Nota Weerstandsvermogen Gemeente Olst-Wijhe 1 van 10

Transcriptie

1 Nota Weerstandsvermogen 2013 Gemeente Olst-Wijhe Olst-Wijhe, maart 2013 doc. nr.: Nota Weerstandsvermogen Gemeente Olst-Wijhe 1 van 10

2 Inhoudsopgave Samenvatting 3 Hoofdstuk indeling 1. Inleiding 4 2. Risicobeleid en risicomanagement 5 3. Weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen 7 4. Uitvoering risicobeleid 8 Bijlage I. Kansklassen, gevolgklassen, risicoscore 10 Nota Weerstandsvermogen Gemeente Olst-Wijhe 2 van 10

3 Samenvatting Op grond van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) dienen wij in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarrekening in te gaan op onze weerstandscapaciteit en onze risico s. Ons huidige beleid dateert uit Aan uw raad is toegezegd om in 2013 een nieuwe beleidsnota aan te bieden. Daarnaast is vorig jaar de gemeentebrede risico-inventarisatie afgerond. In het gewenste risicomanagement worden eerst de risico s geïdentificeerd en gekwantificeerd. Het identificeren van risico s gebeurt per risicogebied naar verschillende risicocategorieën in een risicomatrix. Voor het kwantificeren van de individuele risico s gelden kansklassen en gevolgklassen, waarmee per risico de risicoscore s zijn bepaald. Vervolgens worden er beheersmaatregelen getroffen, die de kans van optreden en/of de gevolgen van risico s beheersbaar houden/ maken. De mate waarin de beheersmaatregelen de risico s terugdringen weegt uiteindelijk mee bij het bepalen hoeveel middelen gereserveerd moeten worden ter afdekking van de risico s. De weerstandscapaciteit is de buffer die ervoor zorgt dat het bestaande beleid niet in gevaar komt, wanneer risico s werkelijkheid worden. De componenten van deze buffer kunnen zijn (bestemmings, stille) reserves, post onvoorzien, onbenutte belastingcapaciteit en ruimte ontstaan uit bezuinigingen. In de paragraaf weerstandsvermogen wordt steeds bezien in hoeverre deze componenten worden betrokken bij het bepalen van de weerstandscapaciteit. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de voor afdekking van de risico s benodigde weerstandscapaciteit (middelen). De benodigde weerstandscapaciteit wordt bepaald door het risicoprofiel van de gemeente, waarbij de waarschijnlijkheid en omvang van ieder risico afzonderlijk is gewaardeerd. De relatie drukken we uit in een verhoudingsgetal. In deze nota staan de beleidsregels betreffende het weerstandsvermogen in relatie tot de toepassing van het risicomanagement in onze gemeente vanaf Bij de begroting en de jaarrekening, wordt de top 10 risico s behandeld. De overige risico s worden samengevat weergegeven, maar wegen wel mee voor het bepalen van het weerstandsvermogen. Daarmee wordt uw raad een integraal beeld gegeven van de risico s, de aanwezige weerstandscapaciteit, het weerstandsvermogen, en de ontwikkelingen ten opzichte van de vorige rapportage. Nota Weerstandsvermogen Gemeente Olst-Wijhe 3 van 10

4 Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Aanleiding In 2006 heeft onze gemeente haar eerste beleidsnota weerstandsvermogen opgesteld. Daarin is het begrip weerstandsvermogen uiteengezet en zijn de grenzen verkend over risico s en de mate waarin deze kunnen worden afgedekt. Tegelijk is in die nota een eerste inventarisatie gemaakt van de mogelijke risico s in onze gemeente. Nu zes jaar later, is door praktijkvoorbeelden het begrip over weerstandsvermogen verduidelijkt en heeft onze gemeente een inhaalslag gemaakt met een gerichte beheersing en sturing van haar risico s. Daarnaast is in de programmabegroting 2013 toegezegd om deze beleidsnota in het 1 e kwartaal van 2013 te actualiseren. 1.2 Wettelijk kader Het berekenen van het weerstandsvermogen vloeit voort uit het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording). Gemeenten zijn op grond hiervan verplicht om een inventarisatie van hun weerstandscapaciteit en risico s te maken evenals het gevoerde beleid hieromtrent. Welke risico s relevant zijn en wat tot de weerstandscapaciteit wordt gerekend verschilt per gemeente. Elke gemeente dient daarom zelf de risico s en capaciteit in beeld te brengen. Evenals welke ratio/norm voor het weerstandsvermogen wordt nagestreefd en welke omvang voldoende wordt geacht voor de komende jaren. 1.2 Doel van deze nota Het doel van deze nota is om het huidige kader en de beleidsuitgangspunten met betrekking tot het weerstandsvermogen te actualiseren. In deze nota staat onze visie op risicomanagement en weerstandsvermogen, en de uitvoering daarvan. Achtereenvolgens gaan wij in op: Doelstelling en reikwijdte van risicomanagement; Beleid ten aanzien van gewenste weerstandsvermogen; Spelregels voor de uitvoering van het risicobeleid; 1.3 Relatie met nota Grondbeleid en actualiseren grondexploitaties De verliesvoorzieningen grondexploitaties en de algemene reserve grondexploitatie vormen een afgebakend terrein. Dit wordt in de nota grondbeleid behandeld. Verder wordt in de jaarlijkse kadernota expliciet ingegaan op de risicoanalyses van de afzonderlijke grondexploitaties. Nota Weerstandsvermogen Gemeente Olst-Wijhe 4 van 10

