Vraagspecificatie Bijlage 1

Transcriptie

1 Vraagspecificatie Bijlage 1 Project: Technische vragen t.b.v. Ruimte voor de Rivier IJsseldelta Zaaknummer: Datum: 15 november 2016

2 Colofon Uitgegeven door Ministerie van Infrastructuur en Milieu Rijkswaterstaat Grote Projecten en Onderhoud, Ruimte voor de Rivier IJsseldelta Datum 15 november 2016 Status Definitief Versienummer 1.0 Pagina 2 van 15

3 Inhoud 1 Inleiding Identificatie Het project Opdracht aan ingenieursbureau Leeswijzer 10 2 Te leveren producten Beantwoording technische vragen 11 Bijlage 1 Overzicht gevraagde producten 14 Bijlage 2 Verstrekte en te verstrekken Informatie 15 Pagina 3 van 15

4 1 Inleiding 1.1 Identificatie Deze vraagspecificatie maakt onderdeel uit van de overeenkomst met zaaknummer , ten behoeve van het project: technische vragen voor het project Ruimte voor de Rivier IJsseldelta. De vraagspecificatie is als bijlage A opgenomen bij de Uitnodiging tot inschrijving en is tevens de basis m.b.t. de te stellen eisen. Zie onderstaand schema. De Overeenkomst Uitnodiging tot inschrijving (brief), inclusief de bijlagen (deze vraagspecificatie, inschrijvingsbiljet/inschrijvingsstaat, etc.) Dienstverleningsovereenkomst EMVI-criteria (indien van toepassing) Inschrijving ON Raamovereenkomst De eisen in deze vraagspecificatie zijn ingedeeld naar een aantal producten, herkenbaar in de verschillende hoofdstukken. Per product zijn proces- en producteisen geformuleerd. Naast een topeis kunnen er per proces of product onderliggende eisen zijn geformuleerd. Hiermee heeft de Opdrachtgever niet beoogd het volledige proces in te vullen. De Opdrachtnemer zal niet kunnen volstaan met slechts invulling te geven aan de gestelde eisen. 1.2 Het project Probleemstelling project Rijkswaterstaat (RWS) en de Provincie Overijssel (POV). De doelstellingen van het project zijn: 1. Een waterstandsdaling bij Zwolle bij maatgevend hoogwater, en 2. Het verbeteren van de ruimtelijke kwaliteit in de regio door specifieke maatregelen. Het project is onderverdeeld in drie projectdelen: de zomerbedverlaging beneden IJssel, de aanleg van IJsseldelta Zuid (Reevediep). Het project is op de markt gezet met een D&C contract met BVP-elementen zoals een gedeeld risicodossier en weekly reports. RWS en POV zijn gezamenlijk opdrachtgever (OG). De combinatie Isala Delta, bestaande uit Boskalis Nederland en Van Hattum en Blankevoort, is de opdrachtnemer (ON). Pagina 4 van 15

5 Het project wordt middels systeemgerichte contractbeheersing (SCB) beheerst; op basis van risico-gestuurd denken en handelen. Risico s zijn bepalend voor de contractbeheersstrategie, de toetsmix en de bijbehorende toetsaspecten. Het organogram van het sturingsmodel van het project is als volgt: Vanuit opdrachtgeverskant vindt de feitelijke contractbeheersing plaats door een projectmanagementteam (PMT). Dit team bestaat uit leden met elk specifieke expertise en aandachtsgebieden. In dit kader is er behoefte aan externe kennis en expertise die niet aanwezig of beschikbaar is binnen het PMT van de opdrachtgever (OG) of bij de OG zelf. Op deze wijze wordt een in het kader van goed opdrachtgeverschap de werking van het SCB geborgd. Als vervolg op bovenstaande gerealiseerde doelstellingen zou later in de tijd een aantal maatregelen worden toegevoegd aan het door het projectteam gerealiseerde ontwerp. Deze zogenaamde fase 2 zullen echter eerder in werking treden. De fase 2-onderdelen voorzien voor wat betreft het RWS deel in de ombouw van een de keersluis in een schutsluis in het Drontermeer, de zogenaamde Reevesluizen. Het PMT heeft als opdracht gekregen het RWS deel uit te voeren. Andere fase 2 onderdelen worden door derden gerealiseerd. Het projectteam heeft zowel voor de huidige fase 1 als voor het RWS-deel van fase 2 behoefte aan externe expertise. Pagina 5 van 15

