Slagvaardig partnerschap

Transcriptie

1 Slagvaardig partnerschap Gemeente Purmerend Concept-cliënt service Plan September 2010

2 Opdracht In de overeenkomst van dienstverlening die is afgesloten tussen de gemeente Purmerend en zijn de volgende uitgangspunten opgenomen: Opdracht Controle van de jaarrekening Controle van de specifieke deelverantwoordingen Rapportage Managementletter bevindingen interim-controle Rapport van Bevindingen Accountantsverklaring Overige Andere werkzaamheden zullen onderwerp zijn van separaat verstrekte opdrachten. 2

3 Teamopbouw: controleteam U heeft een vast controleteam met ervaring binnen gemeente Purmerend Richard Goldstein Partner John Bonnema Senior Manager Linda Braam De Jong Manager Henri Koezen Assistant Manager Diverse assistenten 3

4 Actuele ontwikkelingen Veeleisende burgers Taken doorgeschoven van Ministeries en/of provincie Samenwerking met andere gemeenten Economische recessie Lagere uitkering gemeentefonds Van ontwikkeling naar beheer Strategische bezuinigingen Strategie Markt Financieel Operationeel ICT Planning & Control Inkoop Managementrapportages Single Information / Single audit Bouwgrond exploitaties Verbonden partijen Treasury Risicomanagement Rechtmatigheid WMO 4

5 Aspecten van materialiteit Tijdens onze controle maken wij gebruik van een bepaalde materialiteit. Fouten worden als materieel beschouwd indien kennis daarvan de (economische) beslissingen en/of acties die gebruikers op basis van de jaarrekening nemen, zou hebben beïnvloed. Factoren die van invloed kunnen zijn op de beoordeling of een fout materieel is of niet zijn onder andere de aard van de fout, ervaring uit voorgaande jaren en het effect wat een fout heeft op het resultaat en/of de ratio s. De materialiteit is mede bepalend voor de controleaanpak en de omvang van de werkzaamheden. De accountant dient, op grond van regelgeving, ook een verrassingselement in te brengen bij de keuze van de aard, de tijdsfasering en de omvang van de controlewerkzaamheden. Als gevolg hiervan kan het voorkomen dat controles plaatsvinden op items van gering belang. In het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) is de materialiteit wettelijk vastgesteld op 1% van de werkelijke lasten voor fouten en 3% voor onzekerheden in de jaarrekening. Op basis van de begroting 2010 bedraagt de materialiteit voor uw gemeente circa 1,8 mio voor fouten. Client Service Plan Gemeente Purmerend 5

6 Onze controleaanpak: Werkzaamheden in hoofdlijnen (1) Mobiliseren Audit comfort cycle beoordelen Inzicht verkrijgen in ontwikkelingen in de interne beheersingsmaatregelen organisatie Initiële inschatting risico s Opstellen client service plan Voorbesprekingen met cliënt Opstellen audit plan Kick-off meeting controleteam Uitvoeren cijferanalyses recente management informatie Doornemen van notulen van college en Raadsvergaderingen Inventarisatie audit-implicaties geautomatiseerde gegevensverwerking In kaart brengen en waar relevant testen van maatregelen van interne beheersing Evaluatie algehele kwaliteit maatregelen van interne controle Vaststelling opvolging managementletter Werkprogramma balanscontrole bepalen Beoordelen risicomanagement 6

7 Onze controleaanpak: Werkzaamheden in hoofdlijnen (2) Verkrijgen aanvullende zekerheid Actualiseren inzicht in ontwikkelingen en in kaart brengen bijzonderheden Overige controlewerkzaamheden en Actualiseren cijferanalyses afronding Vaststellen aansluitingen Toetsen concept jaarrekening aan subadministraties met jaarrekening geldende regelgeving Uitvoeren gegevensgerichte Opstellen en bespreken rapport van werkzaamheden waarbij mate van bevindingen diepgang afhankelijk is van zekerheid Verkrijgen bevestiging bij de verkregen in eerdere fasen jaarrekening Afgeven accountantsverklaring 7

8 Aandachtspunten controle 2010 (1) Grondexploitaties en beoordelen uitgangspunten herzieningen Waardering stadsverwarming Beoordelen van de planning & controlcyclus Beoordelen van de kwaliteit van de managementmanagement en bestuursrapportages Beoordelen structurele rechtmatigheid en detailwerkzaamheden Interne controlewerkzaamheden binnen de gemeente Beoordelen subsidieproces EDP audit. 8

9 Aandachtspunten controle 2010 (2) Detailwerkzaamheden naar de volledigheid van het objectenbestand met accent op de OZB Detailwerkzaamheden naar de juistheid van investeringen en onderhoudskosten in de financiële administratie Beoordelen van de periodieke afsluitprocedures, zoals het analyseren van tussenrekeningen in de financiële administratie en het beoordelen van de aansluitingen tussen de financiële administratie en de diverse subadministraties 9

10 Aandachtspunten controle 2010 (3) Naast voornoemde werkzaamheden zullen wij als onderdeel van onze interiminterim controle gesprekken voeren met de leden van het managementteam, de gemeentesecretaris en de wethouder Financiën. Uiteraard willen wij u de gelegenheid geven om specifieke onderwerpen te benoemen binnen de bedrijfsvoering van de gemeente Purmerend welke u door ons meer in detail dan in een reguliere accountantscontrole onderzocht wilt hebben. Graag overleggen wij hierover met u. 10

11 Fraude risico s Onze inschatting: Wederrechtelijk onttrekken of doen toevloeien van waarden aan de huishouding Onrechtmatig gebruik van activa Diefstal door werknemers Ongeautoriseerde mutaties in crediteuren stambestanden met als risico het onrechtmatig onttrekken van waarden aan de organisatie Doorbreken functiescheidingen Afwijkingen uit frauduleuze financiële verslaggeving Verschuiving tussen budgetten in strijd met budgetspelregels Verschuiving van opbrengsten en kosten tussen jaarschijven Uw visie? 11

12 Tijdschema Het tijdschema voor de jaarrekeningcontrole 2010 zal er als volgt uit zien: Activiteit Verzenden lijst op te leveren stukken interim controle Aanvang interim-controle Verzenden concept managementletter naar directie en college Bespreking concept met secretaris & wethouder Financiën Verzenden definitieve managementletter naar college Oplevering concept jaarrekening en voorbespreking controle Aanvang controle Bespreking bevindingen/correcties met controller Oplevering 2e concept jaarrekening Verzenden concept accountantsverslag Bespreking met secretaris en wethouder Tijdspad In overleg Actie Beide Beide Beide Beide Beide HHW Beide Oplevering definitieve jaarrekening en bevestigingen Verzending concept accountantsverslag naar Audit Commissie In overleg HHW Bespreking Audit Commissie Verzending definitief accountantsverslag en verklaring Eind mei 2011 In overleg Beide 12

13 Contactpersonen Accountants N.V. Thomas R. Malthusstraat JR Amsterdam Postbus BJ Amsterdam Telefoon: Telefax: Secretariaat: Richard Goldstein John Bonnema [email protected] [email protected] Linda Braam- de Jong [email protected] [email protected] Henri Koezen [email protected]

14 Dit betreft een uitgewerkte presentatie voor de gemeente Purmerend. Deze zal worden gebruikt bij de presentatie van de controleaanpak aan de auditcommissie van de gemeente Purmerend. Deze presentatie is niet geschikt om zonder mondelinge toelichting aan derden ter beschikking te stellen.