5 Hoofdstuk 2 Risicobeleid en risicomanagement 2.1 Huidig risicobeleid Het huidig risicobeleid is vastgelegd in de nota Weerstandsvermogen bij raadsbesluit van Met betrekking tot de vermogenspositie en de gewenste hoogte van de vrije reserves is dit beleid vastgelegd in de nota Reserves en Voorzieningen bij raadsbesluit van Tot nu toe wordt inhoud gegeven aan het risicobeleid door in de begroting en jaarrekening de risico s te vermelden en eventuele maatregelen voor te stellen om die risico s te beperken. Daarnaast is begin 2012 in onze gemeente de gemeentebrede risicoinventarisatie afgerond. Risico s veranderen echter in de loop van de tijd, zodat het nodig is om periodiek de uitkomsten van de risicoanalyse opnieuw te bezien. Voor de sturing en beheersing dienen de risico s daarom vast op de agenda van de bedrijfsvoering te staan en volgens een vaste procedure te verlopen. 2.2 Gewenst risicomanagement Risicomanagement wordt gedefinieerd als het identificeren en kwantificeren van risico s en het bepalen van activiteiten die de kans van optreden en/of de gevolgen van risico s beheersbaar houdt/ maakt. Deze activiteiten worden beheersmaatregelen genoemd. Een onderdeel van de beheersmaatregelen is het op niveau houden van de financiële positie door het opbouwen van weerstandsvermogen. Doelstellingen als uitgangspunt De belangrijkste reden voor risicomanagement is om zonder veel schade (financieel, vertraging, imago e.d.) de gestelde doelen te bereiken. Het is daarom van belang om eerst zicht te krijgen op de doelstellingen. Daarnaast is risicomanagement gericht op proactief handelen in plaats van reactief en gaat het om een periodiek terugkerend proces dat onderdeel uitmaakt van de verantwoordelijkheid van het management. In het proces onderscheiden we de volgende fasen: Risico-identificatie In de eerste stap in de cyclus brengen we alle relevante risico's in kaart. Hierbij valt te denken aan een breed scala van risico's. Voorbeelden van risicocategorieën zijn: Financiële en fiscale risico's (directe aantasting van de vermogenspositie) Juridische/aansprakelijkheidrisico's (claims van derden, juridische procedures met mogelijke gevolgen voor de vermogenspositie) Risico's in het bedrijfsproces (aantasting van de productiecapaciteit) Imago/ politieke risico's (onbevoegde besluitvorming, negatieve publiciteit) Materiële risico's (beschadiging of verlies van gebouwen, en bedrijfsmiddelen) Risicoanalyse en -beoordeling De analyse bestaat uit een inschatting van de kans dat een gebeurtenis optreedt, en wat daarvan de gevolgen zullen zijn. Met behulp van beoordelingstechnieken kan worden afgewogen hoe groot het risico is. Ieder individueel risico wordt bepaald als: Kans x Gevolg. Het doel is om de hoge risico s te identificeren. Het waarderen van risico s behoort tot de managementverantwoordelijkheid. In zijn aard is de risicoanalyse een proces van taxeren en schatten, en heeft het daarmee altijd in bepaalde mate een subjectief karakter. Deze subjectiviteit beperken we door: a) Er voor te zorgen dat er altijd meerdere personen bij het proces betrokken zijn; b) Onze inschattingen en ons risicoprofiel te spiegelen aan dat van andere gemeenten. In bijlage I staan de Kansklassen en Gevolgklassen waarop ons risicoprofiel is gebaseerd. Beheersmaatregelen Maatregelen om risico s te beheersen kunnen preventief of curatief van aard zijn. Preventieve maatregelen zijn gericht op het voorkomen van een gebeurtenis. Voorbeelden daarvan zijn procedures, herinrichting van processen en systemen. Curatieve maatregelen zijn gericht op het beperken van de gevolgen. Voorbeelden daarvan zijn een rampenorganisatie, risicofinanciering en verzekeringen. Het is van belang dat de beheersmaatregel in verhouding staat tot de omvang van het risico. Op grond van een kostenbatenanalyse kan ook worden besloten dat bepaalde risico s moeten worden geaccepteerd. Nota Weerstandsvermogen Gemeente Olst-Wijhe 5 van 10

