Nota risicomanagement. Gemeente Asten

Transcriptie

1 Nota risicomanagement Gemeente Asten

2 Inhoudsopgave: 1 INLEIDING UITGANGSPUNTEN BESLUIT BEGROTING EN VERANTWOORDING (BBV) FINANCIËLE VERORDENING ARTIKEL DOELSTELLING VOLDOEN AAN WET EN REGELGEVING INZICHT KRIJGEN IN DE RISICO S BEHEERSEN VAN RISICO S RISICOBEWUSTZIJN VERSTERKEN OPBOUWEN VOLDOENDE WEERSTANDSCAPACITEIT RISICOMANAGEMENT IDENTIFICATIE ANALYSE EN BEOORDELING BEHEERSING RISICO S/MONITORING WEERSTANDSVERMOGEN BEREKENING BENODIGDE WEERSTANDSCAPACITEIT (RISICO S) BEREKENING BESCHIKBARE WEERSTANDSCAPACITEIT (BUFFER) RATIO WEERSTANDSVERMOGEN TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN IMPLEMENTATIE RISICOMANAGEMENT BESLUITEN BIJLAGE 1: BEGRIPPENKADER Pagina: 2 / 15

3 1 Inleiding Risico s zijn onlosmakelijk verbonden met menselijk handelen. Elke organisatie zal risico s moeten nemen om zijn doelen te realiseren. Risico s zijn niet te vermijden. Met een structurele aanpak van risicomanagement krijg je als organisatie grip op het beheersen van risico s. Het doel van risicomanagement is een beter inzicht krijgen in - en het beheersbaar maken van de risico s die de gemeente loopt. Hiervoor is het nodig om inzicht te verkrijgen in de beheersmaatregelen en de financiële vertaling van de risico s in relatie tot het vermogen, het zogenaamde weerstandsvermogen. Een risico-inventarisatie is een wettelijke verplichting. Ook voor de provincie, als toezichthouder, is de manier waarop de gemeente met risico s omgaat een belangrijk aandachtspunt. Een algemene definitie van een risico is een kans op het optreden van een gebeurtenis met een bepaald gevolg, waarbij geldt: risico = kans x effect. In de begroting is een andere definitie van toepassing: een risico is de kans op een gebeurtenis met een negatief financieel gevolg voor de gemeente, waarvoor geen dekking aanwezig is. De definitie van risicomanagement kan als volgt worden omschreven: Risicomanagement is het continu en systematisch doorlopen van de (processen in de) organisatie op risico s, met als doel de gevolgen ervan te verminderen en de kans erop te verkleinen. Het risicomanagementproces ziet er als volgt uit: Hierin is de Plan-Do-Check-Act systematiek terug te zien die we in Asten hanteren. Beleid / doelstellingen Pagina: 3 / 15

4 Evaluatie en rapportage Risico- Identificatie Risico- analyse Beheersmaatregelen implementeren Risico- beoordeling Beheersmaatregelen ontwerpen Pagina: 4 / 15

5 2 Uitgangspunten 2.1 Besluit begroting en verantwoording (BBV) Met ingang van begrotingsjaar 2004 is het Besluit begroting- en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) van kracht. Het BBV bevat voorschriften voor de inrichting van de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening. Onder titel 2.3 van het BBV worden zeven paragrafen genoemd die een gemeente in ieder geval in haar begroting en jaarverslag dient op te nemen. De paragraaf weerstandsvermogen is een van deze zeven paragrafen. Volgens artikel 11 van het BBV bevat de paragraaf weerstandsvermogen ten minste: - een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; - een inventarisatie van de risico s; - het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico s. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: - de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; - alle risico s, waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. In de toelichting op artikel 11 staat dat er voor de relevantie van risico s en wat tot de weerstandscapaciteit wordt gerekend geen algemeenheid kan worden aangegeven. Gemeenten dienen de weerstandscapaciteit en de risico s zelf te inventariseren. Doordat de risico s die gemeenten lopen verschillen is het niet mogelijk een algemene norm te stellen voor de omvang van de weerstandscapaciteit van een gemeente. Het is aan de gemeenten zelf om een beleidslijn te formuleren over de in de organisatie noodzakelijke geachte weerstandscapaciteit in relatie tot de risico s. 2.2 Financiële verordening artikel 212 In de Financiële verordening artikel 212 gemeente Asten 2010 zijn de uitgangspunten voor het financiële beleid vastgelegd. Artikel 8 van de verordening is gebaseerd op artikel 11 van de BBV en bevat de volgende tekst: 1. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken b. alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. 2. De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen bevat ten minste: a. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; b. een (zo concreet mogelijke) inventarisatie van de risico s; c. een waardering van de weerstandscapaciteit; d. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico s. Pagina: 5 / 15

