gevallen zal pragmatisch op de bestaande situatie moeten worden aangesloten. Projectplan 4 Voor elk contract dient een Contractmanager te zijn benoemd. Toelichting: Het is van essentieel belang dat er altijd één eenduidige persoon is gekoppeld aan een contract. Dit is de Contractmanager. Geadviseerd wordt voor Beheer&Onderhoudscontracten de Contractmanager tijdens de projectfase (de precontractuele fase) dezelfde persoon te laten zijn als de Contractmanager in de uitvoeringsfase (contractuele fase). Dit is niet per sé noodzakelijk maar wel wenselijk. Het is gewenst rollen door verschillende personen te laten vervullen. Vanwege de constructieve spanning en de noodzakelijke functiescheiding die tussen de rollen nuttig en nodig is wordt aanbevolen de rollen zo min mogelijk te combineren. Merk op dat de Projectmanager (en niet de Contractmanager) de projectverantwoordelijke is zoals benoemd in het DID inkoopproces. Projectplan PM Pagina 23 van 59

24 5 Voor elk contract dient een Risicomanager te zijn benoemd. PM Toelichting: Het is voor elk project maar zeker bij toepassing van SCB van belang dat risicomanagement wordt uitgevoerd en dat er expliciet een Risicomanager is aangewezen die hiervoor verantwoordelijk is. Merk op dat, gezien de fundamenteel verschillende karakters van de fases, de Risicomanager in de precontractuele fase een ander persoon kan zijn dan in de contractuele fase. Ook hier gaat het om een rol die bij voorkeur niet wordt gecombineerd met andere rollen. Projectplan 6 Optioneel Het wordt aanbevolen om aan een project vanaf het begin Lead- Auditors te betrekken in een adviesrol. Toelichting: Het vanaf het begin betrekken van Lead-Auditors als inhoudelijke deskundige op het gebied van de veronderstelde werking van kwaliteitsborging kan helpen voorkomen dat in een later stadium blijkt dat de randvoorwaarden om SCB te kunnen uitvoeren onvoldoende aanwezig zijn. Projectplan 7 De Externe Opdrachtgever, de Interne Opdrachtgever maar ook de Contractmanager en de Risicomanager (en uiteraard de Projectmanager zelf) dienen expliciet met naam, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden te worden benoemd in het Projectplan. Projectplan PM Toelichting: Het Projectplan is de basis voor de communicatie van het project met zijn omgeving en zal de verschillende rollen binnen het project moeten benoemen. Het is van belang dat het Projectplan expliciet aangeeft dat de Interne Opdrachtgever namens de Externe Opdrachtgever mag optreden en welke bevoegdheden de Interne Opdrachtgever hierin heeft. 8 De Interne Opdrachtgever bevraagt de Projectmanager periodiek over de organisatie en werking van de contractbeheersing (vast onderdeel bij voortganggesprekken). De Interne Opdrachtgever maakt met de Projectmanager afspraken over periodiek voortgangsoverleg. De Interne Opdrachtgever stemt af met de Externe Opdrachtgever. De frequentie van overleg en afstemming tussen Externe Opdrachtgever, Interne Opdrachtgever en Projectmanager dient in het Projectplan te zijn vastgelegd. Projectplan IO Toelichting: Pro-actief meedenken zal de interactie tussen Externe Opdrachtgever, Interne Opdrachtgever en het team versterken. Pagina 24 van 59

25 9 Het wordt aanbevolen voor elk project een intern kwaliteitsplan op te MPB stellen. Dit interne kwaliteitsplan maakt onderdeel uit van het Projectplan. Optioneel Toelichting: Toepassen van SCB betekent gebruik maken van externe kwaliteitsborging. Externe kwaliteitsborging gaat hand in hand met interne kwaliteitsborging. Het is van essentieel belang dat niet alleen de Opdrachtnemer kwaliteitsborging invult maar dat ook de Opdrachtgever dit doet. De interne kwaliteitsborging wordt vastgelegd als onderdeel van het Projectplan in een intern kwaliteitsplan voor het project. Projectplan 10 Optioneel Het wordt aanbevolen voor elk project een auditplan op te stellen. Dit auditplan maakt onderdeel uit van het interne kwaliteitsplan. Het auditplan dient afspraken met de afdeling BCT over inzet te omvatten. Toelichting: Als onderdeel van de interne kwaliteitsborging moeten audits worden uitgevoerd. Het is van belang dit in een vroeg stadium te benoemen en te plannen. Dit is met name belangrijk om zeker te stellen dat ook inderdaad voldoende capaciteit beschikbaar is voor het uitvoeren van deze audits (bijvoorbeeld door de afdeling BCT). Projectplan MPB Pagina 25 van 59

26 5.1.2 Inrichten contractdossier Het inrichten van het contractdossier vormt een essentiële basis voor de verdere activiteiten. In aanvulling op de reguliere contractadministratie worden hieronder enige acties benadrukt die voor SCB van belang zijn. 1 De naam van de Contractmanager dient te worden opgenomen in de contractadministratie in SAP. Toelichting: De Contractmanager is het eerste aanspreekpunt voor een contract en dient eenduidig herkenbaar en traceerbaar geadministreerd te worden. Dit is onder andere van belang voor de SCB-coördinator die per contract een eenduidig aanspreekpunt moet hebben. SAP MPB 2 Elk contract dient onderdeel uit te maken van een Strategisch Inkoopplan (Inkoopstrategie). Dit geldt zowel voor Nieuwbouwprojecten (aanleg) als voor Beheer&Onderhoudscontracten. Toelichting: Dit is een reguliere activiteit voor elk inkooptraject. Het Strategisch Inkoopplan (Inkoopstrategie) wordt hier voor de volledigheid genoemd maar heeft weinig raakvlakken met SCB. 3 Voor elk contract dient een Inkoopplan (Aanbestedingsstrategie) te worden opgesteld. Dit geldt zowel voor Nieuwbouwprojecten (aanleg) als voor Beheer&Onderhoudscontracten. Toelichting: Ook dit is een reguliere activiteit voor elk inkooptraject. De beslissing (op basis van het Afwegingskader SCB) om al dan niet SCB toe te passen moet in het Inkoopplan (Aanbestedingsstrategie) worden opgenomen (zie verderop). Strategisch Inkoopplan Inkoopplan IA (IA) Pagina 26 van 59

27 5.1.3 Risicomanagement SCB gaat uit van risicogestuurde contractbeheersing. Door bij de beheersing te focussen op risico s wordt de beschikbare tijd en energie maximaal efficiënt en effectief ingezet. Geen risico, geen Toets. Risicomanagement is een randvoorwaarde om SCB te kunnen toepassen en behoeft daarom speciale aandacht. 1 Voor elk contract dient een Risicolog te worden aangelegd. RM Toelichting: Ook risicomanagement is een reguliere activiteit binnen elk inkooptraject. Risicomanagement is hiernaast de basis voor SCB. In de precontractuele fase wordt het Risicolog aangelegd dat vervolgens als rode draad voor het project als geheel en voor SCB in het bijzonder zal gaan gelden. Risicolog 2 Voor elk contract dient een initiële risicoanalyse te worden uitgevoerd. Toelichting: Door een initiële risicoanalyse uit te voeren wordt de basis gelegd voor risicomanagement binnen het project. In deze fase gaat het vooral om projectrisico s, dat wil zeggen de risico s die samenhangen met het beheerst uitvoeren van het project, en de inkooprisico s, de risico s die bepalend zijn voor keuzes in inkoopplan, contract en contractbeheersing. Merk op dat deze initiële risicoanalyse ook als uitkomst kan hebben dat geadviseerd moet worden het project niet voort te zetten. 3 De (belangrijkste, op het moment van opstellen van het Projectplan onderkende) risico s dienen te worden opgenomen in het Projectplan. Voor elk risico dienen beheersmaatregelen te worden benoemd. Toelichting: Dit is een reguliere activiteit die in alle gevallen als onderdeel van goed projectmanagement moet worden uitgevoerd. 4 De (belangrijkste, op het moment van opstellen van het Inkoopplan onderkende) risico s dienen te worden opgenomen in het Inkoopplan. Toelichting: Dit is een reguliere activiteit als onderdeel van elk inkooptraject. Risicolog Projectplan Inkoopplan 5 RM PM (IA) Pagina 27 van 59

