Burgemeester en Wethouders

Transcriptie

1 Burgemeester en Wethouders Aan de gemeenteraad Datum 17 mei 2011 Contactpersoon V. van der Heide Ons kenmerk DIV Doorkiesnummer Onderwerp Reactie verslag van bevindingen externe accountant jaarrekening 2010 Geachte leden van de gemeenteraad, De externe accountant, Ernst & Young (E&Y), heeft op 17 mei 2011 het verslag Uitkomsten controle jaarrekening 2010 uitgebracht. In dit verslag, gericht aan de gemeenteraad, is een uiteenzetting gegeven van: 1. de controleaanpak; 2. de financiële resultaten van de gemeente; 3. het accountantsoordeel; 4. de bevindingen over de interne beheersing; 5. de bevindingen bij de programmarekening; 6. specifieke aandachtspunten van de gemeenteraad. Het onderdeel controleaanpak behoeft geen reactie, omdat bij dit onderdeel het proces rondom de controleaanpak en -systematiek van de accountant wordt beschreven. Voor het onderdeel financiële resultaten verwijzen we naar het raadsbesluit van de jaarrekening In de onderdelen 3, 4 en 5 zijn bevindingen opgenomen die een vervolg behoeven. Per deelonderdeel geven we in de brief een kort overzicht van de belangrijkste bevindingen en van de maatregelen die we als gevolg hiervan hebben getroffen of zullen treffen. Accountantsoordeel We hebben over het controlejaar 2010 een controleverklaring gekregen met een goedkeurend oordeel over de getrouwheid. Een totaalbedrag van 11,0 mln. hebben we onterecht niet Europees aanbesteed. Dit bedrag overschrijdt de tolerantiegrens van 6,0 mln. en leidt tot een controleverklaring met beperking voor de rechtmatigheid. Dit is een ernstige tekortkoming en om herhaling voor 2011 te voorkomen hebben we scherpe maatregelen getroffen. We zullen het inkoop-, aanbestedings, contract- en archiefbeheer verdergaand gecentraliseerd invoeren. Tevens zullen we het toezicht verhogen bij afdelingen die in gebreke zijn gebleven en zullen we extra beheersmaatregelen treffen als het verplicht

2 Pagina 2 / 5 betrekken van inkoopadviseurs en het stoppen/openbreken van onrechtmatige contracten. De inhuur van externen zal via één centraal punt verlopen door de invoering van het gemeentebrede project Flexpunt personeel, waarmee we een groot deel van de categorie IIinhuur afdekken. Daarnaast hebben we begin 2011 al een belangrijke stap gezet met de verdere doorvoering van de gedigitaliseerde workflow verplichtingen, waarbij de afdelingen verplicht meldcodes bij Bureau Inkoop en Aanbesteding moeten aanvragen. Bevindingen over de interne beheersing Verbijzonderde interne controle: De accountant geeft aan dat de administratieve organisatie en maatregelen van interne beheersing (AO/IB) op hoofdlijnen adequaat is ingericht. In het kader van de verbijzonderde interne controle zijn stappen voorwaarts gemaakt. Aanbevelingen van E&Y komen neer op het bewaken van de voortgang en kwaliteit van de uitvoering. E&Y spreekt daarbij de voorkeur uit om de interne controle te centraliseren en onder de Concernstaf te positioneren. Voor de uitvoering van de interne controle 2011 is begin 2011 het Algemeen Controleplan vastgesteld door de Concerndirectie. We zullen de volgende verbeteracties oppakken voor het controlejaar De verbijzonderde interne controles vinden vanaf 2011 gefaseerd over het jaar plaats, zodat de bevindingen uit de interne controles vroegtijdig aan het licht komen en we tijdig de verbeteracties kunnen inzetten binnen de organisatie. De controleplannen en werkprogramma s voor 2011 zijn opgesteld en beoordeeld door de externe accountant. Ook de externe accountantscontrole zal op een eerder tijdstip en gefaseerd over het jaar plaatsvinden. Periodieke terugkoppeling over de voortgang en de kwaliteit van de uitvoering van de verbijzonderde interne controles vindt plaats door middel van voortgangsrapportages. Uitvoering van de controles blijft daarin een verantwoordelijkheid van de afdelingen en de rol van de afdeling Concernstaf blijft beperkt tot het faciliteren, controleren en aanjagen. Vanaf 1 januari 2011 is een apart team binnen afdeling Juridische en Financiële Dienstverlening (hierna JFD) samengesteld onderleiding van een registeraccountant. Voorheen voerde diverse financieel adviseurs van de afdeling JFD de interne controles naast hun reguliere werkzaamheden uit waardoor de kwaliteit van de interne controles sterk wisselde. Opvolging aanbeveling voorgaande rapportages: In de managementletter en verslag van bevindingen 2009 heeft de externe accountant aanbevelingen opgenomen op het gebied van de interne beheersing van de organisatie en verbeteringen ten aanzien van de verslaglegging. Voor wat betreft de opvolging van de intern gesignaleerde punten en de aanbevelingen valt de externe accountant op dat veel punten nog onderhanden zijn. Dit heeft tot gevolg gehad dat we, mede gelet op de bevindingen over 2010 nog niet in staat zijn om te komen tot de gewenste en volwaardige in control verklaring over Periodieke besprekingen van de actiepunten naar aanleiding van de interne controles vinden plaats met de afdelingsmanagers en hun financieel adviseur. Tevens is een concerndirecteur bedrijfsvoering aangesteld om meer sturing aan te brengen op de bedrijfsvoeringprocessen.