6 3 Doelstelling 3.1 Voldoen aan wet en regelgeving De gemeente Asten heeft een paragraaf weerstandsvermogen opgenomen in de begroting. Tot op heden is het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico s in deze paragraaf niet aangegeven. Zoals bij de uitgangspunten is aangegeven, moet dit volgens de BBV en de verordening wel opgenomen worden. In deze nota is beleid geformuleerd dat vanaf de begroting 2014 wordt verwerkt in de paragraaf weerstandsvermogen. 3.2 Inzicht krijgen in de risico s Het is van belang om inzicht te krijgen in de risico s die de gemeentelijke organisatie loopt. Dit zal gebeuren door jaarlijks een risico inventarisatie te maken t.b.v. de jaarrekening en de begroting. De belangrijkste soorten van risico s in de gemeente Asten zijn risico s op de volgende gebieden: financieel, juridisch, imago en informatie (ICT, beveiliging en privacy van informatie). 3.3 Beheersen van risico s Na het inzicht in de risico s, is het zaak om beheersmaatregelen te nemen om risico s te signaleren, te voorkomen, te reduceren of te elimineren. Te denken valt aan o.a. het afsluiten van verzekeringen, financiële middelen (reserves, voorzieningen) reserveren, het aanpassen van producten, processen of projecten of interne controle maatregelen. Deze beheersmaatregelen zullen worden aangegeven bij de risico inventarisatie. 3.4 Risicobewustzijn versterken De interpretatie van wat als risico dient te worden meegenomen verschilt per persoon. Verschillende aspecten die van invloed zijn op de perceptie van risico s zijn: opvattingen, emoties, meningen, intuïtie, beoordelingen, opleiding, geslacht, leeftijd en (culturele) achtergrond. Deze aspecten worden beïnvloed door o.a. persoonlijke ervaringen, informele netwerken, maatschappelijke posities, politieke en maatschappelijke acties. De bedoeling is dat er een gelijk beeld ontstaat van de belangrijkste risico s. Een belangrijke stap hierin is de acceptatie en het inzicht dat risico s een onderdeel zijn van elk project of proces. Inzicht in de risico s begint bij het risicobewustzijn van de medewerkers. Als zij risicobewust zijn in hun dagelijkse werkzaamheden in het primaire proces, zal het inzicht in de risico s toenemen en kan proactief ingespeeld worden op de risico s zodat deze vroegtijdig beheersbaar gemaakt kunnen worden. Het management is verantwoordelijk voor het beheersen van risico s en zorgt voor een goede informatieverstrekking naar het bestuur. In de sjablonen voor college en raad en in de projectdocumenten is hiervoor een paragraaf risico s opgenomen. Pagina: 6 / 15

7 3.5 Opbouwen voldoende weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit vormt als beheersmaatregel het sluitstuk van risicomanagement om de risicokosten op te vangen. Gebruikelijk is om een zekerheidspercentage vast te stellen waarmee de risico s worden afgedekt. Het bedrag wat daaruit volgt is gelijk aan de hoogte van de benodigde weerstandscapaciteit. Dit zal onder andere een deel van de algemene reserve zijn wat in principe dan niet meer vrij aanwendbaar is. In paragraaf 5 wordt dit nader toegelicht. Pagina: 7 / 15

