Implementatieplan Risicomanagement

Transcriptie

1 Implementatieplan Risicomanagement Versie definitief: 17 juni 2015

2 Inhoudsopgave 1.1 Wat willen we bereiken? Hoe gaan we dat aanpakken? Wie neemt deel? Inventarisatie belangrijkste risico s Fase 1 Vóór de zomervakantie Fase 2 Na de zomervakantie Fase 3 Verankeren in de organisatie... 6

3 1 Plan van aanpak De gemeenten Voorschoten en Wassenaar hebben aangegeven risicomanagement serieus te nemen. Aan de raad is de toezegging gedaan voor de begroting 2016 een professionaliseringslag door te voeren. Hoewel de paragraaf weerstandsvermogen steeds gevuld wordt en er op onderdelen al (veel) aan risicomanagement wordt gedaan, is er geen totaaloverzicht van de risico s die spelen binnen beide gemeenten. Dit vraagt om een gedegen aanpak, waarvoor het nodige moet gebeuren. Om kwalitatief goed risicomanagement te implementeren voor beide gemeenten is het niet mogelijk dit met de begroting 2016 gereed te hebben, maar de jaarrekening 2015 is wel realiseerbaar. Vooraf een paar opmerkingen Gemeenten zijn risicotechnisch een van de meest complexe producten door hun zeer brede (en wettelijk verplichte) aantal producten en politieke omgeving. Het merendeel van de risico s wordt goed beheerst, immers als je kijkt naar vele aantal producten dat goed afgeleverd wordt, dan gaat er zeer veel goed. Uit onderzoek is gebreken dat bij 88% van elk risico menselijk handelen de oorzaak is. 1.1 Wat willen we bereiken? Beide gemeenten vinden het belangrijk dat risicomanagement een duidelijke plek heeft in de bedrijfsvoering. Daarbij is het noodzakelijk dat de afdelingen allemaal dezelfde taal spreken als het om risicomanagement gaat. We willen bewerkstelligen dat binnen de gemeente bewust wordt omgaan met risico s, zowel in de projecten als in de reguliere werkzaamheden. Dit betekent niet dat we alle risico s moeten oplossen en voorkomen, maar wel dat we ze in beeld hebben en afwegen hoe ermee om te gaan. Van belang is dat het onderwerp risicomanagement zowel centraal als decentraal binnen de afdelingen periodiek op de agenda staat. 1.2 Hoe gaan we dat aanpakken? Risicomanagement is een going concern activiteit. We blijven deze activiteit uitvoeren, maar gaan dat doen met behulp van een tool binnen het programma waar de WODV veelvuldig gebruik van maakt, namelijk LIAS. In plaats van externe partijen risicoanalyses te laten uitvoeren kiezen we ervoor zo veel mogelijk zelfstandig risicomanagement uit te voeren. Hieronder staan de stappen die we daartoe moeten nemen. In het kort zijn twee fases te onderscheiden, vóór de zomer in juni een presentatie in het MT en gezamenlijk college en de selectie van de risico-coördinator, en na de zomer opleiden, inventarisatie risico s en fine tunen. 1.3 Wie neemt deel? Om de kennis en kunde in de organisatie te vergroten en ervoor te zorgen dat de gemeente dezelfde taal gaat spreken wordt (na de zomervakantie) een tweedaagse training risicomanagement georganiseerd. Deze training wordt gevolgd door één of meer door de afdelingsmanager te benoemen risico-coördinator(en), per team of afdeling. Dit laatste is afhankelijk van het risicoprofiel van de afdeling. Deze persoon dient een HBO werk en denk niveau te hebben, integraal te kunnen denken, maar vooral sociaal vaardig te zijn. Bij laatstgenoemde gaat het o.a. om pro-activiteit, empatisch vermogen en gevoel voor het herkennen van risico s. Gedacht wordt aan de teamleiders van de afdelingen omdat zij een linking pin zijn tussen uitvoering en het bestuur en op die manier de beste toegang hebben tot alle informatie die relevant is om risico s te onderkennen. Aan het einde van de training wordt door de coördinatoren een start gemaakt met het opstellen van een risicoprofiel voor de eigen afdeling. Na de training zijn de risico-coördinatoren in staat om zelf een risicoprofiel voor hun afdeling af te maken en te actualiseren. Implementatieplan risicomanagement Pagina 3

