Concern Interne Controleplan 2016

Transcriptie

1 December 2015 Opdrachtgever Gedelegeerd opdrachtgever Opdrachtnemer Uitvoering : Gedeputeerde Staten : Directieteam, directeur DCZ : Hoofd afdeling Financiële en Juridische Zaken : Bureau Kaderstelling en Controle (cluster AO/IC)

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Status van het Concern Interne Controleplan Doel van de interne controle Organisatie interne controle bij de provincie Zuid-Holland Ontwikkeling van de interne controle bij de provincie Zuid-Holland Terugblik Ontwikkelingen Kaders Interne Controle Wettelijke en provinciale kaders Risicoanalyse Planning en verantwoording Controleactiviteiten en planning Tot slot Bijlage: Jaarplanning Interne Controle activiteiten

3 1 Inleiding 1.1 Status van het Concern Interne Controleplan Voor u ligt het (CIC-plan) van de provincie Zuid-Holland. Met dit plan geven Gedeputeerde Staten invulling aan artikel 10 lid 1 en 2 van de verordening Financieel beleid, financieel beheer en financiële organisatie (9 november 2011). In lid 1 is opgenomen dat Gedeputeerde Staten jaarlijks zorg dragen voor de interne controle (IC) op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de (financiële) rechtmatigheid van de beheershandelingen. Lid 2 vermeldt dat Gedeputeerde Staten hiertoe een Concern Interne Controleplan vaststellen en ter kennisneming voorleggen aan de commissie Bestuur en Middelen. Het CIC-plan is een kaderstellende nota die de belangrijkste verbijzonderde IC-werkzaamheden voor 2016 weergeeft, inclusief een bijlage met de planning van deze werkzaamheden. Op basis van de aanbevelingen van de accountant naar aanleiding van zijn controle van de jaarrekening 2015 kan het CIC-plan door Gedeputeerde Staten worden gewijzigd. De wijzigingen worden dan ter kennisneming voorgelegd aan de commissie Bestuur en Middelen. In hoofdstuk 1 komen het doel en de organisatie van het IC-proces aan de orde. Hoofdstuk 2 geeft een terugblik op de interne controle 2015 en geeft de ontwikkelingen aan voor In hoofdstuk 3 worden de kaders geschetst voor de interne controle om vervolgens in hoofdstuk 4 de controleactiviteiten voor het controlejaar 2016 weer te geven. In bijlage 1 is de jaarplanning 2016 opgenomen. 1.2 Doel van de interne controle Het primaire doel van de verbijzonderde interne controle (VIC) is om de organisatie inzicht te verschaffen in de opzet, het bestaan en de werking van relevante beheersmaatregelen in de belangrijkste processen, zodat er tenminste een uitspraak kan worden gedaan over de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Met de bevindingen van de verbijzonderde interne controle worden risico s in het financiële beheer en de werking van de beheersmaatregelen hierop in kaart gebracht. Dit stelt het management in staat om op basis van die bevindingen en van de aanbevelingen daarover deze risico s te beperken en de beheersing van de bedrijfsprocessen verder te verbeteren. Daarnaast zijn de uitgevoerde verbijzonderde interne controles van belang voor de accountant. Voor de controle van de jaarrekening moet de accountant kunnen steunen op, onder andere, deze verbijzonderde interne controles. 3