28 5.1.4 SCB afweging SCB wordt in principe toegepast op alle contracten van de DID. Aan de hand van het afwegingskader kan een eventuele uitzondering op dit uitgangspunt worden beargumenteerd en vastgelegd. 1 Voor elk contract dient het Afwegingskader SCB doorlopen te worden. (IA) Toelichting: Ook dit is een reguliere activiteit voor elk inkooptraject. Afwegings -kader SCB 2 Het resultaat van het doorlopen van het Afwegingskader SCB dient te worden opgenomen in het Inkoopplan. In geval van niet-toepassen van SCB dient dit schriftelijk te worden onderbouwd. Toelichting: De beslissing al dan niet SCB toe te passen moet worden vastgelegd en middels het Projectplan en het Inkoopplan ter goedkeuring aan de betreffende beslissers worden voorgelegd. Als SCB niet wordt toegepast moet dit met redenen omkleed worden aangegeven. 3 De conclusie (J/N) uit het resultaat van het Afwegingskader SCB wordt opgenomen in SAP. Toelichting: De beslissing al dan niet SCB toe te passen moet ook in SAP worden vastgelegd zodat het eenduidig herkenbaar en traceerbaar geadministreerd staat. Dit is met name voor de SCBcoördinator van belang. De SCB-coördinator moet centraal inzicht hebben in welke contracten al dan niet onder SCB worden uitgevoerd. Inkoopplan 6.2 SAP (IA) MPB (IA) Pagina 28 van 59

29 5.1.5 Interne ondertekening Met de interne ondertekening van het Inkoopplan wordt de voorbereidingsfase afgerond en formeel bezegeld. 1 Het Inkoopplan dient te worden ondertekend door de Externe EO Opdrachtgever. Toelichting: Ook dit is een reguliere activiteit in elk inkooptraject. Bij toepassing van SCB ligt hierop gezien het belang van de rol van de Externe Opdrachtgever extra nadruk. Merk op dat met de ondertekening ook het al dan niet toepassen van SCB formeel wordt bekrachtigd. Inkoopplan Als de conclusie uit het resultaat van het Afwegingskader SCB is dat niet onder SCB gewerkt gaat worden, zijn de hierna beschreven acties in deze uitwerking niet verder van toepassing. Pagina 29 van 59

30 5.2 Marktbenaderen en gunnen In de tweede fase van het contractmanagement proces wordt het feitelijke contract opgesteld en ondertekend. Deze fase omvat dus zowel aanbesteding als contractering. Voorbereiden Marktbenaderen Inlichtingen set Marktbenaderen en Gunnen Opstellen Aanbestedingsdocs Publiceren Inlichtingen Offreren Inrichten contractbeheersing PvE Inlichtingen set Inschrijving Contractbeheersplan Contractteksten Beoordelingslijst KMS Acceptatielijst Gunnen/Contracteren EMVI-richtl. kwal.b Ondertekend Contract Uitvoeren Pagina 30 van 59

31 5.2.1 Marktbenaderen Ook de stap Marktbenaderen is voor SCB relevant. Het is van essentieel belang om in een zo vroeg mogelijk stadium bij alle betrokkenen inclusief de marktpartijen te nadrukken dat onder externe kwaliteitsborging gewerkt gaat worden en wat er vervolgens van hen verwacht wordt. 1 In eventuele marktconsultaties dient werken onder kwaliteitsborging expliciet aan de orde te worden gesteld. Potentiële inschrijvers dienen er expliciet op te worden gewezen dat onder kwaliteitsborging gewerkt gaat worden en dat de Opdrachtgever middels de SCB methodiek actief gaat toetsen of het kwaliteitsmanagementsysteem van de Opdrachtnemer functioneert (toets op werking ). Optioneel Toelichting: Het is van groot belang om in een zo vroeg mogelijk stadium te benadrukken dat gewerkt zal gaan worden onder kwaliteitsborging en hierbij tegelijk zeer expliciet te benadrukken dat dit consequenties met zich meebrengt. Nadruk leggen op ISO 9001 (onder vermelding van of vergelijkbaar ) inclusief het letterlijk citeren van de norm tijdens inlichtingensessies is een geschikt middel hiervoor. Merk op dat ISO 9001 in 99% van de gevallen de basis zal zijn maar dit is niet zeker. Een goede invalshoek is potentiële inschrijvers uit te dagen om aan te geven wat zij zelf verstaan onder werken onder kwaliteitsborging. Laat hen uitleggen wat het voor de Opdrachtgever betekent dat zij werken onder kwaliteitsborging. Inlichtingen set Pagina 31 van 59

32 5.2.2 Opstellen Aanbestedingsdocumenten In de stap Opstellen Aanbestedingsdocumenten wordt de juridische en contractuele basis gelegd voor de latere uitvoering van de SCB methodiek. 1 Het Selectiedocument dient te eisen dat de inschrijver een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) hanteert. Toelichting: Als SCB wordt toegepast moet al bij selectie de nadruk worden gelegd op externe kwaliteitsborging. Dit wordt vormgegeven door expliciet en met nadruk een gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9001 of vergelijkbaar) te eisen. Additioneel kan ook de mogelijkheid worden geboden dat de inschrijver niet gecertificeerd is maar middels een omschrijving van zijn kwaliteitsmanagementsysteem aangeeft wel onder kwaliteitsborging te kunnen werken. Contractteksten SCB 2 Optioneel Aanbevolen wordt om bij het vragen naar referenties specifiek te vragen naar die referenties waarmee de inschrijver de werking van zijn kwaliteitsmanagementsysteem aantoont. Toelichting: Referenties zijn een belangrijk middel om inzicht te krijgen in de daadwerkelijke capaciteiten van potentiële Opdrachtnemers. Daar waar het kwaliteitsmanagementsysteem iets zegt over opzet en bestaan van kwalteitsborging door de betreffende potentiële Opdrachtnemer, zeggen referenties iets over de feitelijke werking. 3 In het Programma van Eisen dienen eisen te worden opgenomen met betrekking tot het proces Kwaliteitsmanagement en het bijbehorende product Project/contractkwaliteitsplan (PKP). Toelichting: De Opdrachtnemer moet in het PKP beschrijven hoe hij kwaliteitsborging voor dit contract gaat invullen. In het PKP moet het contractspecifieke kwaliteitssysteem worden beschreven, gebaseerd op het generieke Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS). Merk op dat het PKP in de D&C contracten van de GWW onderdeel is van het Projectmanagementplan (PMP) maar dat het hier voor de DID zelfstandig wordt benoemd. Conform ISO 9001 wordt van de Opdrachtnemer verwacht dat hij interne audits uitvoert en een proces inricht voor het managen van afwijkingen. Contractteksten SCB Pagina 32 van 59