6 Financieel afdekken van risico s Tot slot kan op grond van de analyses bepaald worden hoeveel middelen gereserveerd moeten worden ter afdekking van de risico s. Het gaat daarbij om de restrisico s. Daarmee wordt bedoeld dat de mate waarin de getroffen beheersmaatregelen het oorspronkelijke risico terugdringen, moet worden meegewogen. De uitkomst hiervan moet worden afgezet tegen de middelen die de gemeente beschikbaar heeft. Schematisch ziet de cyclus er dan als volgt uit. Nota Weerstandsvermogen Gemeente Olst-Wijhe 6 van 10

7 Hoofdstuk 3 Weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen 3.1 Weerstandscapaciteit Onder weerstandscapaciteit wordt het geheel van middelen en mogelijkheden verstaan, waarmee niet begrote en onverwachte substantiële kosten kunnen worden opgevangen. Het is als het ware een buffer om er voor te zorgen dat het bestaande beleid en voorzieningen niet in gevaar komen, wanneer risico s werkelijkheid worden. De volgende componenten worden betrokken bij het bepalen van de omvang van de weerstandscapaciteit: Algemene reserve Bestemmingsreserves Stille reserves Post onvoorzien Onbenutte belastingcapaciteit Eventuele bezuinigingsmogelijkheden Het karakter van deze componenten is verschillend. Zo kunnen reserves slechts eenmalig worden ingezet en kent de belastingcapaciteit een structureel karakter. Daarnaast vormen bezuinigingsmogelijkheden een capaciteit die nog gerealiseerd moet worden. Voorzieningen behoren niet tot de weerstandscapaciteit. Het gaat hier om zogenaamd geoormerkt geld waarover niet vrij kan worden beschikt om elke willekeurige tegenvaller op te vangen. De mate waarin deze posten kunnen bijdragen aan de weerstandscapaciteit dient steeds opnieuw te worden bezien. Dit gebeurt in de paragraaf Weerstandsvermogen in de begroting en jaarrekening. 3.2 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is de mate waarin onverwachte financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen. Hierbij wordt de weerstandscapaciteit afgezet tegen de risico s die een gemeente loopt. Weerstandsvermogen kan zowel een statisch als een dynamisch karakter hebben. Een statisch vermogen is het vermogen om tegenvallers op te vangen zonder dat dit tot beleidswijzigingen in het begrotingsjaar zelf leidt. Het dynamisch vermogen is het vermogen om tegenvallers op te vangen zonder dat dit consequenties heeft voor beleid in meerdere begrotingsjaren. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de voor afdekking van de risico s benodigde weerstandscapaciteit (middelen). De benodigde weerstandscapaciteit wordt bepaald door het risicoprofiel van de gemeente, waarbij de waarschijnlijkheid en omvang van ieder risico afzonderlijk is gewaardeerd. De relatie drukken we uit in een verhoudingsgetal. Nota Weerstandsvermogen Gemeente Olst-Wijhe 7 van 10