4 1.3 Organisatie interne controle bij de provincie Zuid-Holland Het cluster Administratieve Organisatie/Interne Controle (AO/IC) maakt deel uit van het bureau Kaderstelling en Controle van de afdeling Financiële en Juridische Zaken (Directie Concernzaken) van de provincie Zuid-Holland. Voor de uitvoering van de verbijzonderde interne controles is het cluster ingedeeld op basis van de primaire en ondersteunende processen binnen de provincie. Elke AO/IC-medewerker is gekoppeld aan een aantal van deze processen. Per proces is een procesteam dat onder leiding staat van een procesteamleider. De teams verrichten de volgende IC-activiteiten: - plannen en voorbereiden van de uit te voeren controlewerkzaamheden, uitvoeren van de controle, opstellen rapportage met bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de uitgevoerde interne controles in overeenstemming met het Concern Interne Controleplan, bewaken van de opvolging van de aanbevelingen n.a.v. de IC s; - kaders en werkprogramma s opstellen en evalueren ten behoeve van de IC s; - controlewerkzaamheden uitvoeren op de samengestelde dossiers voor de jaarrekening voordat deze aan de accountant worden aangeleverd; - uitvoeren van ad hoc onderzoeken op verzoek van het management en/of het bestuur. Bij de uitvoering van de interne controles zullen de onafhankelijkheid en de objectiviteit van AO/IC worden ondersteund door enerzijds de (interne) routing van de IC-rapportages (via hoofd afdeling Financiële en Juridische Zaken en Concerncontroller naar het Directieteam) en anderzijds door de mogelijkheid tot escalatie vanuit AO/IC naar de provinciesecretaris en de gedeputeerde Middelen. Verder zal zorg gedragen worden voor voldoende vaktechnische bekwaamheid en deskundigheid bij de medewerkers van het cluster AO/IC, onder andere door middel van interne en externe opleidingen. Naast genoemde IC-activiteiten verrichten de AO/IC-medewerkers ook diverse werkzaamheden met betrekking tot de eigen kaderstellende verantwoordelijkheid op het gebied van de administratieve organisatie van de provincie. 4

5 2 Ontwikkeling van de interne controle bij de provincie Zuid-Holland 2.1 Terugblik 2015 Reguliere interne controles In 2015 zijn, net als in voorgaande jaren, verbijzonderde interne controles uitgevoerd op die processen waarin materiële financiële beheershandelingen plaatsvinden. Deze processen zijn door Provinciale Staten bepaald aan de hand van het, jaarlijks door haar vast te stellen, Normenkader Rechtmatigheid en afgestemd met de accountant. Deze processen zijn: a. Verwerven en aannemen b. Verstrekken en vaststellen subsidies c. Instandhouden bedrijfskapitaal (onderdeel: salarissen) d. Instandhouden bedrijfskapitaal (onderdeel: betalingsverkeer) e. Genereren van inkomsten (onderdeel: subsidiebaten) f. Planning en control (onderdeel: begrotingsuitvoering en jaarrekening) Voor de uitvoering van deze verbijzonderde interne controles is gekozen voor een combinatie van gegevensgerichte, procesgerichte en systeemgerichte controleactiviteiten. In 2015 kon nog niet binnen alle processen volledig gebruik gemaakt worden van geautomatiseerde beheersmaatregelen. Hierdoor was het volledig systeemgericht uitvoeren van alle interne controles nog niet mogelijk. Daarnaast zijn in 2015 binnen het proces Salarissen, als gevolg van reorganisaties, wijzigingen voorbereid in (deel)processen en personeelsbezetting. Implementatie van deze proceswijzigingen inclusief de passende interne beheersmaatregelen was nog niet (volledig) gerealiseerd waardoor de controlewerkzaamheden voor dit proces in 2015 op een gegevensgerichte wijze worden uitgevoerd. Jaarlijks zal, in overleg met de afdeling Informatisering & Automatisering, nagegaan worden of het mogelijk is één of meerdere nieuwe geautomatiseerde beheersmaatregelen op korte termijn beschikbaar te hebben voor de verbijzonderde interne controle. Dit om, bij de uitvoering van genoemde interne controles, zoveel mogelijk gebruik te kunnen maken van de automatisering binnen de provincie Zuid - Holland. Om een interne controle systeemgericht te kunnen uitvoeren moet gebruik gemaakt kunnen worden van de geautomatiseerde omgeving. Het is noodzakelijk om jaarlijks vast te stellen of de geautomatiseerde omgeving voldoende betrouwbaar en integer is. Tijdens dit onderzoek (de zogeheten EDP-audit) worden de opzet, het bestaan en de werking van verschillende beheersmaatregelen met betrekking tot deze geautomatiseerde omgeving beoordeeld. Ook in 2015 heeft het cluster AO/IC een aanzienlijk deel van dit onderzoek naar de betrouwbaarheid en integriteit van de geautomatiseerde omgeving van de provincie uitgevoerd. Het andere gedeelte is uitgevoerd door de EDP-auditors van de accountant. De bevindingen van de EDP-audit bevestigen dat de huidige geautomatiseerde omgeving van de provincie voldoet aan de vereisten voor een systeemgerichte controleaanpak. 5

