Inhoudsopgave. Bijlagen 121 Literatuur 144

Transcriptie

1 Inhoudsopgave 5 Voorwoord 7 Ten geleide 9 1 Inleiding 11 2 De risicoanalyse 25 3 Uitvoeren van de risicoanalyse 65 4 Risicomanagement 77 5 Uitvoeren van risicomanagement 85 6 Implementatie van risicomanagement Tot slot 119 Bijlagen 121 Literatuur 144

2 Voorwoord 7 Elk project doe je maar een keer. Hoe mooi zou het niet zijn wanneer dat dan meteen goed zou gebeuren! Helaas staan in de kranten nogal eens berichten over mislukte, uit de hand gelopen of vastgelopen projecten. Het is niet eenvoudig om een (groot en complex) project te laten slagen. Niet alleen omdat bijna elke betrokkene en elke buitenstaander een eigen set van criteria voor succes hanteert, maar ook omdat een project telkens weer een unieke opgave is. Een opgave die door de samenwerkende betrokkenen nog nooit eerder onder de voor dit project relevante omstandigheden is uitgevoerd. Een project is dan ook nooit zonder risico s. Die risico s kun je niet willen zien, omdat je irrationele, politieke of emotionele argumenten hebt voor het project. Ook dan kunnen zich echter problemen voordoen, en zul je je achteraf in allerlei bochten moeten wringen om de tegenvallers te verstoppen, te bagatelliseren of te verwerken. Risicoanalyse en -management vooraf zijn eigenlijk bij elk project noodzakelijk, maar jammer genoeg nog niet gebruikelijk. De auteurs van dit boek hebben hun rijke ervaring in risicoanalyse en -management toegankelijk gemaakt. Toegankelijk voor iedereen die met open ogen vooraf de risico s in zijn of haar project wil weten. En die voor de onderkende risico s passende maatregelen wil nemen ter voorkoming, vermijding, vermindering, eliminatie of acceptatie ervan, door de risico s en hun gevolgen te analyseren. Iedereen die oprecht van plan is zijn of haar project succesvol uit te voeren, heeft baat bij de in dit boek compact beschreven methoden voor risicoanalyse en -management. Loenen, januari 2003 Gert Wijnen

3 Ten geleide 9 Al meerdere jaren is een tendens merkbaar dat naast Projectmatig Werken expliciet aandacht wordt besteed aan risicomanagement ter beheersing van projecten. Sinds 1995 is voor het uitvoeren van een risicoanalyse een methode beschikbaar, de zogenaamde RISMAN-(RISicoMANagement-)methode, * een instrument voor risicoanalyse van infrastructuurprojecten. Deze methode is in een samenwerkingsverband tussen een aantal organisaties ontwikkeld. Later (1999) vond een bijstelling van deze methode plaats en is deze verruimd naar risicomanagement. In de afgelopen jaren is veel ervaring opgedaan met risicoanalyses ter beheersing van projecten. Binnen het ministerie van Infrastructuur en Milieu maar ook daarbuiten is de methode veelvuldig toegepast. Daarbij is veel kennis opgedaan over bijvoorbeeld de praktische uitvoering van risicoanalyses en over het implementeren van risicomanagement in projectorganisaties. De methodiek en de opgedane kennis zijn daarnaast ook toepasbaar gebleken op bijvoorbeeld de organisatie van grote sportevenementen, bouwprojecten en ICT-projecten. De auteurs van dit boek (ten tijde van het schrijven werkzaam bij Rijkswaterstaat en Twynstra Gudde) hebben in de afgelopen jaren zeer veel ervaring opgedaan met het uitvoeren van risicoanalyses en het implementeren van risicomanagement bij projecten. Zij zijn van mening dat toepassing van de methode kan bijdragen aan een betere beheersing van elk type project en hebben daarom hun opgedane kennis en ervaring weergegeven in dit boek. Dit boek is dan ook bedoeld voor eenieder die is geïnteresseerd in de wijze waarop risicomanagement kan worden toegepast binnen projecten. Al spelen de gehanteerde voorbeelden met name in het belangrijkste werkveld van de auteurs, de infrastructuursector, de lezer zal deze gemakkelijk kunnen vertalen naar haar of zijn eigen project. Immers, elk project gaat gepaard met diverse onzekerheden ongeacht de inhoud van het project. De auteurs willen graag Gert Wijnen en Arno Willems bedanken voor hun bijdrage aan dit boek. Gert Wijnen, o.a. auteur van het succesvolle boek Projectmatig werken, voor het lezen van de teksten en het ons voorzien van waardevolle feedback. Arno Willems, destijds collega bij Rijkswaterstaat, voor zijn commentaar op de beschrijving van de kwantitatieve risicoanalyse. * De RISMAN-methode is ontwikkeld in samenwerking tussen Rijkswaterstaat, Prorail, Twynstra Gudde, TU Delft en Gemeentewerken Rotterdam.

