VASTSTELLING GEWIJZIGDE HOOFDSTRUCTUUR BESTUURSDIENST (BSD)

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Ons kenmerk BSD/ RIS VASTSTELLING GEWIJZIGDE HOOFDSTRUCTUUR BESTUURSDIENST (BSD) HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, Gezien: - de ambities in het coalitieakkoord om meer programmatisch te gaan werken en het bundelen van de Bedrijfsvoering, Communicatie en Juridische Zaken; - de bestuurlijke wens om dit te realiseren met een minder omvangrijke ambtelijke top; - het voornemen van de gemeentesecretaris (directeur van de Bestuursdienst) (BSD) tot het wijzigen van de organisatie van de BSD; - het positief advies van de medezeggenschap BSD op deze voorgenomen reorganisatie. Overwegende dat: - voor de gestelde doelen een BSD-organisatie benodigd is die duurzaam is ingericht om uitvoering te geven aan de kerntaken en die tegelijk flexibel genoeg is om op de ontwikkelingen volgend uit het programmatisch werken en de toekomstige bundeling van de Bedrijfsvoering, Communicatie en Juridische Zaken in te kunnen spelen; - deze ontwikkeling reeds is ingezet door bundeling van de concerntaken op het gebied van bedrijfsvoering in de directie Concernbedrijfsvoering; - hieraan verder goed invulling kan worden gegeven door de voorgestelde vereenvoudiging van de hoofdstructuur van de Bestuursdienst door ook de taken uit de hoofdafdeling Bestuursadvies- en ondersteuning en de directies Bestuurszaken en Communicatie te bundelen; - in de uitwerking van de gewijzigde structuur de mogelijkheid is voorzien dat de GS omwille van adequate invulling van bestuurlijk urgente zaken inhoudelijk kan sturen op de onderdelen Openbare Orde en Veiligheid, Internationaal en Communicatie; - wijziging van de hoofdstructuur van een dienst tot op het niveau onder diensthoofd door het college wordt vastgesteld. Besluit: I. Vast te stellen dat de hoofdstructuur van de BSD na bundeling van de huidige concerndirecties Communicatie, Bestuurszaken en de hoofdafdeling Bestuursadvies en ondersteuning in de concerndirectie Bestuur zal bestaan uit de 2 concerndirecties, te weten Bestuur en Concern Bedrijfsvoering. II. De organisatieregeling overeenkomstig de nieuwe hoofdstructuur aan te passen. Postadres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Internetadres:

2 BSD/ III. Deze veranderingen te verwerken bij eerstvolgende aanpassing van het uitvoeringsbesluit organisatie. Den Haag, 10 februari 2015 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, mw. A.W.H. Bertram J.J. van Aartsen

3 BSD/ Toelichting De hoofdstructuur van diensten tot en met het niveau onder diensthoofd wordt volgens de gemeentelijke organisatieregeling door het college vastgesteld. Om de consequenties van een dergelijk besluit te kunnen wegen wordt in deze toelichting meer in detail op de reorganisatie van de Bestuursdienst ingezoomd. Aanleiding en doel van de reorganisatie Het college onderkent dat het werken aan de stad om een gemeentelijke organisatie vraagt die ten dienste staat van de mensen, maatschappelijke partners en bedrijven die samen de stad vooruit willen helpen. De ingezette koers van het realiseren van een compacte, resultaatgerichte en flexibele organisatie wordt daarom voortvarend voortgezet. De BSD opereert onder leiding van de GS als concerndienst en vormt daarmee de ondersteunende en adviserende schakel tussen het college, het GMT en de diensten (stakeholders). Ook dat vraagt om een dienstbare, wendbare en kwalitatief hoogwaardige organisatie, met een daarbij passende structuur. Uitgangspunten hiervoor zijn: basis op orde, verbinding maken met het concern, verankeren van strategisch- en adviserend vermogen, vergroten van de slagkracht en het bieden van een heldere structuur waarbij sprake is van versteviging in de aansturing van de BSD aan de top. Overwegingen bij de vormgeving van de nieuwe hoofdstructuur De inzet is om een duurzame gemeentelijke organisatie tot stand te brengen en te houden, die voldoende flexibiliteit biedt om snel in te kunnen spelen op toekomstige (beleidsmatige) ontwikkelingen en die een duidelijke herkenbaarheid heeft. De BSD heeft als kerntaken: - strategische advisering en directe ondersteuning van het college en het GMT; - kaderstelling op het terrein van bedrijfsvoering, communicatie en juridische zaken; - programmatische aanpak van complexe, urgente en dienstoverstijgende dossiers. Daarnaast kunnen tijdelijke (en nieuwe taken) bij de BSD worden ondergebracht, in afwachting van een definitieve positionering (kraamkamers), mits die aansluiten op de kerntaken van de BSD. De opgave is om de BSD goed toe te rusten op deze rol en deze kerntaken. Ten behoeve van de eenheid in sturing, een heldere verantwoordelijkheidstoedeling en een zo klein mogelijke leiding, zal de structuur van de top van de BSD worden gewijzigd. De meest voor de hand liggende vorm is een driehoofdig directieteam, net zoals bij de meeste andere diensten. Het driehoofdig directieteam bestaat uit de GS, de directeur van de directie concernbedrijfsvoering (PGS/loco) en de directeur van een nieuw op te richten concerndirectie Bestuur die gericht is op de inhoudelijke kant van het concern. Het vervangen van de GS als gemeentesecretaris blijft alleen voorbehouden aan de directeur CB. Wel is de directeur Bestuur 2 e plaatsvervanger van de GS als hoofd van de BSD, in geval van afwezigheid van ook de PGS. Er zijn al de nodige stappen gezet voor een flexibele en duurzame BSD. Zo is de BSD aan de kant van de gemeentelijke bedrijfsvoering gestroomlijnd door de kaderstelling (P&O, Financiën, ICT en Huisvesting en facilitair beleid) in één directie onder te brengen: de directie Concernbedrijfsvoering (CB). Deze directie staat onder leiding van de directeur Concernbedrijfsvoering, tevens PGS/loco en tevens concerncontroller.