6 1.2.2 Expertisegebieden Dit contract betreft een raamovereenkomst technische vragen voor de verwerving van een technische vraagbaak voor onderwerpen waarvoor binnen het PMT of de OG geen expertise aanwezig is of beschikbaar is of waar een onafhankelijk advies voor nodig is. De technische vraagbaak c.q. het ingenieursbureau voorziet in de beantwoording van de gestelde vragen in de vorm van een product te weten een schriftelijk advies of een rapportage met conclusies en aanbevelingen. Dit doet de technische vraagbaak op nader verzoek van het PMT en nadat een vaste gespecificeerde prijs is gegeven. Op basis van deze gespecificeerde prijs zal het PMT besluiten of de beantwoording door de technische vraagbaak zal plaatsvinden. Dit als opdracht tot dienstverlening op basis van producten gekenmerkt door de verplichting (hoofdverbintenis) van de opdrachtnemer tot het, binnen een bepaalde tijd, vervaardigen en leveren van producten aan opdrachtgever. De opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor de totstandkoming en levering van de producten. De vragen kunnen de volgende onderwerpen of expertises betreffen: Expertisegebied 1. Geohydrologie 2. GIS tekenaar 3. Natuurmonitoring 4. Weginfra 5. Railinfra 6. Bouwschade expertise Optioneel 7. CAD tekenaar 8. Morfologie, rivierkundige expertise en hydraulica (zie ook de toelichting hieronder) 9. Beton- en staalconstructie expertise* 10. Waterbouwkundige expertise 11. Geotechniek 12. Sluizenexpertise* 13. Kabels en leidingen 14. Niet gesprongen explosieven 15. Scheepvaartexpertise* 16. Grond / grondstromen* 17. Waterhuishouding * In deze expertisegebieden is al voorzien door middel van eigen personeel van de OG of via inhuur van personeel. Mocht dit personeel/deze inhuur niet (meer) beschikbaar zijn dan vormt de raamovereenkomst een terugvaloptie voor de uitvraag op productbasis. Een exacte omvang van de benodigde producten (vragen en verzoeken om advies) is niet goed in te schatten. Op basis van ervaring blijkt echter dat er geregeld vragen naar boven komen waarvoor externe expertise benodigd is. Tot op heden is niet van alle vermelde expertisegebieden gebruik gemaakt. Het is goed mogelijk dat van bepaalde expertises geen gebruik wordt gemaakt. Desalniettemin is het vanuit consistentie en efficiency wenselijk dat alle vermelde expertisegebieden van één opdrachtnemer worden betrokken. Doel van het contract is tijdig voldoende informatie te krijgen zodat besluitvorming kan plaatsvinden en/of informatie Pagina 6 van 15