4 10 ten geleide De auteurs De auteurs hebben zeer veel ervaring met het uitvoeren van risicoanalyses en het implementeren van risicomanagement bij projecten. Ten tijde van het schrijven van dit boek waren twee van de auteurs werkzaam bij Rijkswaterstaat en twee auteurs werkzaam bij Twynstra Gudde. Het werkveld van de auteurs bestaat of heeft bestaan uit onder andere: het uitvoeren van risicoanalyses; het geven van opleidingen op het gebied van risicoanalyse en -management; het adviseren over de implementatie van risicomanagement; het vervullen van de rol van risicomanager op een project; het coachen van projectleiders en projectmanagers bij het zelfstandig uitvoeren van een risicoanalyse; het ontwikkelen van producten gerelateerd aan risicoanalyse en risicomanagement.

5 1 Inleiding 11 In projecten lopen dingen vaak anders dan verwacht. Soms in gunstige zin, maar vaak ook niet. Ineens blijkt een vergunning niet op tijd te worden verleend of blijkt binnen het project schade te zijn ontstaan. Om hierop te anticiperen, of om tegenvallers te beheersen, wil je niet alleen achteraf ingrijpen maar wil je dit juist zien te voorkomen. Risicomanagement is een gestructureerde vorm van risicobeheersing die mogelijke knelpunten vroegtijdig aan het licht brengt en ervoor zorgt dat het project beter beheerst wordt. In dit boek wordt beschreven op welke wijze risicoanalyse en risicomanagement kunnen worden toegepast binnen projecten. We verstaan onder risicomanagement: het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het omgaan met risico s ter beheersing van een project. Risicomanagement is niets nieuws Iedereen houdt in zijn of haar dagelijkse leven rekening met risico s. Een simpel voorbeeld hiervan dicht bij huis is het oversteken van een straat. Niemand zal oversteken zonder eerst naar links en naar rechts te hebben gekeken. Zo houdt ook iedere projectleider of -medewerker in zijn of haar dagelijkse werk al rekening met risico s. Veel beslissingen zijn gebaseerd op afwegingen rondom risico s. Vaak gebeurt dit impliciet. De kracht van risicomanagement ligt met name in het expliciet en gestructureerd inzichtelijk maken van de risico s, en dan vooral de risico s die zich in de hoofden van verschillende personen afspelen.... anticiperen De kracht van risicomanagement ligt in het vooraf nadenken over mogelijke dingen die mis kunnen gaan in een project. Hierdoor kunnen maatregelen getroffen worden om die dingen die misgaan te voorkomen of te beperken, zodat niet pas hoeft te worden gereageerd op het moment dat er iets fout gaat. Het gaat dus om het identificeren van en het anticiperen op toekomstige gebeurtenissen.... maatwerk per project De in dit boek beschreven methode voor risicoanalyse en risicomanagement is geen keurslijf waarbinnen maar één manier de juiste is. Hoe de risicoanalyse wordt uitgevoerd en op welke wijze invulling wordt gegeven aan het ri-

6 12 1 inleiding sicomanagement hangt onder andere af van de grootte van het project, de fase waarin het project zich bevindt en de mate waarin het project en de omgeving dynamisch, complex en risicovol zijn. De analyse kan variëren van een wat snellere globale risicoinventarisatie tot een uitgebreide kwantitatieve risicoanalyse. De verschillen komen in dit boek aan de orde. 1.1 Waarom risicomanagement? Risicomanagement biedt ondersteuning bij een betere beheersing van een project op bijvoorbeeld de aspecten tijd (planning), geld (raming), kwaliteit, informatie en organisatie doordat: vooraf wordt nagedacht over mogelijke toekomstige ongewenste gebeurtenissen die zich in het project kunnen voordoen; zodat tijdig kan worden besloten om actie te ondernemen ter voorkoming of vermindering van deze gebeurtenissen. Risicomanagement kan helpen bij: het bevorderen van een ononderbroken voortgang van de activiteiten binnen een project en het, door middel van het nemen van maatregelen, zo snel mogelijk opheffen van onderbrekingen als die zich toch voordoen; het bevorderen van het vertrouwen in het project, zowel bij derden als bij het eigen projectteam; het bevorderen van de communicatie binnen een project; het ondersteunen van het beslissingsproces binnen een project. Waarom wordt risicomanagement dan nog niet binnen elk project toegepast? Hier kan een aantal redenen voor worden aangedragen. Ten eerste kan dat komen doordat men niet bekend is met risicomanagement en niet weet wat dat zou kunnen bieden. Ten tweede is het voor sommige mensen onaantrekkelijk om risico s te onderkennen. Er wordt nogal eens gedacht dat risicoanalyse een instrument is waarmee het functioneren van mensen wordt beoordeeld: Wanneer zich risico s in mijn werk kunnen voordoen, ben ik kennelijk geen goede manager. Maar met risicomanagement probeer je juist voorúit te kijken. Het is dus geen beoordeling achteraf. Een derde reden om niet aan risicomanagement te doen is dat risicomanagement geld kost. Het is duidelijk dat risicomanagement en het treffen van maatregelen kosten met zich meebrengen; het is daarentegen veel lastiger om vast te stellen wat het precies opbrengt. Neem het voorbeeld van de reisverzekering. Je bent met vakantie geweest, je hebt een reisverzekering afgesloten en bij terugkeer in Nederland blijkt er niets gebeurd. Heb je nu de reisverzekering voor niets afgesloten? Het heeft je wel de zekerheid geboden dat als er iets zou gebeuren, je de kosten vergoed zou krijgen. Tot slot gebruiken bedrijven en organisaties nogal eens het argument dat ze echt geen tijd of capaciteit in huis hebben om aan risicomanagement te doen.