4 BSD/ Aan de zijde van strategische advisering en directe ondersteuning van het college en het GMT, de kaderstelling op het terrein van communicatie en juridische zaken én de complexe, urgente en dienstoverstijgende dossiers (op de inhoud), is er momenteel nog een veelheid aan verschillende organisatievormen, in aard variërend van strategisch tot operationeel, verdeeld over meerdere directies (met meerdere directeuren) en is samenhang in advisering en ondersteuning niet altijd gewaarborgd. Om ook deze taken optimaal te kunnen uitvoeren is het wenselijk om enkele wijzigingen aan te brengen binnen (de structuur van) de BSD. Insteek daarbij is om een gelijkvormige/eenduidige organisatiestructuur te creëren, naar de opzet bij CB. Praktisch wordt dat ingevuld door de onderdelen te bundelen die zich richten op de strategische advisering en directe ondersteuning van het GMT en het College. Beleidsthema s, taken, verantwoordelijkheden en processen die logisch aan elkaar gekoppeld zijn, worden daarmee ook logisch bij elkaar gepositioneerd. Integrale advisering aan College en GMT Advisering van het college en het GMT over de inhoud respectievelijk de bedrijfsvoering staan niet los van elkaar. Daarvoor is integrale advisering binnen de BSD nodig. Dat betekent dat in samenhang en in evenwicht aandacht wordt besteed aan de inhoudelijke, juridische, communicatieve, internationale, personele, organisatorische, financiële en ICT aspecten. Hiervoor zullen de verschillende onderdelen binnen de BSD meer moeten samenwerken. Dit wordt zowel gewaarborgd in de structuur (van de top) van de BSD, gericht op integrale aansturing, als in de stroomlijning van werkprocessen zowel richting college als richting GMT en diensten. Beschrijving hoofdstructuur De hoofdstructuur van de BSD bestaat samenvattend in de nieuwe situatie uit twee directies en een stafbureau. Effectief gezien betekent het instellen van een driehoofdig directieteam (bestaande uit de GS, de directeur van de directie ConcernBedrijfsvoering (PGS/loco) en de directeur van de Concerndirectie Bestuur) dat het huidige BABO, Communicatie en BZ worden samengebracht in de concerndirectie Bestuur. De concerndirecteur van de directie ConcernBedrijfsvoering (PGS/loco) is tevens de concern controller. De onderdelen die de GS inhoudelijk rechtstreeks aanstuurt, zullen beheersmatig zijn ondergebracht bij de directeur Bestuur. Dit betreft Communicatie, Internationaal, OOV en projecten zoals DHIS, Strategie en metropool. Bij afwezigheid van de GS neemt de directeur Bestuur ook de inhoudelijke aansturing van deze onderdelen waar. De stafafdeling BVB blijft in de nieuwe situatie gehandhaafd als stafafdeling ten behoeve van de BSD. Het Hoofd BVB zal participeren in het managementteam in geval van interne BSD aangelegenheden. In bijgaande afbeelding wordt ter illustratie aangegeven hoe de verschillende organisatieonderdelen binnen de twee directies worden gegroepeerd.

5 BSD/ GS BVB Bestuur CB BAOS JZ OOV Internationaal Communicatie Financiën P&O/Interim I&M OPS CVDH