6 Aanvullende en nieuwe verbijzonderde interne controles Naast de reguliere verbijzonderde interne controles is in 2015 door AO/IC ook een aantal aanvullende en/of nieuwe verbijzonderde interne controles uitgevoerd. De stand van zaken met betrekking tot deze controles worden hierna verder toegelicht. Verbijzonderde interne controle in relatie tot Horizontaal Toezicht In december 2014 hebben Gedeputeerde Staten een convenant met de Belastingdienst ondertekend met betrekking tot Horizontaal Toezicht. Gevolg van de ondertekening van dit convenant is dat de provincie zich verplicht om, voor zover dit nog niet het geval is, haar financiële processen zodanig op orde te brengen dat de fiscale risico s en de bijbehorende beheersmaatregelen op een zodanige wijze zijn/worden ingebed dat een procesgerichte controle op de fiscale aspecten door de Belastingdienst kan worden uitgevoerd. Deze mogelijke aanpassingen van de financiële processen zijn niet alleen uitgevoerd als gevolg van het convenant met de Belastingdienst. De provincie wil zelf ook fiscaal voldoende in control zijn. Voor een goede beheersing die borgt dat materiële fiscale fouten tijdig worden voorkomen is het noodzakelijk een geheel van beheersmaatregelen te hebben in alle relevante processen die specifiek gericht zijn op de fiscale risico s. De belangrijkste fiscale aspecten betreffende de provincie hebben betrekking op de Omzetbelasting (BTW/BCF) en de Loonbelasting. Zowel op het gebied van de omzetbelasting als op het gebied van de loonbelasting heeft de organisatie in 2015 verschillende zaken onderzocht. De nadruk heeft hierbij gelegen op het vaststellen van een juiste en volledige toepassing van de relevante fiscale wet en regelgeving. Zo is, zowel naar aanleiding van het voorbereidingstraject van het daadwerkelijk realiseren van Horizontaal Toezicht door de Belastingdienst als naar aanleiding van de complexiteit van de BTW wetgeving bij infrastructurele projecten, door de organisatie onderzoek gedaan naar de juistheid van de in de afgelopen jaren gehanteerde BTWlabelling. Bij het uitvoeren van dit onderzoek heeft ondersteuning door een externe adviseur plaatsgevonden. Het is de verwachting dat dit onderzoek uiterlijk eind 2015 afgerond zal zijn. Ook op het gebied van de Loonbelasting heeft de organisatie, mede naar aanleiding van de door de Belastingdienst in 2013 uitgevoerde controle, een dergelijk onderzoek uitgevoerd. Gedurende beide onderzoeken heeft afstemming met de Belastingdienst plaatsgevonden over de wijze waarop de onderzoeken zijn uitgevoerd en de uitkomsten van het onderzoek. De reactie van de Belastingdienst op de uitgevoerde werkzaamheden is positief. Deze worden gezien als een noodzakelijke belangrijke stap in de realisatie van Horizontaal Toezicht. In het geval de uitkomsten van genoemde onderzoeken hiertoe aanleiding hebben gegeven zijn financiële correcties opgesteld en doorgevoerd. De implementatie van de mogelijke noodzakelijke aanpassingen van de huidige processen vindt plaats in AO/IC is nauw betrokken geweest bij de in 2015 uitgevoerde onderzoeken en zal ook betrokken worden bij het benoemen van de belangrijkste fiscale risico s, de bijbehorende beheersmaatregelen en de hiermee verband houdende noodzakelijke aanpassingen in de processen. Zodra de implementatie van genoemde procesaanpassingen is gerealiseerd zal AO/IC tweemaal per jaar een verbijzonderde interne controle uitvoeren op de omzetbelasting en de loonbelasting. Verbijzonderde interne controle: grondadministratie In 2014 zijn de gronden van Bureau Beheer en Landbouwgronden (BBL) door het Rijk overgedragen aan de provincie. Dit houdt in dat de provincie vanaf het moment van overdracht 6