33 4 Aanbevolen wordt om de beschrijving van het projectspecifieke Kwaliteitsmanagementsysteem (het Project/contractkwaliteitsplan, PKP) al als onderdeel van de inschrijving (offerte) te eisen. Optioneel Toelichting: Deze aanbeveling impliceert dat het product Project/ contractkwaliteitsplan (PKP) al bij inschrijving wordt opgeleverd en niet na gunning. De redenering hierbij is dat dit product dan nadrukkelijk meegewogen kan worden in EMVI. Hierbij dient wel te worden afgewogen dat inschrijvers niet moeten worden opgezadeld met onredelijk hoge offertekosten. Contractteksten SCB 5 In het Programma van Eisen dienen eisen te worden opgenomen met betrekking tot het proces Overleggen. Toelichting: Het is voor toepassing van SCB van belang dat, tenminste, de Project Start Up (PSU) en het risico-overleg expliciet worden afgesproken. Merk op dat deze overleggen hier aandacht krijgen vanuit de relevantie voor SCB maar dat er uiteraard nog vele andere afstemmingsoverleggen zullen zijn. 6 In het Programma van Eisen dienen eisen te worden opgenomen met betrekking tot het proces Toetsen. Toelichting: De Opdrachtnemer zal aan Toetsen moeten meewerken. Het is van belang dat de Opdrachtgever geen tegenwerking ondervindt als hij wil Toetsen. Auditors moeten onbelemmerd toegang krijgen. 7 In het Programma van Eisen dienen eisen te worden opgenomen met betrekking tot het proces Opschorten betaling. Toelichting: Rijkswaterstaat onderscheidt voor D&C contracten 3 betalingsregelingen: betalen op planning, op voortgang of op product. Voor andere contractvormen gelden mogelijk andere betalingsregelingen. Hoe het ook zij, de contractvoorwaarden moeten het binnen de specifiek gehanteerde betalingsregeling expliciet mogelijk maken om betaling op te schorten als een Tekortkoming is geconstateerd. Bij betalen op product is het belangrijk dat de Tekortkoming los kan worden gezien van het product waarvoor de betaling geldt. Het is zeer goed mogelijk dat een Tekortkoming wordt geconstateerd op een proces of product dat los staat van het betaalmoment maar dat toch van groot belang is voor de kwaliteit van het eindresultaat. Contractteksten SCB Contractteksten SCB Contractteksten SCB Pagina 33 van 59

34 8 In verband met de uniformiteit verdient de toepassing van één betalingsregeling binnen Rijkswaterstaat de voorkeur. Rijkswaterstaat heeft hierbij gekozen voor de betaling op planning. Optioneel Toelichting: Als de opdrachtnemer zijn werk verricht zoals hij dat in zijn kwaliteitsmanagementsysteem heeft vastgelegd is de betaling aan de hand van de vigerende planning simpeler, kan het toezicht op een hoger niveau worden verricht, en kan dus efficiënter met de middelen worden omgegaan. Bij de DID is betalen op planning nog niet gebruikelijk voor nieuwbouw projecten en wordt over het algemeen betaald op product. Betalingsschema s voor Beheer&Onderhoudscontracten zijn wel vergelijkbaar met betalen op planning. 9 Optioneel Aanbevolen wordt om, in geval van betalen op product, de betaalmomenten zo gelijkmatig mogelijk over het traject te spreiden en om in een vroeg stadium van het traject betaalmomenten op te nemen. Toelichting: SCB vereist dat bij Tekortkomingen betalingen opgeschort kunnen worden. Als alle betaalmomenten in een laat stadium van het project plaatsvinden, geeft dit onvoldoende handvatten voor Tekortkomingen die uit vroegtijdige Systeem- en Procestoetsen voortkomen. Voor handhaving op dergelijke Toetsen is het dus van belang vroeg in het traject en regelmatig verspreid betaalmomenten te hebben. 10 In het Programma van Eisen dienen eisen te worden opgenomen met betrekking tot het proces Risicomanagement en het bijbehorende product Risicoregister. Toelichting: De Opdrachtnemer zal actief risicomanagement moeten voeren en een eigen Risicoregister moeten aanleggen en bijhouden. De Opdrachtnemer zal de door hem geconstateerde risico s moeten overleggen met de Opdrachtgever. Uiteraard hoeft hij slechts die risico s te overleggen die relevant zijn voor de Opdrachtgever. Contractteksten SCB Pagina 34 van 59

35 11 In het Programma van Eisen dienen eisen te worden opgenomen met betrekking tot het proces Verifiëren en de bijbehorende producten Verificatieplan, Verificatierapport en Verificatienota. Toelichting: Verifiëren betekent het door de Opdrachtnemer aantonen dat wordt voldaan aan de gestelde eisen. De Opdrachtnemer moet met een Verificatieplan per eis aangeven hoe de eis zal worden aangetoond. De Opdrachtnemer moet per uitgevoerde verificatie een Verificatierapport opstellen en tevens via een Verificatienota een eindrapport opstellen met de verantwoording dat aan alle eisen is voldaan. Voorbeeld: Stel dat de klant een eisenpakket heeft bij het aanschaffen van een auto: kleur blauw, 5 deuren, verbruik < 1-op-12, minimaal 160 km/uur, trekgewicht > 1200 kg, etc. Verificatie bij oplevering zou inhouden dat de leverancier elke eis naloopt en aangeeft dat eraan is voldaan (zie ook de figuur op pagina 19). Contractteksten SCB 12 In het Programma van Eisen dienen de inhoudelijke eisen duidelijk gescheiden te zijn van de proceseisen en dienen de inhoudelijke eisen individueel adresseerbaar te zijn. TM Toelichting: Het proces Verifiëren vereist dat per eis wordt aangetoond dat aan de eis wordt voldaan. Hiervoor is het nodig individueel naar elke eis te kunnen refereren. Ook de eisen aan de verificatiemethoden worden opgenomen onder de inhoudelijke eisen. Merk op dat dit in D&C contracten is voorzien door een strikte scheiding van inhoudelijke eisen (in Vraagspecificatie Eisendeel, VSE/VS1) en proceseisen (in Vraagspecificatie Procesdeel, VS2) en door toepassing van Systems Engineering (SE) bij opzetten van de VSE/VS1. 13 Wel voor ARBIT, niet voor ARVODI In het Programma van Eisen dienen eisen te worden opgenomen met betrekking tot het proces Testen en de bijbehorende producten Testplan en Testrapport. Toelichting: De Opdrachtnemer moet met een Testplan aangeven hoe en wanneer hij per op te leveren systeem, subsysteem, component of element gaat Testen en keuren. Per uitgevoerde Test moet een Testrapport worden opgesteld. Merk op dat Testen een proces van de Opdrachtnemer is. Dit neemt niet weg dat ook de Opdrachtgever Testen kan uitvoeren maar primair dient onder SCB het testproces bij de Opdrachtnemer te liggen. Voorbeeld: Stel de klant koopt een auto. De fabrikant produceert de auto en voert Testen uit. Eerst worden individuele onderdelen getest: levert de motor het vermogen volgens specificaties, geven de remmen de remvertraging zoals ontworpen, geeft de accu spanning en stroomsterkte binnen de normen, etc. Voor oplevering wordt de geassembleerde auto integraal getest door middel van onder andere een rijtest (zie ook de figuur pagina 19). Contractteksten SCB Pagina 35 van 59

