MEMO. Auditcommissie P. van der Veer. februari 2017)

Transcriptie

1 MEMO Documentnummer 2017\9792 Aan Kopie aan Auditcommissie P. van der Veer Van Bertha Achterberg Telefoonnummer (0318) Afdeling Griffie Datum 21 februari 2017 Onderwerp Startdocument inkooptraject aanbesteding accountantsdiensten (vastgesteld 21 februari 2017) 1. Inleiding Deze memo beschrijft het proces van de aanbesteding accountantsdiensten dat door de Auditcommissie de komende maanden wordt gevolgd. In de memo komen achtereenvolgens aan de orde de doelstellingen, afbakening van het project, financieel kader, rollen opdrachtgeverschap en opdrachtnemer, randvoorwaarden, risicoanalyse en beheersing, procesaanpak, planning op hoofdlijnen, communicatie en geheimhouding, uitvoering en beheer. De Auditcommissie bereidt, conform de haar toekomende bevoegdheid, de aanbesteding geheel voor. Tijdens het aanbestedingsproces wordt de raad tweemaal een voorstel tot besluitvorming voorgelegd, te weten eenmaal tussentijds en eenmaal in de laatste fase van het traject. Aan het einde van deze memo staan twee vragen aan de Auditcommissie die een keuze inhouden en één beslispunt. Nadat de Auditcommissie het startdocument heeft geaccordeerd gaat het aanbestedingstraject beginnen. Het inkooptraject kent drie fasen: fase 1 Voorbereiden inkoopopdracht, fase 2 Doorlopen aanbestedingsprocedure en contracteren en fase 3 Uitvoeren inkoopopdracht. Huidige overeenkomst accountantsdiensten In de raadsvergadering van 19 december 2013 is de uitvoering van de accountantsdiensten voor de controlejaren 2014, 2015 en 2016 gegund aan PwC accountants, middels een daartoe af te sluiten overeenkomst. Daarmee was de wettelijk vereiste accountantscontrole voor drie jaar gewaarborgd. In de raadsvergadering van 23 juni 2016 is besloten de overeenkomst voor de uitvoering van de accountantscontrole te verlengen met één jaar, voor het controlejaar Hiermee is de maximale termijn voor uitvoering van de accountantsdiensten binnen de overeenkomst benut. Vanaf 2018 moet een nieuwe overeenkomst voor de accountantsdiensten worden aangegaan. 2. Doelstellingen (juridisch kader) - op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de raad een accountant - als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij aan de raad verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Tot de werkzaamheden van de accountant behoren naast de wettelijk vereiste controles ook de werkzaamheden die voortvloeien uit de natuurlijke adviesfunctie van de accountant en het afgeven van deelverklaringen. - in artikel 2, lid 2 van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal en in artikel 3, onder a. van de Verordening Auditcommissie is geregeld dat de Auditcommissie de aanbesteding van de accountantsdiensten voorbereidt. Raadhuisplein GA Veenendaal Postbus BC Veenendaal Tel. (0318) Fax (0318) info@veenendaal.nl