7 de registratie van deze gronden moet vastleggen in een eigen grondadministratie. In 2014 heeft de provincie een applicatie aangeschaft waarmee de administratie van de mutaties met betrekking tot deze gronden geautomatiseerd kan plaatsvinden. De accountant heeft eind 2014/begin 2015 een onderzoek uitgevoerd naar, onder andere, de juistheid en de volledigheid van de mutaties die in de grondadministratie hebben plaatsgevonden gedurende het boekjaar Dit, als onderdeel van de werkzaamheden met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2014 van de provincie. De conclusie van de accountant was dat naar zijn oordeel de mutaties 2014 juist en volledig zijn verwerkt in de grondadministratie. Wel heeft de accountant een aantal verbeteringsvoorstellen gedaan waarmee de transacties met betrekking tot Groene Grond nog beter ingebed kunnen worden in de organisatie. Eén van de belangrijkste voorstellen van de accountant heeft betrekking op het opstellen van een procedure aan de hand waarvan de grondmutaties moeten worden uitgevoerd en het uitvoeren van een interne controle daarop. In de loop van 2015 is gestart met het opstellen van een werkinstructie die moet voorzien in een juiste, tijdige, volledige en rechtmatige verwerking van de grondmutaties. De accountant heeft deze instructie tijdens de interim-controle 2015 beoordeeld en, op een aantal kleine aanpassingen na, akkoord bevonden. Deze werkinstructie zal met ingang van 2016 operationeel zijn, zodat in 2016 tweemaal per jaar een procesgerichte verbijzonderde interne controle kan worden uitgevoerd op de grondadministratie. Ten behoeve van de jaarrekening 2015 zal nog een gegevensgerichte controle moeten worden uitgevoerd op de grondmutaties Deze werkzaamheden zullen door het cluster AO/IC, in overleg met de accountant, worden uitgevoerd in de periode november 2015 tot en met januari Veranderende wet- en regelgeving beroepsgroep accountants In 2014 heeft het bestuur van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) besloten de vereisten met betrekking tot het gebruikmaken van interne controlewerkzaamheden van de klant aan te scherpen. Deze vereisten zijn opgenomen in de zogeheten Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden 610 (NV COS-610). Dit, mede naar aanleiding van het eerder verschenen rapport van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) waarin kritiek werd geuit op het functioneren van de accountants. Concreet houdt dit in dat de accountant bij zijn afweging of er al dan niet gebruik gemaakt kan worden van de werkzaamheden van de interne controleafdeling antwoord moet geven op de vraag of deze interne controleafdeling objectief en deskundig is en of de uitgevoerde werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn. Voor de provincie Zuid-Holland hebben deze strengere eisen geen ingrijpende gevolgen. In de managementletter 2015 heeft de accountant aangegeven dat, gegeven de bestaande positionering van het cluster AO/IC binnen de organisatie, de hierbij passende rapportagestructuur en de goede kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden, hij maximaal gebruik maakt van de door AO/IC verrichte werkzaamheden en dat er op een efficiënte wijze wordt samengewerkt. 2.2 Ontwikkelingen 2016 Aanvullende en nieuwe verbijzonderde interne controles Verbijzonderde interne controle in relatie tot Horizontaal Toezicht In voorgaand hoofdstuk is aangegeven dat in 2016, indien nodig, (her)inrichting van processen zal plaatsvinden om zodoende (nog) beter aan te sluiten op de relevante fiscale wet- en 7