7 verstrekt kan worden door RWS als opdrachtgever gedurende de tijd dat het PMT in functie is. Alle benodigde kennis en expertise wordt via een raamovereenkomst technische vragen met één partij verworven. Op deze wijze wordt het aantal offerterondes beperkt en daarmee de transactiekosten. Bovendien is de werkwijze voor het projectteam zo vereenvoudigd. Ook wordt de kennis en ervaring van het project bij een enkele partij neergelegd die daar intern gebruik van kan maken voor het beantwoorden van de vragen. Dit laatste is ook de reden dat de opdracht niet in percelen wordt verdeeld. Voor vragen over expertisegebieden die hierboven niet zijn opgesomd, zal een alsdan daarvoor geldende inkoopprocedure worden gevolgd. Indien er sprake is van een opdracht die enkelvoudig kan worden geplaatst, zal deze in beginsel bij de gecontracteerde marktpartij worden geplaatst, tenzij het PMT van mening is dat het wenselijk is dat een andere marktpartij de betreffende opdracht uitvoert. Bijvoorbeeld in het kader van onafhankelijkheid, specifieke kennis en ervaring, kosten, etc Out of scope Het uitvoeren rivierkundige berekeningen met het hydraulisch modelinstrumentarium van de Rijkswaterstaat (Waqua) en het maken van schematisaties (Baseline) vormen geen onderdeel van de uitvraag. Indien dergelijke berekeningen noodzakelijk zijn worden deze uitgevoerd door Isaladelta of door de huidig hydraulisch adviseur van het PMT die ook de berekeningen in de planstudie heeft uitgevoerd. De kennis en ervaring met deze modellen liggen bij deze adviseur. Om de continuïteit in advisering te borgen als ook in het kader van efficiency en effectiviteit worden deze vragen en verzoeken bij dezelfde adviseur belegd. Hiermee wordt voorkomen dat een nieuwe adviseur zich de modellen eigen moet maken en dat een nieuwe adviseur met andere adviezen komt die niet in lijn zijn met hetgeen tot op heden de basis is voor het project. Van het voorgaande kan worden afgeweken indien het PMT van mening is dat de opdracht wordt uitgevoerd door een onafhankelijke partij. Advisering over modeluitkomsten kan wel onderdeel zijn van deze uitvraag Ingeschatte omvang De vragen kunnen de volgende onderwerpen of expertises met bijbehorende geraamde uren betreffen: Pagina 7 van 15

8 Expertisegebied Geraamde uren per jaar 1. Geohydrologie GIS tekenaar Natuurmonitoring Weginfra Railinfra Bouwschade expertise 40 Optioneel 7. CAD tekenaar onbekend 8. Morfologie, rivierkundige expertise en hydraulica onbekend 9. Beton- en staalconstructie expertise* onbekend 10. Waterbouwkundige expertise onbekend 11. Geotechniek onbekend 12. Sluizenexpertise* onbekend 13. Kabels en leidingen onbekend 14. Niet gesprongen explosieven onbekend 15. Scheepvaartexpertise* onbekend 16. Grond / grondstromen* onbekend 17. Waterhuishouding onbekend * In deze expertisegebieden is al voorzien door middel van eigen personeel van de OG of via inhuur van personeel. Mocht dit personeel/deze inhuur niet (meer) beschikbaar zijn dan vormt het contract met het Opdrachtnemer een terugvaloptie. Bovenstaande raming is gebaseerd op de inschatting dat de volgende vragen vermoedelijk gesteld zullen worden: - Geohydrologie: vragen voortkomend uit lopende monitoring, mee kijken in opgeleverde monitoringsrapporten en evt. vragen bij schadeafhandeling / omgevingsvragen indien dit optreedt - Waterhuishouding: meerdere vragen naar aanleiding van de uitwerking van het projectplan binnendijks watersysteem - GIS: kaarten t.b.v. het oplevering- en overdrachtsproces De toekomstige behoefte aan de beantwoording van overige technische vragen is moeilijk in te schatten en afhankelijk van de ontwikkelingen en onvoorziene omstandigheden. Een volume garantie of een garantie dat afname daadwerkelijk zal plaatsvinden, kan daarom niet aan de te contracteren partij worden gegeven. Gebaseerd op de historie en ervaringen met andere trajecten wordt geschat dat er behoefte aan ingenieursdiensten blijft bestaan. Pagina 8 van 15