8 4 Risicomanagement 4.1 Identificatie Voordat risico s worden geïdentificeerd worden ze eerst geïnventariseerd. Op basis van deze inventarisatie wordt een lijst samengesteld met onderkende risico s. Deze risico s zullen geanalyseerd en beoordeeld worden. 4.2 Analyse en beoordeling Voor de analyse en beoordeling van de risico s is er een indeling gemaakt op basis van kansklassen en financiële gevolgen. Dit betekent dat we elk risico (waarvoor geen dekking is voorzien) vertalen in geld, dus bijvoorbeeld ook een risico op imago schade. Kansklassen: Klasse Norm Referentiebeeld 1 Minder dan 1x per 10 jaar zeer klein 2 1x per 5 tot 10 jaar klein 3 1x per 2 tot 5 jaar gemiddeld 4 1x per 1 tot 2 jaar groot 5 Vaker dan 1x per jaar zeer groot Financiële gevolgen: Klasse Financieel gevolg Percentage van het begrotingstotaal 1 Minder dan < 0,05% 2 Tussen en ,05 0,25% 3 Tussen en ,25% - 0,5% 4 Tussen en ,5% - 1,0% 5 Meer dan > 1,0% Met behulp van een risicoscore kunnen risico s worden gerangschikt en wordt inzichtelijk welke risico s materieel zijn. De risicoscore wordt bepaald door de klassen van kans en financieel gevolg te vermenigvuldigen volgens onderstaande formule, waarbij de maximale score 25 is (5*5). Risicoscore = inschaling kans x inschaling financieel gevolg Op basis van het indelen van de risico s in bovenvermelde klassen wordt een risicomatrix opgesteld. De risicomatrix geeft een indicatie van de potentiële impact van het risico. Pagina: 8 / 15

9 Hieronder is een risicomatrix weergegeven die gebaseerd is op bovenvermelde risicoklassen. Bij het intekenen van een risicoscore geldt dat hoe hoger de risicoscore, hoe hoger de prioriteit voor beheersing van het risico is. In deze risicomatrix wordt uitgegaan van: Groen: risicoscore 1 t/m 4 punten Oranje: risicoscore 5 t/m 14 punten Rood: risicoscore 15 punten of meer De risico s van de categorie oranje + rood noemen we financieel materieel en nemen we mee in de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit. De risico s van de categorie groen blijven buiten beschouwing in deze financiële berekening. Het percentage wat is genoemd per kansklasse, geeft aan hoeveel % van de financiële impact meetelt in de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit. Hoe groter de kans dat het risico zich zal voordoen hoe hoger dit percentage. Voorbeeld: een risico met een kans dat het zich 1x per 3 jaar zal voordoen, waarbij de financiële impact is krijgt een risicoscore van 12 punten, categorie oranje. De impact van telt voor 50%, dus voor , mee in de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit van de gemeente. Risicomatrix: Kans Klasse 5) Zeer groot (>1x p jr) (90%) 4) Groot (1x p 1-2 jr) (70%) 3) Gemiddeld (1x p 2-5 jr) (50%) 2) Klein (1x p 5-10 jr) (30%) 1) Zeer klein (< 1x p 10 jr) (10%) Impact 1) 2) 3) 4) 5) < > > > en en en > < < < Beheersing risico s/monitoring Nadat de risico s en de beheersmaatregelen zijn geïnventariseerd is het mogelijk ze te monitoren. Er zijn vier soorten beheersmaatregelen: vermijden, verminderen, overdragen of accepteren van risico s. Jaarlijks wordt een risico-inventarisatie gehouden en een risicomatrix opgesteld. Uit de risicomatrix blijkt hoeveel risico s met een hoge score (15 punten of meer, kleur rood) extra aandacht behoeven. De monitoring van deze kleur rood Pagina: 9 / 15