2 3. Afbakening project - In het project wordt de aanbesteding van de accountantsdiensten voor de gemeente Veenendaal voor de jaren geregeld, met een optie voor verlenging met één jaar. - De inkoop van de aanbesteding accountantsdiensten wordt uitgevoerd langs de lijn van het inkoopen aanbestedingsbeleid Gemeente Veenendaal van januari Het proces sluit met de schriftelijke overeenkomst die de Opdrachtgever, na gunning, zal sluiten met de Opdrachtnemer en waarin de condities en voorwaarden van de opdracht zijn vastgelegd. 4. Financieel kader Als de geraamde waarde van de overeenkomst evenveel of meer bedraagt dan de Europese drempelwaarden moet deze in beginsel Europees worden aanbesteed. Op dit moment kent de begroting voor de uitvoering van de overeenkomst een budget van (2018). Met een omvang van de overeenkomst van in beginsel drie controlejaren komt de omvang van de overeenkomst uit boven het drempelbedrag voor nationale aanbesteding van diensten en moet deze dus worden opengesteld in de markt binnen de Europees Unie (EU). 5. Opdrachtgeverschap en opdrachtnemersrol - Opdrachtgever voor het project is de raad van de gemeente Veenendaal. - Opdrachtnemer is de Auditcommissie van de gemeente Veenendaal. Een ingesteld Projectteam ondersteunt de Auditcommissie (zie 8 Aanpak). 6. Randvoorwaarden Voor de uitvoering van het project gelden de volgende randvoorwaarden: 1. Beschikbaarheid van de betrokken medewerkers voor de noodzakelijke uren en tijdsperiode (zie 9 Planning. 2. Voor de binnen dit project te nemen raadsbesluiten geldt de vastgestelde vergadercyclus en -planning van de raad. Dit is aan de orde bij de vaststelling van: a. Raadsvoorstel Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten, inclusief de selectiecriteria accountant en per selectiecriterium de bijbehorende weging (op grond van het bepaalde in artikel 2, lid 5 van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal) b. Raadsvoorstel tot gunning van de accountantsdiensten Risicoanalyse en risicobeheersing - Het project van aanbesteding accountantsdiensten wordt in 2017 uitgevoerd en volgens de planning afgesloten in de maand november 2017 met een gunning van de accountantsdiensten voor de controlejaren In geval van vertraging van het aanbestedingsproces is uitloop naar de maand december 2017 mogelijk. De overeenkomst met de huidige accountant loopt op 31 december 2017 af, ofwel met de controle van het boekjaar Gezien de marktontwikkeling ontvangt de gemeente mogelijk minder dan drie inschrijvingen. Drie inschrijvingen wordt gezien als de minimale hoeveelheid voor een afgewogen beoordeling. Bij minder dan drie inschrijvingen behoudt de gemeente zich het recht voor de aanbesteding stop te zetten dan wel de aanbesteding voort te zetten met de voorhanden zijnde geldige inschrijving(en). 2

3 8. Aanpak 8.1 Openbare (Europese) aanbestedingsprocedure De accountantsdiensten worden aanbesteed via een openbare procedure, conform het landelijk vastgestelde aanbestedingsbeleid. De procedure is openbaar, omdat het aanbestede bedrag de Europese drempel ( ,-) overschrijdt. Er vindt geen voorselectie plaats aangezien het veld van aanbieders bekend is en de aan te besteden dienst niet te complex. Voor de inrichting van de aanbesteding wordt het inkoopen aanbestedingsbeleid Gemeente Veenendaal gevolgd. 8.2 Taken, rollen en bevoegdheden Auditcommissie Fase 1. Voorbereiden inkoopopdracht: - Raad informeren over het inkooptraject; startdocument ter kennisname raadscommissie - Uitwerken Uitnodiging Tot Inschrijving (beschrijvend document) - Bepalen selectiecriteria - Voorbereiden raadsbesluit programma van eisen Fase 2. Doorlopen aanbestedingsprocedure: - Selectie - Voorbereiden raadsbesluit gunning benoeming accountant Raad - Vaststellen Programma van Eisen - Vaststellen gunning Burgemeester - Tekenen overeenkomst College, in de persoon van portefeuillehouder Financiën - Adviseur Directeur Bedrijfsvoering - Adviseur Projectteam - Ondersteuning van de Auditcommissie - Verificatiegesprek Bestaande uit: Griffier - eindverantwoordelijk voor het proces Secretaris Auditcommissie - procesvoering, coördinatie en planning Inkoopadviseur - inkoopstrategie, -procedure en advies aanbesteding(beleid) - verantwoordelijk voor opstellen van het beschrijvend document incl. bijlagen Concerncontroller (tot 1 april directeur Bedrijfsvoering) - adviseur en verantwoordelijk voor het opstellen van de (concepten) Programma van Eisen 3