9 1.3 Opdracht aan ingenieursbureau Doelstelling De doelstelling van het aangaan van de raamovereenkomst technische vragen is de borging van de specifieke rol van de OG door indien nodig te beschikken over een externe adviseur met de juiste materiekennis en expertise zodat de projectdoelstellingen worden gerealiseerd. Met het verkrijgen van de materiekennis en expertise kan worden bijgedragen aan de volgende subdoelstellingen: Tevreden opdrachtnemer van het realisatiecontract doordat OG zich aan procesafspraken houdt en af- en opleverdossiers voldoen aan gemaakte afspraken. Beschikbaar hebben van voldoende onderbouwde beslis- en sturingsinformatie voor het projectmanagement. Tijdig signaleren bij: problemen / niet halen doelstellingen / onhaalbare afspraken. Binnen het projectteam zijn diverse materiedeskundigen aanwezig. Het project kan niettemin vragen opleveren waarin de aanwezige expertise minder goed mee bekend is. In het kader van goed opdrachtgeverschap kunnen deze beter door een externe deskundige worden beantwoord Kwaliteit, resultaat, eisen Het resultaat van de raamovereenkomst technische vragenmoet bestaan in een team van externe deskundigen die de gevraagde producten (de vragen en verzoeken tot advies) op korte termijn kunnen leveren. De verantwoordelijkheid voor de integraliteit en consistentie tussen de te leveren producten (beantwoording en adviezen) ligt hierbij bij het ingenieursbureau. De integraliteit en consistentie van de te leveren producten houdt in dat bij de rekening wordt gehouden met aspecten vanuit eerdere adviezen. De beantwoording voorziet in voorkomend geval ook in analyses en/of adviezen met betrekking tot eerdere adviezen. Voor nieuwe vragen of verzoeken zal de Technisch manager van het PMT contact opnemen met de algemene contactpersoon dat de technische adviseur zal aangeven. Voor lopende of vervolgvragen kan de OG direct contact opnemen met de betreffende persoon. Om de rol van PMT goed uit te voeren zal het team van externe deskundigen moeten bestaan uit kwalitatief goed personeel die snel en flexibel inzetbaar zijn. In het kader van de gunning zullen deze aspecten een rol spelen. Pagina 9 van 15

10 1.3.3 Randvoorwaarden en uitgangspunten De adviesaanvragen worden gedaan vanuit het PMT Ruimte voor de Rivier IJsseldelta in het kader van de haar opgedragen taken en werkzaamheden. Deze kunnen specifiek het ruimte voor de rivier project betreffen, maar ook andere taken en werkzaamheden die aan de projectorganisatie zijn of worden opgedragen. Vanuit het PMT zal de Technisch Manager het contract beheren en aansturen. Opdrachten kunnen uitsluitend worden verleend door de Projectmanager. 1.4 Leeswijzer De hoofdstukken beschrijven de producten aan de hand van de volgende structuur: Doelstelling; Output; Beschrijving van kwaliteitseisen product; en indien van toepassing, Beschrijving van kwaliteitseisen proces. Pagina 10 van 15

11 2 Te leveren producten 2.1 Beantwoording technische vragen Doelstelling Het verkrijgen van deugdelijke en deskundige antwoorden en/of adviezen naar aanleiding van vragen of verzoeken tot onderzoek gesteld door het IPM team van de Opdrachtgever van het realisatiecontract Ruimte voor de Rivier IJsseldelta vallend binnen de door Opdrachtnemer aangeboden expertisegebieden Output Producten te weten antwoorden op gestelde vragen en/of adviezen van deskundigen in de vorm van een schriftelijke reactie per , memo of (onderzoeks-)rapport Kwaliteitseisen product Een Product (antwoord of advies) is gebaseerd op de laatste stand van wetenschap, kennis en bewezen technieken binnen de betreffende expertisegebieden Opdrachtnemer draagt zorg voor de integraliteit en de inhoudelijke consistentie van de geleverde producten (antwoorden en adviezen) zowel per expertise gebied De producten worden geleverd met in achtneming van de projectdoelstellingen en daaruit voortvloeiende doelstellingen van Opdrachtgever De producten worden geleverd met in achtneming van en bijdragen aan de werkwijze van de Opdrachtgever in het kader integraal projectmanagement en de systeem gerichte contractbeheersing voor het project Ruimte voor de Rivier IJsseldelta Kwaliteitseisen aan incidentele adviesvragen kunnen nader worden bepaald Kwaliteitseisen proces Pagina 11 van 15