7 1.2 wat is risicomanagement? 13 Wij hopen in dit boek aan te tonen dat de kracht van risicomanagement ligt in het expliciet en gestructureerd inzichtelijk maken van de risico s, en dat het niet veel tijd hoeft te kosten. Het is heel goed mogelijk binnen een project in korte tijd een goed overzicht te krijgen van de risico s. 1.2 Wat is risicomanagement? Risicomanagement is een cyclisch proces dat gedurende een project regelmatig moet worden doorlopen. Risicomanagement start met het analyseren van de risico s. Met behulp van de risicoanalyse wordt op een systematische wijze inzicht verkregen in de risico s binnen een project en kunnen de maatregelen met hun effecten worden bepaald om deze risico s aan te pakken. Het eenmalig inventariseren van risico s door middel van het uitvoeren van een risicoanalyse is echter niet genoeg. Projecten blijven in beweging, risico s kunnen door de tijd worden ingehaald of zijn afgenomen door getroffen maatregelen. Nieuwe risico s zullen de kop opsteken. Risico s zullen dan ook op regelmatige basis gemonitord en beheerst moeten worden. Risicomanagement implementeren betekent het inbouwen van dat proces binnen een project. Het cyclische karakter van risicomanagement is weergegeven in figuur 1. Deze figuur vormt de basis voor dit boek. Uitvoeren risico-analyse (RISMAN-meth.) Actualiseren risicoanalyse Evalueren beheersmaatregelen Kiezen beheersmaatregelen Uitvoeren beheersmaatregelen Figuur 1. Risicomanagementcyclus 1.3 Voor wie is dit boek bedoeld? Met dit boek richten wij ons op projectleiders en risicoanalisten die geïnteresseerd zijn in een methode voor risicoanalyse en risicomanagement binnen projecten. Met behulp van dit boek kan zowel inzicht worden verkregen in de manier waarop een risicoanalyse kan worden uitgevoerd, als in de toepas-

8 14 1 inleiding singsmogelijkheden van risicoanalyse en risicomanagement. Daarnaast kan dit boek een hulpmiddel zijn voor opdrachtgevers en projectleiders die door middel van risicomanagement hun project beter willen beheersen. 1.4 Voor welke projecten? Risicomanagement kan in elk project worden toegepast, klein of groot, kortof langlopend, onafhankelijk van het resultaat van het project. De manier waarop risicomanagement wordt toegepast is wel afhankelijk van het soort project, de mensen en het gewenste resultaat. Het moge duidelijk zijn dat een risicoanalyse en risicomanagement voor een project als de HSL-Zuid of de Betuwelijn er anders uitziet dan voor bijvoorbeeld de aanleg van een fietspad in een gemeente. 1.5 Op welk moment? Een risicoanalyse en ook risicomanagement kunnen worden uitgevoerd vanaf het moment dat duidelijk is wat het projectresultaat moet worden en als de weg om daar te komen (de te verrichten activiteiten) globaal in kaart is gebracht. Dat is dus vanaf het einde van de initiatieffase. De aard van de risico s verschilt naargelang de fase waarin het project verkeert. Is het project nog in een beginstadium, dan zullen veel risico s betrekking hebben op de besluitvorming. Risicoanalyse voor het totale project gaat in deze fase dan ook vaak gepaard met scenariodenken. Van de verschillende alternatieven worden in dat geval de risico s in kaart gebracht, zodat mede op basis van de risico s een afweging kan worden gemaakt. Naarmate het project vordert, zullen de risico s op steeds gedetailleerder niveau worden geformuleerd en meer betrekking hebben op bijvoorbeeld het uitwerken van het ontwerp, de wijze van aanbesteding (als sprake is van een uitbesteding) en marktbenadering en de werkwijze. Uiteindelijk komt men dan terecht bij de risico s tijdens de uitvoeringsfase. 1.6 Risicomanagement binnen Projectmatig Werken Risicomanagement is een instrument dat, binnen Projectmatig Werken (Wijnen, Renes en Storm, 2000), kan ondersteunen bij een betere beheersing van een project. Binnen Projectmatig Werken wordt een aantal beheersaspecten onderscheiden, namelijk tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Beheersing van een project vindt plaats op deze aspecten. Projectmatig Werken biedt instrumenten om een project in de hand te houden. Ondanks dat zijn er altijd tegenvallers; burgers die bezwaren maken tegen plannen, een nieuw politiek beleid of capaciteitsgebrek bij de projectmedewerkers. Met behulp van een risicoanalyse is het mogelijk om te anticiperen op toekomstige af-