4 8.3 Beoordelingsteam De beoordeling van de inschrijvingen, uitsluitingscriteria, prijs, presentaties en controleaanpak zal gedaan worden door een beoordelingsteam bestaande uit: - 5 leden Auditcommissie en in de rol van als adviseur aan de Auditcommissie: - portefeuillehouder Financiën (adviseur) - directeur Bedrijfsvoering (adviseur) De inkoopadviseur treedt op als voorzitter bij de gezamenlijke beoordeling van de inschrijvingen en adviseert bij het opstellen van de totaalbeoordeling nadat de presentaties gegeven zijn. 8.4 Aanbestedingsperiode van drie jaar en een optie voor verlenging met één jaar De opdrachtgever wenst een overeenkomst af te sluiten met één ondernemer. Ervaring leert dat in het eerste controlejaar gewenning nodig is tussen de accountant, de ambtelijke organisatie en haar management. Met een aanbestedingsperiode van drie (3) jaar en een optie voor verlenging met één (1) jaar komt de uitvoering van de accountantscontrole uit op een periode primair drie (3) en ten hoogte vier (4) boekjaren. Dit vormt een compacte en overzichtelijke termijn en maximale benutting van een overeenkomst voor accountantsdiensten. Wederzijds zal dan naar verwachting sprake zijn van goed geïmplementeerde werkwijzen en processen. 9. Planning op hoofdlijnen Activiteit Planning Voorbereiding aanbestedingsprocedure januari 2017 mei 2017 Vaststellen programma van eisen raad 18 mei / 22 juni 2017 Start aanbestedingsprocedure medio juli 2017 Beoordelen offertes incl. presentatie september 2017 Gunning raad 23 november 2017 Definitieve gunning en contracttekening (uit- en december 2017 afwerking) 10. Communicatie en geheimhouding - De communicatie verloopt langs de lijn van de daarvoor geldende wettelijke regels bij aanbestedingen. Alle medewerkers die deelnemen aan het project zij gehouden aan strikte geheimhouding. De geheimhouding ziet toe op zowel het mondeling verstekken van informatie ten aanzien van de Europese aanbesteding accountantsdiensten als op het schriftelijk uitreiken en vermenigvuldigen van informatie. - In het proces is er tweemaal sprake van een raadsbehandeling, te weten voor het vaststellen van het Programma van Eisen en de gunning. Daarbij worden de lokale reguliere communicatiemiddelen ingezet. 11. Archief Van de Europese aanbesteding accountantsdiensten wordt een projectarchief aangelegd. In het projectarchief worden alle documenten opgeslagen die betrekking hebben op de Europese aanbesteding accountantsdiensten. Alle documenten worden zowel elektronisch als op papier opgeslagen. Alle correspondentie (zowel in- al uitgaande) verloopt via het projectsecretariaat, zijnde 4

5 de griffie. De documenten worden eerst gearchiveerd voordat zij verspreid worden. Het contract wordt na ondertekening opgeslagen in het gemeentelijk contractregister. 12. Uitvoering en beheer Na gunning is het van belang dat het contract op tactisch en operationeel niveau wordt overgedragen en onderhouden. Dit gebeurt als volgt: - Auditcommissie op tactisch niveau (controleplan, accountantsverslag - bevindingen, tussentijdse rapportage) - Concerncontroller op operationeel niveau (voortgang, planning ca.) 13. Vragen aan de Auditcommissie 1. Vanaf welk moment in het inkooptraject ziet u een taak/rol voor de twee adviseurs, zijnde de portefeuillehouder Financiën en de directeur Bedrijfsvoering. Het gaat hier om de keuze vanaf welk moment u gebruik wilt maken van de aanwezige expertise en deskundigheid van deze twee adviseurs: a. gehele traject aanbesteding accountantsdiensten b. vanaf beoordeling offertes Keuze: a. 2. Wie voert (na de voorlopige gunning) de verificatiebespreking uit. Tijdens het verificatiegesprek worden alle ingediende verklaringen van de betreffende partij gecontroleerd aan de EU-eisen van aanbesteding. Ook vindt een vooruitblik richting contractering en aanpak plaats: a. Projectteam b. Auditcommissie Keuze: a. 14. Besluit: Startdocument vaststellen met inachtneming van de bij punt 13 onder 1 en 2 gemaakte keuzes (beide a.). 5