8 Hoofdstuk 4 Uitvoering risicobeleid 4.1 P&C cyclus Door de bepalingen van het BBV, de verplichte paragraaf Weerstandsvermogen, is risicomanagement onlosmakelijk verbonden aan de Planning & Control cyclus. Dat betekent dat wij minimaal twee keer per jaar, via de begroting en de jaarrekening, een integraal beeld geven van de risico s, de aanwezige weerstandscapaciteit, het weerstandsvermogen, en de ontwikkelingen ten opzichte van de vorige rapportage. 4.2 Kwaliteit van de risicobepaling In de geschetste methodiek van risicomanagement worden risico s individueel beoordeeld op kans van optreden en het daarmee gepaard gaande gevolg. Dat is nauwkeuriger dan tot dusverre werd gedaan, omdat voorheen werd uitgegaan van een gemiddelde kans. 4.3 Omvang van het weerstandsvermogen Niet alle risico s zullen in één jaar in hun maximale omvang optreden. Sommige risico s zullen zich zelfs nooit voordoen. Afhankelijk van wat aan zekerheid acceptabel wordt gevonden om de geïnventariseerde risico s af te dekken, varieert de gewenste weerstandscapaciteit. In veel gemeenten wordt voor de bepaling van de benodigde weerstandscapaciteit daarom een waarde gebruikt die een zekerheidsniveau van 90% weergeeft. Wij sluiten daarbij aan en hanteren eveneens 90%. Dit betekent dat het betreffende bedrag in 90% van de gevallen voldoende is om alle daadwerkelijk uitgekomen risico's te dekken. De ratio van het weerstandsvermogen is dan als volgt te berekenen: De ratio van het weerstandvermogen moet minimaal 1 bedragen als de gemeente voldoende middelen beschikbaar wil hebben om in 90% van de gevallen alle risico's op te vangen. In samenwerking tussen het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR) en de Universiteit Twente is de volgende tabel gecreëerd om het weerstandsvermogen te beoordelen. Beoordelingstabel weerstandsvermogen Waardering Ratio Betekenis weerstandsvermogen A >2,0 Uitstekend B 1,4 2,0 Ruim voldoende C 1,0 1,4 Voldoende D 0,8 1,0 Matig E 0,6 0,8 Onvoldoende F < 0,6 Ruim Onvoldoende In de streefwaarde voor het weerstandsvermogen moet er een goede balans gevonden worden tussen een verantwoorde buffer om de uitvoering van de gemeentelijke taken te waarborgen, en overdadige voorzichtigheid. Bij een te laag weerstandsvermogen (vooral lager dan 1) loopt de beleidsuitvoering gevaar, maar het opbouwen van een onnodig hoog weerstandsvermogen neemt middelen in beslag die elders ingezet hadden kunnen worden. Wij streven naar een weerstandsvermogen waarvan de ratio tussen de 1,0 1,4 ligt. Dat wil zeggen waardering C volgens bovenstaande tabel. Dit is echter vanwege het eerder aangegeven deels onzekere karakter van de kwantificering van risico's geen harde doelstelling. Dat wil zeggen dat niet bij iedere afwijking van deze streefwaarde er direct maatregelen worden uitgewerkt die zwaar doorwerken in de beleidsuitvoering. Indien de streefwaarde in enig jaar niet wordt bereikt, dan wordt, afhankelijk van de grootte van de afwijking, een plan voorbereid om het weerstandsvermogen binnen een termijn van drie jaar weer binnen de streefwaarde te krijgen. Nota Weerstandsvermogen Gemeente Olst-Wijhe 8 van 10

9 4.4 Top 10 risico s Door risico s systematisch te inventariseren ontstaat snel een lange lijst van risico s. Een deel van deze risico s heeft slechts beperkte financiële gevolgen. Wij zullen in de weerstandsparagraaf uitgebreid ingaan op de top 10 risico s. De overige risico s brengen wij in financiële zin samen en wegen onder de noemer overige risico s mee in het weerstandsvermogen. Nota Weerstandsvermogen Gemeente Olst-Wijhe 9 van 10

10 Bijlage I Kansklassen, gevolgklassen, risicoscore Voor de beoordeling van de kans dat een risico zich voordoet gebruiken we vijf kansklassen met de volgende indeling. Klasse Waarschijnlijkheid (kans) 1 Zeer klein (10%) 2 Klein (30%) 3 Matig (50%) 4 Groot (70%) 5 Zeer groot (90%) Voor gevolgen van risico's hanteren we de volgende, voor onze organisatie relevante gevolgcategorieën: Financieel Vertragingstagnatie (productie) Imago (waardering door derden) De gevolgklassen van de belangrijkste categorieën zijn als volgt: Gevolgen Klasse Financieel Vertraging/stagnatie Imago gevolg 1 x < x < 1 mnd Zeer klein (individueel) < x < mnd < x < 3 mnd Klein (persoonlijke kring) < x < mnd < x < 6 mnd Midden (plaatselijke pers) < x < mnd < x < 1 jaar Groot (regionale pers) 5 x > x > 1 jaar Zeer groot (landelijke pers) Op basis van de uitkomsten kan ordening in de lijst met risico s worden aangebracht. De uitkomsten leveren een zogenaamde risicoscore op die in de volgende formule kan worden weergegeven: Risicoscore = kans (verwachting) x impact (geldgevolg + tijdgevolg + imagogevolg) Nota Weerstandsvermogen Gemeente Olst-Wijhe 10 van 10