8 regelgeving. Het cluster AO/IC zal nauw betrokken worden bij deze activiteiten. De nadruk zal vooral liggen op het in kaart brengen van alle fiscale risico s, het nagaan of er voldoende beheersmaatregelen aanwezig zijn om deze risico s af te dekken en het implementeren van nieuwe/aanvullende beheersmaatregelen om fiscale risico s (nog) beter af te dekken. Zodra deze activiteiten zijn uitgevoerd zal AO/IC over 2016 tweemaal een procesgerichte verbijzonderde interne controle uitvoeren op de omzetbelasting en de loonbelasting. Hierbij zal vooral gekeken worden naar de opzet, het bestaan en de werking van de belangrijkste fiscale beheersmaatregelen. De uit te voeren controlewerkzaamheden zullen worden afgestemd met de belastingdienst zodat zij, ten behoeve van de belastingcontrole van het verslagjaar 2016, optimaal gebruik kunnen maken van de controlewerkzaamheden die door de organisatie zelf op dat gebied zijn uitgevoerd. Naast omzetbelasting en loonbelasting zal de provincie met ingang van 1 januari 2016 ook te maken krijgen met vennootschapsbelasting. Op dat moment treedt nieuwe wetgeving in werking waarin wordt voorzien dat overheidsbedrijven die economische activiteiten ontplooien op dezelfde wijze aan de regels met betrekking tot de vennootschapsbelasting moeten worden onderworpen als private partijen. In 2015 heeft de afdeling Financiele en Juridsche Zaken onderzocht in hoeverre de provincie zich bezig houdt met economische activiteiten. De resultaten van dit onderzoek wijzen uit dat dit in beperkte mate het geval is. Het cluster AO/IC zal, mede in het licht van Horizontaal Toezicht, in 2016 controleactiviteiten verrichten om vast te stellen dat ook op het gebied van de vennootschapsbelasting de provincie de fiscale wet- en regelgeving juist en volledig toepast. Verbijzonderde interne controle: grondadministratie Zoals in hoofdstuk 2.1 al aangegeven heeft de accountant bij de afronding van de controle van de jaarrekening 2014 geadviseerd zorg te dragen voor verdere formalisatie van het proces van de grondmutaties en de hierop betrekking hebbende interne controle. In de loop van 2015 is gestart met het opstellen van een werkinstructie die moet voorzien in een juiste, tijdige, volledige en rechtmatige verwerking van de grondmutaties. De verwachting is dat deze instructie met ingang van 2016 operationeel zal zijn. Zodra dat het geval is zal door AO/IC tweemaal per jaar een procesgerichte verbijzonderde interne controle worden uitgevoerd op de grondadministratie. Hierbij zullen de opzet, het bestaan en de werking van de belangrijkste beheersmaatregelen met betrekking tot de grondadministratie worden beoordeeld. Lonen en salarissen In 2014 zijn verschillende initiatieven vanuit de afdeling Personeel & Organisatie (P&O) opgestart om de bestaande processen te herijken, waar nodig te updaten en (beter) aan te laten sluiten op werkinstructies. Begin 2015 hebben knelpunten op het gebied van personeel en systemen geleid tot aanzienlijke vertraging van dit verbetertraject. Recent heeft de afdeling P&O, in samenwerking met de afdelingen Financieel Juridische Zaken (FJZ) en Informatisering & Automatisering (I&A) het programma Dienstverlening P&O opgestart. Dit programma kenmerkt zich door een clustering van een aantal projecten, gericht op het (her)inrichten van processen met betrekking tot Lonen en Salarissen en het inregelen van de (noodzakelijke) beheersmaatregelen. Verwacht wordt dat een belangrijk deel van deze projecten voor het einde van 2015 zal zijn afgerond. Daar waar het gaat over, bijvoorbeeld, de opzet van interne beheersmaatregelen met betrekking tot genoemde processen, zal het cluster AO/IC worden ingeschakeld. 8

9 Nadat genoemde (her)inrichting van de processen zal hebben plaatsgevonden zal AO/IC in 2016, indien mogelijk, weer een procesgerichte verbijzonderde interne controle uitvoeren op het salarisproces. Om ten behoeve van de eigen organisatie én de jaarrekening 2015 voldoende zekerheid te hebben over de betrouwbaarheid van de kosten die betrekking hebben op de lonen en salarissen heeft het cluster AO/IC, na afstemming met PwC, over het eerste half jaar van 2015 diverse gegevensgerichte controles uitgevoerd. Ook over de tweede helft van 2015 zullen (aanvullende) gegevensgerichte controles moeten worden uitgevoerd met betrekking tot de salariskosten. Deze zullen eind 2015/begin 2016 in overleg met PwC worden uitgevoerd door het cluster AO/IC. 9