36 14 In het Programma van Eisen dienen eisen te worden opgenomen met betrekking tot het proces Beoordelen. Toelichting: Beoordelen betekent het al dan niet afgeven van een verklaring van geen bezwaar (vergelijkbaar met Accepteren in UAVgc). Het is van essentieel belang dat beide partijen zich er goed van bewust zijn dat Beoordelen geen goedkeuring inhoudt. Contractteksten SCB 15 Het proces Beoordelen vereist dat in het Programma van Eisen een Beoordelingslijst wordt opgenomen. De Beoordelingslijst beschrijft de items die de Opdrachtgever ter beoordeling voorgelegd wil hebben. Toelichting: Met de Beoordelingslijst geeft de Opdrachtgever aan welke items hij gedurende de uitvoering van het contract ter Beoordeling voorgelegd wil krijgen en wil zien. Merk op dat de Opdrachtgever niet alle geëiste items ook daadwerkelijk op de lijst behoeft te zetten. Het is zeer wel denkbaar dat bijvoorbeeld een Risicoregister wel wordt geëist maar niet Beoordeeld hoeft te worden. Het Project/contractkwaliteitsplan zal bijvoorbeeld wel altijd Beoordeeld worden. Dit betekent dat het Risicoregister in dit geval niet en het Project/contractkwaliteitsplan wel op de Beoordelingslijst wordt opgenomen. De Beoordelingslijst zal ook de criteria moeten aangeven op basis waarvan de Beoordeling plaatsvindt. 16 De volgende items dienen altijd te worden Beoordeeld, dat wil zeggen dienen altijd op de Beoordelingslijst te worden opgenomen: Project/contractkwaliteitsplan (PKP) Verificatieplan en Verificatienota Testplan en Testrapport(en) Door de Opdrachtnemer op te stellen plannen (zoals Projectmanagementplan, Implementatieplan, Migratie/Transitieplan, Integratieplan, etc.) Beoordelingslijst Beoordelingslijst Toelichting: Genoemde items zijn cruciaal voor het welslagen van het project. Merk op dat er ook voor gekozen kan worden genoemde items te Accepteren. Opname op zowel de Beoordelingslijst als de Acceptatielijst is dan dubbel, in dat geval is opname op alleen de Acceptatielijst voldoende. Pagina 36 van 59

37 17 Voor andere items dient expliciet overwogen te worden ze al dan niet te Beoordelen, dat wil zeggen op te nemen op de Beoordelingslijst. Hierbij dient wel bedacht te worden dat de Opdrachtgever zich zo min mogelijk dient te bemoeien met het proces van de Opdrachtnemer. Optioneel Toelichting: Er kunnen meer items zijn die belangrijk zijn voor het welslagen van het project en die de Opdrachtgever wil zien. Het is verstandig deze te Beoordelen in plaats van te Accepteren. Voorbeelden van mogelijk ter Beoordeling op te nemen items zijn: Verificatierapport(en) Ontwerpen Onderaannemers Beoordelingslijst 18 In het Programma van Eisen dienen eisen te worden opgenomen met betrekking tot het proces Accepteren. Toelichting: Accepteren betekent hier goedkeuren (vergelijkbaar met Aanvaarden in UAV-gc). Merk op dat hier de definitie van ARBIT en ARVODI wordt gevolgd. Merk op dat, daar waar dit met Beoordelen niet het geval is, de Opdrachtgever door te Accepteren wel de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer overneemt. 19 Het proces Accepteren vereist dat in het Programma van Eisen een Acceptatielijst wordt opgenomen. De Acceptatielijst beschrijft de resultaten die de Opdrachtgever ter Acceptatie voorgelegd wil hebben. Toelichting: Met de Acceptatielijst geeft de Opdrachtgever aan welke onderdelen van de prestatie of diensten hij gedurende de uitvoering van het contract ter Acceptatie en goedkeuring voorgelegd wil krijgen. Aanbevolen wordt om zoveel mogelijk te Beoordelen en zo min mogelijk te Accepteren, dat wil zeggen de Acceptatielijst zo kort mogelijk te houden. Merk op dat de Acceptatielijst een belangrijk instrument is voor ijk- en go/nogo-momenten gedurende het traject. De precieze invulling, ook bijvoorbeeld voor wat betreft de af te spreken termijnen, vereist maatwerk en aandacht. De Acceptatielijst zal ook de criteria moeten aangeven op basis waarvan de Acceptatie plaatsvindt 20 De Acceptatielijst kan niet leeg zijn. De Acceptatielijst dient minimaal het eindresultaat, dat wil zeggen de Prestatie/Diensten, te bevatten. Toelichting: Er zal altijd aan het eind van het traject een moment van Acceptatie en van overdacht zijn. Dit moment komt overeen met het moment van Aanvaarden zoals gehanteerd onder UAV-gc. Contractteksten SCB Acceptatielijst Acceptatielijst Pagina 37 van 59

38 5.2.3 Publiceren Na het opstellen van de Aanbestedingsdocumenten kan de aanbesteding gepubliceerd worden en krijgen inschrijvers de gelegenheid aan te bieden Inlichtingen Na publicatie kan ervoor worden gekozen een inlichtingensessie te organiseren. Potentiële inschrijvers kunnen dan vragen stellen. Ook hier net als eerder bij Marktconsultaties is het van essentieel belang om te nadrukken dat onder kwaliteitsborging gewerkt gaat worden en wat er vervolgens van inschrijvers verwacht wordt. 1 In inlichtingensessies dient werken onder kwaliteitsborging expliciet aan de orde te worden gesteld. Potentiële inschrijvers dienen er expliciet op te worden gewezen dat onder kwaliteitsborging gewerkt gaat worden en dat de Opdrachtgever middels de SCB methodiek actief gaat Toetsen of het kwaliteitsmanagementsysteem van de Opdrachtnemer functioneert (toets op werking ). Optioneel Toelichting: Als bij marktconsultaties dient benadrukt te worden dat gewerkt zal gaan worden onder kwaliteitsborging en dat dit consequenties met zich meebrengt. Inlichtingen set Offreren Deze stap zal resulteren in inschrijvingen, inclusief beschrijvingen van de kwaliteitsmanagementsystemen van de betreffende (potentiële) Opdrachtnemers. Pagina 38 van 59

39 5.2.6 Inrichten contractbeheersing Ter voorbereiding van de uitvoeringsfase dient de uitvoering van beheersing van het contract georganiseerd en gepland te worden. Het Contractbeheersplan is hiervoor de basis. 1 Voor elke contract dient door de Contractmanager een Contractbeheersplan te worden opgesteld. Toelichting: Het Contractbeheersplan is als het ware een aanvulling op het Inkoopplan en op het Projectplan. Het Contractbeheersplan geeft in feite het plan voor het contractteam binnen het project. Het Contractbeheersplan moet voor gunning worden opgesteld. Contractbeheersplan 2 Het Contractbeheersplan dient te worden ondertekend door de Interne Opdrachtgever. Toelichting: Het Contractbeheersplan is een plan dat van essentieel belang is voor het welslagen van het traject en dient daarom formeel geaccordeerd te worden. Het Contractbeheersplan wordt minimaal getekend door de Interne Opdrachtgever, het is te prefereren dat het Contractbeheersplan ook door de Externe Opdrachtgever wordt ondertekend. Contractbeheersplan IO Pagina 39 van 59

40 Optioneel Gunnen/contracteren Met de gunning en ondertekening van het contract wordt de fase Markbenaderen en Gunnen formeel bezegeld. De Opdrachtnemer is nu bekend en de uitvoering van het contract kan beginnen. 1 Overweeg het Kwaliteitsmanagementsysteem van de inschrijver en hoe dit wordt toegepast op dit specifieke project/contract (en eventuele andere SCB-gerelateerde kwaliteitsparameters) als EMVI criterium op te nemen. Toelichting: SCB gerelateerde aspecten kunnen als kwaliteitsparameter in de EMVI worden meegenomen. Te denken valt aan aspecten als de mate waarin de inschrijver kwaliteitsborging heeft ingevuld. Merk op dat deze keus afhankelijk is van de risico s die het project kenmerken. Dit kan maar hoeft niet altijd het toepassen van kwaliteitsmanagement door de Opdrachtnemer te zijn. EMVI-richtlijnen kwaliteitsborging 2 De Externe Opdrachtgever ondertekent het contract. De Externe Opdrachtgever verleent hiermee de opdracht. EO Toelichting: De Externe Opdrachtgever is de formele ondertekenaar maar laat zich uiteraard adviseren door Inkoopadviseur, Interne Opdrachtgever, Projectmanager en Contractmanager. Pagina 40 van 59

