Nota reserves en voorzieningen

Transcriptie

1 Nota reserves en voorzieningen

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Beleidslijnen reserves en voorzieningen Definities en regelgeving Toerekening van rente Huidige standen per reserve/voorziening... 6 Bijlage: doel en geraamd verloop per reserve/voorziening

3 1. Inleiding Volgens artikel 8 van de financiële verordening van de veiligheidsregio Fryslân legt het dagelijks bestuur eens per 4 jaar een nota reserves en voorzieningen voor aan het algemeen bestuur. Volgens dit artikel behandelt de nota in ieder geval: - De vorming en besteding van reserves; - De vorming en besteding van voorzieningen; - De toerekening en verwerking van rente over de reserves. De vorige beleidsnota reserves en voorzieningen is in 2011 vastgesteld door het algemeen bestuur, en had betrekking op de periode 2011 tot en met Daarom is de nota voor de jaren 2015 tot en met 2018 herzien. Tot vorming van reserves en de uit te voeren dotaties en onttrekkingen wordt veelal besloten in andere bestuursbesluiten. Dit betreft vooral de begroting, wijzigingen op de begroting en de vaststelling van de jaarrekening. Dit kunnen echter ook separate besluiten zijn, waarin tot inzet van een reserve wordt besloten. Deze nota bevat daarom alleen de algemene beleidslijnen rondom reserves en voorzieningen en geeft slechts een beschouwing van de op het moment van schrijven aanwezige reserves en voorzieningen en de wijze waarop deze worden ingezet voor het financieel beheer van de veiligheidsregio Fryslân. In het tweede hoofdstuk worden de algemene beleidslijnen uiteengezet, in het derde hoofdstuk wordt per reserve en per voorziening aangegeven wat de huidige doelstelling en het geraamde verloop is. Beleidslijn 1: De nota reserves en voorzieningen geeft geen beleidslijnen omtrent specifieke reserves en voorzieningen. Zowel de vorming, opheffing als de geraamde mutaties worden vastgesteld in door het algemeen bestuur vastgestelde begrotingswijzigingen.

4 2. Beleidslijnen reserves en voorzieningen 2.1 Definities en regelgeving Veiligheidsregio Fryslân past op grond van de wet gemeenschappelijke regeling voor haar jaarverslaggeving het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV) toe. In het BBV wordt in de artikelen 43 en 44 de definitie van reserves, respectievelijk voorzieningen gegeven. Daarnaast geeft de commissie BBV in haar hoofdlijnennotitie resultaatbestemmen aan op welke wijze toevoegingen en onttrekkingen aan reserves dienen te worden besloten (door het algemeen bestuur) en verwerkt. Reserves Volgens artikel 43 van het BBV worden reserves onderscheiden in algemene reserves en bestemmingsreserves. Voor alle reserves geldt dat zij door het algemeen bestuur vrij te besteden zijn en daarom zijn aan te merken als eigen vermogen. Voor bestemmingsreserves geldt dat deze door het algemeen bestuur zijn gevormd voor een specifieke bestemming. Dit kan zijn voor overheveling van budgetten naar een volgend begrotingsjaar, of ter egalisatie van lasten (zie beleidslijn 2). De algemene reserve is het deel van het eigen vermogen dat niet specifiek is bestemd en wat veelal wordt ingezet als onderdeel van de weerstandscapaciteit, om mogelijke risico s op te kunnen vangen. In het geval van een gemeenschappelijke regeling is de omvang van de algemene reserve veelal gemaximeerd, zo ook in het geval van veiligheidsregio Fryslân. Over de gewenste hoogte van de algemene reserve en de risico s die zij afdekt, zijn afspraken gemaakt die zijn vastgelegd in de nota weerstandsvermogen (zie beleidslijn 3). Voorzieningen Op grond van artikel 44 van het BBV worden voorzieningen gevormd wegens: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; b. op de balansdatum bestaande risico s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren; d. de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b (red: bijvoorbeeld rioolheffing) Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b. Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen, aangezien de (politieke) beleidsvrijheid tot de vorming en hoogte ervan zeer beperkt is. Aan voorzieningen ligt namelijk altijd een (verwachte) verplichting ten grondslag. Het onderscheid tussen reserves en voorzieningen is derhalve vooral ingegeven door de vrijheid waarmee deze middelen kunnen worden ingezet. Reserves kunnen door het algemeen bestuur naar wens worden ingezet, bij voorzieningen is dit niet het geval. Programmarekening De voorzieningen worden gevoed bij resultaatbepaling. Geplande stortingen en onttrekkingen, bijstellingen als gevolg van wijzigingen in het risico en mogelijke vrijvallen verlopen via de baten en lasten in de programmarekening.

5 Alle mutaties in de reserves verlopen via de resultaatsbestemming. Stortingen aan en onttrekkingen uit reserves mogen slechts worden gedaan tot maximaal het bedrag dat door het algemeen bestuur in het begrotingsjaar is goedgekeurd. Beleidslijn 2: Bestemmingsreserves kunnen alleen worden gevormd indien een concreet plan aanwezig is voor de vorming en de besteding. Bijvoorbeeld voor het egaliseren van lasten of het reserveren voor benodigde incidentele dekkingen vanuit het rekeningresultaat. Beleidslijn 3: De algemene reserve geldt als incidentele weerstandscapaciteit voor veiligheidsregio Fryslân. De hoogte van de reserve, alsmede de risico s welke zij afdekt, is vastgelegd in de door het algemeen bestuur vastgestelde nota weerstandsvermogen. 2.2 Toerekening van rente Doordat reserves en voorzieningen worden aangehouden, behoeft voor dat deel van de benodigde financiering geen beroep te worden gedaan op de kapitaalmarkt. Dit zorgt voor een besparing op de rentelasten. Deze rente kan worden ingezet als dekkingsmiddel in de exploitatie, maar kan ook worden toegevoegd aan de reserves (bijvoorbeeld als indexatie voor de verwachte bestedingen). Daarnaast kan een reserve specifiek worden aangehouden voor de financieringsfunctie: de daarmee bespaarde rente kan dan structureel worden ingezet als dekking in de begroting. Bij veiligheidsregio Fryslân hebben de reserves echter alleen een functie in de weerstandscapaciteit (algemene reserve) óf een bestedingsfunctie (bestemmingsreserves). Aangezien de reserves in de praktijk altijd wel een zeker niveau hebben ( ijzeren vooraad ), zou deze rente kunnen worden toegerekend als structurele dekking. Dit geldt voornamelijk voor de algemene reserve. Echter, op het moment dat risico s zich voordoen en er een beroep wordt gedaan op de algemene reserve, geldt dat op dat moment een dekkingsprobleem ontstaat. Om deze reden wordt de bespaarde rente niet structureel ingezet als dekkingsmiddel. Voor voorzieningen geldt dat toevoeging van rente niet is toegestaan (artikel 45 BBV). De voorzieningen dienen altijd op peil te worden gebracht met het geschatte risico en dienen doorlopend op basis van deze inschatting te worden herijkt. Ook geldt dat voor de voorzieningen de bespaarde rente niet structureel wordt ingezet als dekking, aangezien de aanwending van de voorzieningen op korte termijn is gepland. Beleidslijn 4: Bespaarde rente op reserves en voorzieningen wordt niet structureel als dekking in de begroting ingezet.

6 3. Huidige standen per reserve/voorziening Bij de jaarrekening 2014 is sprake van de volgende standen: Reserves: Voorzieningen: In de bijlage is per reserve het doel en de geraamde inzet opgenomen.