10 risico s gebeurt door het risico en de beheersmaatregelen in de jaarplannen van de betreffende afdeling op te nemen en elk kwartaal te volgen. Pagina: 10 / 15

11 5 Weerstandsvermogen Nu de bekende risico s geanalyseerd en beoordeeld zijn, kan het weerstandsvermogen bepaald worden. Het weerstandsvermogen is de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en alle gekwantificeerde risico s waarvoor geen financiele dekking is en die van materiële betekenis zijn (kleur oranje en rood uit de risicokaart). De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente kan beschikken om niet begrote kosten op te vangen. Weerstandsvermogen = Beschikbare weerstandscapaciteit (buffer) Benodigde weerstandscapaciteit (risico s) 5.1 Berekening benodigde weerstandscapaciteit (risico s) De benodigde weerstandcapaciteit kan bepaald worden met behulp van een risicosimulatie. Uitgangspunt hierbij is dat de risico s zich nooit allemaal tegelijk zullen voordoen. In de literatuur is een percentage van 90% van de benodigde weerstandscapaciteit gebruikelijk om het bedrag te berekenen dat nodig is om de geïdentificeerde risico s af te dekken. Dit wordt wel het zekerheidspercentage genoemd. We stellen voor om voor Asten het zekerheidspercentage ook op 90% te zetten. Dit betekent dat we de optelsom van alle berekende risico s (categorie oranje en rood) waarvoor geen dekking is vermenigvuldigen met 90%. Dit is de benodigde weerstandscapaciteit in euro s. 5.2 Berekening beschikbare weerstandscapaciteit (buffer) In deze paragraaf is beschreven uit welke bestanddelen de beschikbare weerstandscapaciteit van de gemeente Asten is opgebouwd. Vrij aanwendbare deel algemene reserve Het vrij aanwendbare deel van de algemene reserve kan voor de berekening van de weerstandscapaciteit worden ingezet. Vrij aanwendbaar wil zeggen dat de rente die over dit deel van de algemene reserve wordt berekend niet als dekkingsmiddel voor de exploitatie is ingezet. Daardoor heeft aanwending van dit deel van de algemene reserve geen gevolgen voor het begrotingssaldo. De gemeente Asten heeft ook een algemene reserve grondbedrijf. Deze reserve is specifiek bedoeld voor de risico s in de grondexploitaties van de gemeente. Deze reserve blijft buiten beschouwing als onderdeel van de beschikbare weerstandscapaciteit. De risico s op de grondexploitaties worden niet meegeteld in de risicomatrix van de gemeente Asten, omdat er dekking in de vorm van een reserve tegenover staat. Pagina: 11 / 15

12 Vrij aanwendbare deel bestemmingsreserves Indien er bestemmingsreserves zijn waarbij de raad nog vrij kan besluiten over de bestemming van het geld én de rente wordt niet als dekkingsmiddel voor de exploitatie ingezet, dan kan dit deel worden ingezet voor de berekening van de weerstandscapaciteit. Post onvoorzien Artikel 8 (lid 1 en lid 6) van het BBV verplicht iedere gemeente een bedrag voor onvoorziene uitgaven op te nemen in de begroting. De post onvoorzien is een buffer voor onvoorziene uitgaven. In het bepalen van de hoogte van dit bedrag is een gemeente vrij. Begrotingsruimte Als de begroting sluit met een positief saldo, is sprake van begrotingsruimte. Deze kan ingezet worden voor financiële tegenvallers. Stille reserves Als activa onder de opbrengstwaarde zijn gewaardeerd is sprake van een stille reserve. Voor de bepaling van de weerstandscapaciteit is het van belang dat de activa waarin een stille reserve besloten ligt direct verkoopbaar zijn. Niet direct verkoopbare activa blijven voor de berekening van de weerstandscapaciteit buiten beeld. Bij verkoop ontstaan winsten die eenmalig vrij inzetbaar zijn. Onbenutte belastingcapaciteit De onbenutte belastingcapaciteit bestaat uit de extra structurele middelen die gegenereerd kunnen worden door de tarieven van de gemeentelijke heffingen te verhogen. De onbenutte belastingcapaciteit kan worden berekend door de maximaal toegestane belastingbaten/- tarieven te vergelijken met de belastingbaten/-tarieven in de gemeente Asten. Voor het bepalen van de onbenutte belastingcapaciteit onroerende zaakbelasting wordt een vergelijk gemaakt met het OZB-percentage van de WOZ-waarde voor toelating tot artikel 12 Financiele verhoudingswet (Fvw). Om als gemeente toegelaten te worden tot artikel 12 is een (jaarlijks) vastgesteld percentage WOZ waarde van toepassing dat als redelijk peil wordt gezien. Verschil tussen de geraamde opbrengsten OZB en het redelijk peil is de onbenutte belastingcapaciteit. Pagina: 12 / 15