41 5.3 Uitvoeren In deze derde fase wordt het contract uitgevoerd. Voor een project zal dit leiden tot oplevering van een concreet resultaat, voor de uitvoering van een Beheer& Onderhoudscontract is dit een continu proces. Voor de SCB gerelateerde activiteiten maakt het type contract weinig verschil, de activiteiten zijn op hoofdlijnen gelijk. Marktbenaderen en Gunnen Projectplan CBP PKP Opstarten PSU Man.statement Risicolog-2 Risicoregister Risicomanagement Risico-overleg Toetsplan Uitvoeren Bijsturen Bevindingen Toetsen Bevindingenform. Toetsverslagen Bevindingenreg. Acceptatielijst Beoordelingslijst Prestatie/Diensten Accepteren Beoordelen Items Factuur Betalen Prestatieverkl. Afronden Pagina 41 van 59

42 5.3.1 Opstarten Contractmanagement proces is een cyclisch proces maar vooraf dienen een aantal voorbereidende activiteiten te worden uitgevoerd die hiervoor de basis leggen. 1 De Contractmanager dient een Toetsplan op te stellen op basis van de verwachte risico s. Het Toetsplan bevat een afgewogen mix van Toetsen (toetsmix) en een motivatie waarom bepaalde risico s wel en bepaalde niet worden getoetst. Toelichting: Direct na gunning begint de Opdrachtnemer al met activiteiten waarop mogelijk al Toetsen uitgevoerd gaan worden, zoals bijvoorbeeld het opstellen van plannen. Toetsplan 2 Voor aanvang van de contractuitvoering dient Opdrachtgever een Project Start Up (PSU) te organiseren waarbij Opdrachtgever en Opdrachtnemer gezamenlijk de uitvoering van het contract bespreken. Toelichting: Het is van essentieel belang om bij aanvang van de uitvoering van het contract de klokken gelijk te zetten. Dit dient door het hoogste sturingsniveau (directie) en het projectniveau (projectteam) gezamenlijk en gelijktijdig te gebeuren. Alleen dan ontstaat een gemeenschappelijk beeld bij alle keyplayers waarop men later indien nodig kan terugvallen. 3 De Interne Opdrachtgever dient bij de PSU aanwezig te zijn. Het is sterk aan te bevelen dat ook de Externe Opdrachtgever bij de PSU aanwezig is. Toelichting: Rijkswaterstaat vindt het essentieel dat Opdrachtgever en Opdrachtnemer op een zo hoog mogelijk niveau bij het begin van een contract actief en bewust betrokken zijn. In het Kader SCB wordt gesteld dat de Externe Opdrachtgever bij de PSU aanwezig dient te zijn. In de praktijk zal dit vaak niet haalbaar zijn. Als de Externe Opdrachtgever zich laat vertegenwoordigen door de Interne Opdrachtgever is het extra belangrijk dat de gedelegeerde bevoegdheden expliciet in het Projectplan zijn opgenomen en door de Externe Opdrachtgever zijn geaccordeerd. 4 De Opdrachtgever en de Opdrachtnemer leggen het resultaat van de PSU vast in een managementstatement over de samenwerking binnen het traject. Toelichting: Ook dit staat met nadruk zo gesteld in het Kader SCB. Projectplan PSU Projectplan PSU Management -statement PSU PM IO IO Pagina 42 van 59

43 5 Aanbevolen wordt de grootste toprisico s al te bespreken tijdens de PSU. Optioneel Toelichting: Om zoveel mogelijk de beelden en verwachtingen af te stemmen, onder de titel hoe maken we van dit project een succes, kan het benoemen van wederzijds ingeschatte toprisico s een nuttige bijdrage leveren. Risicolog 6 Bij aanvang van de contractuitvoering, na de PSU, dient door de Contractmanager in samenwerking met de Risicomanager een gemeenschappelijk initieel Risico-overleg te worden belegd met de Opdrachtnemer. Toelichting: Het initiële Risico-overleg dient om in detail de risico s uit te wisselen die beide partijen zien. Dit is essentieel voor verder verwachtingmanagement. Er moet voorkomen worden dat in een later stadium risico s naar voren komen die voor de andere partij een verrassing zijn. 7 De Contractmanager dient na de PSU en na het initiële Risico-overleg het Toetsplan te actualiseren op basis van de geconstateerde risico s. Toelichting: Na de PSU en het initiële Risico-overleg zijn de contouren van de contractuitvoering bekend. Mogelijk is op dit moment ook het PKP al beschikbaar. Dit alles tezamen geeft de basisinformatie om het Toetsplan te actualiseren. Risico-overleg Toetsplan RM Pagina 43 van 59

44 5.3.2 Risicomanagement Risicomanagement is de rode draad door het contractmanagement proces. Risicomanagement voedt SCB door als basis te dienen voor de uit te voeren Toetsen. 1 De Risicomanager dient continu, conform de afspraken in het Contractbeheersplan, het Risicolog te actualiseren (cyclische risicobeheersing). RM Toelichting: Het is voor SCB van essentieel belang dat continu scherp aandacht wordt besteed aan de risico s die het project kunnen bedreigen. Risico s zijn de basis voor de Toetsen en Toetsen zijn de basis voor het voorkomen van problemen. Risico s moeten op het juiste niveau worden benoemd om een goede toetsplanning te kunnen maken, dat wil zeggen ook op proces- en systeemniveau. Merk op dat er geen gemeenschappelijk Risicolog wordt gemaakt, zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer houden hun eigen Risicolog. Merk op dat het hier (in het kader van SCB, de taak van risicomanagement binnen het project is uiteraard breder) vooral gaat om de contractrisico s (dat wil zeggen de risico s die bepalend zijn voor het beheerst uitvoeren van het contract) en niet meer om inkoop- en projectrisico s. Risicolog 2 Het Risicolog dient door de Risicomanager tenminste na de PSU, na de initiële risicosessie en na beoordeling van het Project/contractkwaliteitsplan geactualiseerd te worden. Toelichting: De indrukken opgedaan in PSU, het initiële Risico-overleg van Opdrachtgever en Opdrachtnemer tezamen en het Project/ contractkwaliteitsplan geven de basis voor de uitvoeringsrisico s. 3 Het Risicolog dient continu en proactief door de Risicomanager geactualiseerd te worden aan de hand van alle mogelijke signalen en alle beschikbare input, inclusief de resultaten van uitgevoerde Toetsen (Bevindingen). Risicolog Risicolog RM RM Toelichting: Risicomanagement is een vak. De uitdaging van Risicomanagement ligt in het zo vroeg mogelijk signaleren van die risico s die werkelijk bedreigend zijn en het vervolgens op een dusdanige manier formuleren van deze risico s dat ze als uitgangspunten van Toetsen kunnen dienen. Alle actoren, van hoog tot laag, dienen hierbij te worden betrokken. Pagina 44 van 59