10 3 Kaders Interne Controle 3.1 Wettelijke en provinciale kaders Er zijn binnen de provincie diverse kaders aanwezig die (kwaliteits)eisen stellen aan de interne controle. Deze kaders zijn afgestemd met de accountant en uitgewerkt in de controleprogramma s die gebruikt worden voor het uitvoeren van de interne controles. Naast de provinciale kaders, is de wet- en regelgeving in de Provinciewet (artikel 216 en 217) van belang, waarin is geregeld dat Provinciale Staten bij verordening regels vaststellen voor de controle op het financiële beheer. Deze verordeningen waarborgen dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie getoetst worden. De volgende verordeningen zijn relevant: - Verordening Financieel beleid, financieel beheer en financiële organisatie (Besluit van Provinciale Staten van 9 november 2011) - Controle verordening provincie Zuid-Holland 12 november 2003, gewijzigd 14 oktober 2015 (Besluit van Provinciale Staten van 14 oktober 2015, nr. 6829) - Organisatieregeling provincie Zuid-Holland 2011 Daarnaast is van toepassing het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de daarbij behorende vraag- en antwoordrubriek (houdende de voorschriften voor de begrotings- en verantwoordingsdocumenten, uitvoeringsinformatie en informatie voor derden van provincies en gemeenten) en de door de commissie BBV opgestelde Kadernota Rechtmatigheid. Een volledige opsomming van externe en interne wet- en regelgeving waaraan de medewerkers van AO/IC toetsen met betrekking tot de controle op de rechtmatigheid, is vastgelegd in het zogenaamde Normenkader rechtmatigheid. Op 10 november 2015 hebben Gedeputeerde Staten de meest recente versie van het Normenkader vastgesteld. 3.2 Risicoanalyse De inrichting van de werkprogramma s van de interne controles is gebaseerd op de risicoanalyses van de betrokken processen. Per proces worden de foutenmogelijkheden (risico's) ten aanzien van financiële getrouwheid en financiële rechtmatigheid onderkend, gewaardeerd en geëvalueerd. Voor de inventarisatie van de risico s wordt gebruik gemaakt van de volgende bronnen: de al aanwezige risicoanalyses uit de huidige en nieuwe procesbeschrijvingen; de risico s die gesignaleerd worden tijdens de procesanalyse en bestaanscontrole van de processen; de geconstateerde risico s uit eerdere IC-rapportages; de door de accountant benoemde risico s. Alle risico s worden gefilterd op overlapping en beoordeeld op het aspect of risico s die deel uitmaken van andere werkprocessen direct relevant zijn voor het controleobject of niet. De risico s worden gewaardeerd conform de methode voor risico-inventarisatie die bij de provincie Zuid- Holland wordt gehanteerd. In deze methode worden de risico s geschat op basis van de impact 10

11 en waarschijnlijkheid (kans). De uitkomst van de waardering bij deze methode is laag, midden of hoog. De inventarisatie van de financiële risico s wordt per proces ondergebracht in een risicotabel. Daarna wordt nagegaan in hoeverre alle genoemde financiële risico s worden afgedekt door de beheersmaatregelen in het proces. De beheersmaatregelen die de financiële risico s met een grote impact afdekken (zogenaamde keycontrols of significant controls) vormen de basis voor de inrichting van de werkprogramma s. De controle op de werking van deze beheersmaatregelen wordt getest met spreiding over het gehele jaar.. 11