3 Pagina 3 / 5 Regie op maat Ten aanzien van het project Regie op maat zijn door de accountant aandachtspunten opgenomen die tot een strakker toezicht moeten leiden. De gevolgen van de verzelfstandiging voor de in- en externe controle is geborgd doordat bij de concernstaf een aparte functionaris is aangewezen voor de coördinatie met de verbonden partijen. De werkafspraken worden vastgelegd in de DVO s. Tevens zijn voor de BSGR, het Servicepunt 71 en de Brandweer twee contractmanagers bij de afdeling Concernstaf aangesteld om voldoende control te houden op de gewijzigde organisatie. Bevinding In control verklaring : In de programmarekening van 2010 hebben we een verklaring over de beheersing van de bedrijfsvoering opgenomen. Deze verklaring betreft een beschrijving van de stappen die we in dit proces hebben gezet. De externe accountant geeft aan dat de beschrijving van de in control verklaring 2010 een goede afspiegeling is van de interne beheershandelingen die hebben plaatsgehad in E&Y adviseert om een evaluatie uit te voeren naar de effectiviteit van de AO/IB in 2010 en de recente balanscontrole De externe accountant geeft aan dat acties en boekingen bij ons niet altijd voortkomen uit procesmatige aanpak van processen. De belangrijkste onderbouwing van het in-control statement 2010 is de uitvoering van het Algemene controleplan Naast de verbijzonderde interne controles zullen we het balanscontrole proces evalueren en zullen we dit als input gebruiken voor het Kader Controleprogramma balansposten voor Door betere aansluiting van begroting en het jaarrekeningresultaat door het periodiek volledig tussentijds afsluiten en het opstellen van een tussentijdse rapportage zullen we acties en boekingen die niet uit de procesmatige aanpak van processen naar boven komen tijdig inzichtelijk hebben. Tevens zullen we de aanbevelingen oppakken en rapporteren over de voortgang van de in control verklaring bij de bestuursrapportage van Automatisering De IT auditors van E&Y hebben in het kader van de jaarrekeningcontrole specifieke IT werkzaamheden uitgevoerd. De IT applicaties zijn niet specifiek aan eigen interne controle onderworpen, omdat de gespecialiseerde kennis niet in voldoende mate binnen de eigen organisatie aanwezig is. Vanuit de IT audit heeft de externe accountant diverse bevindingen in het kader van de algemene IT beheersprocessen per applicatie geconstateerd. De bevindingen aangegeven met prioriteit hoog dienen we zo spoedig mogelijk op te pakken. In 2011 zal de IT audit net als de verbijzonderde interne controle gefaseerd over het jaar plaatsvinden, zodat de bevindingen tijdig inzichtelijk zijn en de acties vroegtijdig uitgezet en opgepakt kunnen worden binnen de organisatie. In 2011 zullen medewerkers van onze organisatie meelopen met de IT auditors van E&Y om specifieke kennis op te doen van de uitvoering van IT audit werkzaamheden. In kader van het