45 5.3.3 Toetsen Toetsen is de kern van SCB. Door middel van Toetsen wordt de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem van de Opdrachtnemer continu bewaakt. Het proces Toetsen is gericht op het voorkomen van problemen. 1 De Contractmanager dient het Toetsplan conform de afspraken in het Contractbeheersplan periodiek naar aanleiding van hernieuwde inzichten, resultaten van uitgevoerde Toetsen en actualisatie van het Risicolog bij te stellen, inclusief een geactualiseerde toetsstrategie en een geactualiseerde claim van de voor SCB benodigde resources zoals Lead-Auditors en Auditors/Toetsers. Toelichting: Het Toetsplan is een levend document dat continu naar aanleiding van de laatste inzichten wordt bijgesteld. Toetsen is vergelijkbaar met auditen, Toets is een ander woord voor een door de Opdrachtgever uitgevoerde audit. Rijkswaterstaat onderscheidt 3 soorten Toetsen: Systeemtoets. Een Toets op het in het contract geëiste KMS en PKP van de Opdrachtnemer. Het gaat hier vooral om de werking van de Deming-circel op systeemniveau. Procestoets. Een Toets op het functioneren van de processen die de Opdrachtnemer heeft beschreven in zijn plan en deelplannen. Producttoets. Een Toets ter beoordeling of producten voldoen aan gestelde eisen en/of technische specificaties, met als doel de betrouwbaarheid van de gegevens van de Opdrachtnemer vast te stellen. Toetsplan Pagina 45 van 59

46 2 Het Toetsplan dient voor alle betaalmomenten een Toets op het betaalcriterium te bevatten. Toelichting: De Rijksoverheid dient rechtmatig te betalen. In het Toetsplan dient dit expliciet zeker te worden gesteld door op betaalmomenten indien nodig extra Toetsen in te plannen. De specifieke invulling van deze eis is uiteraard erg afhankelijk van de gekozen betalingsregeling (betalen op planning, voortgang of product). Merk op dat het Kader SCB aangeeft dat bij uitzondering de toets op het betaalcriterium niet wordt toegepast. Voor de DID geldt deze uitzondering niet en wordt de toets op het betaalcriterium altijd toegepast. Toetsplan 3 De toetsmix dient door een onafhankelijke derde te worden beoordeeld. Toelichting: Als onderdeel van de interne kwaliteitsborging dient het project de toetsmix extern (bijvoorbeeld door een Lead-Auditor die niet bij het project betrokken is) te laten reviewen (4-ogen principe). 4 Het Toetsplan dient te worden ondertekent door de Projectmanager. Toelichting: Het Toetsplan heeft impact op de resources van het project. Dit dient integraal te worden gewaakt door de Projectmanager (hierin uiteraard ondersteund door de Manager Projectbeheersing). 5 De inzet van Lead-Auditors binnen de DID wordt gecoördineerd door de SCB-Coördinator. Aanvragen dienen bij de SCB-Coördinator te worden ingediend. Toelichting: De Lead-Auditors worden ingezet vanuit een Rijkswaterstaat-brede en een DID-brede resourcepool. De Lead- Auditors zijn binnen Rijkswaterstaat lid van de Vereniging van Lead- Auditors (VLA) die centraal wordt gecoördineerd. De SCB-coördinator coördineert DID breed de inzet van de Lead-Auditors. 6 Alle Systeemtoetsen en Procestoetsen dienen te worden uitgevoerd door interne Rijkswaterstaat medewerkers. Producttoetsen mogen eventueel worden uitbesteed. Toelichting: Rijkswaterstaat hanteert het beleid dat Toetsen zoveel mogelijk door interne mensen moeten worden uitgevoerd. Toetsplan Toetsplan Toetsplan Toetsplan PM Pagina 46 van 59

47 7 Alle Systeemtoetsen en bij voorkeur ook de Procestoetsen dienen te worden uitgevoerd door een gecertificeerd Lead-Auditor. Toelichting: De Rijkswaterstaat hanteert het beleid dat Systeemtoetsen en bij voorkeur ook Procestoetsen door een gecertificeerd Lead-Auditor moeten worden uitgevoerd. Een gecertificeerd Lead-Auditor is een interne Rijkswaterstaat medewerker, heeft met succes de betreffende Lloyds opleiding gevolgd en is lid van de Vereniging van Lead-Auditors. Auditorslijst 8 Alle Proces- en Producttoetsen dienen te worden uitgevoerd door een gecertificeerd Auditor/Toetser. Bij voorkeur worden ook Procestoetsen uitgevoerd door een gecertificeerd Lead-Auditor. Toelichting: Een gecertificeerde Auditor/Toetser heeft de betreffende Lloyds opleiding gevolgd. De interne Rijkswaterstaat medewerkers waarvoor dit geldt staan geregistreerd in de Rijkswaterstaat lijst van bevoegde Auditors. Externe medewerkers dienen certificering te kunnen aantonen. Auditorslijst 9 Lead-Auditors en Auditors/Toetsers mogen zich altijd laten vergezellen door inhoudelijke experts. TM Optioneel Toelichting: De Lead-Auditors en de Auditors/Toetsers managen het toetsproces maar zijn niet per se de inhoudelijk deskundigen. Zij zullen veelal een beroep doen op experts, afkomstig uit het team van de Technisch Manager, voor advies en ondersteuning. 10 De inzet van Auditors/Toetsers wordt niet centraal gecoördineerd en dient met de betreffende lijnorganisatie zelf te worden afgesproken. Toelichting: Auditors/Toetsers zijn over het algemeen inhoudelijke experts die in tegenstelling tot Lead-Auditors niet generiek inzetbaar zijn maar zijn verbonden aan een specifiek werkveld. 11 De Contractmanager voert voor aanvang van de Toets een intakegesprek met de Lead-Auditor en/of Auditor/Toetser. De Contractmanager stelt hierbij het intake formulier op. Toelichting: Door het hanteren van het intake formulier is de voorbereiding van de Toets aantoonbaar. De belangrijkste elementen van het intake formulier zijn de beschrijvingen van het doel, de basis en de scope van de Toets. Het intake formulier is een intern document dat niet aan de opdrachtnemer wordt verstrekt. Contractbeheersplan Intake formulter Pagina 47 van 59

48 12 Nadat alle gegevens bekend zijn en de afspraken met de functionarissen van de Opdrachtnemer zijn gemaakt wordt de Toets door de Contractmanager formeel aan de Opdrachtnemer bevestigd. Toelichting: Het is, zeker bij Toetsen, van groot belang de afspraken open, transparant en vooral duidelijk te houden. 13 De Bevindingen uit de Toetsen worden ter plekke door de Lead- Auditor en/of Auditor/Toetser vastgelegd en ter ondertekening voorgelegd aan de Opdrachtnemer. Toelichting: Bij het Toetsen door de Opdrachtgever worden feiten geconstateerd. Er wordt niet geoordeeld en er worden geen adviezen gegeven. Bevindingen dienen daarom objectief en feitelijk te zijn en mogen geen aanleiding geven tot discussie. Bevindingen dienen daarom door de Opdrachtnemer bevestigd te worden. 14 Alle uitgevoerde toetsen worden vastgelegd in Toetsverslagen en gearchiveerd. Toelichting: Toetsverslagen dienen ter verdere onderbouwing en verslaglegging van de uitgevoerde Toets. Bevindingenformulier Toetsverslag LA AT LA AT 15 Optioneel Aanbevolen wordt om de Toetsverslagen ter informatie te delen met de Opdrachtnemer. Toelichting: Toetsverslagen zijn bedoeld voor de eigen administratie van Rijkswaterstaat en hoeven in principe niet te worden gedeeld met de Opdrachtnemer. Het is vanwege openheid van zaken en transparantie te prefereren dit wel te doen en dit is in de praktijk ook goed gebruik. Toetsverslag Pagina 48 van 59