13 5.3 Ratio weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit (buffer) en de benodigde weerstandscapaciteit (gekwantificeerde risico s), en wordt uitgedrukt in een verhoudingsgetal. Het is van belang te weten of er sprake is van toereikend weerstandsvermogen. Om het weerstandsvermogen te beoordelen wordt gebruik gemaakt van de onderstaande normering van het NAR (Nederlandse Adviesbureau voor Risicomanagement): Ratio weerstandsvermogen Meer dan 2,0 Tussen 1,4 en 2,0 Tussen 1,0 en 1,4 Tussen 0,8 en 1,0 Tussen 0,6 en 0,8 Minder dan 0,6 Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende Er is geen norm bekend waaraan het weerstandsvermogen moet voldoen. Bij een ratio van 1,0 is de beschikbare weerstandscapaciteit gelijk aan de benodigde weerstandscapaciteit. Daarom is een ratio van minimaal 1,0 wenselijk. Pagina: 13 / 15

14 6 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Primair is het college verantwoordelijk voor de beheersing van de risico s. De raad draagt de eindverantwoordelijkheid. College en raad zijn gebaat bij juiste informatie over de risico s die het realiseren van de doelstellingen van de organisatie kunnen belemmeren. Door de risico s vroegtijdig te onderkennen, kunnen adequate beheersmaatregelen worden genomen. Hierdoor worden de risico s en de gevolgen ervan tot een minimum beperkt. Wat vraag: Raad en college bepalen door vaststelling van deze nota de kaders omtrent risicomanagement. Hoe vraag: De ambtelijke organisatie zorgt vervolgens voor de beheersing van de risico s binnen de gestelde kaders. Risicomanagement is hierbij een onderdeel van integraal management, dus een primaire basisverantwoordelijkheid van de vakafdeling. Het afdelingshoofd is dus verantwoordelijk voor risicomanagement binnen (de processen van) zijn/haar afdeling. De directie is overkoepelend verantwoordelijk. Het team Financieel beleid en advies verzamelt de risico s en de beheersingsmaatregelen en stelt de paragraaf weerstandsvermogen op (begroting, jaarrekening en noodzakelijke opmerkingen in de tussentijdse rapportages). Het team Kwaliteit en Control houdt een check op risicomanagement, heeft een adviserende rol en bewaakt op organisatiebreed niveau of risico s voldoende afgedekt worden. Pagina: 14 / 15

