Bestuurlijke planning en control en concernsturing

Transcriptie

1 Miniconferentie 19 september 2003 Bestuurlijke planning en control en concernsturing Respons voor provincies Hoe sluit de ambtelijke cyclus aan op de bestuurlijke? Wat is de balans tussen sturing en verantwoording? Hoe komen geluiden uit de samenleving door?

2 Bestuurlijke planning en control en concernsturing Respons voor Provincies Wat en waarom? De nieuwe Staten zijn gekozen, de Colleges zijn samengesteld het werk is begonnen. Hoe zal dit uitpakken binnen de nieuwe duale verhoudingen? De vraag is in hoeverre provincies zijn toegerust op de duale werkwijze. Veel is nog niet helder. Een van de vragen richt zich op de inrichting van de planning & controlfunctie in het algemeen en de budgetcyclus in het bijzonder. Hoe moet dit werken binnen de nieuwe duale verhoudingen? Wat betekent dit voor de concernsturing? Hoe wordt voldaan aan de eisen van de nieuwe wetgeving? Sluit de bestuurlijke cyclus aan op wat er ambtelijk speelt? Deze en andere vragen zijn nog lang niet allemaal opgelost en ze zijn relevant voor een veel bredere groep dan alleen degenen die vanuit de financiële functie geacht worden daarover na te denken. Sterker nog: het is juist de bedoeling dat het bestuurlijke en ambtelijke perspectief dichter bij elkaar worden gebracht. De bestuurders zijn minstens zo zeer aan zet als de ambtenaren. In het kader van de nieuwe duale begroting is door BZK, VNG, IPO en een aantal vakverenigingen een benadering ontwikkeld die een meer bestuurlijke visie op planning en control moet ondersteunen: Respons. Het bestaat uit een drietal scans die op verschillende niveaus en in verschillende mate van diepgang alle aspecten van de duale cyclus doorlopen. Werken met respons betekent het gericht en gezamenlijk helpen doordenken van alle aspecten van de duale cyclus. In deze miniconferentie staan de nieuwe ontwikkelen ten aanzien van planning en control en concernsturing van de provincies centraal. Respons wordt daarbij als kader en benadering gebruikt. Voor wie bestemd? De doelgroep bestaat uit degenen die binnen de provincie (mede) verantwoordelijkheid dragen voor activiteiten in het kader van de provinciale budgetcyclus en concernsturing. Statenleden, gedeputeerden en griffie rs hebben in het bijzonder veel baat bij het volgen van deze miniconferentie. Daarnaast is de conferentie bestemd voor degenen die als controller, auditor of anders als stafmedewerker bij de problematiek betrokken zijn. Opzet De opzet wordt gekarakteriseerd door een mix van kennisoverdracht en vaardigheden. De bijeenkomst start met een gedegen inleiding met daarin alle elementen van het wat en waarom. Het hoe wordt geoefend door het werken met (deel)aspecten van de drie vormen van de scan. De dag wordt afgesloten met een stevige discussie over alle aspecten van het toepassen van de scan, de werving vooraf en het mogelijke vervolg. Met name deze afsluiting zal een confronterend karakter hebben: weet waar u aan begint!