4 Pagina 4 / 5 in control geraken zullen we vanaf 2012 meer zelfstandig de IT audit gaan uitvoeren. Net als bij de verbijzonderde interne controles bespreken we periodiek met de afdelingsmanagers de bevindingen vanuit de IT audit en monitoren we of de actiepunten zijn opgepakt. Totstandkoming jaarrekening: Hoewel er sprake was van een verbetering van de kwaliteit van het aangeleverde jaarrekeningdossier ten opzichte van het controlejaar 2009 zijn er nog fouten geconstateerd. Vooral de beoordeling van de juistheid en volledigheid van onderbouwende stukken, de kwaliteit van controlebevindingen en formuleren van de conclusies van uitgevoerde interne controles, kan nog belangrijk worden verbeterd. E&Y adviseert dat we de verbetering kunnen realiseren door het team van medewerkers dat verantwoordelijk is voor de opbouw van het dossier te beperken. Het centraliseren van de uitvoering van de balanscontrolewerkzaamheden bij een apart team of bij een beperkt aantal medewerkers zien wij als een verbetering voor de kwaliteit van de aangeleverde jaarrekeningdossiers. Wij zullen dit punt meenemen bij de evaluatie van het proces rondom de balanswerkzaamheden. Bevindingen bij de programmarekening Verslaggevingregels verdienen meer aandacht: Gelet op de correcties die zijn aangebracht in de concept-jaarrekening, vraag de accountant meer aandacht voor de toepassing van de verslaggevingsregels (BBV) en de opbouw van de kennis daarover bij de medewerkers. In 2010 en 2011 ziet de accountant inmiddels toegenomen aandacht hiervoor, maar het gewenste niveau is nog niet bereikt. Het voorstel van de accountant om de kennis van de verslaggevingregels dieper in de organisatie in te bedden nemen wij over door aan de voorkant de actuele BBV kennis van de financieel adviseurs van de afdelingen JFD en Concernstaf te vergroten door bijscholing en aan de achterkant een extra kwaliteitstoets bij het jaarrekeningtraject in te voeren. Specifieke jaarrekeningposten: Op verschillende posten heeft de accountant nadere toelichting en soms ook adviezen gegeven. In de planning en controle circulaire, nemen wij specifieke passages op over de onderdelen waarover de accountant opmerkingen heeft gemaakt. Horizontaal toezicht In 2010 hebben we een aanvang gemaakt met het op orde brengen van de administratieve organisatie rondom de administratieve verwerking van BTW en BCF. Echter, volgens de accountant is de kennis rondom BTW en BCF van onvoldoende kwaliteit en is de aansluiting per jaareinde van de BTW/BCF positie moeilijk te maken. Tevens hebben we het proces rondom het naleven van de Wet Ketenaansprakelijkheid niet voldoende in de greep. E&Y adviseert om de noodzakelijke verbeteringen op korte termijn door te voeren en tevens de suppletieaangifte over de voorgaande jaren in te dienen.

5 Pagina 5 / 5 We streven ernaar om de risico s op het gebied van belastingen te verminderen door het aanstellen van twee fiscalisten bij de afdeling JFD en het centraal onderbrengen van de naleving van de Wet Ketenaansprakelijkheid bij het Flexpunt personeel. Specifieke aandachtspunten van de gemeenteraad Bij de extra accenten van de gemeenteraad dienen we vooral bij het onderdeel onderhoudsvoorzieningen extra stil te staan. Vanuit de accountantscontrole zijn aanvullende onjuistheden naar voren gekomen. Naar aanleiding van de accountantscontrole heeft het College besloten om voor het totaal van 5,1 mln. aan voorzieningen vrij te laten vallen ten gunste van het resultaat en de gemeenteraad bij de resultaatbestemming voor te stellen bestemmingsreserves te vormen. Een groot deel van de correcties heeft betrekking op het ontbreken van beheerplannen bij voorzieningen. Voor onderhoudsvoorzieningen moet periodiek onderzoek plaatsvinden naar de werkelijke bestedingen ten laste van de voorzieningen. Echter, toezicht op de voorzieningen is noodzakelijk. De beheerplannen voor alle relevante kapitaalgoederen zullen gereed moeten zijn voor de afronding van de perspectiefnota Dit is tevens met de provincie afgesproken. Daarnaast zullen we bij de bestuursrapportage en de tussentijdse afsluiting van 2011 extra aandacht schenken aan de post voorzieningen. Wij vertrouwen erop u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,