Inrichting sector Concernstaf en unit Concern Controlling

Transcriptie

1 Bijlage bij Brief PS reg. nr Inrichting sector Concernstaf en unit Concern Controlling Inleiding Per half februari 2006 is het hoofd concern-controlling benoemd op de functie van Directiecontroller bij de directie B&U. Per 1 augustus is de medewerker concern-controlling eveneens benoemd op een functie bij de Directiecontroller B&U. Ter vervanging van beide medewerkers zijn per begin april 2006 via een aanbestedingsprocedure twee interim medewerkers aangetrokken. Beide zijn werkzaam bij Ernst & Young Management Advisory Services en hebben zich als adviseur gespecialiseerd in de sector Lokale Overheid, met name op het gebied van auditing, bedrijfsvoering en rechtmatigheid. Zij voeren vanuit de functie van interim auditor zelfstandig onderzoek uit naar diverse bedrijfsvoeringprocessen. Voor de invulling van de vacatures bij concern-controlling is in 2006 een wervings- en selectieprocedure opgestart. Op de vacatures zijn reacties ontvangen. Echter zijn kandidaten niet geschikt bevonden. Begin 2007 zijn de vacatures opnieuw onder de aandacht gebracht. Op basis van deze procedure is één auditor geworven. Hij zal per 1 juli in dienst treden. Ondertussen heeft er binnen de organisatie een herbezinning plaatsgevonden over de rol- en taakverdeling tussen concernstaf en concerncontrolling. De Randstedelijke rekenkamer heeft in het rapport Kennis van eigen kunnen (24 oktober 2006) aanbevelingen gedaan inzake de rolverdeling en taakinvulling van de controllingtaken van concernstaf en de audittaken van concerncontrolling. Deze bevindingen zijn gebruikt in de herbezinning over de taken verantwoordelijkheidgebieden van concerncontrolling en concernstaf. Tevens heeft de algemeen directeur advies gevraagd aan het extern lid van de auditcommissie (Prof. dr. B. Groot)en heeft PWC accountants (de huisaccountant van Provinciale Staten) hierover recent in zijn rapport over jaarstukken 2006 geadviseerd. Scheiding directie Middelen en sector Concernstaf In het concerninrichtingsplan is bepaald dat de directie Middelen instaat voor bedrijfsondersteunende dienstverlening aan de andere directies. Tevens is binnen de directie Middelen de ondersteuning van de Algemeen Directeur bij het ontwikkelen van de bedrijfsvoeringkaders ondergebracht. Deze bundeling blijkt op basis van de ervaringen een te diffuse verantwoordelijkheidstoedeling. De sturende en kaderstellende rol van de algemeen directeur inzake bedrijfsvoering vraagt om een heldere positionering van sector Concernstaf ten opzichte van de dagelijkse bedrijfsondersteunende dienstverlening door de andere sectoren van de directie Middelen. Door de sector Concernstaf te positioneren in de Algemene Directie onder directe verantwoordelijkheid van de algemeen directeur realiseren we: - een meer zuivere opdrachtgever opdrachtnemer relatie tussen directie Middelen en de andere directies (geen dubbele pet voor directeur Middelen); en Bijlage bij Brief PS Inrichting concernstaf -concerncontrolling 1

2 - een directe verantwoordelijkheid van de algemeen directeur voor het ontwikkelen en monitoren van bedrijfsvoeringkaders, alsook het toezicht houden op de uitvoering ervan. Samengaan sector Concernstaf en unit Concern controlling Actuele situatie In het concerninrichtingsplan is voorzien in een separate stafunit die hiërarchisch onder de Algemeen directeur is gepositioneerd. De unit Concern controlling voert onderzoeken (audits en art. 217a onderzoeken) uit met als doel te signaleren en te komen tot verbeteringen op het gebied van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. De huidige organisatorische indeling brengt voor de omvang van onze organisatie te veel versnippering (concernstaf, concern controlling, directiecontrollers, ondersteunende financial control door sector AFD) en inefficiency (stapelen van interne controles) in de controlfunctie met zich mee. Fig. 1 - Organigram actuele situatie Algemeen directeur Concern Controlling Directie Beleid Directie B&U Directie SHV Directie Middelen Concernstaf Planning & Control Overwegingen m.b.t. de positionering Op basis van onderstaande rapporten en adviezen heeft de Algemeen directeur deze beperkte organisatorische aanpassing en de positionering van de controlfunctie overwogen. Kennis van eigen kunnen Randstedelijke Rekenkamer Verantwoordelijkheid en verantwoording - Interdepartementaal Beleidsonderzoek (IBO) Regeldruk en Controletoren Positie en rol concernstaf en concern controlling in PNH Edwin Dovern, interimhoofd unit concern controlling (Ernst & Young) Memorandum positie en rol concernstaf en concern controlling in PNH Tom Groot, hoogleraar Managementcontrol VU Amsterdam Interim managementletter PWC accountants In de Interim managementletter 2006 heeft PWC accountants de overwegingen m.b.t. de positionering als volgt samengevat. PWC accountants beveelt aan de functie van concerncontroller onder te brengen binnen de sector Concernstaf. PWC stelt dat de primaire taak van de concerncontroller het bewaken van de provinciebrede beheersing van financiële en niet-financiële processen en de informatievoorziening hieromtrent is. Deze beheersing zit impliciet besloten in de planning en control cyclus van de provincie. Bijlage bij Brief PS Inrichting concernstaf -concerncontrolling 2