12 4 Planning en verantwoording 4.1 Controleactiviteiten en planning Gezien de grote aantallen transacties, omvang van de geldstromen en/of mate van risico op het gebied van rechtmatigheid en getrouwheid, worden in 2016 proces- en /of systeemgerichte controles verricht op de onderstaande onderwerpen. Hoofdproces Controle Uitvoering Frequentie Verwerven en aannemen Inkopen, aanbesteden en 3x per jaar prestatieleveringen Procesteam Inkopen Verstrekken subsidies Toekennen en vaststellen 3x per jaar subsidies Procesteam Subsidies Genereren van Inkomsten Subsidiebaten en -bijdragen Procesteam Subsidies Instandhouden Salarissen Bedrijfskapitaal Procesteam Salarissen Betalingsverkeer Procesteam Betalingsverkeer Planning en Control Begrotingsuitvoering Procesteam Begrotingsuitvoering Saldoverklaringen (balansrekeningen en Procesteam Jaarrekening tussenrekeningen) Jaarrekeningcontrole 1x per jaar Procesteam Jaarrekening Electronic Data Processing Geautomatiseerde omgeving PZH Procesteam Automatisering Fiscaliteiten Fiscale aspecten Loonbelastingen en BTW Grondadministratie Juistheid/volledigheid mutaties + juistheid waardering Jaarrekeningcontrole In januari 2016 worden door het cluster AO/IC de verbijzonderde interne controles over de laatste periode in 2015 uitgevoerd en afgerond. In februari en maart 2016 besteedt het cluster AO/IC het grootste deel van haar tijd aan het toetsen van de door de organisatie opgeleverde jaarrekeningstukken (jaarrekeningproces) alvorens deze aan de accountant worden aangeboden. De controles op onder andere de SiSa-regelingen (Single information, Single audit), de kapitaallasten, de reserves en voorzieningen, het boeken van de investeringen en de te verrekenen loonkosten zijn in het niet separaat opgenomen, omdat deze onderdeel uitmaken van de interne controles met betrekking tot de jaarrekening. 12

13 In de bijlage bij dit plan (Jaarplanning Interne Controle Activiteiten 2016) zijn de geplande start- en einddata en doorlooptijden van de controles zichtbaar gemaakt. 13

14 5 Tot slot De accountant heeft in zijn managementletter 2015 opgemerkt dat de kwaliteitsverbetering van het cluster AO/IC zich heeft doorgezet. Hij geeft aan dat de kwaliteit van de uitgevoerde controlewerkzaamheden goed is en dat hij daar maximaal gebruik van kan maken. Genoemde kwaliteitsverbetering is vooral gerealiseerd door het verder standaardiseren van documenten en werkwijzen en het beter documenteren van de reviews die binnen het cluster zelf zijn uitgevoerd. Ondanks het feit dat de accountant positief is over de kwaliteit van de werkzaamheden van AO/IC heeft het cluster ook voor 2016 nog de nodige ambities op het gebied van efficiëntieverbetering. Hierbij zal nadrukkelijk, in overleg met de accountant, gekeken gaan worden naar de (on)mogelijkheden om verbijzonderde interne controles, die nu nog gegevensgericht of procesgericht worden uitgevoerd, zoveel mogelijk systeemgericht te gaan uitvoeren. Evenwijdig hieraan zal samen met de accountant na worden gegaan in hoeverre het instrument data-analyse in 2016 ingezet kan gaan worden bij de uitvoering van de verbijzonderde interne controles binnen de provincies. Beide ambities gaan uit van het zo optimaal mogelijk benutten van de geautomatiseerde omgeving van de organisatie. In 2015 zijn binnen de provincie een aantal ontwikkelingen gestart die direct of indirect betrekking hebben op de interne controle. Het is de verwachting dat zowel het programma Provincie van Waarde als de koersnotitie Opgavegericht werken veranderingen in de organisatie en bestaande manier van werken met zich mee zullen gaan brengen. Veranderingen die ook betrekking hebben op de interne controlewerkzaamheden. Daarnaast zal in de komende maanden door het Directieteam een visie worden gevormd over concern control binnen de provincie. Dit is in lijn met de aanbeveling die de accountant op dit gebied heeft gedaan in zijn managementletter Hij adviseert om, bij de bepaling van de visie op concern control, na te gaan in hoeverre het stelsel van interne beheersmaatregelen van de provincie kan worden verbeterd door deze beter aan te laten sluiten op het four-lines-of-defence model. AO/IC zal in 2016, waar mogelijk, een constructieve bijdrage leveren aan de verdere vormgeving en ontwikkeling van genoemde onderwerpen, door de inzet van haar kennis en kunde op het gebied van processen en interne controle. Naast de hiervoor genoemde ambities met betrekking tot de reguliere interne controles blijft AO/IC ook in 2016 zowel de interne als de externe ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de financiële getrouwheid en rechtmatigheid binnen de provincie volgen. Indien noodzakelijk/gewenst worden eventuele aanvullende onderzoeken uitgevoerd om materiele financiële risico s te kunnen onderkennen en de werking van de al dan niet aanwezige beheersmaatregelen te beoordelen en waar nodig te laten verbeteren. 14