49 5.3.4 Bevindingen Bevindingen zijn de uitkomsten van de uitgevoerde Toetsen. Bevindingen moeten goed geadministreerd worden. 1 De Lead-Auditor en/of de Auditor/Toetser dient de resultaten van de uitgevoerde Toetsen (Bevindingen) inclusief status (positief, negatief) te administreren en vast te leggen in een Bevindingenregister. LA AT Toelichting: Toetsen zijn een formeel instrument. Resultaten van uitgevoerde Toetsen kunnen in een later stadium moeten dienen als bewijslast. Het standaard registratiemiddel binnen Rijkswaterstaat is het URSCB tool. Bevindingenregister 2 De Lead-Auditor en/of Auditor/Toetser stelt naar aanleiding van de uitgevoerde Toetsen een advies op aan de Contractmanager. Het document wordt in eerste instantie door de auditors ingevuld en daarna door de Contractmanager aangevuld en vastgesteld. Toelichting: Het doel van het advies is om de contractmanager te adviseren over negatieve Bevindingen, risico aanpassingen, aandachtspunten en eventuele nieuwe risico s. Het advies is een intern document dat niet aan de Opdrachtnemer wordt verstrekt. 3 De Contractmanager besluit of een negatieve Bevinding al dan niet een Tekortkoming is. Toelichting: Toetsen leiden tot positieve dan wel negatieve Bevindingen. Een negatieve Bevinding kan al dan niet door de Opdrachtgever als een Tekortkoming worden aangemerkt. Tekortkomingen kunnen betalingsconsequenties hebben. Uiteraard betrekt de Contractmanager de (Interne, Externe) Opdrachtgever indien en zodra nodig. 4 De Contractmanager dient de Opdrachtnemer zo snel mogelijk schriftelijk op de hoogte te stellen van (positieve dan wel negatieve) Bevindingen dan wel Tekortkomingen. Toelichting: De Opdrachtnemer dient, omdat het grote impact kan hebben op het verloop van het project, zeker in geval van een geconstateerde Tekortkoming snel op de hoogte te worden gebracht. Merk op dat de Contractmanager degene is die de communicatie voert tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Advies aan Bevindingenregister Toetsverslag LA AT Pagina 49 van 59

50 5 Het Bevindingenregister dient voor negatieve Bevindingen aan te geven of de Bevinding een Tekortkoming is, inclusief de motivatie, de betalingsconsequenties, noodzaak van hertoets en de acties voor aanpassen van het Toetsplan. Toelichting: Vooral negatieve Bevindingen en zeker Tekortkomingen moeten nauwgezet worden geadministreerd aangezien dit later als bewijslast moeten kunnen dienen. Bevindingenregister Pagina 50 van 59

51 5.3.5 Bijsturen Toetsen zijn bij voorkeur preventief en zijn bedoeld om problemen te voorkomen. Het is daarom noodzakelijk dat aan de hand van de resultaten van Toetsen adequaat wordt bijgestuurd. Ook intern dient de cirkel van Deming te worden doorlopen en daar waar nodig te worden bijgestuurd. 1 De Interne Opdrachtgever bespreekt periodiek de interne kwaliteitsborging van de contractuitvoering met de Projectmanager. De Interne Opdrachtgever bespreekt dit vervolgens met de Externe Opdrachtgever. IO Toelichting: De Interne Opdrachtgever houdt de Projectmanager scherp en checkt of de interne processen goed worden gevolgd. Deze afstemming richt zich onder andere op de interne Deming-cirkel voor het contractmanagement proces (werkt de werkwijze?, is het Risicolog adequaat?, bevat het Toetsplan risico s uit het Risicolog? zijn alle geplande Toetsen uitgevoerd? zijn de toetsresultaten in het Risicolog opgevolgd? is het Toetsplan aangescherpt?). Projectplan 2 Als blijkt dat het Kwaliteitsmanagementsysteem van de Opdrachtnemer niet goed functioneert, escaleren de Projectmanager en de Contractmanager, eventueel via de Interne Opdrachtgever, naar de Externe Opdrachtgever. PM (IO) Toelichting: Het is van essentieel belang dat een escalatie die betrekking heeft op het Kwaliteitsmanagementssysteem (dat wil zeggen een Tekortkoming op systeemniveau en niet op proces- of productniveau) wordt behandeld op het hoogste niveau in de organisatie, zowel aan de kant van de Opdrachtgever als van de Opdrachtnemer. 3 In geval van een Tekortkoming op het Kwaliteitsmanagementsysteem op Systeemniveau spreekt de Externe Opdrachtgever (en niet de Interne Opdrachtgever) de Opdrachtnemer hierop aan. EO Toelichting: Merk op dat een dergelijke escalatie zal teruggrijpen op het managementstatement zoals dat bij de PSU is ondertekend. 4 In geval van een Tekortkoming dient de Opdrachtnemer de gebreken te herstellen en zal de Opdrachtgever een hertoets inplannen. Toelichting: De Opdrachtnemer moet in de gelegenheid worden gesteld geconstateerde gebreken te herstellen. Toetsplan Pagina 51 van 59

52 5 Na een positieve hertoets sluit de Contractmanager de betreffende Tekortkoming af. Toelichting: Wanneer uit een hertoets blijkt dat de gebreken aantoonbaar zijn opgeheven sluit de Contractmanager de Tekortkoming af en zal ook de opschorting van betaling worden opgeheven. Bevindingenregister 6 In geval van een negatieve Beoordeling op een door Opdrachtnemer opgeleverd item dient de Contractmanager te bewaken dat de Opdrachtnemer de redenen hiervoor wegneemt en dat het item opnieuw ter Beoordeling wordt aangeboden. Tevens dient de Contractmanager te bewaken dat de Opdrachtnemer niet met werkzaamheden verder gaat waar het negatief Beoordeelde item aan ten grondslag ligt. Toelichting: Een negatieve Beoordeling is niet zonder consequenties. Een negatieve Beoordeling betekent wel bezwaar. De geconstateerde bezwaren moeten verholpen zijn voordat het werk verder kan gaan. 7 In geval van afkeuren van een (onderdeel van de) Prestatie/Diensten dient de Contractmanager te bewaken dat de Opdrachtnemer de redenen hiervoor wegneemt en dat het (onderdeel van de) Prestatie/Diensten opnieuw ter Acceptatie wordt aangeboden. Tevens dient de Contractmanager te bewaken dat de Opdrachtnemer niet met werkzaamheden verder gaat waar afgekeurde onderdelen van de Prestatie/Diensten aan ten grondslag liggen. Toelichting: Niet-Accepteren is bijzonder zwaarwegend en betekent afkeuring. De geconstateerde afwijkingen moeten verholpen zijn voordat het werk verder kan gaan. Pagina 52 van 59

53 5.3.6 Betalen 1 Is er sprake van een Tekortkoming, dan leidt dit tot een volledige of gedeeltelijke opschorting van de betaling. Toelichting: In geval van een Tekortkoming besluit de Contractmanager tot het opschorten van betaling(en). 2 De Contractmanager is verantwoordelijk voor het borgen dat voor elk betaalmoment de toets op het betaalcriterium correct is uitgevoerd. Toelichting: De Contractmanager is verantwoordelijk voor de controle op rechtmatigheid van betalen. 3 De Contractmanager ondertekent de Prestatieverklaringen, conform afspraken in Contractbeheersplan. Toelichting: Merk op dat, in tegenstelling tot wat tot nu toe bij de DID gebruikelijk was, de Contractmanager de Prestatieverklaring autoriseert. Prestatieverklaring Contractbeheersplan Toetsplan Prestatieverklaring Pagina 53 van 59