3 PWC accountants stelt dat de interne auditor verantwoordelijk is voor de controle op de doelmatige, doeltreffende en rechtmatige uitvoering van processen binnen de provincie. De interne auditor is daarom uitermate geschikt om bijvoorbeeld doelmatigheid- en doeltreffendheidonderzoeken van GS uit te voeren zoals verplicht in artikel 217a van de Provinciewet. Om de onafhankelijkheid van de interne auditor te waarborgen zou deze functie direct onder de provinciesecretaris ondergebracht dienen te worden. Tevens moet de interne auditor de mogelijkheid hebben in voorkomende gevallen direct te rapporteren aan Gedeputeerde Staten. Voorstel tot het samenvoegen van Concern controlling en sector Concernstaf Samenvoegen van de unit Concern controlling met sector Concernstaf heft het nadeel van te veel versnippering en inefficiency in de controlfunctie op. Management en ondersteuning t.a.v. concern controlling in brede zin gebeurt binnen één sector. Er is hierdoor meer sturing in samenhang op de controlfunctie door de Algemeen directeur. Tevens versterkt dit de mogelijkheden tot afstemming van controleprogramma s en verdere professionalisering van concern controlling in brede zin. Fig. 2 - Organigram na samenvoegen Algemeen directeur Concernstaf Planning & Control Auditfunctie Directie Beleid Directie B&U Directie SHV Directie Middelen Fig. 3 Overzicht Control en toezicht t.b.v. bestuur en concern Bijlage bij Brief PS Inrichting concernstaf -concerncontrolling 3

4 Provinciale Staten Commissie FBO Rekeningencommissie Externe Controle en toezicht Gedeputeerde Staten BZK Rekenkamer Accountant Portefeuille Financiën Portefeuille Control Algemeen directeur Hoofd Concernstaf / Concern Controller Algemene ondersteuning Governance controlling in brede zin Agendaregie Sturen Beheersen Toezicht Secretariaat Strategie bedrijfsvoering Kaderstelling bedrijfsvoering Planning &Control Cyclus Informatievoorziening Administratieve organisatie Auditing Financiële Concerninspectie Waarborgen voor de onafhankelijkheid en de kwaliteit van interne auditfunctie Om de onafhankelijkheid en de kwaliteit van de auditfunctie te garanderen, zoals ook aangegeven in de Interim managementletter 2006 van PWC accountants, is de volgende maatregelen van belang: a) De onafhankelijkheid van de auditmedewerkers waarborgen b) De toegang van auditmedewerkers tot de benodigde informatie waarborgen Beide aspecten zijn in de huidige Verordening Financieel Beheer 2006 geregeld ten aanzien van de functie concern controller. Bij de actualisatie van de verordening Financieel Beheer worden beide aspecten onverkort gehandhaafd en wordt de rapportagesystematiek ten aanzien van de auditrapporten aangescherpt. c) Systematisch prioriteiten stellen in de uitvoering van het controleplan, op basis van een concernbrede risicoanalyse d) De vorm en de doelgroep van auditrapportages vastleggen Beide aspecten worden geregeld in een kadernota over controlling en auditing, administratieve organisatie en interne controle (planning najaar 2007 in PS) Bijlage bij Brief PS Inrichting concernstaf -concerncontrolling 4

5 Titel:Nota Rekeningencommissie, agendapunt 8.2. (Bijlage bij brief samenvoeging cs en cc) Datum: Nummer:8.2 Bijlage bij Brief PS Inrichting concernstaf -concerncontrolling 5