15 7 IMPLEMENTATIE RISICOMANAGEMENT Met deze nota is de eerste stap gezet om te komen tot een structurele uitvoering van risicomanagement, die vanaf de begroting 2014 start. Standaard is in de college- en raadsvoorstellen en in projectdocumenten al het kopje risico s opgenomen. Doel is om zoveel mogelijk in het primaire proces de risico s te benoemen en te beheersen. Jaarlijks wordt, ten behoeve van de jaarrekening en de begroting, een update van het totaaloverzicht van de risico s van de gemeente gemaakt. De risico s worden geïdentificeerd en beoordeeld en een risicomatrix wordt opgesteld. Tevens worden de beheersmaatregelen geïnventariseerd. Naar aanleiding hiervan wordt opnieuw het weerstandsvermogen bepaald. De risico s met de kleur rood worden inclusief eventueel getroffen beheersmaatregelen opgenomen in de jaarplannen van de afdelingen en per kwartaal gemonitord. Verder wordt conform de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) en de financiële verordening 212 de verplichte paragraaf weerstandsvermogen opgenomen in de begroting en jaarrekening, zoals dat nu al gebeurt. Dit beleid omtrent risicomanagement wordt hierin opgenomen. Daar waar nodig wordt in de tussentijdse rapportages over risico s en weerstandsvermogen gerapporteerd. Door de invoering van bovenstaande maatregelen is risicomanagement geïmplementeerd en opgenomen in de Plan Do Check Act cyclus van de gemeente Asten. Pagina: 15 / 15

16 8 BESLUITEN Op grond van het bovenstaande stellen we de raad voor om de volgende besluiten te nemen, waarna de doelstellingen en uitgangspunten voor het risicomanagement beleid helder zijn. Besluiten: - De risicomatrix vast te stellen met de bijbehorende kansklassen, financieel gevolgklassen en kleurgebruik. - De kleuren oranje + rood (risicoscore 5 punten of hoger) financieel te zien als materiële risico s die opgenomen worden in de berekening van de weerstandscapaciteit. - Het zekerheidspercentage van de benodigde weerstandscapaciteit (risico s) op 90% te stellen. - De bestanddelen van de beschikbare weerstandscapaciteit (buffer) vast te stellen. Dit zijn: vrij aanwendbare deel van de algemene reserve, vrij aanwendbare deel van de bestemmingsreserves, post onvoorzien, begrotingsruimte, stille reserves, onbenutte belastingcapaciteit. - De betekenis van de ratio s van het weerstandsvermogen vast te stellen, waarbij de ratio voor Asten 1,0 of hoger moet zijn. - Over de risico s te rapporteren in de begroting en jaarrekening en indien noodzakelijk in de tussentijdse rapportages. - De hierboven beschreven beleidskeuzes te verwerken in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en jaarrekening. Asten, team Kwaliteit en Control, juni 2013 Pagina: 16 / 15

17 Bijlage 1: begrippenkader Beheersmaatregel: maatregel om de gevolgen van een risico te kunnen beheersen, te onderscheiden in vier soorten: vermijden, verminderen, overdragen of accepteren. Risico (algemeen): kans x effect. Risico (begroting/jaarrekening): een risico is de kans op een gebeurtenis met een negatief financieel gevolg voor de gemeente, waarvoor geen dekking aanwezig is. Risicomanagement: het continu en systematisch doorlopen van de (processen in de) organisatie op risico s, met als doel de gevolgen ervan ter verminderen en de kans erop te verkleinen. Risicomatrix: overzicht van de risico s o.b.v. de toegekende risicoscore. Geeft een indicatie van de potentiële impact van het risico. Hierbij geldt bij het intekenen van een risicoscore dat hoe hoger de risicoscore, hoe hoger de prioriteit voor beheersing van het risico is. Risicoscore: inschaling kans x inschaling financieel gevolg. Weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente kan beschikken om niet begrote kosten op te vangen. Weerstandsvermogen: de verhouding van de beschikbare weerstandscapaciteit en alle gekwantificeerde risico s waarvoor geen financiele dekking is en die van materiële betekenis zijn (kleur oranje en rood uit de risicokaart). Zekerheidspercentage: uitgangspunt is dat de risico s zich nooit allemaal tegelijk zullen voordoen. Daardoor wordt een percentage van de berekende risico s in euro s opgenomen. Pagina: 17 / 15