54 5.3.7 Beoordelen Het proces Beoordelen is een voor SCB cruciaal proces. Met dit proces wordt inhoudelijk de vinger aan de pols gehouden zonder dat de Opdrachtgever de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer overneemt. 1 De Contractmanager controleert of alle op de Beoordelingslijst genoemde items inderdaad op het juiste moment en op de juiste wijze worden opgeleverd. Toelichting: Het is de taak van de Contractmanager om continu bij te houden of de Opdrachtnemer zich aan de afspraken met betrekking tot op te leveren items houdt. Beoordelingslijst 2 De Contractmanager vraagt indien nodig advies over de betreffende items aan daartoe aangewezen experts. Items TM Optioneel Toelichting: Beoordelen betekent het al dan niet afgeven van een verklaring van geen bezwaar (vergelijkbaar met Accepteren in UAVgc). Er wordt kennis genomen van het bestaan van de items en of bepaald of er aanleiding is het traject te stoppen. Er wordt in principe niet inhoudelijk op de items ingegaan. Zelfs als wel reviews worden uitgevoerd en commentaar wordt gegeven, dient dit expliciet enige goedkeuring uit te sluiten. Merk op dat het belangrijk is in te schatten of de Opdrachtnemer de eisen juist interpreteert en scherp is op het signaleren van tegenstrijdigheden (zoals vereist in zowel ARBIT als ISO 9001). 3 Afhankelijk van de conclusies van de experts verstrekt de Contractmanager een positieve dan wel negatieve Beoordeling op het betreffende item. TM Toelichting: De Opdrachtgever kan besluiten tot een positieve of negatieve Beoordeling. Een positieve Beoordeling betekent niet dat het item is goedgekeurd of ge-accepteerd, het betekent slechts dat er geen aanleiding is om het traject te stoppen. Anders gezegd: de verantwoordelijkheid blijft altijd bij de Opdrachtnemer en wordt niet door de Opdrachtgever overgenomen. 4 De Contractmanager deelt de Opdrachtnemer zo snel mogelijk het resultaat van de Beoordeling mee. In geval van een negatieve Beoordeling dient de Contractmanager de redenen hiervoor schriftelijk aan te geven. Toelichting: De Opdrachtgever dient aan te geven aan welke criteria niet is voldaan. De Opdrachtnemer mag niet verder gaan met werkzaamheden waaraan nog niet positief Beoordeelde items ten grondslag liggen. Pagina 54 van 59

55 5 Als hiertoe op basis van risico-inschatting aanleiding is, kan de Contractmanager additioneel besluiten het betreffende item te Toetsen. Optioneel Toelichting: Er wordt, conform het proces Toetsen, een Producttoets uitgevoerd. De toegevoegde waarde van Toetsen boven Beoordelen is dat een Toets betalingsconsequenties kan hebben. Toetsplan Pagina 55 van 59

56 5.3.8 Accepteren In tegenstelling tot Beoordelen impliceert Accepteren wel goedkeuren en het overnemen van de verantwoordelijkheid. Dit is het belangrijkste verschil, voor het overige zijn de processen grotendeels gelijk. 1 De Contractmanager controleert of alle op de Acceptatielijst genoemde onderdelen van de Prestatie/Diensten inderdaad op het juiste moment en op de juiste wijze worden opgeleverd. Toelichting: Ook voor te Accepteren onderdelen is het de taak van de Contractmanager om continu bij te houden of de Opdrachtgever zich aan de afspraken houdt. Acceptatielijst 2 De Contractmanager vraagt advies over de betreffende onderdelen van de Prestatie/Diensten aan de daartoe aangewezen experts. Toelichting: Ook hier zal de Contractmanager de hulp van experts (veelal van het team van de Technisch Manager) inschakelen. Prestatie/ Diensten TM 3 De Opdrachtgever is gerechtigd indien gewenst zelf het betreffende onderdeel van de Prestatie/Diensten te Testen. TM Optioneel Toelichting: De Opdrachtgever kan, zoals niet ongebruikelijk in de IVsector, zelf acceptatietesten uitvoeren op de door de Opdrachtnemer geleverde resultaten. 4 Afhankelijk van de conclusies van de experts en de uitkomst van eventuele Testen en Toetsen Accepteert de Contractmanager al dan niet het betreffende onderdeel van de Prestatie/Diensten. Toelichting: Merk op dat hier nu, in tegenstelling tot bij Beoordelen, wel sprake is van al dan niet goedkeuren. Bij Acceptatie wordt de verantwoordelijkheid wel door de Opdrachtgever overgenomen. 5 De Contractmanager deelt de Opdrachtnemer zo snel mogelijk het resultaat van de Acceptatie mee. In geval van afkeuring dient de Contractmanager de redenen hiervoor schriftelijk aan te geven. Toelichting: De Opdrachtgever dient in geval van afkeuring aan te geven aan welke criteria niet is voldaan. Acceptatieverklaring Pagina 56 van 59

57 5.4 Afronden Deze vierde en laatste fase van het contractmanagement proces begint zodra het eindresultaat van het contract is bereikt. Het opleveren en Accepteren (aanvaarden) van het eindresultaat vormt onderdeel van deze fase. In geval van een aanlegcontract betreft dit het opleveren van de Prestatie/Diensten, inclusief documentatie en overdracht naar de beheerorganisatie. Voor een Beheer& Onderhoudscontract betreft dit het bereiken van de einddatum van het contract, inclusief voor een Beheer&Onderhoudscontract de overdracht naar een nieuwe beheerpartij. Uitvoeren Opleveren/Aanvaarden Prestatie/Diensten Acceptatieverkl. Afronden Eindafrekening Evalueren Factuur Afsluiten Eind Pagina 57 van 59

58 5.4.1 Opleveren/Aanvaarden 1 De Opdrachtnemer dient aan te geven wanneer volgens hem de Prestatie/Diensten gereed zijn en dient de resultaten voor oplevering en Acceptatie aan te bieden. Toelichting: Aan het eind van het traject zal er bij oplevering altijd een moment van Acceptatie zijn. Merk op dat dit moment gelijk staat aan Aanvaarden onder UAV-gc. Acceptatieverklaring 2 De Opdrachtgever is gerechtigd indien gewenst bij oplevering zelf de Prestatie/Diensten alsnog te Testen. TM Optioneel Toelichting: De Opdrachtgever kan, zoals niet ongebruikelijk in de IVsector, zelf acceptatietesten uitvoeren op de door de Opdrachtnemer geleverde resultaten Eindafrekening 1 Na Acceptatie van het laatste onderdeel van de Prestatie/Diensten dient door Opdrachtgever en Opdrachtnemer een eindafrekening te worden overeengekomen. Toelichting: Het is gebruikelijk dat een bepaald percentage van de aanneemsom wordt achtergehouden tot het allerlaatste moment Evalueren 1 De uitvoering van het contractmanagement proces dient geëvalueerd PM te worden. Leerpunten dienen als lessons learned te worden meegegeven aan volgende projecten. Optioneel Toelichting: Het is van belang dat de DID voor het contractmanagement proces een gedegen leercyclus doorloopt. Merk op dat ook de SCB-coördinator en de kenniskring hiervan een belangrijk onderdeel uitmaken. Pagina 58 van 59

59 5.4.4 Afsluiten 1 Het contract dient formeel te worden afgesloten. Dit dient in SAP MPB geadministreerd te worden. Toelichting: Merk op dat het voor het overzicht van de SCBcoördinator essentieel is afsluiting correct in SAP wordt opgenomen. SAP Pagina 59 van 59