3 Sprekers De training wordt verzorgd door Peter Noordhoek (Northedge) en Herrie Geuzendam (KPMG). Beiden zijn nauw betrokken geweest bij het ontwikkelen van Respons en hebben praktijkervaring met het toepassen van de scan bij diverse provincies. Peter Noordhoek is directeur van Northedge BV. Hij is o.a. actief geweest als secretaris van de Stuurgroep Respons en draagt als docent en dagvoorzitter regelmatig bij aan activiteiten gericht op verbetering van de planning en control van publieke organisaties. Als kennispartner van het INK is hij daarnaast goed in staat de verbinding met moderne kwaliteitsbenaderingen te leggen. Herrie Geuzendam, is manager in de adviesgroep Public Sector. Hij heeft als bestuurskundige ruime ervaring binnen lokale overheden. Hij heeft zich als directeur Middelen en hoofd Financiën beziggehouden met o.m. de verbetering van besturing- en bedrijfsvoering, de invoering van kwaliteitszorgsystemen en planning & control, etc. Hij heeft recent meerdere uitgevoerd, waarbij de P&C-scan Respons is toegepast. Programma uur Ontvangst met lichte lunch uur Concernsturing en planning en control: de opgave. dualisering ontwikkelingen in provincieland nieuwe wettelijke eisen voor budgetcyclus noodzaak van aansluiting bestuurlijke en ambtelijke cyclus gesprek met de zaal Peter Noordhoek uur Ontwikkeling in concernsturing in duale verhoudingen intenties achter duale structuur van crisis naar cultuurbreuk bestuurlijke en ambtelijke prioriteiten Gesprek tussen: Hans Klein Breteler fractieleider CDA, oud vz. cie dualisering provincie Zuid-Holland Controller Zuid-Holland Begeleider: Peter Noordhoek

4 uur Inzet respons van traditioneel naar responsief het provinciehuis van planning en control van verdeelmechanisme naar maatschappelijke opgave achtergronden respons Herrie Geuzendam Pauze uur Sessie met de zaal de deelnemers gaan met elkaar aan de slag op basis van respons. Een aantal dimensies van bestuurlijke planning en control in provincieverband worden met elkaar besproken uur De test Dezelfde vragen worden voorgelegd aan twee deskundigen, één optredend vanuit bestuurlijk perspectief, één vanuit ambtelijk perspectief, met commentaar vanuit de begeleider. Spreker 1 Spreker 2 Begeleider: Herrie Geuzendam Slotforum Waar naar toe met concernsturing en planning en control Data, locatie en kosten De miniconferentie duurt een middag en wordt gehouden op een nader te bepalen locatie in het midden van Nederland. De training zal in het najaar van 2003 op twee verschillende data worden aangeboden op 18 september en 9 oktober. Op bijgaande antwoordfax kunt u uw voorkeur opgeven. De prijs voor de miniconferentie bedraagt 425,00 per persoon. Dit is inclusief lunch en materiaal en exclusief btw.

5 Activiteiten rondom respons Vervolg In het verlengde van deze opleiding bent u in beginsel zelf in staat tot het begeleiden van discussies op basis van (de scans van) Respons. In de praktijk merken we echter dat in een aantal situaties er de voorkeur aan wordt gegeven aan begeleiding door een externe. Dit geldt in het bijzonder voor de begeleiding van sessie met de Staten of het College. In dat geval beschikken KPMG en Northedge over geschikte begeleiders van dergelijke sessies, waaronder de beide docenten. In het komende jaar worden daarnaast een aantal andere opleidingen aangeboden: Workshop: De budgetcyclus en de griffiefunctie In deze workshop wordt met griffiers de budgetcyclus doorgenomen aan de hand van respons. Het is bestemd voor degenen die als (assistent) griffier en niet-specialist de elementen van de duale begrotingscyclus willen doornemen vanuit het perspectief van de griffier en diens taken. Deze opleiding is primair voor gemeenten bedoeld, maar kan ook voor de provinciale griffiefunctie van belang zijn. Data: 26 september en 17 oktober 2003 Workshop: Effectieve begrotingsdocumenten. De wijze waarop de verschillende begrotingsdocumenten worden gepresenteerd maakt veel uit voor de acceptatie ervan. Hoewel er veel vooruitgang is geboekt in het meer inzichtelijk maken van begroting, marap, jaarverslag en rekening, etc., valt er nog veel te winnen in de communicatie binnen en rondom de p&c cyclus.. Vanuit het perspectief van de gebruiker burger en bestuurder wordt de kwaliteit van de verschillende documenten en de communicatie daarover in ogenschouw genomen en wordt u in de gelegenheid gesteld er concreet aan te werken. De benadering van respons is daarin leidend. Data: 13 november 2003