4 Managementteam In het MT van 9 juli a.s. en een gezamenlijke collegevergadering op 23 juni a.s. zal Robert t Hart, directeur van adviesbureau NAR een uitnodigende en inspirerende presentatie geven en de discussie leiden. De MT-leden worden gevraagd na te denken over de persoon die van zijn of haar afdeling het beste past binnen het hierboven geschetste profiel en de naam van deze persoon zo snel mogelijk maar uiterlijk 10 juli 2015 op te geven. Het voorstel is om voor de afdelingen PU, POI, RO en FFJ één risico-coördinator te benoemen en voor RO en OGB minimaal twee, en voor MO drie gezien het risicoprofiel van deze afdelingen. De financiële consulenten zullen tevens deelnemen aan het opleidingstraject zodat ze de afdeling optimaal kunnen adviseren. Met name het meedenken in het kwantificeren van de risico s is een taak van de financieel consulent. 1.4 Inventarisatie belangrijkste risico s Gestart wordt met een korte presentatie over dit project voor het MT en B&W. Doelstelling is om eventuele vooroordelen weg te nemen en de stappen uit te leggen. Daarna wordt een drietal workshops van een dagdeel georganiseerd. In de workshops wordt een korte inleiding verzorgd betreffende de basisprincipes van risicomanagement en het inventariseren en kwantificeren van risico s. Daarnaast gaan de deelnemers direct aan de slag om een risicoprofiel voor hun afdeling op te stellen. Hierbij wordt ook aandacht besteed aan de oorzaak- gevolg relaties van de risico s. Om niet op nul te beginnen is gebruik gemaakt van de database uit NARIS welke wordt aangevuld met de huidige risico s vanuit de gemeente Wassenaar en Voorschoten en een top 50 risico s welke bij veel gemeenten voorkomt. Van het risicoprofiel per afdeling wordt de top 5 aan risico s bepaald. Door training on the job leren de deelnemers zelfstandig te werken met risico s. De workshops worden bij de gemeente intern verzorgd waarbij we werken in een computerlokaal met eigen werkplek voor de risico-coördinatoren. Beoordeling en terugkomdagdeel; tijdens deze sessie worden de resultaten van de workshops teruggekoppeld. Dubbele risico s worden besproken, er wordt gediscussieerd over verschillen in kwantificering en er worden andere verschillen in de risicoprofielen aangestipt. De resultaten van deze bijeenkomst zorgen voor verdere aanscherping van de risicoprofielen. Implementatieplan risicomanagement Pagina 4

5 2 Stappenplan 2.1 Fase 1 Vóór de zomervakantie 2015 Voor de zomervakantie willen we het MT en het bestuur meenemen in het belang van een goede risicobeheersing en de stappen die we moeten nemen om daartoe te komen. De volgende bijeenkomsten worden georganiseerd waarbij dit plan van aanpak en de door de raad vastgestelde nota risicomanagement en weerstandsvermogen input is. 10 juni behandelen plan van aanpak in het DT; 23 juni gezamenlijke collegevergadering, vaststellen plan van aanpak en informatiebrief; Vóór 1 juli informatiebrief sturen naar de raad; 9 juli presentatie en discussie MT; Optioneel bespreken commissie P&C/BB/BM. Daarnaast is het belangrijk dat we de namen van de risico-coördinatoren zo snel mogelijk ontvangen zodat we hen kunnen informeren en uitnodigen voor de training in oktober/november. 2.2 Fase 2 Na de zomervakantie Tweedaagse training coördinatoren De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor hun doelstellingen en risico s. Zij kunnen hierin worden ondersteund door iemand in hun directe omgeving te trainen en een standaardmethodiek aan te reiken. Indien gewenst kan dit ook de manager zelf zijn. Deze coördinatoren nemen deel aan een training die wordt verzorgd door NAR. Deze training is praktijkgericht: de eerste risico s worden daarmee in kaart gebracht en gekwantificeerd. Dag 1 Ochtend: Middag: Inleiding en risico-identificatiestructuur Achtergrond risicomanagement Hoe krijg je risico s in beeld? Hoe krijg je een zo volledig mogelijk risicoprofiel? Risicoanalyse Verschillende soorten risico s Verschillende soorten oorzaken en gevolgen Hoe kun je risico s kwantificeren en prioriteren? Risicomanagement als stuurinstrument Dag 2 Ochtend: Risicoanalyse in NARIS Risicoanalyse per afdeling Voor beide gemeenten wordt er een standaard risicolijst klaar gezet in NARIS. Dubbele risico s bespreken Verschillen in kwantificering bespreken Implementatieplan risicomanagement Pagina 5

6 Middag: Verankering per afdeling Verschillende typen beheersmaatregelen Visualisatie risicoprofiel Management rapportages Stappen per afdeling Resultaat Na het volgen van de training risicomanagement zijn de deelnemers in staat zelfstandig risico s te identificeren, te kwantificeren, te analyseren en te beheersen. Bovendien spreken de deelnemers na de training dezelfde taal, dat wil zeggen dat men op dezelfde manier omgaat met risico s en risicomanagement. 2.3 Fase 3 Verankeren in de organisatie Er zijn twee momenten in de P&C cyclus waarin het actualiseren van het risicoprofiel belangrijk is en dat is bij de jaarrekening en bij de begroting. Op die momenten zal een medewerker vanuit het team financiën dit traject coördineren. Het proces zal er globaal als volgt uit zien: - Afdelingen en risico-coördinator actualiseren het risicoprofiel; - Afdelingsmanager is verantwoordelijk voor en accordeert het risicoprofiel van de afdeling - Het gemeentelijk risicoprofiel wordt besproken en gecontroleerd op volledigheid en consistentie in een risico-comité welke bestaat uit de volgende personen; o de medewerker vanuit financiën, die de coördinatie verzorgt; o teamleider financiën; o de gemeentesecretaris; o de concerncontroller. - Het risico-comité stelt vragen welke de risico-coördinator beantwoordt, eventueel wordt het risico aangepast of worden er risico s geschrapt/ toegevoegd. - De gemeentesecretaris accordeert het risicoprofiel van de betreffende gemeente. - Daarna wordt de top 10 risico s opgenomen in de jaarrekening 2015 en de begroting 2017 en op die manier voorgelegd aan het college. Het volledige risico-profiel per gemeente wordt indien gewenst ter kennis gegeven aan de accountant. Implementatieplan risicomanagement Pagina 6