12 De geleverde producten maken onderdeel uit van het volgende proces dat de Opdrachtgever hanteert in het kader van het integrale project management. Proces interne studies / vraag technisch inhoudelijk Specifieke doel(en): In de loop van het project kan het nodig zijn om een nader studie uit te voeren met betrekking tot een bepaald onderwerp of een antwoord te formuleren op een vraag. Het doel van deze studies of het beantwoorden van de vragen kan zijn: meer inzicht verschaffen om risico s te beheersen; antwoord te geven op vragen van opdrachtgevers; antwoord te geven op vragen van de omgeving (eindbeheerders / stakeholders); bepalen effecten van (scope) wijzigingen Proces op hoofdlijnen: Identificatie noodzaak voor studie Allocatie trekkersrol studie binnen Technisch management (TM). Afhankelijk van aard van vraag / studie is dit één van de specialisten binnen TM of de (plaatsvervangend) technisch manager. De trekker bepaalt welke disciplines binnen TM betrokken worden De trekker bepaalt welke disciplines buiten TM betrokken worden. Hierbij zal vaak Omgevingsmanager (OM) betrokken worden in verband met afstemming met omgeving en Contractmanager (CM) voor het raakvlak met het contract. Uitvoeren studie / beantwoorden vraag Afhankelijk van impact studie / antwoord op vraag resultaat bespreken in Projectmanagementteam (PMT) Uitkomsten van studie verwerken: Risico aanpassen Advies opstellen richting opdrachtgevers Terugkoppelen aan omgeving Resultaten verwerken in mogelijk Voorstel tot wijziging (VTW) Product Eigenaa r Vervanger Frequenti e Kwaliteitseis en Interne studies / vraag technisch inhoudelijk kennen de volgende producten Risico TM Plaatsvervange nd TM Vraag gestuurd Advies passend bij vraag Pagina 12 van 15

13 aanpassen Advies opstellen richting opdrachtgev ers Terugkoppel en aan omgeving Resultaten verwerken in mogelijk VTW Het proces van het stellen van vragen c.q. verzoeken om advies en de te leveren producten Vragen worden door de Opdrachtgever aan de hand van een vraagspecificatie schriftelijk aan de Opdrachtnemer gesteld aan de contactpersoon via een bericht en voorzien van relevante achtergrondinformatie en eisen aan het te leveren product. Voor lopende of vervolgvragen kan de Opdrachtgever direct contact opnemen met de betreffende persoon Vanwege Opdrachtgever kunnen vragen uitsluitend worden gesteld door leden van het PMT, de plaatsvervangers van die leden of via inkoop Opdrachtnemer beoordeelt of er voldoende informatie aanwezig is om een vaste prijs voor een product te maken en geeft binnen twee werkdagen of in onderling overleg zoveel eerder of later een opgave van de vaste prijs Indien meer informatie benodigd is, vraagt Opdrachtnemer dit op bij de aanvrager van Opdrachtgever. Eventueel wordt in onderling overleg nader afgestemd om te komen tot een vaste prijs Opdrachtnemer maakt een inschatting op basis van de benodigde uren voor beantwoording en de door Opdrachtnemer bij inschrijving opgegeven uurtarieven Op basis van de door Opdrachtnemer opgegeven vaste prijs geeft Opdrachtgever nader opdracht tot het leveren van het product Opdrachten kunnen uitsluitend worden verstrekt door de projectmanager van het project Ruimte voor de Rivier IJsseldelta Andere procesafspraken kunnen nader worden bepaald. Pagina 13 van 15

14 Bijlage 1 Overzicht gevraagde producten Niet van toepassing. Pagina 14 van 15

15 Bijlage 2 Verstrekte en te verstrekken Informatie A Format Bijlage A vraagspecificatie Pagina 15 van 15